SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN KECAMATAN GABUS KABUPATEN PATI Naskah Publikasi diajukan oleh Rifky Ubaidillah Arifiyanto 07.11.1779 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
POPULATION INFORMATION SYSTEM SUBDISTRICT GABUS DISTRICT PATI SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN KECAMATAN GABUS KABUPATEN PATI Rifky Ubaidillah Arifiyanto 07.11.1779 Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Management of population registration is the responsibility of the district / city, which in practice started from the village / sub as the spearhead of registration. In the services there needs to be link is through the subdistricts to provide the information correctly and quickly to keep residents as customers feel they have received outstanding service. Problems on the bio-data collection into subdistrict Gabus is still use manual data collection system. This would be lead to swelling in the form of paper records and difficulty in re-search data. Troubleshooting solutions of the case is to make a Population Information System in that subdistrict. The application is developed using the software Microsoft Visual Basic 6.0, and MySQL Server 2007. The existence of these applications is expected to replace the old system (manual) with the new system (computerized), so that the population data processing will be faster, more accurate and the information generated will have higher quality and value. Furthermore, with the application, the employee will be more convenient and efficient in their work and leadership can easily access information about the development of people in the area without the need to find paper files stacked piles. Keywords: Information Systems, Population.
1. PENDAHULUAN Pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab kabupaten / kota, yang dalam prakteknya dimulai dari desa / kecamatan sebagai ujung tombak pendaftaran. Dalam layanan perlu ada link melalui kecamatan untuk memberikan informasi yang benar dan cepat untuk menjaga warga sebagai pelanggan merasa bahwa mereka telah menerima layanan yang luar biasa. Masalah pada pengumpulan biodata di Kecamatan Gabus ini masih menggunakan sistem pengumpulan data manual. Hal ini akan mengakibatkan pembengkakan dalam bentuk catatan kertas dan kesulitan dalam pencarian data kembali. Dalam dunia komputer, salah satu media yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan adalah komputerisasi, sebuah sistem dalam pengolahan data yang digunakan sebagai sumber informasi yang dapat dijadikan bahan pengambil keputusan yang tepat. Oleh karena SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN KECAMATAN GABUS KABUPATEN PATI dirancang dan disusun sebagai judul dalam skripsi ini. Adanya Aplikasi ini, diharapkan dapat menggantikan sistem yang lama (manual) dengan sistem baru (komputerisasi), sehingga pengolahan data kependudukan akan lebih cepat, akurat dan informasi yang dihasilkan akan lebih berkualitas dan bernilai. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. Karakteristik sistem yang membedakan sistem satu dengan sistem lainnya antara lain : 1. Batasan (boundary) 4. Keluaran (output) 2. Lingkungan 5. Komponen (component) (environment) 6. Penghubung (Interface) 3. Masukan (input) 7. Penyimpanan (storage) 3. ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis kelemahan sistem Untuk mengetahui kelemahan dari sistem lama digunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service). 3.2 Analisis kebutuhan sistem 3.2.1 Analisis fungsional sistem 1. Sistem dapat melakukan entry data yang berhubungan dengan pendataan penduduk 2. Sistem harus dapat menginputkan data kependudukan 3. Sistem dapat merubah data kependudukan 4. Sistem dapat menampilkan dan mencetak laporan kependudukan 3.2.2 Analisis non-fungsional sistem 1. Kebutuhan perangkat keras. Procesor Intel Core 2 Duo E4600 2,40 GHz RAM DDR 2 1GB ADATA PC-6400 MB Biostar Intel G31 Casing Powerlogic PSU 450 Watt Hardisk Samsung 160 GB Sata 2,5 Monitor LG LCD 15,6 Widescreen DVD RW Lite-on Sata 24x
