GARIS PANDUAN CUTI BELAJAR

GARIS PANDUAN CUTI BELAJAR SKIM LATIHAN AKADEMIK BUMIPUTERA (SLAB) UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA (UPNM)

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Pendahuluan 1 Definisi 1 Syarat dan Kelayakan Cuti Belajar 2 Syarat-Syarat Permohonan Dalam Negara 2 Syarat-Syarat Permohonan Luar Negara 3 Punca Kuasa 4 SEKSYEN A SEBELUM CUTI BELAJAR 1. CUTI BELAJAR 5 1.1 Tempoh 5 1.2 Tarikh Mula 5 1.3 Tarikh Tamat 5 2. Institusi Pengajian 6 3. Taraf Kesihatan 6 4. Cuti Rehat 6 5. Perjanjian 7 iii

ISI KANDUNGAN SEKSYEN B SEMASA CUTI BELAJAR MUKA SURAT 1. Maklumat Diri di Tempat Pengajian 8 2. Bukti Pendaftaran 9 3. Maklumat Kursus dan Tajuk Penyelidikan 9 4. Laporan Kemajuan 9 5. Pertukaran Tempat Pengajian 10 6. Gaji dan Elaun 10 7. Biasiswa dan Elaun 11 7.1 Tempoh 11 7.2 Maklumat Elaun 11 7.2.1 Elaun Sara Hidup 11 7.2.2 Elaun Buku Dan Alat Perkakas 11 7.2.3 Elaun Latihan Praktik 11 7.2.4 Elaun Akhir Pengajian 12 7.2.5 Elaun Tesis 13 7.2.6 Elaun Pakaian Panas 13 iv

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT 7.2.7 Elaun Penempatan 14 7.2.8 Elaun Bantuan Keluarga 15 7.2.9 Elaun Bantuan Sewa Rumah 15 7.3 Yuran / Bayaran 16 7.3.2 Yuran IELTS / TOEFL 18 7.3.3 Tiket Penerbangan 18 7.3.4 Pembayaran Balik Tuntutan 19 7.4 Perlindungan Insuran 19 8. Bantuan Luar 19 9. Kemudahan Yang Diberi Semasa Cuti Belajar 9.1 Pembiayaan Pembentangan Kertas Kerja 20 20 9.1.1 Cara Memohon 20 9.1.2 Syarat-Syarat 21 9.1.3 Kos Pembiayaan 22 v

ISI KANDUNGAN 9.2 Mengutip Data Penyelidikan di Malaysia MUKA SURAT 22 9.3 Menjalankan Penyelidikan ke Luar Negara 10. Pengesahan Kelulusan Kertas Cadangan Ph.D/Ph.D Candidature 23 23 11. Lanjutan Tempoh Pengajian 24 11.1 Cara Memohon 24 11.2 Tempoh 25 12. Tatatertib 25 13. Tanggungjawab Khusus dalam Tempoh Cuti Belajar 25 13.1 Kelakuan 25 13.2 Kegiatan Politik 26 14. Sakit Teruk dan Berpanjangan 26 15. Pulang ke Malaysia Sebelum Tamat Pengajian 27 vi

ISI KANDUNGAN SEKSYEN C SELEPAS PENGAJIAN 1. Menyempurnakan Pengajian dalam Tempoh Asal MUKA SURAT 28 2. Melapor Diri Bertugas 28 3. Penyerahan Tesis / Disertasi 28 4. Gagal Pengajian 29 5. Hak Universiti 29 vii

