1 ANALISA FUNGSIONAL UNTUK IMPLEMENTASI ERP MICROSOFT DYNAMICS NAV PADA SISTEM PERAWATAN KOMPUTER Angga Rachman Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Gunadarma 17 September 2011 ABSTRAKSI Proses perawatan komputer pada Universitas Gunadarma yang berlangsung saat ini kurang terintegrasi dari berbagai bidang. Laporan data dari masing-masing divisi tidak dapat diketahui secara real time. Diperlukan adanya suatu fungsi aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) yang mampu mendukung kebutuhan informasi secara keseluruhan dalam satu sistem. Penerapan ERP adalah salah satu cara yang dilakukan oleh Universitas Gunadarma agar dapat mengelola sumber daya yang dimiliki. Pada penulisan ini, implementasi konsep ERP menggunakan sebuah aplikasi bernama Microsoft Dynamics NAV. Aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang user friendly serta tidak terlalu sulit untuk dipelajari. Pembahasan lain yang dijelaskan pada penulisan ini yaitu mengenai fungsi dari kegunaan aplikasi Microsoft Dynamics NAV untuk sistem perawatan komputer Badan Pengelola Lingkungan Kampus (BPLK) Universitas Gunadarma. Terdapat tiga fungsi modul yang dibahas, antara lain fungsi Modul Financial Management, Modul Purchase, dan Modul Service Management. Dari penulisan yang sudah dibuat ini menghasilkan pemahaman yang mendalam tentang penggunaan atau fungsional aplikasi Microsoft Dynamics NAV yang dapat memberikan kemudahaan kepada user terhadap sistem perawatan komputer BPLK Universitas Gunadarma. Kata Kunci : ERP,Microsoft Dynamics NAV, Navision, service 1.Pendahuluan Makin pesatnya perkembangan teknologi informasi dewasa ini, membuat banyak organisasi maupun perusahaan berusaha mengadopsi teknologi informasi terbaru untuk membantu kelancaran proses bisinis yang terus berkembang. Teknologi informasi tidak lagi dipandang hanya sebagai pelengkap, tetapi sudah menjadi salah satu penentu atas terlaksananya sasaran atau strategi bisnis perushaan. ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan salah satu bentuk transformasi terkini dari sejumlah bentuk medium teknologi yang banyak dikenal oleh organisasi atau perusahaan. Ketepatan pemilihan dan penerapan dari sistem ERP tersebut menjadi kunci dari efektivitas dan keberhasilan penerapan ERP. Universitas Gunadarma merupakan salah satu perguruan tinggi swasta terbaik di Indonesia yang memiliki puluhan ribu mahasiswa. Dalam mendidik mahasiswa yang sangat banyak itu dibutuhkan banyak sumber daya terutama barang-barang elektronik seperti komputer, printer dan lain sebagainya. Penggunaan barang elektronik yang banyak juga memerlukan perbaikan bila terjadi kerusakan. Pencatatan barang yang dimiliki, banyaknya barang inventaris, stok barang
2 digudang juga harus tetap terpantau terus menerus. Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang dapat memanajemen atau merencanakan keluar masuknya barang, pemantauan dan pemeliharaan barang inventaris yang dimiliki. Sehingga pentingnya pemanfaatan ERP pada organisasi bisnis sejenis ini juga perlu mendapatkan perhatian. Karena proses aktivitas operasional yang semakin kompleks dan melibatkan banyak pihak di lingkungan kampus. Maka pada Jurnal ini, penulis ingin mencoba membahas salah satu kunci kesuksesan dalam mengimplementasikan konsep ERP dalam suatu organisasi/perusahaan, yaitu tentang analisa fungsional dari salah satu aplikasi ERP buatan Microsoft yang bernama Microsoft Dynamics NAV. Analisa fungsional yang dibahas ditekankan terhadap implementasi konsep ERP untuk manajemen sistem perawatan (maintenance management system) dan pemilihan modul yang saling terkait untuk digunakan. Dalam hal ini objek organanisasi/perusahaan yang diangkat oleh penulis adalah Divisi Perawatan Komputer BPLK Universitas Gunadarma. Dengan membahas dan menganalisa fungsional dari aplikasi ERP Micsrosoft Dynamics NAV yang memiliki target market skala menengah ini, diharapkan dapat bermanfaat dan mendukung kelancaran proses bisnis yang terintegrasi. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian ERP Secara garis besar, ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources serta service management system 2.2 Perkembangan ERP Tahap I : Material Requirement Planning Tahap II: Close-Loop MRP Tahap III : Manufactur Resource Planning (MRP II) Tahap IV : Enterprise Resource Planning Tahap V : Extended ERP (ERP II) 2.3 Microsoft Dynamics Nav Microsoft Dynamics NAV Merupakan software ERP buatan Microsoft yang berjalan di sistem operasi Microsoft Windows. Aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar yang dapat diperoleh melalui Microsoft langsung maupun melalui partner Microsoft yang tersebar diseluruh dunia. Microsoft Dynamics NAV adalah solusi manajemen bisnis yang dapat membantu perusahaan berskala kecil dan menengah untuk mendukung proses bisnis dari tiap-tiap modul yang disediakan. Microsoft menyediakan demo version untuk menggunakan aplikasi ini dan mengetahui sejauh mana kemampuan Microsoft Dynamics NAV. Demo version bisa didapatkan melalui situs Microsoft. 