Keyboard Logitech K100 Logitech B100 Optical Mouse USB/PS2 2. Kebutuhan perangkat lunak. Windows XP Visual Basic 6.0 Profesional Microsoft access 3. Kebutuhan pengguna Dalam kebutuhan pembuatan dibutuhkan programmer dan analis. Tugas analis adalah orang yang mempelajari masalah dan kebutuhan untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian bisnis. Tugas programmer adalah mengubah spesifikasi sistem yang diberikan oleh analis sistem ke dalam instruksi yang bisa dijalankan oleh komputer. 3.3 Analisis kelayakan sistem Dalam pengembangan sistem yang abru ada beberapa hal dalam keterkaitannya layak atau tidak sistem perencanaan pengembangan sistem tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru ada beberapa kelayakan yang harus dipertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan pengembangan sistem tersebut. Kelayakan teknis Teknologi yang digunakan baik itu perangkat keras maupun perangkat lunak sudah bisa di dapatkan dengan mudah di pasaran. Sudah banyak yang menerapkan sistem informasi kependudukan di kantor kependudukan dan pencatatan sipil di Kabupaten tertentu. Dari uraian tersebut maka dilihat dari kelayakan teknologi pengembangan dari penggunaan sistem ini layak untuk dikerjakan. Kelayakan operasional Perlu di adakan pelatihan dengan sumber daya manusia tersebut.setelah diadakan pelatihan tersebut maka diharapkan sumber daya manusia dapat mengoperasikan aplikasi sebagaimana
mestinya. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan operasional sistem ini dikatakan layak. Kelayakan hukum Sistem informasi kependudukan yang dibuat tidak boleh melanggar peraturan yang berlaku di Indonesia terutama dalam hal perijinan pemakaian aplikasi sistem. Dalam system informasi kependudukan ini perangkat lunak yang digunakan bersifat legal dan tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan hukum sistem ini dikatakan layak. Kelayakan ekonomi Analisis ekonomi ada dua komponen yaitu komponen biaya dan manfaat. a. Komponen Biaya 1. Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi terdiri dari: Biaya personil : gaji programmer, gaji analis sistem, Biaya dari pengadaan perangkat lunak dan perangkat keras. 2. Biaya yang berhubungan dengan penerapan sistem terdiri dari: Biaya variable : biaya pelatihan petugas, biaya konversi sistem Biaya tetap : biaya overhead (biaya pemakaian listrik). b. Komponen Manfaat Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan didalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk nilai uang.
4. Perancangan sistem 4.1 Perancangan proses Flowchart Penduduk KK Desa Kelahiran Kematian Kedatangan Kepindahan Input Penduduk Input KK Input Desa Input Kelahiran Input Kematian Input Kedatangan Input Kepindahan Pengolahan Penduduk Pengolahan KK Pengolahan Desa Pengolahan Kelahiran Pengolahan Kematian Pengolahan Kedatangan Pengolahan Kepindahan Penduduk KK Desa Kelahiran Kematian Kedatangan Kepindahan Pembuatan Laporan Laporan Gambar 4.1 Flowchart DFD level 0 Admin Input data operator 0 Sistem Informasi Kependudukan Laporan Operator Laporan Input data penduduk Gambar 4.2 DFD level 0
DFD level 1 username dan password User Pemeriksaan username dan password 2 Proses data Individu Kematian 1 Proses Login Input data laporan Kelahiran kedatanga n 3 Proses penambahan penduduk 4 Proses pengurangan penduduk Output 5 Proses data keluarga Kepindahan Gambar 4.3 DFD level 1 4.2 Perancangan interface Perancangan form utama Sistem Informasi Kependudukan Sistem Informasi Kependudukan File Proses Laporan Gambar 4.4 rancangan form utama Sistem Informasi Kependudukan
5. Implementasi dan Pembahasan 5.1 Pemrograman Pembuatan database base berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Di dalam database terdapat table, view, stored procedure dan trigger. Pembuatan form / interface Form adalah tempat membuat tampilan (user interface) untuk program aplikasi. Pembuatan tabel Tabel adalah bagian pembentuk database yang berupa kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen sama, atribut sama, tapi berbeda data valuenya. 5.2 Tes program Syntax error Run time error Logical error 5.3 Instalasi sistem Instalasi aplikasi merupakan langkah awal untuk melakukan pengujian sistem. Namun sebelum proses instalasi dilakukan, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan guna proses instalasi baik segi hardware maupun software (system requirement). 5.4 Tes sistem White box testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris baris program, variabel dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.
