Modul ke: Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen 01 Sistem Informasi dalam Perusahaan Fakultas FEB Dr. Syamsu Alam, SE., M.Si., Ak. Program Studi Magister Akuntansi 1
Jenis Sistem Utama dalam Organisasi Jenis jenis sistem ini muncul karena adanya perbedaan minat, spesialisasi dan level organisasi. Tidak ada sistem tunggal yang dapat menyediakan semua informasi yang diperlukan organisasi. 2
Jenis Sistem Informasi: Kelompok yg memerlukan: Strategik level Senior Manager Manajemen level Middle Managers Knowledge level Knowledge dan data Workers Managers Operasional level Operational Managers Sales & Marketing Manufacturing & Produksi Keuangan Accounting SDM Area Fungsional 3
Keterangan Strategic-level-systems membantu manajer senior untuk menangani dan menghadapi isu strategik dan perencanaan jangka panjang. Co: ESS (Executive Support Systems) Management-level-systems membantu dalam monitoring, kontrol, pengambilan keputusan dan kegiatan administratif dari manajer menengah. Co: MIS (Management Information Systems) dan DSS (Decision Support Systems) Knowledge-level-systems membantu organisasi mengenai pengetahuan dan data pekerja. Membantu organisasi mengintegrasikan pengetahuan baru ke dalam bisnis Co: KWS (Knowledge Work Systems) OAS (Office Automation Systems) Operational-level-systems membantu manajer operasional untuk menjaga agar kegiatan dan transaksi sehari-hari perusahaan berjalan lancar. Co: TPS (Transaction Processing Systems) 4
Jenis Sistem Karakteristik sistem pemrosesan informasi yang ada dalam organisasi Input Informasi Pemrosesan Output Informasi Pengguna ESS DSS MIS KWS OS Data agregat: eksternal & internal Data dengan volume rendah /database dalam jumlah besar yang diperlukan untuk analisis. Model analitis dan alat analisis data Ringkasan data transaksi, data dengan volume tinggi, model sederhana Grafik, simulasi, interaktif Interaktif, simulasi, analisis Laporan rutin, model sederhana, analisis tingkat rendah TPS Transaksi, kejadian Pengurutan, pendaftaran, penggabungan, updating Proyeksi, Respon terhadap permintaan Laporan khusus, analisis keputusan, respon terhadap permintaan Ringkasan, exception report Laporan terperinci, Daftar, Ringkasan Manajer Senior Profesional, staf manajer Manajer menengah Operation Personnel Supervisor 5
Six Major Types of Systems 1. T P S (Transaction Processing Systems) TPS adalah sistem bisnis dasar yang melayani level operasional organisasi. TPS adalah sistem yang terkomputerisasi yang mencatat transaksi rutin yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Contoh: Entry pesanan penjualan, sistem reservasi hotel, penggajian, penyimpanan data pegawai dan pengiriman. Terdapat 5 kategori fungsional TPS yaitu sales/marketing, manufacturing/production, finance/accounting, Human Resources, dan jenis TPS lain yang spesifik untuk industri tertentu. Manajer memerlukan TPS untuk memonitor status operasi internal dan hubungan perusahaan dengan lingkungan eksternal. 6
Six Major Types of Systems 2. O A S (Office Autometion Systems)
Six Major Types of Systems 3. K W S (Knowledge Work Systems)
Six Major Types of Systems 4. MIS (Management Information Systems) MIS membantu level manajemen dalam organisasi, menyediakan laporan dan juga akses online mengenai catatan historis dan kinerja terkini dari organisasi. MIS terutama membantu fungsi organisasi yaitu dalam perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan pada tingkat manajemen. MIS meringkas dan melaporkan kegiatan dasar perusahaan. 9
Six Major Types of Systems 5. D S S (Decision Support Systems) DSS juga membantu level manajer dalam organisasi dalam membuat keputusan yang unik, cepat berubah, dan tidak mudah dikembangkan. Walaupun DSS menggunakan informasi internal dari TPS dan MIS, DSS juga sering membawa informasi dari sumber eksternal. 10
Six Major Types of Systems 6. E S S (Executive Support Systems) ESS membantu manajer senior dalam membuat keputusan strategik organisasi. Keputusan bersifat non rutin dan memerlukan penilaian, evaluasi dan pandangan karena tidak ada prosedur yang disepakati untuk memperoleh solusi. ESS didesain untuk memasukkan data tentang kejadian eksternal seperti hukum pajak atau pesaing baru, tetapi juga menggambarkan informasi ringkas dari MIS dan DSS. Tidak seperti jenis sistem yang lain, ESS tidak didesain terutama untuk memecahkan permasalahan khusus. Sebaliknya ESS menyediakan kapasitas komunikasi dan penghitungan yang umum yang dapat diaplikasikan untuk permasalahan yang berubah ubah. 11