2.4. Modul-Modul Microsoft Dynamics NAV Financial Management memanajemen keuangan pada pembuatan buku besar, jurnal umum, akun pembayaran, akun penerimaan, dan lain sebagainya. Modul Sales & Marketing memanajemen penjualan dan pemasaran pada suatu perusahaan, seperti pembuatan
3 sales order, sales invoice, kartu konsumen, dan lain sebagainya. Modul Purchase memanajemen pembelian pada pembuatan purchase order, purchase invoice, kartu vendor, dan lain sebagainya. Modul Warehouse memanajemen pergudangan pada pembuatan penerimaan barang, pengiriman barang, kartu barang, dan lain sebagainya. Modul Manufacturing memanajemen produksi barang pada pembuatan planning produksi, produksi forecast, produksi BOM, dan lain sebagainya. Modul Jobs memanajemen proyek pada suatu perusahaan, seperti pembuatan planning proyek, aktualisasi proyek, penggunaan barang pada proyek, dan lain sebagainya. Modul Resource Planning memanajemen sumber daya pada pembuatan kapasitas dari sumber daya, pencatatan pemakaian sumber daya, kartu sumber daya, dan lain sebagainya. Modul Service memanajemen perbaikan pada pembuatan service order, perencanaan perawatan, kartu service items, dan lain sebagainya. Modul Administration Modul ini dipergunakan untuk pengaturan aplikasi Microsoft Dynamics NAV, 3. Pembahasan seperti pengaturan dokumen approval, migrasi data, nomor series dokumen, dan lain sebagainya. 3.1 Fungsional Modul Financial 1. General Ledger Setup Fungsional dari General Ledger Setup pada Microsoft Dynamic NAV adalah untuk memasukkan informasiinformasi atau peraturan-peraturan tentang bagaimana sebuah perusahaan ingin menangani masalah-masalah akutansi tertentu terhadap peraturan perusahaan tersebut. Sebagai contoh General Ledger Setup ini digunakan sebagaimana untuk menentukan peraturan-peraturan rincian pembulatan invoice, kode mata uang untuk mata uang lokal perusahaan tersebut, format alamat, dan lain-lain. Gambar 1. General Ledger Setup 2. No. Series Setup Pada Microsoft Dynamics NAV ketika ingin membuat suatu transaksi dokumen diperlukan adanya penomor-an yang bersifat unik atau berbeda dengan nomor transaksi dokumen lainnya. Salah satu contoh transaksi dokumen yang dimaksud ialah ketika proses pembuatan PO (Purchase Order). Saat membuat PO diperlukan adanya nomor unik dokumen yang berfungsi untuk mengidentifikasikan PO tersebut.
4 Gambar 2. No Series Setup 3. Chart of Accounts Setup Chart of Accounts pada Microsoft Dynamics NAV merupakan sebuah menu untuk membuat akun-akun yang dimiliki pada sebuah perusahaan. Sebagai contoh akun aktiva, pasiva, penerimaan, pengeluaran, dan lain-lain. Fungsi utama dari Chart of Accounts adalah mencatat semua entry transaksi keuangan, baik untuk pemasukan atau pengeluaran keuangan. Gambar 4. Vendor Card 2. Item Card Menu lain yang berada pada modul Purchase Management adalah menu item. Menu ini juga disebut sebagai item card atau kartu barang. Fungsi dari menu ini yaitu untuk membuat atau menambah daftar jenis-jenis barang yang dibutuhkan. Selain itu item card berfungsi untuk melihat data posisi jumlah stok barang yang dimiliki BPLK. Gambar 3. Chart of Accounts Setup 3.2 Fungsional Modul Purchase 1. Vendor Card Vendor merupakan salah satu partner kerja Universitas Gunadarma yang mampu menyediakan berbagai perlengkapan barang yang berkaitan dengan pelayanan service inventaris komputer BPLK. Pada umumnya vendor-vendor yang memiliki hubungan kerjasama dengan BPLK yaitu toko-toko alat komputer. Pada software ERP Microsoft Dynamics NAV terdapat menu untuk membuat dan menyimpan data-data vendor, menu ini disebut sebagai vendor card atau kartu vendor. Gambar 5. Item Card 3. Purchase Order Yang dimaksud dengan PO (Purchase Order) adalah dokumen yang digunakan untuk melakukan pemesanan barang kepada vendor atau supplier. Pada purchase order terdapat tiga jenis posting yang dapat dipilih, yaitu posting receive, posting invoice, dan posting receive and invoice. Gambar 6. Purchase Order
