Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan Pegawai Baru Pada Pt. Kanasritex Semarang

Transkripsi

1 Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan Pegawai Baru Pada Pt. Kanasritex Semarang Agustinus Tjahyono Widigdyo Anggara M. Abstract : Employee recruitment is a process of a company to obtain prospective employees in accordance with the manpower needs of the company. Criteria set forth in recruitment based on personal capacities, abilities and skills expected of any new employees who will be accepted and adapted to the work unit will be assigned later. Decision Support System (DSS) is a system that is expected to help finish the problems and communication problems on recruitment, so that decisions have the basic considerations that can be proved. Keywords : System for Decision Makers, DSS, Employee Recruitment PENDAHULUAN Penerimaan pegawai baru merupakan tahapan dimana suatu perusahaan melakukan proses perekrutan pegawai yang memenuhi kriteria dan kebutuhan unit kerja pada perusahaan tersebut. Kebutuhan penerimaan pegawai baru pada suatu perusahaan dapat dikarenakan oleh pengembangan unit usaha perusahaan, sehingga memerlukan penambahan jumlah pegawai untuk mengisi posisi-posisi baru di unit usaha tersebut. Penerimaan pegawai baru juga dapat dikarenakan oleh proses mutasi kepegawaian atau keluarnya pegawai lama yang sebelumnya mengisi posisi pada unit usaha di perusahaan. Suatu kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan diharapkan dapat menjadi alat patokan penilaian dari kualifikasi yang dimiliki oleh masing-masing calon pegawai yang melamar. Bermacam-macam kriteria ditetapkan tergantung pada kondisi unit kerja yang akan menerima pegawai baru, berikut juga kebutuhan perusahaan di masa mendatang. Pada proses yang manual, berkas lamaran calon pegawai baru akan dievaluasi dengan membandingkan isian berkas dengan kriteria yang ditetapkan. Pemilahan berkasberkas yang memenuhi kriteria kemudian dilanjutkan dengan proses wawancara. Rangkaian proses dilanjutkan dengan serangkaian tes-tes tertulis, termasuk juga tes Psikologi, tes Potensi Akademik dan sebagainya. Rangkaian proses ini diadakan untuk melengkapi bahan pertimbangan dalam menentukan kelolosan pegawai yang dicari dan akan sangat memakan waktu. Seandainya kebutuhan pegawai baru tersebut sangat mendesak dan diharapkan dapat sesegera mungkin pegawai baru segera aktif, dengan kriteria yang dimiliki pegawai baru tetap sesuai dengan kriteria yang ditentukan Agustinus Tjahyono Widigdyo adalah Dosen Fakultas Ilmu Komputer UDINUS Semarang 53

2 54 Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus 2010 perusahaan atau tidak asal-asalan, maka proses penerimaan manual tersebut tidak bisa diharapkan selesai lebih cepat. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System diharapkan dapat mempersingkat pelaksanaan sistem tersebut dengan hasil yang dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan. SPK dapat diterapkan dengan menggunakan alat bantu komputer sehingga dapat mengurangi kesalahan-kesalahan dalam melakukan evaluasi dan pengambilan keputusan. Disamping itu, jika calon pelamar yang mengajukan berkas lamaran jumlahnya banyak (misalkan penerimaan pegawai negeri sipil), SPK dapat diharapkan melakukan proses pengevaluasian dalam waktu yang singkat. Pengambilan keputusan merupakan proses pemilihan alternatif tindakan untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Pengambilan keputusan dilakukan dengan pendekatan sistematis terhadap permasalahan melalui proses pengumpulan data menjadi informasi serta ditambah dengan faktor faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan. LANDASAN TEORI 1. Decision Support System (DSS) DSS sebagai sebuah sistem yang memberikan dukungan kepada seorang manajer, atau kepada sekelompok manajer yang relative kecil yang bekerja sebagai team pemecah masalah, dalam memecahkan masalah semi terstrukitur dengan memberikan informasi atau saran mengenai keputusan tertentu. Informasi tersebut diberikan oleh laporan berkala, laporan khusus, maupun output dari model matematis. Model tersebut juga mempunyai kemampuan untuk memberikan saran dalam tingkat yang bervariasi Jenis keputusan menurut struktur masalah dibedakan menjadi 3 yaitu: masalah terstruktur merupakan masalah yang dapat diselesaikan dengan algoritma atau aturan keputusan, masalah tidak terstruktur merupakan masalah yang tidak memiliki struktur di tahapan Simon, dan masalah semiterstruktur merupakan masalah yang hanya memiliki satu atau dua tahapan Simon. Tahapan Simon merupakan suatu tahapan pengambilan keputusan yang terdiri dari beberapa struktur yaitu : Intelijen merupakan tahap mengamati lingkungan dan kondisi, Perancangan merupakan tahap mengembangkan dan menganalisa tidakan yang mungkin terjadi, Pilihan merupakan satu rangkaian tindakan tertentu yang tersedia, Review merupakan tahap menilai pilihan-pilihan yang lalu. Tujuan DSS: a. Membantu membuat keputusan umtuk memecahkan masalah. b. Mendukung dan tidak menggantikan manager c. Membantu membuat keputusan yang efektif dan efisien. 1.1 Cara Penggunaan Informasi Dari DSS Pada dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer, yaitu untuk mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah adalah usaha definisi dari pendekatan sistem. Ia juga

