BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perubahan dunia bisnis yang sangat cepat membuat keberhasilan suatu perusahaan di masa lalu tidak menjamin keberhasilannya di masa yang akan datang, kecuali perusahaan tersebut berubah sesuai dengan perubahan bisnis yang ada. Untuk itu perusahaan harus selalu mampu bersaing dan salah satu cara untuk dapat bersaing adalah dengan selalu fokus pada kebutuhan pelanggan. Seluruh kegiatan dan proses bisnis perusahaan harus menuju pada upaya untuk memenuhi serta memuaskan kebutuhan dan harapan pelanggan yang terus berubah dari waktu ke waktu. Proses bisnis umum dari suatu perusahaan perdagangan pada dasarnya dapat dikelompokan menjadi tiga kelompok utama (Dirgantoro, 2002, p.108), yang terdiri dari : 1. Proses penjualan (sales). 2. Proses manajemen distribusi (distribution management). 3. Proses perencanaan persediaan (inventory planning). Proses bisnis umum dari perusahaan perdagangan tersebut dapat dilihat pada gambar 1.1. Untuk dapat terus bersaing, maka proses-proses bisnis tersebut harus dijalankan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. 1
2 Supplier Inventory Planning Distribution Management Distribution Channel Distribution Channel Distribution Channel Sales Customer Gambar 1.1. Proses Bisnis Umum Perusahaan Perdagangan Seringkali terjadi bahwa hasil akhir dari suatu proses bisnis, baik berupa produk, jasa, informasi, pelayanan, dan sebagainya tidak sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Hal ini terjadi karena adanya proses-proses yang menyimpang atau tidak tepat, sehingga hasil akhir yang diperoleh tidak sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Untuk itu, upaya yang harus dilakukan adalah menemukan proses-proses yang menyimpang atau tidak tepat serta tidak memberikan nilai tambah, kemudian memperbaikinya. Dengan demikian, penyimpangan atau
3 variasi yang muncul dapat dikurangi atau dihilangkan, sehingga hasil akhir dari proses bisnis tersebut dapat sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. 1.2 Perumusan Masalah PT.TRS adalah salah satu perusahaan terkemuka nasional yang bergerak di bidang distribusi dan penjualan barang-barang kebutuhan sehari-hari seperti susu, makanan kaleng, perlengkapan rumah tangga, dan barang-barang kebutuhan seharihari lainnya. Perusahaan melakukan distribusi dan penjualan barang-barang prinsipal ke berbagai outlet di seluruh Indonesia melalui subdistributor-subdistributor yang ditunjuk untuk melakukan penjualan di daerah tertentu. Kegiatan distribusi dan penjualan yang dilakukan perusahaan dapat dilihat pada gambar 1.2. Di dalam kegiatan distribusi dan penjualan, terdapat beberapa fungsi yang sangat penting diantaranya adalah fungsi perencanaan persediaan (inventory planning) yang merupakan proses penyediaan barang yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan penjualan. Di dalam fungsi ini terdapat beberapa proses yang sangat penting seperti proses estimasi penjualan (sales estimate), pemesanan barang (order booking / purchase order) dan pemenuhan order (order fulfillment/service level). Ketiga proses tersebut sangat penting karena akan berpengaruh terhadap proses perencanaan produksi, penyediaan dan pemenuhan barang dari prinsipal kepada subdistributor, dan akhirnya juga akan mempengaruhi proses penjualan barang ke outlet-outlet.
