DAFTAR ISI 1. ACARA 2 2. TEMPAT 2 3. WAKTU PENYELENGGARAAN 2 4. INSTANSI PELAKSANA DAN PENDUKUNG 2 5. CREATIVE DAN PRODUCTION EVENT 2 6. STANDARD STAND 3 7. PENAMBAHAN / MODIFIKASI STAND 3 8. KONTRAKTOR INDEPENDEN 3 9. KETENTUAN-KETENTUAN & PERATURAN UNTUK KONTRAKTOR INDEPENDEN 3 10. LAYANAN KEBERSIHAN 4 11. KEAMANAN 4 12. PENARIKAN KABEL & ALIRAN LISTRIK 4 13. PENGIRIMAN BARANG PAMERAN 4 14. PENITIPAN BARANG BARANG PAMERAN 5 15. PERALATAN FILM / AUDIOVISUAL 5 16. PELAKSANAAN PAMERAN / KEBISINGAN 5 17. LARANGAN TERHADAP ALAT PERAGA BERBAHAYA 5 18. KEJADIAN LUAR BIASA 5 19. PERATURAN PEMERINTAH 5 20. TANDA PENGENAL UNTUK STAFF PESERTA PAMERAN 5 21. PENGUNJUNG PAMERAN 5 22. KEBIJAKAN LARANGAN MEROKOK 5 23. GUDANG / TEMPAT PENYIMPANAN SELAMA PAMERAN 6 24. BUKU KATALOG PAMERAN 6 25. IKLAN & PROMOSI 6 26. PARTISIPASI PENGISIAN ACARA 6 27. FORMULIR-FORMULIR 7
EVENT GUIDELINES 1. ACARA PEKAN PENDIDIKAN TINGGI JAKARTA KE - IX 2. TEMPAT Istora Senayan Jakarta 3. WAKTU PENYELENGGARAAN Selasa, 2 Februari 2016 08'00 18'00 WIB Rabu, 3 Februari 2016 08'00 18'00 WIB Kamis, 4 Februari 2016 08'00 18'00 WIB 4. INSTANSI PELAKSANA DAN PENDUKUNG 1. KOPERTIS WILAYAH III JAKARTA 2. DINAS PENDIDIKAN PROVINSI DKI JAKARTA 5. CREATIVE AND PRODUCTION EVENT PT PROFAJAR EKSIBIT Pelindung Kegiatan: Prof. Dr. Ilsa Mayuni, MA Lasro Marbun Direktur Penyelenggara: Zaidin A Zaiti - Hp. 0811 900519 Pengawas Kepesertaan Nursal Pelayanan Administrasi Yulina Sari - Hp. 081310970221 Pelayanan Teknik Diana Filemia - Hp. 0813 6330 5295 Transportasi dan Penjemputan Pelajar Salman Afkar - Hp. 0818 786897 Pelayanan Teknik Mila Amelia - Hp. 0813 9997 8881 Telp. +6221-79198214, +6221-7994152 Fax. +6221-79198214 2
EVENT GUIDELINES 6. STANDARD STAND Standard stand akan dibuat dengan sistem modul dengan spesifikasi sbb :Partisi dengan rangka aluminium dan dinding berwarna putih dengan tinggi 2,5 M a) Papan nama berwarna putih dengan nama peserta pameran b) Karpet c) 1 (satu) unit meja resepsionis d) 2 (dua) unit kursi lipat e) 1 (satu) unit lampu TL 40 Watt f) 1 (satu) unit power point 2 Amp. 7. PENAMBAHAN / MODIFIKASI STAND Para peserta pameran yang ingin melakukan penambahan/modifikasi stand, dapat menghubungi PT Profajar Eksibit Yulina Sari Hp. 0813 1097 0221 8. KONTRAKTOR INDEPENDEN Para peserta pameran diharuskan untuk menyerahkan nama peserta pameran, alamat, dan nama kontraktor yang ditunjuk. 9. KETENTUAN-KETENTUAN & PERATURAN UNTUK KONTRAKTOR INDEPENDEN a) Tidak diperbolehkan menggunakan ruang pameran dengan cara apapun (misalnya tidak diperkenankan untuk memaku, meletakkan barang pameran pada struktur stand yang telah ada). Jika peraturan ini diabaikan, Kontraktor resmi akan memberikan denda kepada Peserta Pameran atau Kontraktor untuk kerusakan-kerusakan yang terjadi. Apabila terdapat produk pameran yang harus digantung silakan hubungi Kontraktor Resmi. b) Tidak diperbolehkan melakukan pengecatan atau memasang wallpaper pada dinding. Para Peserta Pameran yang hendak