Pendahuluan Garis Panduan Cuti Belajar ini diwujudkan bagi memberi maklumat kepada pegawai akademik yang berhasrat untuk menyambung pengajian di peringkat Sarjana atau PhD sama ada di dalam negara atau luar negara. Garis panduan ini merangkumi panduan pelaksanaan, syaratsyarat, tanggung jawab dan perjanjian cuti belajar. Skim cuti belajar terbahagi kepada dua (2) iaitu Skim Latihan Akademik Bumiputera (SLAB) dan Skim Latihan Akademik IPTA (SLAI). Definisi Definisi dalam garis panduan ini adalah seperti berikut: a) Cuti Belajar ialah tempoh di mana seseorang pegawai dibenarkan meninggalkan tugasnya untuk berkursus secara sepenuh masa untuk mendapatkan kelayakan yang lebih tinggi daripada kelulusan asalnya dengan keizinan Universiti dan memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan. b) Universiti adalah Universiti Pertahanan Nasional Malaysia. c) KPM adalah Kementerian Pendidikan Malaysia dan JPT merujuk kepada Jabatan Pengajian Tinggi. d) Fakulti adalah mana-mana fakulti/pusat/institut yang ditubuhkan oleh Universiti Pertahanan Nasional Malaysia. e) Keluarga merujuk kepada pasangan sama ada suami/isteri dan maksimum tiga (3) orang anak berumur tidak melebihi 18 tahun. f) TOEFL bermaksud Test of English as a Foreign Language yang dilaksanakan oleh Educational Testing Service International. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 1

g) IELTS bermaksud International English Language Testing System yang dilaksanakan oleh British Council. h) Elaun bermaksud bayaran selain daripada gaji dibayar oleh universiti dalam bentuk wang mengikut kadar dan syarat yang telah ditentukan oleh perkhidmatan di mana pegawai dan kakitangan itu bertugas. i) Biasiswa bermaksud bantuan penuh pengajian yang diberikan oleh sesebuah organisasi penaja kepada individu yang ditaja. j) IPTA ialah Institusi Pengajian Tinggi Awam k) IPTS ialah Institusi Pengajian Tinggi Swasta l) SLAB ialah Skim Latihan Akademik Bumiputera m) SLAI ialah Skim Latihan Akademik IPTA n) THE ialah Times Higher Education o) QS ialah QS World University Rankings Syarat Dan Kelayakan Cuti Belajar Syarat-Syarat Permohonan Dalam Negara a) Warganegara Malaysia; b) Telah disahkan dalam perkhidmatan; c) Permohonan diperakukan oleh pihak universiti; d) Lulus pemeriksaan kesihatan; e) Mendapat tawaran dari tempat pengajian; f) Menyediakan kertas cadangan (proposal) penyelidikan yang telah diperakukan oleh Jawatankuasa Panel di peringkat fakulti/pusat; UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 2

g) Berumur tidak lebih daripada 45 tahun untuk peringkat pengajian Sarjana dan 43 tahun bagi peringkat PhD semasa permohonan dibuat; h) Memiliki Ijazah Sarjana Muda dengan PNGK 3.0 ke atas atau Kelas Dua Atas atau setaraf dengannya (mulai 1 September 2011, tiada pelantikan baharu selepas pemansuhan jawatan Tutor/Pensyarah Muda oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA)); i) Telah mengikuti Kursus Persediaan SLAB/SLAI secara komprehensif; j) Tidak menerima sebarang bentuk penajaan daripada lain-lain penaja; k) Tiada ikatan perjanjian dengan pihak-pihak lain; dan l) Bebas dari tindakan mahkamah atau tindakan tatatertib Syarat-Syarat Permohonan Luar Negara a) Merujuk kepada Syarat-syarat Permohonan Dalam Negara (a l); b) Mendapat tawaran masuk ke universiti yang mempunyai ranking atau rating yang ditetapkan (QS/THE ); c) Tajuk penyelidikan / bahan kajian tidak berasaskan data dan sampel yang telah diperolehi dalam negara; d) Lulus IELTS band 6.5 / TOEFL 92 bagi universiti yang menggunakan Bahasa Inggeris untuk penulisan tesis; e) Lulus IELTS band 6.0 bagi universiti yang tidak menggunakan Bahasa Inggeris untuk penulisan tesis; UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 3

