Modul ke: Fakultas Ilmu Komunikasi MICROSOFT WORD (BAG.2) Mempelajari tentang membuat formulir dengan fungsi tabulasi, Bullet & Numbering, Footnote, Header and footer, Border dan shading, Pengatur Kolom, Menu Smartart dan mail merge Eppstian Syah As ari, M.Si Program Studi Public Relation
MATERI PERTEMUAN 4 Tabulasi Bullets dan Numbering Footnote dan Endnote Border dan Shading Mengatur Kolom Mengatur Grafik Mengatur Smart Art
TABULASI Fasilitas lain yang disediakan oleh Microsoft Word adalah pemberian tanda tabulasi yang memungkinkan teks mempunyai jarak yang sama pada beberapa baris.tanda tabulasi ditempatkan pada ruler horizontal (garis atas). Klik Panah Tampil Klik
Tabulasi (2) Muncul windows baru Ketik ukuran tabs disini Atur alignmentnya disini Beberapa Jenis Tabulasi : 1. Left Tab ( ) :Teks yang ditulis diatur rata kiri pada posisi tanda tab 2. Right Tab ( ):Teks yang ditulis diatur rata kanan pada posisi tanda tab 3. Center Tab ( ) teks yang ditulis diatur sentris pada posisi tanda tab
LATIHAN SOAL TABS Atur tabs Anda untuk membuat naskah dibawah ini Langkah untuk membuat tabs naskah di atas sbb : 1. Tempatkan kursor pada baris di work area dimana naskah tersebut akan dibuat 2. Ukuran tabs : 1. 1cm alignment : Left Leader :1None klik : set 2. 3cm alignment : Left Leader :1None klik : set 3. 10cm alignment : Right Leader : 1None klik : set 4. 13cm alignment : Center Leader :1None klik : set 3. Bila semua tanda tab yang dibutuhkan sudah dibuat,maka klik tombol OK. Dan tulislah teks diatas untuk berpindah antara teks gunakan tombol Tab.
Bullets dan Numbering Salah satu kemudahan yang diberikan oleh Microsoft Word adalah fasilitas bullet dan penomoran yang diatur secara otomatis. Fungsi ini berguna untuk memberikan uraian-uraian yang membutuhkan poin-poin ulasan (Hal.99) Bullets : Poin-poin ulasan disajikan dalam bentuk lambang/simbol Numbering : Poin-poin ulasan disajikan dalam bentuk nomor-nomor Klik panah utk melihat Beberapa jenis bullets Klik panah utk melihat Beberapa jenis Numbering
Memberikan nomor outline pada paragraf 1. Pilih paragraf yang akan anda beri nomor outline/tempatkan titik sisip pada baris kosong ditempan Anda akan memulai mengetikkan paragraf 2. Pilih dan klik menu Home, Paragraph, multilevel list 3. Pada kotak dialog tersebut klik tab outline numbered 4. Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik jenis outline yang Anda inginkan 5. Klik OK
Latihan Bullets dan Numbering Ketik naskah dibawah ini, berikan numbering dan bullets sesuai dengan naskah yang diberikan. 1. Bullets Yang termasuk group Microsoft Office : a. Microsoft Word b. Microsoft Excel c. Microsoft Access d. Microsoft Power Point 2. Numbering Untuk menghidupkan komputer lakukan langkah berikut : 1. Pastikan kabel telah tersambung pada saklar listrik 2. Tekan tombol ON/OFF pada CPU 3. Tekan tombol Power pada Monitor 4. Tunggu hingga pada monitor menampilkan sistem windows
Catatan Kaki (Footnote) Untuk memberikan penjelasan suatu pokok bahasan, terkadang diperlukan catatan kaki yang memberikan keterangan terhadap teks tertentu. Ada 2 jenis catatan kaki yang disediakan : Footnote : dituliskan pada halaman yang bersangkutan Endnote : dituliskan pada akhir dokumen/halaman terakhir Langkah pembuatan catatan kaki adalah : (hal 118) 1. Tempatkan kursor pada akhir teks yang akan diberikan catatan kaki 2. Click menu References dan click insert Footnote 3. Pilih Footnote atau Endnote 4. Click tombol OK untuk mengakhiri dialog 5. Tulislah catatan kaki pada tempat yang disediakan dibagian bawah page 6. Untuk mengakhirinya click mouse pada sembarang tempat di page
Contoh Footnote KETIK NASKAH DIBAWAH INI Footnote Arahkan cursor di baris ini, Dan Klik insert Footnote
HEADER DAN FOOTER (HAL.101) Header merupakan teks yang selalu diulang pada bagian atas tiap halaman. Footer adalah teks yang selalu diulang pada bagian bawah tiap halaman. Ini berguna untuk memberikan penomoran halaman atau tulisan lainnya. Jika menggunakan header/footer Akan tampil window baru spt dibawah ini Tutup window jika Sudah selesai