melakukan pengecatan atau memasang wallpaper silakan hubungi Kontraktor Resmi untuk perhitungan biaya sebelum pekerjaan tersebut dilakukan. c) Setiap perubahan warna dari karpet yang telah ditentukan, harus dibicarakan dengan pihak Kontraktor Utama sebelum pembangunan stand. Setiap biaya yang timbul menjadi tanggungan Peserta Pameran. d) Pihak Penyelenggara berhak meminta kepada Peserta Pameran untuk merubah bentuk sisi belakang atau sisi samping yang terbuka apabila sisi belakang atau sisi samping tersebut akan mengganggu stand peserta pameran lainnya. e) Seluruh obyek yang tingginya melebihi 2,5 M harus diletakkan minimal 1 (satu) meter dari stand milik Peserta Pameran lainnya. f) Bilamana dinding special desain stand yang tinggi berbatasan dengan dinding dari stand yang lebih rendah, maka dinding belakangnya harus di finishing dengan baik dan rapi. g) Stand, barang pameran, symbol, logo, penerangan dan dekorasi tidak diperbolehkan melebihi ukuran yang telah disewa. h) Para Pesera Pameran bertanggung jawab agar para kontraktor mereka bertanggung jawab untuk membersihkan sampah dan puing-puing, sebelum diserahkan kepada Peserta Pameran. Selanjutnya, Kontraktor Resmi hanya bertanggung jawab untuk membersihkan karpet gangway. 3
EVENT GUIDELINES 10. LAYANAN KEBERSIHAN Pihak Penyelenggara akan membersihkan Ruang Pameran dan stand-stand yang hanya meliputi karpet gangway setiap harinya, dan sampah sebelum acara dimulai pada pagi hari dan setelah acara ditutup. Para Peserta Pameran bertanggung jawab atas stand masing-masing dalam kondisi apapun. 11. KEAMANAN Para penjaga keamanan akan menjamin keamanan penyelenggaraan pameran. Namun demikian Para Peserta Pameran perlu untuk mengasuransikan barang-barang selama berlangsungnya acara terutama untuk lampu, patung dan barang-barang lainnya setelah Pameran selesai. Saran Panitia adalah : Menyimpan barang-barang berharga Tidak meninggalkan stand dalam keadaan kosong Tidak meninggalkan barang apapun setelah pameran selesai, sampai kontraktor melakukan pembongkaran stand Mengasuransikan stand pameran masing-masing Panitia Penyelenggara Pameran tidak bertanggung jawab untuk setiap kehilangan, kerusakan ataupun keselamatan Para Peserta Pameran selama masa pameran atas setiap barang pameran, perabotan, benda atau barang apapun yang dibawa kedalam pameran termasuk didalamnya. 12. PENARIKAN KABEL & ALIRAN LISTRIK Seluruh penarikan kabel untuk daya listrik dari gedung ke stand pameran harus dilakukan oleh Kontraktor Utama demi alasan keamanan. Kontraktor Resmi berhak meminta Para Peserta Pameran untuk membongkar peralatan-peralatan yang dapat menyebabkan gangguan listrik. Denda akan dikenakan kepada Para Peserta Pameran atau Kontraktor yang melanggar ketentuan. Untuk itu diharapkan kepada Para Peserta Pameran untuk memastikan semuaa mesin dan peralatan dalam keadaan baik. Untuk penggunaan daya 24 jam penuh Peserta Pameran wajib membuat surat tertulis yang ditujukan kepada Kontraktor Utama. Biaya tambahan atas penarikan instalasi khusus. 