f) Calon yang memilih universiti yang mensyaratkan calon mengikuti kursus persediaan pada tahun pertama diikuti dengan tiga (3) tahun penyelidikan tidak akan dipertimbangkan (kecuali calon Ph.D yang tidak mempunyai kelayakan sarjana). Tawaran bersyarat yang dikenakan oleh universiti yang dipilih tidak akan dipertimbangkan g) Lulus Tapisan Keselamatan Kerajaan; dan h) Lulus dengan jayanya Kursus Khas Kenegaraan anjuran Biro Tatanegara (sah laku 2 tahun) Punca Kuasa a) Pekeliling Pentadbiran Bilangan 4 Tahun 2009 Kementerian Pengajian Tinggi b) Pekeliling Pentadbiran Kementerian Pengajian Tinggi Bilangan 1 Tahun 2011 c) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2009 Jabatan Perkhidmatan Awam d) Garis Panduan Kemudahan Cuti Belajar Kepada Pegawai Awam Yang Mengikuti Kursus Jangka Sederhana Dan Kursus Jangka Panjang Secara Sepenuh Masa Jabatan Perkhidmatan Awam e) Surat daripada Kementerian Pengajian Tinggi berkenaan Pengesahan Kelulusan Kertas Cadangan Ph.D / Ph.D Candidature f) Mesyuarat Eksekutif Naib Canselor Universiti (EXCO) Bil. 4/2013 UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 4

SEKSYEN A SEBELUM CUTI BELAJAR 1. Cuti Belajar 1.1 Tempoh Tempoh Cuti Belajar adalah sebagaimana yang telah diluluskan oleh KPM. 1.2 Tarikh Mula 1.2.1 Luar negara: Tujuh (7) hari sebelum tarikh pendaftaran. Dalam negara: Satu (1) hari sebelum tarikh pendaftaran. 1.3 Tarikh Tamat 1.3.1 Sama ada : i. Sehari selepas peperiksaan berakhir atau tarikh tesis dikemukakan bagi kali terakhir; atau ii. Tarikh diarahkan kembali oleh Universiti. 1.3.2 Universiti boleh menamatkan kelulusan Cuti Belajar pada tarikh yang lebih awal bergantung kepada tarikh tamat pengajian atau tarikh disempurnakan syarat-syarat bergraduat. 1.3.3 Luar negara: Pegawai yang menamatkan pengajian dikehendaki melapor diri bertugas selewat-lewatnya tujuh (7) hari selepas tarikh tamat Cuti Belajar. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 5

Dalam negara: Pegawai yang menamatkan pengajian dikehendaki melapor diri bertugas satu (1) hari selepas tarikh tamat Cuti Belajar. 2. Institusi Pengajian 2.1 Luar negara: Pemilihan institusi pengajian hendaklah menepati syarat yang terkandung dalam para 12 Pekeliling Pentadbiran KPM bil. 1/2011 atau yang terkini. Dalam negara : Institusi Pengajian mestilah IPTA atau IPTS yang diiktiraf oleh Kementerian Pendidikan Malaysia. 3. Taraf Kesihatan Dalam negara/ Luar negara 3.1 Semua pegawai yang diluluskan cuti belajar hendaklah menjalani pemeriksaan kesihatan dan Laporan penuh pemeriksaan tersebut perlu diserahkan kepada Unit Cuti Belajar bersamasama perjanjian Cuti Belajar sebelum bertolak ke institusi pengajian. 4. Cuti Rehat Dalam negara/ Luar negara 4.1 Tiada cuti rehat dibenarkan kepada pegawai yang sedang cuti belajar. 4.2 Cuti yang tidak dihabiskan sebelum pegawai pergi cuti belajar akan dikira luput. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 6

