BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Puskesmas merupakan salah satu ujung tombak dalam hal pelayanan kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan yang optimal, hal itu dikarenakan puskemas mempunyai dua pokok fungsi yaitu melakukan peningkatan usaha kesehatan pribadi dan usaha kesehatan masyarakat. Salah satu program puskesmas adalah peningkatan usaha kesehatan pribadi, salah satu usaha kesehatan pribadi yaitu pengobatan dasar. Ada beberapa faktor yang dapat membantu kelancaran proses pelayanan kesehatan kepada pasien, salah satunya adalah rekam medis (Depkes RI, 1997). Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Tenaga kesehatan yang bertanggung jawab dalam mengisi rekam medis adalah dokter umum/spesialis, dokter gigi/dokter gigi spesialis serta tenaga kesehatan lain yang ikut memberikan pelayanan kesehatan secara langsung kepada pasien (Hatta, 2008). Ketersediaan berkas secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik maka akan timbul masalahmasalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat. 1
Organisasi dokumen adalah hal yang sangat penting, dimana dokumen dapat berguna sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melaksanakan suatu kegiatan, perencanaan, penganalisisan, pengendalian, perumusan kebijakan, pembuatan laporan, pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban dengan setepat tepatnya. Mengingat pentingnya dokumen yang sangat utama, maka perlu diselenggarakan suatu upaya untuk menyelamatkan dokumen tersebut antara lain dengan pemeliharaan dan pengamanan dokumen, hal ini sesuai dengan UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan ketentuan pokok kearsipan. Sistem penyimpanan berkas yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik, sumber daya manusia yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta sarana atau fasilitas yang memadai. Berdasarkan studi pendahuluan pada bulan Desember 2011, di bagian penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Samigaluh I Kabupaten Kulon Progo, penulis mendapati berkas rekam medis yang di simpan secara straight numerical filing system dan penulis menemukan ketidakrapian urutan penyimpanan berkas rekam medis sehingga sering terjadi berkas yang tidak ditemukan(misfile). Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka penulis tertarik untuk mengamati dan melakukan penelitian tentang perubahan penyimpanan data rekam medis pasien dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing system satu angka akhir dan sistem penyimpanan/penjajaran berkas rekam medis dari sistem yang lama menjadi sistem yang baru yaitu metode Sistem Angka Akhir di Puskesmas Samigaluh I kabupaten kulon Progo. 2
B. Rumusan Masalah Dari latar belakang masalah di atas, maka penelitian merumusakan masalah ini adalah Bagaimana perubahan sistem penjajaran berkas rekam medis dari straight numerical filing system menjadi Terminal digit filing menggunakan satu angka akhir di Puskesmas Samigaluh I Kabupaten Kulon Progo? C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Tujuan Umum Megetahui proses perubahan sistem penjajaran berkas rekam medis dari straight numercial filing system menjadi terminal digit filing menggunakan satu angka akhir di Puskesmas Samigaluh I Kabupaten Kulonprogo. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui alasan perubahan penyimpanan/penjajaran berkas rekam medis straight numercial filing system menjadi Terminal digit filing satu angka akhir di Puskesmas Samigaluh I Kabupaten Kulonprogo. b. Mengetahui persiapan perubahan sistem penyimpanan/penjajaran berkas rekam medis dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing satu angka akhir di puskesmas samigaluh I. c. Mengetahui kebutuhan sumber daya manusia, infrastruktur dan kebijakan-kebijakan terkait dengan perubahan sistem penyimpanan di Puskesmas samigaluh I. 3
D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat bagi Puskesmas Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan bagi Puskesmas Samigaluh I Kabupaten Kulon Progo dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan. 2. Manfaat bagi Instansi Pendidikan Memberikan masukan materi yang berharga sebagai sumber pembelajaran bagi pendidikan mahasiswa D III Rekam medis 3. Manfaat bagi Peneliti Dapat menambah penetahuan dan wawasan yang secara langsung yaitu dipuskesmas dengan menerapan teori yang peneliti peroleh dari institusi pendidikan pada D III Rekam medis. 4. Manfaat bagi peneliti lain Sebagi bahan informasi tentang perubahan sistem penjajaran berkas rekam medis dari straight numerical filing system menjadi Terminal digit filing satu angka akhir di puskesmas Samigaluh I Kabupaten Kulon progo. E. Keaslian Penelitian Menurut saya, penelitian ini belum pernah diteliti sebelumnya. Penelitian yang hampir mirip dengan ini adalah: 1. Ariani (2010) dengan judul Perubahan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Dari Family Folder Menjadi Personal Folder. Penelitian Ariani bertujuan untuk mengetahui hambatanhambatan yang dihadapi dalam perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari family folder menjadi personal folder di Puskesmas Pengasih 1 Kabupaten Kulon Progo. Dalam penelitian Ariani jenis penelitian yang digunakan adalah deskritif kualitatif dengan rancangan penelitian secara cross sectional. Teknik pengumpulan 4
data yang digunakan yaitu observasi, wawancara, dan studi dokumentasi, dan subjek yang digunakan yaitu petugas rekam medis. Persamaan penelitian Ariani (2010) dengan penelitian penulis adalah jenis penelitian yang akan digunakan yaitu deskriptif kualitatif. teknik pengambilan data yang akan digunakan yaitu observasi, wawancara, dan subjek yang digunakan yaitu petugas rekam medis. Sedangkan perbedaanya penelitian penulis menggunakan rancangan penelitian fenomenologis, penelitian lebih menitik beratkan pada perubahan sistem penyimpanan dari Straight numerical filing menjadi Terminal digit filing. 2. Penelitian Rosita (2005) yang berj udul Rancangan Perubahan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Prof. Dr Margono Soekarjo Purwokerto. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Rosita (2005) adalah pengambilan data dilaksanakan dengan cara observasi dan wawancara. Hasil dari penelitian Rosita berupa suatu rancangan yang meliputi tiga tahap yaitu persiapan, pra pelaksanaan dan pelaksanaan. Tahap persiapan meliputi persiapan sarana, tahap pra pelaksanaan meliputi rapat koordinasi dan pelatihan sedangkan tahap pelaksanaannya meliputi kegiatan pemindahan berkas. Perbedaan penelitian Rosita dengan penelitian ini adalah penelitian yang dilakukan oleh peneliti ini hanya memfokuskan pada bagaimana rancangan pemindahan berkas rekam medis dalam perubahan cara pengurusan penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi di Bapelkes RSD Jombang. 5
3. Penelitian Wardhani (2006) yang berjudul Kendala Keterbatasan Ruang Penyimpanan dan Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis dalam Perubahan Cara Pengurusan Penyimpanan Berkas Rekam Medis dari Desentralisasi ke Sentralisasi Di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Harjono S. Kabupaten Ponorogo. Perbedaan penelitian Wardhani dengan penelitian ini adalah waktu dan tempat pelaksanaan penelitian. Hasil dari penelitian Wardhani adalah membuat rancangan pembuatan rak yang berhubungan erat dengan ruang penyimpanan agar perubahan cara pengurusan penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi dapat terwujud. Penelitian yang dilakukan oleh penulis ini memfokuskan pada rancangan pemindahan berkas rekam medis dalam perubahan cara pengurusan penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi. 6