SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN Menurut Herbert A. Simon keputusan terbagi menjadi 2, yaitu : 1. Programmed decisions, yaitu keputusan yang berulang dan bersifat rutin, yang secara luas prosedur yang tetap telah digunakan untuk menangani permasalahan setiap kali permasalahan tersebut muncul. 2. Nonprogrammed decisions, bersifat tidak terstruktur dan berakibat yang tidak pasti. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani permasalahan karena belum dibuat sebelumnya, atau karena sifat dasar dan strukturnya yang sulit untuk dipahami (rumit), atau karena tingkat kepentingannya sehingga harus ditangani secara khusus. 4 fase pengambilan keputusan menurut Simon : 1. Intelligence Activity, mencari lingkungan untuk pencarian kondisi yang menghasilkan solusi. 2. Design Activity, menemukan/menciptakan, mengembangkan dan menganalisa sejumlah aksi yang mungkin. 3. Choice Activity, memilih sejumlah aksi yang tepat dari beberapa kemungkinan yang tersedia. 4. Review Activity, melakukan penilaian terhadap pilihan yang diambil. Konsep DSS G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott mendeskripsikan tipe keputusan berdasarkan struktur permasalahan, dengan range permasalahan terstruktur, permasalahan semiterstuktur, dan permasalahan tidak terstruktur. Fase yang telah ditetapkan oleh Simon, dapat digunakan untuk mengukur struktur permasalahan, yaitu intelligence, design dan choice. Untuk permasalahan yang terstruktur, akan memenuhi ketiga hal tersebut sehingga dapat dispesifikasikan algoritma, atau aturan keputusan yang memungkinkan permasalahan diidentifikasikan dan dimengerti, solusi alternatif dapat diidentifikasikan dan dievaluasi. Untuk permasalahan semi terstruktur, hanya memenuhi 1 atau 2 fase, sedangkan permasalahan tidak terstruktur, tidak satupun terpenuhi. Gorry dan Scott Morton memasukan tipe permasalahan bisnis kedalam Grid. Garis putus yang berada ditengah memisahkan jenis permasalahan. Area atas disebut Structured Decision System (SDS), dan area bawah disebut Decision Support System (DSS). The Gorry and Scot Morton Grid SIM/Ayuliana, ST., MMSI./Maret2011 1
Tipe DSS Steven L. Alter mengembangkan taxonomy dari 6 tipe DSS berdasarkan tingkat dukungan yang dibutuhkan terhadap penyelesaian permasalahan. Tipe DSS menurut Alter Tipe yang paling sedikit membutuhkan dukungan adalah yang memungkinkan mamajer untuk mengambil informasi, misalkan manager mengambil data mengenai penjualan disuatu area (dengan menggunakan query), kemudian berikutnya memungkinkan manajer untuk menganalisa seluruh file, seperti laporan penggajian bulanan, yang diambil dari file penggajian. Tipe berikutnya adalah mempersiapkan laporan dari beberapa file, misalnya laporan pendapatan dan analisa penjualan produk pada pelanggan. Tiga tipe pertama ini menyediakan dukungan dalam bentuk laporan khusus sebagai respon dari query dan laporan periodik. Tiga tipe berikutnya menyertakan penggunaan model matematika. Tipe keempat memungkinkan manajer untuk melihat efek yang mungkin dari variasi keputusan yang memungkinkan memperkirakan konsekuensi keputusan, misalnya manajer memberikan input harga kedalam model pemberian harga ssehingga dapat mengetahui keuntungan bersih. Tipe selanjutnya desediakan oleh model yang dapat mengusulkan keputusan, misalnya manajer manufaktur memasukkan data yang mendeskripsikan pabrik dan peralatannya dan model pemrograman linear menentukan layout yang paling efisien. Tipe terakhir adalah yang dapat membuat keputusan untuk manajer, contohnya adalah model komputer yang dapat menentukan nilai asuransi. Tujuan DSS Peter G. W. Keen bersama Scott Morton mendefinisikan 3 tujuan yang harus dicapai oleh DSS, yaitu : 1. Membantu manager dalam membuat keputusan untuk menyelesaikan permasalahan semi terstruktur. 2. Mendukung penilaian manajer, bukan menggantikannya. 3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan oleh manajer, daripada efisiensi. DSS dibuat bukan dengan tujuan untuk menggantikan manajer. Gambar dibawah ini menjelaskan hubungan antara struktur permasalahan dan tingkat dukungan yang dapat disediakan oleh komputer. Komputer dapat diaplikasikan pada bagian yang terstruktur tetapi manajer bertanggungjawab untuk bagian yang tidak terstruktur, mengaplikasikan penilaian, atau intuisi dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerjasama dalam pemecahan masalah sehingga permasalahan berada dalam area semi terstruktur. Tujuan dari DSS bukan untuk efisiensi proses pengambilan keputusan, walaupun pada kenyataannya waktu yang dimiliki oleh manajer sangat berharga, tetapi manfaat utama dari DSS adalah untuk membuat keputusan yang lebih baik. Ketika membuat keputusan terkadang manajer tidak selalu menghasilkan keputusan terbaik, dan model matematika akan membantu hal tersebut, walaupun pada banyak kasus pada akhirnya tetap manajer yang mengambil keputusan mana yang dianggapnya paling baik. SIM/Ayuliana, ST., MMSI./Maret2011 2
DSS fokus pada permasalahan semi terstruktur Model DSS A DSS Model SIM/Ayuliana, ST., MMSI./Maret2011 3