5. Perjanjian Dalam negara / Luar negara 5.1 Pegawai dikehendaki menghadiri sesi taklimat dengan Pendaftar/Pegawai Jabatan Pendaftar sebelum cuti belajar. 5.2 Pegawai dikehendaki menandatangani Perjanjian Cuti Belajar. 5.3 Pegawai terikat untuk berkhidmat dengan Universiti setelah tamat pengajian selama tempoh yang ditetapkan. 5.4 Tempoh ikatan perjanjian dan jumlah ganti rugi sekiranya pegawai mungkir perjanjian adalah seperti yang dinyatakan dalam Perjanjian Cuti Belajar. 5.5 Sekiranya pegawai tidak menandatangani atau menyempurnakan perjanjian dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh surat kelulusan Cuti Belajar atau sebelum pegawai berlepas ke tempat pengajian, mana yang terdahulu, maka kelulusan Cuti Belajar / Biasiswa akan ditarik balik. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 7

SEKSYEN B SEMASA CUTI BELAJAR 1. Maklumat Diri Di Tempat Pengajian Dalam negara/ Luar negara 1.1 Pegawai dikehendaki memaklumkan Unit Cuti Belajar dan Jabatan Penuntut Malaysia (luar negara sahaja) tentang ketibaan di negara/institusi pengajian. 1.2 Borang maklumat diri lengkap dengan alamat kediaman, nombor telefon, alamat e-mel dan maklumat bank di negara tempatan pengajian mesti diserahkan kepada Unit Cuti Belajar selewat-lewatnya dua minggu dari tarikh pendaftaran. 1.3 Sebarang perubahan maklumat diri perlu dikemukakan kepada Unit Cuti Belajar dengan segera. 1.4 Alamat surat-menyurat universiti adalah seperti berikut: Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar Universiti Pertahanan Nasional Malaysia (UPNM) Kem Sungai Besi 57000 Kuala Lumpur (U.P.: Unit Cuti Belajar) Tel: 03-90513070/03-90514605 Email: admincb@upnm.edu.my UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 8

2. Bukti Pendaftaran Dalam negara/ Luar negara 2.1 Bukti bertulis bagi mengesahkan pendaftaran seperti slip pendaftaran mesti dimajukan bersama-sama borang maklumat diri. 3. Maklumat Kursus Dan Tajuk Penyelidikan Dalam negara/ Luar negara 3.1 Setelah mendaftar di tempat pengajian, pegawai dikehendaki mengemukakan maklumat berikut dalam tempoh 3 bulan : 3.1.1 Peringkat Sarjana: Jumlah kredit/unit/mata pelajaran/borang Perancangan Pengajian yang perlu diambil untuk menyempurnakan kursus/penyelidikan. 3.1.2 Peringkat Ph.D: Borang Perancangan Pengajian yang disahkan oleh penyelia. 4. Laporan Kemajuan Dalam negara/ Luar negara 4.1 Pegawai dikehendaki menghantar laporan akademik dengan menggunakan Borang Laporan Kemajuan (Progress Report) setiap enam (6) bulan melalui fakulti sebelum dimajukan kepada Unit Cuti Belajar sepanjang tempoh Cuti Belajar. 4.2 Bagi pengajian secara kerja kursus, salinan keputusan peperiksaan setiap semester perlu dikemukakan dalam tempoh sebulan selepas keputusan peperiksaan diumumkan; UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 9

4.3 Markah Laporan Kemajuan akan digunakan bagi menggantikan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan bagi tujuan pergerakan gaji tahunan. 4.4 Walau bagaimanapun, pegawai masih perlu mengisi Laporan Penilaian Prestasi Tahunan sekiranya memulakan cuti belajar selepas bulan Julai tahun berkenaan. 4.5 Sekiranya peraturan ini tidak dipatuhi, Universiti boleh menahan biasiswa, gaji atau tidak memberi pergerakan gaji tahunan setelah notis dikeluarkan mengikut alamat tempat tinggal atau e-mel terkini. 5. Pertukaran Tempat Pengajian Dalam negara/luar negara 5.1 Sebarang pertukaran tempat pengajian perlu mendapat kelulusan fakulti dan pengesahan Jawatankuasa Cuti Belajar Universiti. 5.2 Luar negara: Sekiranya terdapat pertukaran dalam tempoh setahun, maka pegawai boleh dipanggil balik untuk menyambung pengajian di dalam negara. 6. Gaji Dan Elaun Dalam negara/ Luar negara 6.1 Semasa dalam tempoh Cuti Belajar, pegawai akan dibayar gaji serta elaun yang layak mengikut gred gaji jawatan hakiki. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 10

