MODUL 10 MENGOLAH DATABASE DENGAN EXCELL Pada beberapa kesempatan,terkadang Excell juga cukup dapat digunakan sebagai media penyimpanan basis data. Untuk membuat basis data sederhana, excel membutuhkan keteraturan informasi. Untuk itu terdapat aturan dalam membuat basis data sederhana dengan excel, yakni : a. Nama field harus berada dalam satu baris yang merupakan baris pertama pada daftar b. Memasukkan tiap record dalam satu baris c. Tidak menyertakan baris kosong dalam range daftar d. Tidak menggunakan lebih dari satu worksheet untuk sebuah range daftar Untuk membuat sebuah basis data sederhana ala excell, buat label setiap field dalam satu baris, seperti gambar dibawah ini: FIELD 10.1 MENGURUTKAN DATA PADA BASIS DATA Menggunakan Sort untuk mengurutkan data pada Excell 2007 kali ini jauh lebih efisien karena dapat mengurutkan data berdasarkan field tertentu. Berikut ini adalah mengurutkan data alamat berdasarkan field pada judul kolom. Langkah langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Sorot data / blok data yang akan diurutkan sesuai dengan memilih salah satu field yang hendak diurutkan. Kemudian sorot range yang di maksud. 2. Pilih Tab Data 3. Pada Group Sort&Filter klik Sort. Hasilnya kotak dialog Sort akan tampil. 4. Di bagian Sort by pilih Nama pada kolom Order pilih A to Z.
5. Klik OK. Hasilnya data diurutkan berdasarkan Nama. 6. Begitu pula pengurutan menggunakan field-field lainnya. Pilih jenis pengurutannya baik itu ascending (urut keatas) atau descending (urut ke bawah) beserta field yang digunakan untuk melakukan pengurutan. 10.2 MENYARING DATA Untuk menyaring data secara spesifik, anda dapat menyaring data yang diperlukan saja. Data yang tidak diperlukan tidak akan ditampilkan sehingga proses pencarian data akan lebih akurat dan mudah. 1. Pastikan range yang akan disaring masih tersorot 2. Pilih Tab Data 3. Pada Group Sort &Filter klik Filter. Maka hasilnya akan tampil tombol list pada masing-masing field atau judul kolom. Tombol list field
4. Klik tombol list pada field Kota lalu klik Select All untuk menonaktifkan seluruh pilihan. 5. Pada kolom Nama,pilih hanya nama INTAN dan INDAH saja lalu klik OK. Maka hasilnya yang tampil adalah hanya nilai INTAN dan INDAH saja. 6. Berikutnya tampilkan semua data, atau pilih Select All, pda tombol list. 7. Setelah menampilkan kembali semua data lengkap, kali ini klik tombol list Nama Peserta lalu aktifkan data peserta dengan nama yang huruf awal A. 10.3 MENGHITUNG SUBTOTAL DATABASE Untuk dapat menghitung total dan subtotal data angka secara otomatis dapat dilakukan dengan menggunakan perintah subtotal. Dengan perintah ini data dapat dihitung persub kemudian dijumlah menjadi total yang semuanya ditampilkan secara bersamaan. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah : 1. Siapkan data yang akan digunakan untuk menghitung subtotal 2. Plih Tab Data 3. Klik Sort
4. Pada Sort By pilih Harga dengan Order : A to Z Memilih field harga 5. Klik OK. Hasilnya data akan diurutkan sesuai harga. 6. Pada Group Outline klik SubTotal, di bagian At Each Change in pilih Harga, dibagian Use Function pilih Sum, pada Add sub total to aktifkan pilihan Jumlah Harga. 7. Aktifkan Replace Current subtotals dan summary below data lalu klik OK. 8. Berikut adalah perhitungan Subtotal.
10.4 MENGHITUNG VALIDASI DATA Data validasi berguna untuk memudahkan anda dalam memasukkan data tanpa harus mengetik data pada sel. Dibawah ini kita akan membuat Input Nama Barang dan Data Pengambilan. Langkah langkah yang perlu dilakukan adalah : 1. Buat file dengan field: No, Nama Barang, dan Total Harga 2. Klik kolom B untuk menyorot seluruh sel pada kolom Nama Barang. 3. Kemudian pilih Tab Data 4. Pada Group Data tools klik Data Validation. Setelah itu kotak dialog Data Validation akan tampil. 5. Pilih Tab Settings 6. Dibagian Allow, pilih List untuk memasukkan daftar data. 7. Dibagian Source, ketik beberapa nama barang. 8. Pilih Tab Input Message 9. Didalam Input Message ketik pesan Masukkan Nama Barang 10. Klik OK. Hasilnya akan tampak seperti ini.