Border dan Shading Untuk membuat asesori penampilan dapat diberikan Border atau Shading pada paragraph. Border : dimungkinkan untuk membuat garis-garis dengan berbagai style pada sebuah paragraph Shading : paragraph dapat diberikan warna latar belakang sesuai dengan keinginan. Pembuatan Border dan Shading adalah : 1. Tempatkan kursor pada paragraph yang akan diberikan border atau shading 2. Click pada menu Page Layout dan click pada menu Page Setup Pilih menu Layout 3.Selanjutnya pilihlah format border atau shading yangdiinginkan. Contoh : 1. Buat tulisan : Pendahuluan 2. Blok tulisan tersebut 3. ke menu page layout -> page setup kmd pilih border 4. Atur Tabs Border Pilih Shadow a. Tabs Shading Pilih Patern Pilih Style -> 25% b. Color : Automatic 5. Klik tombol OK klik
Mengatur Columns (Kolom) Hal.95 Bentuk-bentuk kolom yang disediakan : One : naskah hanya terdiri atas satu kolom Two : naskah dibentuk menjadi dua kolom simetris Three : naskah dibentuk menjadi tiga kolom simetris Left : naskah dibentuk menjadi dua kolom asimetris kiri Right : naskah dibentuk menjadi dua kolom asimetris kanan
Latihan Columns (Kolom) Ketik naskah dibawah ini, kemudian atur posisi kolomnya menjadi 2 kolom
Mencetak Dokumen Untuk mencetak naskah yang telah dibuat dapat dilakukan langkah berikut : 1.Pastikan dokumen yang akan dicetak telah terbukapadawork Area 2.Click Office Button kemudian click menu Print 3.Pilih apakah ingin print, quick print atau print preview 4.Tentukan jenis printer, halaman yang akan dicetak, banyaknya pencetakkan 5.All : mencetak semua halaman KLIK 6.Current Page : Mencetak hanya satu halaman yang sedang tampil 7.Range : Menentukan beberapa halaman yang dicetak 8.Click tombol OK KLIK
TABEL Sebuah tabel terdiri atas baris dan kolom, maksimum baris yang dapat ditampung oleh sebuah tabel adalah 32767 baris sedangkan kolom maksimum sebanyak 63 kolom. Langkah-langkah membuat kolom adalah : 1. Tempatkan kursor pada posisi dimana akan dibuat tabel 2. Click pada menu Insert ada submenu Table, pilihlah dengan meng-click tanda panah 2 1 3. insert table atau cukup mengarahkan ke kotak yg ada diatas tulisan insert table 3
TABEL Langkah-langkah membuat kolom (lanjutan) 4. Jika pilih Insert Table Selanjutnya akan ditayangkan dialog table 5. Number of Columns : Jumlah kolom yang akan dibuat 6. Number of Rows : Jumlah baris yang akan dibuat 7. Click tombol OK 8. Setelah tabel terbentuk, ketiklah teks pada tempat yang tersedia sesuai dengan kebutuhan, untuk berpindah ke sel lain gunakan tombol Tab pada keyboard. 9. Untuk memformat huruf lakukan cara yang sama seperti sedang memformat huruf pada paragraph 10. Untuk memberikan garis-garis pada tabel gunakan Border and Shading Ilustrasi : Kolom 1 Kolom 2 Kolom 3 Kolom 4 Baris 1 Baris 2 Baris 3
TABEL (4) TABEL MENGGABUNG SEL (MERGE CELLS) Beberapa sel dapat digabungkan (merger) menjadi satu sel, dengan cara : 1. Blok sel-sel yang akan digabung 2. Click kanan pada sel yang telah di blok dan click menu Merge Cells 3. Atau cara lain pilih menu Layout pilih Merge Cells 4. Hilangkan tanda blok dengan meng-click mouse pada posisi lain MEMBAGI SEL (SPLIT CELLS) Split Cells dilakukan untuk membagi satu atau beberapa sel menjadi sejumlah sel yang lebih banyak dari aslinya. 1. Blok sel yang akan di Split pada Satu Sel 2. Click menu Layout, lalu click menu Split Cells 3. Tentukan jumlah kolom dan baris 4. Click tombol OK
TABEL 1. Menggunakan Formula Di Tabel a. Blok Sel Yang Akan Diberikan Formula b. Akan Muncul Menu Table Tools, Pilih Menu Layout c. Kemudian Klik Sub Menu Formula 3. Masukkan Rumus Formula Sesuai Yang Diinginkan 4. Klik Tombol OK Jika Selesai
CONTOH TABEL Menghitung rata-rata (average) 1 1 2 1. Blok Sel yang akan diberikan formula 2. Klik layout -> Formula 3. Masukkan Formula utk menghitung rata-rata 4. Klik tombol OK jika sudah selesai Menghitung Total 2