7. Biasiswa Dan Elaun Dalam negara / Luar negara 7.1 Tempoh Penaja akan membayar biasiswa dalam tempoh pengajian yang diluluskan. 7.1.1 Tarikh mula: Tarikh mula pendaftaran kursus atau seperti yang dinyatakan di dalam perjanjian Cuti Belajar. 7.1.2 Tarikh akhir: Tarikh tamat tempoh tajaan yang diluluskan oleh penaja. 7.2 Maklumat Elaun Semasa mengikuti kursus, pegawai boleh dipertimbangkan elaun-elaun dengan syaratsyarat berikut:- 7.2.1 Elaun Sara Hidup Tujuan bagi menyara hidup semasa pengajian. Dibayar mengikut kadar bulanan bagi setiap tiga (3) bulan bagi luar negara. 7.2.2 Elaun Buku dan Alat Perkakas Dibayar secara outright grant sekali setahun. 7.2.3 Elaun Latihan Praktik 7.2.3.1 Tertakluk kepada syarat-syarat di mana latihan tersebut dijalankan: i. Merupakan keperluan kursus yang diwajibkan oleh institusi pengajian; UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 11

ii. Mendapat sokongan penyelia; dan iii. Dijalankan dalam masa cuti semester. 7.2.3.2 Elaun latihan praktik tidak akan dibayar sekiranya : i. Latihan dijalankan dalam masa bukan cuti semester kecuali tempat latihan itu terletak 25 km di luar kawasan institusi pengajian; atau ii. Pegawai menerima bantuan atau kemudahan dari sumber lain. 7.2.4 Elaun Akhir Pengajian 7.2.4.1 Dibayar sekali selepas tamat tempoh kelulusan Cuti Belajar. 7.2.4.2 Tujuan elaun adalah untuk menampung semua perbelanjaan runcit seperti tambang perjalanan, cukai lapangan terbang, upah mengangkut barang, penginapan dan makan dari negara pengajian ke Universiti bagi melapor diri bertugas. 7.2.4.3 Dengan pemberian elaun ini, pegawai TIDAK BOLEH membuat apa-apa tuntutan UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 12

berkenaan tersebut. perbelanjaan 7.2.5 Elaun Tesis 7.2.5.1 Dibayar dengan syarat penyediaan tesis atau disertasi merupakan satu keperluan dalam kursus. 7.2.5.2 Pembayaran dibuat di akhir pengajian setelah pegawai mengemukakan satu salinan tesis atau disertasi kepada Universiti. 7.2.5.3 Salinan tesis atau disertasi yang dikemukakan adalah menjadi hak Universiti dan atas kebenaran Universiti boleh digunakan sebagai bahan bacaan atau rujukan oleh pegawai-pegawai kerajaan, penuntut-penuntut atau orang perseorangan. Bagi pengajian luar negara, terdapat elaun tambahan yang akan dibayar. 7.2.6 Elaun Pakaian Panas Pembiayaan untuk pegawai akan dibayar oleh penaja, manakala kos berkaitan keluarga sahaja akan dibayar oleh pihak universiti. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 13

7.2.6.1 Syarat-syarat i. Negara pengajian adalah beriklim sederhana. ii. Pegawai atau keluarga tidak menerima elaun tersebut dalam tempoh tiga (3) tahun sebelumnya. 7.2.7 Elaun Penempatan 7.2.7.1 Dibayar sekali sebelum bertolak ke negara pengajian. 7.2.7.2 Tidak akan dibayar sekiranya pegawai sedang atau sudah berada di institusi tempat pengajian. 7.2.7.3 Tujuan elaun adalah untuk menampung semua perbelanjaan runcit seperti tambang perjalanan, cukai lapangan terbang, upah mengangkut barang, penginapan dan makan dari rumah ke negara pengajian untuk memulakan pengajian. 7.2.7.4 Dengan pemberian elaun ini, pegawai TIDAK BOLEH membuat apa-apa tuntutan berkenaan perbelanjaan tersebut. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 14

