DOKUMEN DAN REKAMAN UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : 00013 05001 Revisi : 0 Diajukan oleh : Management Representative R. Arief Setyawan, ST., MT. Dikendalikan oleh : Management Representative Disetujui oleh : Kepala Unit TIK DR. Ir. Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc.
DAFTAR ISI 1. Tujuan... 1 2. Ruang Lingkup... 1 3. Definisi... 1 4. Rujukan :... 2 5. Garis Besar Prosedur :... 3 5.1 Pengendalian Dokumen Internal... 3 5.2 Pengendalian Dokumen Eksternal... 6 5.3 Pengendalian Rekaman... 7 6. Bagan Alir... 10 6.1 Pengendalian Dokumen... 10 6.2 Pengendalian Dokumen Ekternal... 11 6.3 Pengendalian Rekaman... 12 7. Lampiran... 13 7.1 Daftar Nomor Dokumen (00013 05001 01)... 13 7.2 Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02). 14 7.3 Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03)... 15 7.4 Borang Daftar Rekaman Mutu (00013 05001 04)... 16 i
1. Tujuan 1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. 2. Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Deskripsi Tugas, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. 3. Definisi 1. Manual Mutu (MM) adalah pedoman mendokumentasikan sistem mutu organisasi TIK UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. Halaman 1 dari 16
2. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana Strategis TIK UB 2011-2014 dan sasaran mutu TIK UB. 3. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk Unit TIK UB meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. 4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar. 4. Rujukan : 1. Manual Mutu Unit TIK UB (00013 04000) 2. Dokumen Mutu UB 3. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional Halaman 2 dari 16
5. Garis Besar Prosedur : 5.1 Pengendalian Dokumen Internal 1. Dokumen yang baru atau revisi dokumen disusun oleh Kepala Sub Unit, dikaji ulang dan disetujui dalam Rapat Pimpinan TIK. 2. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus diterapkan oleh Kepala Sub Unit, dikaji dan dikendalikan oleh MR dan harus disahkan oleh Kepala Unit TIK. 3. Management Representative menerbitkan dan menggandakan dokumen. 4. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing Kepala Sub Unit dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001-02) dan Daftar Perubahan Dokumen (00013 05001-03). 5. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. Halaman 3 dari 16
6. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau oleh Kepala Sub Unit dan disetujui oleh Kepala Unit. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali. Semua dokumen dapat diunggah pada laman Unit TIK UB. 7. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Kepala Unit TIK. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja 8. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 9. Setiap dokumen mutu harus diberi identitas sebagai berikut: 1. Judul/Nama Halaman 4 dari 16
2. Nomor 3. Tanggal penerbitan 4. Persetujuan yang berwenang 5. Status perubahan (Revisi) 10. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 11. Masing-masing Kepala Sub Unit harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut : 1. Peta lokasi file dokumen (site map) 2. Peta lokasi file dokumen yang ada pada masingmasing bidang. 12. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 13. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 14. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali 15. Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Halaman 5 dari 16
Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 5.2 Pengendalian Dokumen Eksternal 1. Dokumen yang berasal dari luar Unit TIK diterima oleh Bagian Administrasi untuk kemudian dilakukan pencatatan dan pengarsipan. 2. Bagian Administrasi menyerahkan dokumen eksternal kepada Kepala Unit TIK untuk dikaji dan dilakukan tindak lanjut sesuai dengan kebutuhan, apabila diperlukan untuk diperbanyak dan didistribusikan maka Kepala Unit menentukan sasaran distribusinya. 3. Pendistribusian dokumen dilakukan Bagian Administrasi sesuai dengan penentuan distribusi dari Kepala Unit TIK dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001-02) dan Daftar Perubahan Dokumen (00013 05001-03). 4. Apabila terdapat revisi dokumen eksternal maka penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Prosedur Halaman 6 dari 16
pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 5. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 6. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali 7. Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 5.3 Pengendalian Rekaman 1. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Masingmasing Kepala Sub Unit harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. Halaman 7 dari 16
2. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Kepala Sub Unit harus memberi identitas sebagai berikut: 1. Judul/Nama 2. Nomor 3. Tanggal penerbitan 4. Persetujuan yang berwenang 5. Status perubahan (Revisi) 3. Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 4. Masing-masing Kepala Sub Unit harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: 1. Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang 2. Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang 5. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. 6. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/Catatan Mutu (00013 050001 03) sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan Halaman 8 dari 16
kadaluarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu Kepala Sub Unit sesuai dengan metode pemusnahannya. Halaman 9 dari 16
6. Bagan Alir 6.1 Pengendalian Dokumen Halaman 10 dari 16
6.2 Pengendalian Dokumen Ekternal Halaman 11 dari 16
6.3 Pengendalian Rekaman Mulai Menyimpan daftar distribusi dan memberi Identitas Melaksanakan kegiatan dan pengendalian rekaman Daftar Rekaman Mutu 00013 05001 04 Melakukan tabulasi data Menganalisa data Data Terolah Menyusun laporan dan tinjauan manajeman Laporan Selesai Halaman 12 dari 16
7. Lampiran 7.1 Daftar Nomor Dokumen (00013 05001 01) No Dokumen Tingkat Kode 1. Visi dan Misi TIK TIK 00013 01000 2. Rencana Strategis TIK TIK 00013 02000 3. Program Kerja TIK TIK 00013 03000 4. Manual Mutu TIK TIK 00013 04000 5. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman TIK TIK 00013 05001 6. MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai TIK TIK 00013 05002 7. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan TIK TIK 00013 05003 8. MP Audit Internal TIK 00013 05004 9. TIK & Sub Manual Prosedur Unit 00013 05000 10. TIK & Sub Instruksi Kerja Unit 00013 06000 11. TIK & Sub 00013 05000 Borang Unit 00 12. TIK & Sub Dokumen Pendukung Unit 00013 07000 Halaman 13 dari 16
7.2 Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke- : Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Halaman 14 dari 16
7.3 Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke- 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Tanggal Keterangan Halaman 15 dari 16
7.4 Borang Daftar Rekaman Mutu (00013 05001 04) Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi Metode Pemusna han Halaman 16 dari 16