Black box testing Black box testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses yang diinginkan. 5.5 Pelatihan Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem informasi. Personil akan dilatih terlebih dahulu dimaksudkan agar dalam pelaksanaan operasi dapat berjalan lancar. Pada pelatihan difokuskan dalam pengoperasian sistem, yaitu : mempersiapkan input, memproses data, menampilkan laporan. 5.6 Konversi system Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan adapun metode konversi sistem yang di pakai adalah konversi parallel ( parallel convertion ). Konversi parallel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu. Tujuan sistem ini di operasikan bersama-sama untuk meyakinkan apakah benar sistem yang baru lebih baik dari pada sistem yang lama. 5.7 Pemeliharaan Pemeliharaan sistem pada aplikasi pendaftaran siswa baru ini tergolong mudah, karena sistem ini memang dirancang untuk digunakan oleh umum. Artinya semua kalangan yang walaupun tanpa memiliki basic pemrograman program, administrasi komputer, maupun ilmu komputer yang lebih, masih dapat menggunakan program ini. Maintenance Syistem hanya difokuskan proses back-up file dari database serta pengolahan data secara berkala. Dengan cara demikian kita akan mendapatkan beberapa file back-up
sekaligus, serta dengan data yang sama pada kedua file atau beberapa file yang telah terbentuk. 5.8 Manual program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai dalam penggunaan sistem yang diusulkan penulis. 1. Form login Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah personil yang diberi wewenang. Gambar 5.1 Form Login 2. Form Utama Tampilan menu utama ini berfungsi sebagai induk semua menu yang digunakan untuk menjalankan proses pengolahan data. Gambar 5.2 Form Utama
Pilihan-pilihan dalam menu utama adalah sebagai berikut: 1) File Menu File berisi beberapa sub menu yang difungsikan untuk pengolahan data, adapun sub menu tersebut adalah sebagai berikut : Kelurahan RW RT KK Penduduk Petugas Sign Out Exit 2) Proses Perpindahan Penduduk Kedatangan Penduduk Kelahiran Kematian 3) Laporan Laporan Kelurahan Laporan RT Laporan RW Laporan Perpindahan Laporan Kematian Laporan Kelahiran Laporan Kematian
6. Penutup 6.1 Kesimpulan Dari penelitian ini didapatkan beberapa kesimpulan antara lain: 1. Basis data kependudukan di Indonesia masih belum terorganisasi dengan baik. 2. Kemampuan aplikasi kependudukan offline lebih murah dan dapat digunakan sebagai alternatif dari aplikasi kependudukan online yang dibuat oleh pemerintah. 3. Peranan penggunaan NIK Nasional dan basis data kependudukan penting dalam peneggakan tertib dokumen atau administrasi kependudukan, sehingga harus mendapat perhatian sungguh-sungguh pemerintah 6.2 Saran 1. Aplikasi ini dapat dikembangkan menjadi client server, sehingga antara desa dan kecamatan bisa saling terhubung dalam satu database agar keakuratan informasi terpenuhi. 2. Diharapkan untuk penelitian berikutnya yang bersifat infentarisasi suatu objek, sebaiknya mempertimbangkan penggunaan perangkat lunak yang lebih mudah penginstalan pada komputer yang lain, misalkan Java. 3. Diharapkan untuk selanjutnya aplikasi ini dapat diperbaiki, sehingga proses updating data spasial dapat dilakukan dengan lebih mudah. 4. Penataan landasan hukum untuk tertib penyelenggaraan pelayanan maupun kepemilikan dokumen kependudukan, dalam bentuk penerbitan Undang-undang Administrasi Kependudukan serta harmonisasi berbagai peraturan perundang-undangan yang relevan, hendaknya segera diwujudkan karena undang-undang tersebut merupakan dasar (platform) untuk berbagai penegakkan reformasi di segala bidang layaknya di negara-negara maju.
DAFTAR PUSTAKA Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Jogiyanto, H M. 1989. Analisis & Desain. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Tim. 2009. Pedoman Penyusunan Proposal dan Laporan Skripsi. Edisi 2009. S1 Sistem Informatika & Teknik Informatika STMIK Amikom Yogyakarta. Sunyoto, Andi. (2007), Pemrograman base dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta : Andi Offset.