Data dan informasi dari lingkungan perusahaan dimasukkan kedalam database. Database juga berisikan data yang berasal dari AIS. Selanjutnya isi database digunakan oleh 3 subsistem, yaitu : 1. Report Writing Software, menghasilkan laporan khusus dan periodik. Laporan periodik dipersiapkan berdasarkan jadwal, dan biasanya dihasilkan melalui software yang menggunakan bahasa pemrograman prosedural. Laporan khusus dipersiapkan untuk merespon kebutuhan informasi yang tidak terdugadan menggunakan bentuk query database dengan menggunakan query language. 2. Mathematical Model, menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan saatu atau lebih komponen sistem fisikal dalam perusahaan, atau bidang operasinya. Model matematikal dapat ditulis dengan berbagai bahasa prosedural. 3. GDSS Software, memungkinkan penyelesaian berbagai permasalahan, bekerjasama sebagai grup untuk mendapatkan solusi. Dalam situasi khusus, Group Decision Support System digunakan. Pemecah permasalahan mungkin merepresentasikan komite atau tim proyek. Mathematical Modelling Sebuah model merupakan abstraksi dari sesuatu yang merepresentasikan fenomena, objek atau aktivitas yang disebut dengan entiitas. Jika model merepresentasikan sebuah perusahaan, maka perusahaan itu adalah entitas. Model matematika merupakan model yang memegang peranan penting dalam DSS. Model matematika dapat diklasifikasikan kedalam 3 dimensi : Pengaruh waktu, Derajat kepastian, dan Kemampuan untuk mencapai optimisasi. Jenis model matematika terdiri dari : 1. Model Statik, tidak menyertakan waktu sebagai variabel, tetapi berkaitan dengan satu situasi diwaktu tertentu (seperti snapshot). 2. Model Dinamis, menyertakan waktu sebagai variabel, merepresentasikan entitas dikeseluruhan waktu (seperti motion picture). 3. Model Probabilistik, model yang dalam formulanya menyertakan probabilitas/lemungkinan dengan range 0.0 (untuk nol kemungkinan) dan 1.0 (untuk 1 kejadian). 4. Model Deterministik, adalah model yang dalam formulanya tidak menyertakan probabilitas. 5. Model Optimasi, model yang dapat memilih solusi terbaik dari beberapa alternatif solusi. Untuk melakukan hal tersebut, maka permasalahan harus terstruktur. 6. Model SubOptimasi, disebut juga satisfying model, memungkinkan manajer memasukan sejumlah keputusan dan model akan memberikan keluaran, tetapi tetap menyerahkan keputusan pada manager Keuntungan dan Kerugian Model Matematika Manajer yang menggunakan model matematika mendapatkan manfaat sebagai berikut: 1. Proses pemodelan dapat menjadi pengalaman pembelajaran. Mempelajari sistem fisikal dengan pemodelan proyek merupakan sesuatu yang baru. 2. Kecepatan proses simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi akibat dari keputusan dalam periode waktu yang singkat. Dalam hitungan menit dapat mensimulasikan operasi perusahaan untuk 1 bulan, 1 semester bahkan 1 tahun. 3. Model dapat menyediakan kekuatan yang terprediksi, memberikan taksiran unttuk masa mendatang. 4. Dengan pemodelan biaya menjadi lebih murah daripada menggunakan metode trial and error. Proses pemodelan memakan biaya pada waktu pengembangan, kebutuhan software dan hardware untuk simulasi, tetapi tidak sebanyak jika dilakukan pengambilan keputusan yang buruk. Kerugian mendasar dari model matematika adalah : 1. Kesulitan dalam pemodelan sistem bisnis akan menghasilkan model yang tidak dapat menangkap seluruh pengaruh terhadap entitas. 2. Kemampuan matematika yang tinggi diperlukan bagi personil yang mengembangkan model yang lebih kompleks, juga kemampuan untuk menginterpretasikan hasil/keluaran dari model. Konsep GDSS Group Decision Support System merupakan sistem berbasis komputer yang mendukung sekelompok orang yang disatukan dalam satu tugas/tujuan yang sama dan menyediakan interface untuk berbagi lingkungan. Hal ini meliputi Group Support System (GSS), Computer Supported Cooperative Work (CSCW), Computerized Collaborative Work Support, dan Electronic Meeting System (EMS). GDSS meningkatkan komunikasi yang memungkinkan peningkatan keputusan. Peningkatan komunikasi SIM/Ayuliana, ST., MMSI./Maret2011 4
dapat dicapai dengan menjaga diskusi agar tetap fokus pada permasalahan, sehingga tidak membuang waktu. Waktu yang tersedia dapat digunakan untuk mendiskusikan permasalahan dan mendefinisikan permasalahan dengan lebih baik. GDSS Environmental Setting Groups Size and Location Determine GDSS Environmental Setting 1. Decision Room, diatur untuk rapat dengan jumlah anggota kecil dan face to face. 2. Local Area Decision Network, ketika pertemuan/rapat diantara anggota dalam jumlah kecil tidak mungkin dilakukan secara face to face, maka para anggota dapat berinteraksi dengan menggunakan jaringan lokal (LAN). 3. Legislative Session, ketika jumlah anggota dalam grup terlalu besar untuk ruang pertemuan, maka pertemuan dilakukan dengan mengirimkan perwakilan dan memilih materi apa yang akan di bahas. 4. Computer Mediated Conference, beberapa aplikasi otomasi kantor memungkinkan komunikasi antar anggota grup yang besar dan tersebar secara geografis. Peranan DSS dalam Pemecahan Masalah Jika MIS berguna untuk membantu para manajer dalam mengidentifikasi dan memahami permasalahan. DSS dapat menyampaikan dukungan tersebut melalui beberapa tahapanproses pemecahan masalah. Hal ini terjadi bukan karena tool yang digunakan, tetapi karena DSS memang dibuat khusus untuk kepentingan yangspesifik dan manajer yang spesifik SIM/Ayuliana, ST., MMSI./Maret2011 5