13. PENGIRIMAN BARANG PAMERAN a). Pengiriman Barang-barang pameran tidak diperbolehkan masuk ke dalam ruangan pameran sampai pembangunan stand selesai dilakukan. Para peserta pameran berikut wakilnya diharuskan melakukan serah terima stand secara langsung dari kontraktor masing-masing. Pihak penyelenggara ataupun kontraktor resmi tidak akan menerima pengiriman barang yang mengatasnamakan peserta pameran, dan tidak bertanggung jawab terhadap proses pengiriman dan penyimpanan barang-barang. b). Pengeluaran dan Pengiriman Barang Pameran Pengeluaran dan Pengiriman barang keperluan pameran tanpa disertai tanda izin pameran tidak diperbolehkan selama acara pembukaan berlangsung. Pemindahan, pengiriman dan perbaikan barang hanya dapat dilakukan sebelum waktu pembukaan pada setiap pagi hari atau setelah waktu penutupan sore hari. Tidak diperbolehkan melakukan pengiriman selama acara pembukaan pada tanggal 2 Februari 2016 ketika panitia sedang bertugas untuk mengawasi para undangan VVIP. c). Pembongkaran Seluruh peserta pameran dapat mengeluarkan barang-barang dari stand dan ruangan pameran pada tanggal 4 Februari 2016 mulai pukul 20.00 WIB. 4
EVENT GUIDELINES 14. PENITIPAN BARANG BARANG PAMERAN Para peserta pameran hanya diperbolehkan meletakkan barang-barang di dalam stand. Tidak diperbolehkan meletakkan barang-barang pameran di luar stand / lorong. Panitia menyediakan ruang penitipan unmtuk barang-barang berharga. Peserta dapat mengisi formulir penitipan barang. 15. PERALATAN FILM / AUDIOVISUAL Para peserta pameran hanya dapat menampilkan video resmi mengenai perusahaan masing masing dan demo produk perusahaan selama pameran berlangsung. 16. PELAKSANAAN PAMERAN / KEBISINGAN Pihak penyelenggara berhak menentukan suara dan tingkat kebisingan yang dapat diterima untuk demonstrasi barang pameran dan dapat memutuskan atau menutup stand pameran yang dianggap terlalu bising dan mengganggu para peserta pameran lainnya. 17. LARANGAN TERHADAP ALAT PERAGA BERBAHAYA Penggunaan barang atau materi berbahaya tidak diperbolehkan berada di dalam ruang pameran a) Penerangan dan lampu tanpa tertutup / isolasi yang baik b) bahan-bahan yang dapat meledak, mnyak, gas berbahaya dan barang-barang yang dapat menimbulkan api. 18. KEJADIAN LUAR BIASA Bilamana terjadi sesuatu kejadian diluar perkiraan yang tidak tercantum dalam manual pameran ini, keputusan yang diambil oleh Penyelenggara dianggap sah dan final. 19. PERATURAN PEMERINTAH Para peserta pameran diwajibkan untuk menaati seluruh peraturan pemerintah Indonesia selama pameran berlangsung. Segala bentuk kerugian pihak penyelenggara yang diakibatkan kekeliruan atau pelanggaran yang disebabkan oleh kelalaian peserta paameran, akan menjadi tanggung jawab peserta pameran. 