3 Sistem Pendukung Keputusan (Tjahyono) 55 berkaitan dengan fase inteligensi yang di kemukakan oleh Simon. Selanjutnya manajer menggunakan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut pendekatan sistem dan berkaitan dengan fase desain dan pemilihan. Pada umumnya, laporan berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam usaha pemecahan. Laporan berkala dapat di rancang untuk mengidentifikasi masalah yang kemungkinan besar akan muncul, manajer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah diidentifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi, karena kelemahan cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi perusahaan diubah secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk memecahkan masalah dengan cara mengidentifikasi keputusan alternatif, mengevaluasi dan memilih alternatif tersebut, dan memberikan informasi lanjutan. Adapun penjelasan dari kedua jenis laporan tersebut adalah : 1. Laporan berkala dan khusus Laporan berkala atau periodic report yaitu laporan yang dibuat menurut jadwal tertentu contohnya adalah analis penjualan terhadap pelanggan perbulan dan laporan khusus atau special report yaitu laporan yang di buat ketika sesuatu yang tidak seperti biasanya terjadi contohnya laporan mengenai kecelakaan. Dalam penggunaannya laporan berkala dan khusus bersifat lengkap atau ringkas. 2. Laporan lengkap dan ringkas Laporan lengkap atau detail report yaitu laporan yang memberikan spesifikasi mengenai setiap tindakan atau transaksi dan baris yang mewakili tindakan atau transaksi disebut baris lengkap atau detail line sedangkan laporan ringkas atau summary report yaitu laporan yang menyertakan baris yang mewakili beberapa tindakan atau transaksi. 1.2 Penerapan DSS Dalam Penerimaan Pegawai Baru Proses penyeleksian karyawan baru pada PT Kanasritex masih menggunakan sistem manual, yaitu penyeleksian berkas administrasi lamaran untuk menyesuaikan dengan persyaratan yang diajukan oleh perusahaan. Selanjutnya dilakukan proses evaluasi berkas lamaran untuk kemudian didapat calon pegawai yang diinginkan. Pada alur proses tersebut, kegiatan mengevaluasi berkas lamaran akan menjadi sangat memakan waktu bagi seorang manajer karena harus memilah-milah berkas lamaran dan melakukan beberapa pertimbangan sebelum mendapat pegawai dengan kriteria yang sesuai. Kelemahan-kelemahan pada sistem yang berlaku pada saat ini, membutuhkan adanya sistem baru atau pengganti untuk meningkatkan efisiensi kerja dan diharapkan dapat membantu menangani permasalahan pada sistem lama yang masih berjalan. Sistem baru yang dapat diterapkan, membutuhkan alat bantu komputer. Kelebihan-kelebihan daripada sistem yang baru, antara lain : - Dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengambilan keputusan.

4 56 Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus Mempunyai kemampuan pengolahan data dalam jumlah yang besar dan dalam waktu yang relatif lebih singkat. Penentuan pegawai yang diterima dilakukan dengan membandingkan rekapan nilai test yang diadakan berikut prosentase pemenuhan kriteria pegawai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan. PEMBAHASAN 2. Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan proses pengembangan sistem lama ke sistem baru, yang bertujuan dapat mengatasi permasalahan pada sistem yang lama. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk mendesain sistem baru yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi PT. Kanasritex pada sistem penerimaan pegawai barunya. Kegiatan yang dilakukan dalam perancangan sistem adalah : a. Memberikan bentuk laporan sistem dan dokumentasinya yang menghasilkan bentuk dari dokumentasi keluar (output design), b. Memberikan bentuk masukan di dokumen dan di layar ke sistem informasi yang menghasilkan bentuk dari dokumentasi masukan (input design), c. Memberikan bentuk file yang dibutuhkan dalam sistem informasi yang menghasilkan bentuk dari dokumentasi file (file design). 2.1 Context Diagram Pelamar Berkas Lamaran 0 DSS Penerimaan Pegawai Baru Alternatif Pilihan Kriteria Manajer Gambar 1 : Context Diagram