Hubungan Sistem dengan Sistem yang Lain ESS MIS DSS KWS/ OS TPS 12
Keterangan Berbagai sistem dalam organisasi memiliki ketergantungan (interdependensi). TPS adalah produsen informasi utama yang diperlukan oleh sistem yang lain yang pada gilirannya juga akan memproduksi informasi untuk sistem yang lain. 13
Sistem dari Perspektif Fungsional Sistem informasi dapat diklasifikasikan berdasarkan fungsi organisasi yang berbeda sebagaimana tingkat organisasional. Jenis jenis sistem informasi yang mendukung setiap fungsi bisnis yang utama yaitu Sistem penjualan dan pemasaran, Sistem manufaktur dan produksi, Sistem keuangan dan akuntansi, dan Sistem SDM 14
Integrasi Fungsi dan Proses Bisnis Salah satu tantangan utama yang dihadapi perusahaan saat ini adalah bagaimana meletakkan data secara bersama sama dari sistem yang telah ada untuk membuat arus informasi di seluruh perusahaan 15
Proses Bisnis & Sistem Informasi Proses bisnis adalah serangkaian kegiatan yang saling berhubungan secara logis untuk mendapatkan hasil bisnis spesifik. Proses bisnis juga merupakan cara tertentu yang digunakan organisasi dan manajemen dalam mengkoordinasikan kegiatan kegiatan tersebut. 16
Think about it... Identifikasi proses bisnis berikut termasuk dalam area fungsional apa? (Produksi & Manufaktur, Penjualan & Pemasaran, Keuangan & Akuntansi, SDM) Mengelola rekening kas Membayar/menyewa karyawan Membuat pelanggan sadar akan produk Pembayaran kreditor Perakitan produk 17
Lanjutan identifikasi Evaluasi kinerja Pengecekan kualitas Menjual produk Membuat laporan keuangan Menghasilkan Bill of Material (Daftar Bahan Baku) Identifikasi pelanggan Mengikutsertakan karyawan dalam rencana yang menguntungkan 18
Contoh Proses Bisnis Fungsional Area Fungsional Produksi & Manufaktur Penjualan & Pemasaran Keuangan & Akuntansi SDM Proses Bisnis Perakitan produk Pengecekan kualitas Menghasilkan Bill of Material (Daftar Bahan Baku) Identifikasi pelanggan Membuat pelanggan sadar akan produk Menjual produk Pembayaran kreditor Membuat laporan keuangan Mengelola rekening kas Membayar/menyewa karyawan Evaluasi kinerja Mengikutsertakan karyawan dalam rencana yang menguntungkan 19
Peluang, Tantangan dan Solusi Manajemen Organisasi tetap memerlukan tipe sistem informasi yang berbeda untuk membantu berbagai level, fungsi dan proses bisnis organisasi, dan mereka semakin memerlukannya untuk integrasi yang luas dalam perusahaan. Hal ini perlu penciptaan peluang dan tantangan. 20
Peluang Opportunity Bisnis menghadapi peluang yang luar biasa untuk menerapkan sistem informasi di seluruh perusahaan untuk mencapai tingkat produktivitas, pendapatan, dan akhirnya adalah harga saham yang berkembang lebih baik. Sistem informasi mendukung secara virtual semua tingkat dan fungsi yang ada dalam perusahaan, meningkatkan pengambilan keputusan baik oleh manajer maupun karyawan, menyediakan informasi kapan dan dimana diperlukan dalam format yang mudah diintegrasikan ke dalam kehidupan bisnis setiap harinya. 21
Tantangan Manajemen Management Challenges 1. Integrasi dan Pandangan Keseluruhan Perusahaan. 2. Pelatihan bagi Manajemen dan Karyawan. 3. Akuntansi untuk biaya sistem dan Mengelola Permintaan Sistem. 22
Solusi Solution Guideline 1. Menyediakan sistem informasi perusahaan untuk memperoleh pandangan 360 o dari informasi. 2. Pendidikan terhadap Karyawan dan Manajemen. 3. Akuntansi untuk Biaya dan Manfaat dari Sistem Informasi. 23
Responsi 1. Sebutkan tingkatan manajemen dan sistem yang mendukung pengambilan keputusannya. 2. Apa kepanjangan dari ESS, DSS, MIS, KWS, OS dan TPS. 3. Sistem informasi mana sebagai pengumpul data utama dan tidak menerima supply informasi dari sistem yang lain? 4. Sistem informasi mana yang hanya menerima informasi dari sistem yang lain untuk pengambilan keputusannya? 24
Terima Kasih Dr. Syamsu Alam., SE., M.Si., Ak. 25