20. TANDA PENGENAL UNTUK STAFF PESERTA PAMERAN Untuk menghindari terjadinya antrian panjang, lengkapi formulir yang dilampirkan, dan dikembalikan ke Panitia Pekan Pendidikaan Tinggi Jakarta Ke-IX pada tanggal 15 Januari 2016. Tanda pengenal dibatasi hanya untuk 4 (empat) orang untuk setiap stand, permintaan penambahan dapat diajukan secara tertulis (lihat formulir NAME BADGES). Tanda pengenal ini bukan tanda masuk Pertemuan dan program lainnya. 21. PENGUNJUNG PAMERAN Seluruh pengunjung yang terdaftar dapat memasuki seluruh ruangan pameran. 22. KEBIJAKAN LARANGAN MEROKOK Pekan Pendidikan Tinggi Jakarta Ke-IX adalah pameran yang bebas rokok 5
EVENT GUIDELINES 23. GUDANG / TEMPAT PENYIMPANAN SELAMA PAMERAN Kebutuhan untuk menggunakan gudang / tempat penyimpanan selama berlangsungnya pameran dapat menghubungi pihak panitia. 24. BUKU KATALOG PAMERAN Buku catalog pameran akan didistribusikan kepada seluruh peserta Pekan Pendidikan Tinggi Jakarta Ke-IX. Seluruh peserta pameran dapat melengkapi Profil Institusi seperti gambar untuk dimasukkan ke dalam buku catalog. Pihak Panitia Pekan Pendidikan Tinggi Jakarta Ke-IX tidak akan menterjemahkan keterangan mengenai produk ataupun pelayanan yang dilakukan oleh para peserta pameran. Penyelenggara akan mengambil segala langkah untuk memastikan agar bahan yang diserahkan oleh peserta pameran untuk dapat dimasukkan ke dalam buku catalog sebelum 15 Januari 2016. 25. IKLAN & PROMOSI Penawaran publikasi dapat dilihat di dalam catalog pameran Silahkan hubungi Diana Filemia Hp. 0813 6330 5295 untuk penambahan informasi dan promosi mengenai produk dan perusahaan selama acara berlangsung. 1. Penerbit memiliki hak untuk memperbaiki dan membatalkan segala bentuk iklan berdasarkan keputusannya 2. Batas waktu untuk penyerahan iklan tanggal 15 Januari 2016. 3. Informasi teknis : gambar di-scan dengan menggunakan Adobe Photoshop, CMYK, dan 300dpi (Hi-resolution), dan disiapkan dalam format tiff, eps, jpg, atau psd 4. Seluruh materi iklan promosi produk dikirim ke Sekretariat PT. PRO FAJAR EKSIBIT INTERNATIONAL 26. PARTISIPASI PENGISIAN ACARA 1. Peserta dapat mengisi acara baik berupa presentasi atau talkshow atau hiburan yang akan ditampilkan di panggung selama kegiatan PEKAN PENDIDIKAN TINGGI JAKARTA Ke-IX berlangsung. Untuk kordinasi pengisi acara kepada panitia Sdri. Mila Amelia HP. 0813 9997 8881. 2. Peserta mengisi dan mengembalikan Formulir Pengisian Acara, pada form yang disediakandalam buku manual technical meeting ini selambatnya pada tanggal 20 Januari 2016, di fax ke 021-7994152, 7994152 Terima Kasih. 6
FORMULIR PENGISIAN ACARA Nama Instansi Peserta Pameran/Sponsor :... Nomor Stand Kepesertaan :... Penanggung Jawab Pengisian Acara :... No. Telp/Fax :... Mobile Phone :... Dengan ini kami sampaikan bahwa instansi/institusi kami bermaksud untuk dapat mengisi kegiatan salah satu rangkaian acara selama event Pameran Kampus - Kampus Favorit 2016 berlangsung, yang waktu pertunjukannya akan ditetapkan oleh Panitia Pengatur Acara. Jenis acara yang diikuti : Group Kesenian *) Talkshow dan Presentasi **) *Contreng acara yang dipilih *) Panitia hanya menyediakan Disc Player **) Mohon dipersiapkan peralatan yang dibutuhkan, panitia hanya menyediakan perlengkapan Standar (Meja, Kursi, Microphone) Formulir kami terima paling lambat 25 Januari 2016 Demikian kami sampaikan. Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih....,... 20... Nama Jelas / Jabatan (...) Penanggung Jawab 7