5 Sistem Pendukung Keputusan (Tjahyono) DFD Level 0 Pelamar Berkas Lamaran 1 DSS Penerimaan Pegawai Baru Data Pelamar Data Pelamar Data Pelamar Kriteria Calon Pegawai Kriteria Calon Pegawai 2 DSS Penerimaan Pegawai Baru Kriteria Alternatif Pilihan Manajer Gambar 2 : DFD Level 0

6 58 Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus Entity Relationship Diagram Gambar 3 Entity Relationship

7 Sistem Pendukung Keputusan (Tjahyono) Implementasi Tabel Tabel Pelamar Nopelamar * Nama Alamat Kelurahan Kecamatan Kabupaten Kodepos Notelp Tgllhr Umur Pglmkerja Pddkakhir IPK Test1 Test2 Test3 Tabel Melamar Nopelamar * Kdbagian ** Tgllamar Tabel Bagian Kdbagian * Nmbagian Tabel Memiliki Kdbagian * Kdkriteria ** Tabel Kriteria Kdkriteria * Pglmkerja Pddkakhir Umur Test1 Test2 Test3 Gambar 4 Implementasi Tabel

8 60 Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus Desain Input dan Output Form Menu Login Menu Login sebagai gerbang pertama untuk masuk ke dalam sistem aplikasi pendukung keputusan. Hanya sekedar memastikan bahwa pengguna sistem ini adalah seorang pengambil keputusan setingkat Manajer yang berhak menyeleksi dan menentukan pegawai baru yang akan diterima bekerja di perusahaan tersebut. Gambar 5 : Form login Form Menu Utama Pada halaman menu utama berikut, user dapat memilih proses-proses yang akan dilakukannya, yaitu berupa : entri data pelamar, entri data bagian, entry kriteria pemilihan dan menu cetak rekap pelamar. Gambar 6 : Form Menu Utama

9 Sistem Pendukung Keputusan (Tjahyono) Form Data Pelamar Form Data Pelamar digunakan untuk mengisikan informasi tentang data calon karyawan dan kemudian menyimpannya ke dalam tabel/database pelamar. Tampilan dari Form Data Pelamar seperti pada gambar dibawah ini: Gambar 7 : Form Data Pelamar Form Data Bagian Form Data Bagian digunakan untuk mengisikan informasi data bagian- bagian yang ada di perusahaan yang bersangkutan dan kemudian menyimpannya di tabel/database bagian. Tampilan dari form bagian adalah sebagai berikut: Gambar 8 : Form Data Bagian

10 62 Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus Form Kriteria Form Kriteria digunakan untuk mengisikan informasi data kriteria dari setiap bagian-bagian / posisi yang ada di perusahaan yang bersangkutan dan kemudian menyimpannya di tabel/database kriteria. Tampilan dari form bagian adalah sebagai berikut: Gambar 9 : Form Kriteria Form Rekap dan Preview Laporan Form Rekap digunakan untuk menampilkan informasi data pelamar yang lolos dari proses seleksi, dan pada Form report akan menampilkan data pelamar baik secara keseluruhan dari pelamar atau hanya pelamar yang lolos seleksi. Tampilan form rekap dan preview laporan ditunjukkan pada gambar dibawah ini: Gambar 10 : Form Rekap dan Preview Laporan

11 Sistem Pendukung Keputusan (Tjahyono) 63 Gambar 11 : Preview Laporan Data Pelamar Gambar 12 : Preview Laporan Data Hasil Seleksi Pelamar KESIMPULAN Dalam proses penerimaan pegawai baru, manajer atau pihak yang terkait dalam penerimaan pegawai baru membutuhkan suatu sistem yang mendukung untuk menentukan calon pegawai mana yang akan diterima sebagai pegawai baru di perusahaannya sesuai kriteria yang telah ditetapkan. Proses yang manual dengan membandingkan data diri setiap pelamar dan hasil test yang diadakan dengan kriteria tertentu yang ditetapkan, akan membutuhkan

12 64 Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus 2010 proses yang lama. Sistem pendukung keputusan dibangun dengan menginputkan semua data-data yang akan menjadi kriteria pembanding setiap pelamar, berikut juga hasil test penerimaan. Data-data tersebut akan dibandingkan dengan data kriteria dari perusahaan yang telah diinputkan sebelumnya. DAFTAR PUSTAKA [1] Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul WIB. [2] Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul WIB. [3] Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul WIB [4] Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul WIB