LATIHAN TABEL Buatlah table berikut ini :
LATIHAN TABEL
GRAFIK (CHART) Grafik pada Microsoft Word bisa bertipe grafik batang (bar), lingkaran (pie), garis (line), Xy/plot (scatter) dan tipe lainnya. Dan bentuk tampilannya pun dapat diatur dalam dimensi yang berbeda (1 dimensi atau 3 dimensi). Contoh Grafik Chart Title 80 60 40 20 0 Perolehan IPK Grafik Area Legend < 2.50 2.50-3.00 3.00-3.50 > 3.50 Pria Wanita
GRAFIK Langkah membuat Grafik : 1. Tempatkan kursor pada posisi dimana grafik akan diletakkan 2. Click menu Insert, dan click pada menu Chart 3. Selanjutnya akan ditampilkan Change Chart Type 4. Pilih chart yang Anda inginkan lalu tekan OK 2 3 24
GRAFIK Menu akan muncul saat menambahkan Chart dalam dokumen word Lanjutan... 4. Setelah tekan tombol OK akan muncul window MS.Office Excel. Disini tempat Anda merubah data sesuai chart yang akan ditampilkan 5. Setelah di rubah tutup window MS.Office Excel Contoh : ubah data set seperti dibawah ini
LATIHAN GRAFIK
MEMBUAT COVER 1. Karena kita membuat cover menggunakan Template maka langsung Klik menu Insert pilih Cover Page 27
MAIL MERGE Ketik naskah di bawah ini Ukuran kertas : A4 Margin : Top (3), left (4), Right (3), Bottom (3) Font: Tahoma(12 pt)
MAIL MERGE Ikuti Petunjuk Pembuatannya : 1. Klik Mailings Start Mail Merge step by step mail merge wizards
MAIL MERGE 2. Akan muncul tampilan seperti dibawah ini pada sisi kanan MS.Word Anda Pilih type new list jika Anda belum pernah membuat list atau daftar data untuk surat Pilih use existing list jika Anda sudah pernah membuat list atau daftar data untuk surat Select from outlook contacts jika Anda ingin membuat list dari daftar kontak Anda di outlook
MAIL MERGE 3. Pilih Type new list untuk latihan membuat surat saat ini, akan muncul tulisan create, klik tulisan create akan muncul windows baru seperti dibawah ini :
MAIL MERGE 4. Klik tombol customize columns akan muncul tampilan seperti di bawah ini
MAIL MERGE 5. Delete field names selain first name dan address line 1 Caranya : klik field names yang ingin didelete kemudian klik tombol delete Hingga tampilannya seperti di bawah ini :
MAIL MERGE 6. Klik tombol OK jika sudah selesai, akan muncul tampilan sbb :
MAIL MERGE 7. Masukkan 5 buah data sebagai berikut : First Name Address Line 1 Safitri Juanita Ciledug Rini Suryani Larangan Indah Ayu indah aggraeni Petukangan utara Sisi Unsyian Petukangan Selatan a. Mutia Hatta Jakarta Barat Untuk nambah data klik tombol new entry b. Untuk menghapus data klik tombo delete c. Untuk mencari data klik tombol find d. Untuk menambah/mengurangi field klik customize fields e. Jika sudah selesai klik tombol OK f. Kemudian Anda akan diminta untuk menyimpan data, g. simpan data dengan nama latih1, klik OK untuk menyimpan
MAIL MERGE 8. Klik Mailings edit recipients list 9. Edit recipients list jika ingin menambah data, saat diklik akan muncul windows baru
MAIL MERGE 10. Klik tulisan latih1.mdb di kolom data source, saat diklik maka tombol edit akan aktif, klik tombol edit 11. Setelah klik tombol EDIT maka akan tampil windows baru seperti di bawah ini
MAIL MERGE 12. Memasukkan data ke dalam surat : Arahkan cursor dibawah tulisan Bapak/Ibu/Sdri 13. Klik submenu insert merge field seperti gambar dibawah ini, pilih first name karena dibawah tulisan Bapak/Ibu/Sdr adalah nama : KLIK PANAH KECIL
MAIL MERGE 14. Akan muncul tampilan seperti dibawah ini : 15. Lakukan hal yang sama dibawah tulisan di Arahkan kursor di bawah tulisan di Klik submenu insert merge field seperti gambar dibawah ini, pilih Address_Line_1 karena dibawah tulisan di adalah alamat, sehingga tampil sbb : Sehingga akan tampil sbb :
MAIL MERGE 16. Untuk lihat data berikutnya klik tombol dibawah ini 17. Jika ingin mencetak seluruh surat klik Finish & Merge Print Documents klik panah kecil ini 18. Klik option button All kemudian klik tombol OK
Terima Kasih