FORMULIR PENGISIAN ACARA Submit Before 15 Januari 2016 Nama Instansi : Contact Person : Stand No : No. HP : Isi dengan lengkap dan kembalikan ke PT. PRO FAJAR EKSIBIT INTERNATIONAL Jl. H. Samali No. 39B, Kel. Kalibata Kec. Pancoran Jakarta Selatan 12740 Telp +6221-79198214, +6221-7994152, Fax: +6221 79198214. Email : kampus2favorit@yahoo.com Bersama ini kami sampaikan bahwa instansi kami bermaksud berpartisipasi dalam pengisian acara di panggung kesenian Kampus Kampus Favorit 2016. Jenis Pertunjukkan :... Jumlah Peserta :... Jenis Peralatan yang dibutuhkan :... Tanggal dan Pukul Pertunjukkan yang diinginkan :......,... 20... (...) 8
FASCIA NAME Submit Before 15 Januari 2016 Isi dengan lengkap dan kembalikan ke PT. PRO FAJAR EKSIBIT INTERNATIONAL Jl. H. Samali No. 39B, Kel. Kalibata Kec. Pancoran Jakarta Selatan 12740 Telp +6221-79198214, +6221-7994152, Fax: +6221 79198214. Email : kampus2favorit@yahoo.com Formulir ini harus di isi dengan lengkap dan dikembalikan oleh peserta pameran yang hanya menggunakan standard stand. Tulis nama peserta pameran dengan huruf besar dan tidak melebihi 30 abjad. PESANAN TERLAMBAT tidak bisa digaransi / LATE ORDERS cannot be guaranteed. Note: 1. Biaya pembuatan nama sudah termasuk di paket standard stand. 2. Bilamana form ini tidak kembali. Kontraktor utama akan menggunakan data yang diberikan oleh Penyelenggara. 3. Kontraktor utama tidak bertanggung jawab atas kesalahan pengetikan dan perubahan yang terjadi di lapangan. Nama Peserta : Kontak : Jabatan : Tel. No. : Fax. No. : Stand : Email :...,... 20... (...) 9
NAME BADGES Submit Before 15 Januari 2016 Isi dengan lengkap dan kembalikan ke PT. PRO FAJAR EKSIBIT INTERNATIONAL Jl. H. Samali No. 39B, Kel. Kalibata Kec. Pancoran Jakarta Selatan 12740 Telp +6221-79198214, +6221-7994152, Fax: +6221 79198214. Email : kampus2favorit@yahoo.com NAME BADGES FOR EXHIBITION STAFF FORM Untuk Menghindari antri panjang, mohon isi formulir ini dan kembalikan ke sekretariat paling lambat tanggal 15 Januari 2016. Tanda pengenal terbatas sesuai dengan jenis stand. Kalau memerlukan lebih dari yang tersedia, mohon ajukan secara tertulis. Nama Peserta : Kontak : Jabatan : Tel. No. : Fax. No. : Stand : Email : Nama Penjaga Pameran : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8....,... 20... (...) 10
ADDITIONAL EXHIBIT SUPPORT Submit Before 15 Januari 2016 Nama Instansi : Stand No : Contact Person : No. HP : No Items Price / Unit Quantity Total 1 Chair Rp. 100.000,- Rp. 2 Table Rp. 150.000,- Rp. Total Rp Catatan / Note : * Formulir penambahan harus dikirim paling lambat tanggal 15 Januari 2016 * Penambahan dilapangan akan dikenakan penambahan biaya 50 persen dari harga Awal dan tidak dijamin ketersediaan barang. * Harga adalah harga sewa selama pameran tidak termasuk PPN 10% Dengan ini saya memesan penambahan perlengkapan diatas untuk stand No dan akan segera melunasi pembayaran untuk pemesanan tersebut. Contact Name : Phone Number :...,... 20... (...) 11