5 3.3 Fungsional Modul Service 1. Service Management Setup Semua hal yang berhubungan Service Management pada Microsoft Dynamics NAV diatur melalui menu ini. Pengaturan tersebut dapat berupa peringatan melalui email untuk waktu pengerjaan yang sudah didefinisikan pada service order, apakah hanya memperbolehkan satu atau lebih barang inventaris dalam sekali order, standar waktu untuk melalukan respon service, standar untuk waktu garansi barang inventaris, serta pengaturan lain yang berhubungan dengan lingkungan modul service. Gambar 8. Service Item Card 3. Customer Card Menu customer pada Microsoft Dynamics NAV berfungsi untuk membuat data master customer dari sebuah perushaan. Keadaan di BPLK, customer yang dimaksud ialah orang atau laboratorium yang diberikan pinjaman barang inventaris oleh BPLK. Gambar 7. Service Management Setup 2. Service Item Card Menu Service Item pada Microsoft Dynamics NAV berfungsi untuk membuat kartu inventaris yang dimiliki oleh suatu company. Untuk membuat service item card diperlukannya dua buah master data dari database yang sebelumnya telah dibuat. Dua buah master data tesebut yaitu master data item dan master data customer. Master data item digunakan untuk mengetahui jenis barang yang diinventariskan. Sedangkan master data customer digunakan untuk mengetahui kepemilikan dari inventaris barang yang diberikan. Gambar 9. Customer Card 4. Service Task Menu yang dikhususkan untuk teknisi ini dinamakan menu service task. Menu service task adalah menu yang difungsikan hanya untuk melihat atau berbentuk dokumen report penugasan kerja para staff teknisi BPLK. Dari report yang ada, teknisi dapat melihat jadwal tugasnya masing-masing untuk segera melakukan perbaikan atau men-service inventaris BPLK. Sebelum mendapatkan jadwal tugas kerja, proses pembuatan service order sangatlah dibutuhkan. Tanpa adanya pembuatan service order, maka teknisi tidak dapat mengetahui jadwal tugasnya.
6 6. Service Order Gambar 10. Service Task 5. Dispatch Board dan Resource Allocations Menu dispatch board dan resource allocations merupakan menu untuk proses pembuatan alokasi jadwal kerja para staff teknisi. Pada resource allocations, supervisor teknisi membuat planning atau rencana kerja untuk teknisi berdasarkan permintaan pesanaan service inventaris. Sedangkan dispatch board, supervisor teknisi hanya memilih service order yang ada di database untuk dibuatkan alokasi jadwal kerja kepada teknisi. Jadi setelah membuat dispatch board dan resource allocations, maka teknisi dapat melihat jadwal kerjanya masing-masing. Menu service order merupakan menu untuk membuat permohonan perbaikan inventaris yang sedang dipegang oleh customer. Untuk menginput menu ini, supervisor teknisi memerlukan adanya dokumen hard copy yang disebut sebagai formulir service order. Ketika inventaris barang customer rusak, maka customer tersebut mengisi dokumen form service order yang kemudian akan diambil oleh supervisor teknisi untuk segera dilakukan perbaikan. Apabila supervisor telah membuat service order, maka dapat membuat alokasi jadwal kerja pada menu dispatch board dan resource allocations kepada staff teknisi untuk segera melakukan perbaikan inventaris. Gambar 13. Form Service Order 4. Penutup 4.1 Kesimpulan Gambar 11. Dispatch Board Gambar 12. Resource Allocations Berdasarkan hasil dan pembahasan sebelumnya maka dapat kesimpulan bahwa Modul Service Management yang disediakan oleh Microsoft Dynamics NAV mampu mendukung atau dapat mengakomodir sistem perawatan komputer BPLK Universitas Gunadarma dan sumber daya yang dimiliki menjadi lebih terpantau. 4.2 Saran Harapan dari penulisan ini hendaknya fungsional terhadap modul Financial Management yang disediakan oleh Microsoft Dynamics NAV lebih digunakan lagi. Seperti penggunaan untuk pembuatan biaya budget tahunan.
7 Pembuatan transaksi Account Payables dan Account Receivables, serta penggunaan fasilitas-fasilitas lain yang dapat mendukung kebutuhan informasi dari segi manajemen keuangan. Referensi : [1] Dhewanto, Wawan dan Falahah, ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis.Informatika. Bandung: 2007 [2] Oberoi, Sharan dan Sachdev, Amit. Microsoft Dynamic NAV Administration. PACKT PUBLISHING. Birmingham : 2010 [3] Studebaker, David. Programming Microsoft Dynamics. PACKT PUBLISHING. Birmingham : 2007 [4] Diffenderfer, Paul M dan El-Assal, Samir. Microsoft Dynamics NAV. Vieweg+Teubner : 2008 [5] Installation & System Management: C/SIDE Database Server for Microsoft Dynamics NAV 5.0. http://www.dynamicsuser.net/medi a/p/212712.aspx : 2011 [6] Anonim, COURSE 50224: SERVICE MANAGEMENT, MICROSOFT DYNAMICS NAV, 2009. [7] Anonim, INSTALATION AND CONFIGURATION IN MICROSOFT DYNAMICS NAV 5.0, Student Pack, 2007.