4 A B C D E PT.TRS Distributor PT.TRS Cabang X PT.TRS Cabang Y PT.TRS Cabang Z E F G H I J K L M - Gambar 1.2. Kegiatan Distribusi dan Penjualan PT.TRS Pada awalnya, distributor akan memberikan estimasi penjualan (proses sales estimate - 1) kepada subdistributor sebagai salah satu dasar subdistributor untuk melakukan pemesanan barang kepada distributor. Estimasi penjualan juga diberikan kepada prinsipal sebagai dasar untuk perencanaan produksi (proses production plan - 2). Untuk kebutuhan penjualan setiap bulannya, subdistributor akan melakukan pemesanan barang (proses order booking 3 ) kepada distributor. Berdasarkan order
5 booking tersebut, maka distributor akan membuat pesanan (proses purchase order 4) kepada prinsipal. Barang yang dipesan tersebut akan dikirimkan ke gudang subdistributor (proses order fulfillment 5) dan setelah barang tersedia di gudang subdistributor maka salesman akan melakukan penjualan ke outlet-outlet. Proses tersebut secara umum dapat dilihat pada gambar 1.3. Dalam proses tersebut seringkali ditemukan masalah yaitu antara sales estimate dari distributor dengan order booking yang dibuat oleh subdistributor variasi penyimpangannya cukup besar yaitu sekitar +/- 10%, sedangkan standard toleransi variasi atau penyimpangan dari perusahaan dan prinsipal adalah sekitar +/- 5%. 2 1 Production Plan Sales Estimate 4 3 Principal Purchase Order Distributor Order Booking Sub Distributor Order Fulfillment 5 Gambar 1.3. Proses Perencanaan Persediaan Hal ini mengakibatkan purchase order yang disampaikan kepada prinsipal juga tidak sesuai dengan rencana, padahal dasar-dasar dari pembuatan sales estimate dan
6 order booking sama yaitu rata-rata penjualan per pekan (RPP) ke outlet. Order booking setiap bulan juga berfluktuasi cukup tinggi, sehingga mengakibatkan terganggunya rencana produksi prinsipal dan penyediaan barang yang telah direncanakan sebelumnya melalui dasar sales estimate. Akibat yang selanjutnya muncul adalah persediaan barang subdistributor juga mengalami masalah yaitu dalam waktu-waktu tertentu berlebihan atau kekurangan akibat proses produksi dan penyediaan barang dari prinsipal yang tidak lagi berjalan dengan sesuai dengan perencanaan. Untuk itu, yang menjadi pokok permasalahan adalah : Proses sales estimate dengan order booking yang tidak sinkron atau belum sesuai dimana perbedaan atau variasinya cukup besar dan seringkali berfluktuasi sehingga mengganggu perencanaan produksi, penyediaan barang dari prinsipal serta ketersediaan barang di gudang subdistributor secara tepat waktu dan jumlahnya. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah : 1. Mengukur kinerja proses sales estimate, order booking dan order fulfillment dari perusahaan berdasarkan konsep Six Sigma. 2. Memahami, menganalisa proses-proses tersebut serta mencari akar penyebab permasalahan, kemudian melakukan perbaikan-perbaikan yang dibutuhkan untuk meningkatkan proses tersebut sehingga variasi atau penyimpangan dapat diperkecil.
7 Sedangkan manfaat dari penelitian yang dilakukan adalah : 1. Meningkatkan kualitas proses sales estimate, order booking dan order fulfillment agar lebih sinkron. Dengan demikian akan membantu agar perencanaan produksi dan penyediaan barang dapat berjalan lebih lancar. 2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional perusahaan terutama yang berhubungan dengan proses perencanaan persediaan. 1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan dalam penelitian ini adalah : 1. Kegiatan dan proses yang diamati adalah proses estimasi penjualan (sales estimate) dari kantor pusat distributor dan proses pemesanan barang (order booking) subdistributor di Cabang Jkt serta proses pemenuhannya (order fulfillment). 2. Barang-barang prinsipal yang akan diamati adalah hanya barang prinsipal SH. 3. Pengukuran kinerja proses dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak Minitab. 4. Perbaikan proses yang diusulkan akan diimplementasi dengan pilot project di Cabang Jkt dan akan dicoba diukur hasilnya sesudah dan sebelum perbaikan proses.
8
9