ADDITIONAL ELECTRICAL ITEMS Submit Before 15 Januari 2016 Nama Instansi : Contact Person : Stand No : No. HP : Isi dengan lengkap dan kembalikan ke PT. PRO FAJAR EKSIBIT INTERNATIONAL Jl. H. Samali No. 39B, Kel. Kalibata Kec. Pancoran Jakarta Selatan 12740 Telp +6221-79198214, +6221-7994152, Fax: +6221 79198214. Email : kampus2favorit@yahoo.com No Items Price / Unit Quantity Total 1 Power Point 2 Amp, 1 phs Rp. 500.000,- 2 Power Point 4 Amp, 1 phs Rp. 700.000,- 3 Power Point 6 Amp, 1 phs Rp. 900.000,- 4 Power Point 10 Amp, 1 phs Rp. 1.200.000,- 5 Power Point 16 Amp, 1 phs Rp. 1.500.000,- 6 Meta hi-lite / halogen Rp. 700.000,- 7 3 way socket Rp. 100.000,- Total Note : * Harga tidak termasuk PPN 10% dan berdasarkan harga sewa. * Penambahan lampu dan stop kontak tidak termasuk daya listrik * Formulir penambahan harus diajukan selambatnya tanggal 15 Januari 2016. * Penambahan 50% dari harga awal bagi pesanan terlambat / di lapangan, hanya menerima pembayaran tunai dan berdasarkan ketersedian barang. Dengan ini saya memesan penambahan perlengkapan diatas untuk stand No Saya segera sertakan pembayaran untuk pesanan tersebut. Contact Name : Phone Number :...,... 20... (...) 12
INDEPENDENT CONTRACTOR Submit Before 15 Januari 2016 Nama Instansi : Contact Person : Stand No : No. HP : Isi dengan lengkap dan kembalikan ke PT. PRO FAJAR EKSIBIT INTERNATIONAL Jl. H. Samali No. 39B, Kel. Kalibata Kec. Pancoran Jakarta Selatan 12740 Telp +6221-79198214, +6221-7994152, Fax: +6221 79198214. Email : kampus2favorit@yahoo.com Kita akan menggunakan kontraktor stand lain terlampir denah dan desain perencanaan dan detail penggunaan listrik. Kami memahami bahwa semua pemasangan jaringan kabel listrik akan dilaksanakan oleh Kontraktor Utama. Kami sebagai peserta dan kontraktor yang kami tunjuk akan mematuhi semua peraturan yang ditentukan oleh pihak penyelenggara pameran khususnya yang tertera di form ini. Berikut ini adalah perusahaan kontraktor pameran yang kami tunjuk pelaksanaan pekerjaan stand khusus kami. Nama Alamat Stand Number Tel. No. Perusahaan Nama / Contact Person Stand / Booth : : : : Fax. No. : : : Jabatan / Designation : : Email : Tanda Tangan / Signature : 13
FORMULIR CHECK - LIST Submit Before 15 Januari 2016 Nama Instansi : Contact Person : Stand No : No. HP : NO ITEMS QUANTITY Date : Time : DELIVERED BY A KNOWLEDGE SECURITY RECEIVED BY Name : Name: Name: 14
INFORMASI LEBIH LANJUT HUBUNGI YULINA SARI PROFAJAR EKSIBIT INTERNASIONAL Hp : 0813 1097 0221 Telp : 021-79198214 Fax : 021-7994152 E-mail : peserta@kampuskampusfavorit.com www.kampuskampusfavorit.com PROFAJAR EKSIBIT INTERNASIONAL Jl. H. Samali No. 39 Pasar Minggu Jakarta Selatan 12740 - Indonesia