7.2.8 Elaun Bantuan Keluarga 7.2.8.1 Boleh dibayar kepada pegawai berkeluarga sahaja oleh Universiti. 7.2.8.2 Borang Permohonan Bawa Keluarga perlu dilengkap dan diserahkan kepada Unit Cuti Belajar. Elaun bantuan keluarga hanya dibayar apabila keluarga tinggal bersama-sama pegawai. 7.2.8.3 Unit Cuti Belajar mesti dimaklumkan bagi tujuan pelarasan elaun dalam keadaan seperti berikut: a) keluarga tidak lagi tinggal bersama pegawai di tempat pengajian b) pegawai berkahwin c) berlaku pertambahan bilangan anak atau kematian anak/pasangan. 7.2.8.4 Tindakan boleh diambil sekiranya pegawai gagal memaklumkan kepada Unit Cuti Belajar. 7.2.9 Elaun Bantuan Sewa Rumah 7.2.9.1 Boleh dibayar kepada pegawai berkeluarga sahaja oleh Universiti. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 15

7.2.9.2 Borang Permohonan Bawa Keluarga perlu dilengkapkan dan diserahkan kepada Unit Cuti Belajar. 7.2.9.3 Pegawai boleh memilih untuk dibayar Imbuhan Tetap Perumahan dengan kadar dalam negara, ATAU Elaun Bantuan Sewa Rumah dengan kadar luar negara mengikut kelayakan. 7.2.9.4 Unit Cuti Belajar mesti dimaklumkan bagi tujuan pelarasan elaun dalam keadaan seperti berikut: a) keluarga tidak lagi tinggal bersama pegawai di tempat pengajian b) pegawai berkahwin c) berlaku pertambahan bilangan anak atau kematian anak/pasangan. 7.2.9.5 Tindakan boleh diambil sekiranya pegawai gagal memaklumkan kepada Unit Cuti Belajar. 7.3 Yuran/Bayaran 7.3.1 Yuran Pengajian 7.3.1.1 Dibayar oleh penaja dalam tempoh kelulusan biasiswa. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 16

7.3.1.2 Bayaran permohonan kemasukan iaitu bayaran borang permohonan dan bayaran memproses borang permohonan ke tiga (3) institusi pengajian termasuk institusi yang diluluskan oleh penaja boleh dituntut daripada penaja biasiswa dengan melampirkan resit asal. 7.3.1.3 Tajaan merangkumi yuranyuran berikut:- i. Yuran kemasukan; ii. iii. iv. Yuran pendaftaran; Yuran pengajian termasuk yuran makmal dan syarahan; Yuran peperiksaan kursus; v. Yuran kesatuan penuntutpenuntut (jika diwajibkan oleh pihak institusi tempat pengajian). 7.3.1.4 Yuran-yuran lain yang diwajibkan oleh institusi pengajian hendaklah dirujuk kepada Universiti untuk dipertimbangkan. 7.3.1.5 Pegawai DIKEHENDAKI memaklumkan institusi pengajian agar mengemukakan invois atau bilbil tuntutan berkaitan dengan UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 17

yuran pengajian terus kepada Penaja Biasiswa 7.3.2 Yuran IELTS / TOEFL Pegawai yang telah mendapat kelulusan Cuti Belajar dan Biasiswa daripada Universiti untuk ke luar negara boleh dibiayai yuran peperiksaan IELTS atau TOEFL dengan syarat-syarat berikut: i. Pegawai belum memiliki sijil tersebut. ii. iii. Tarikh sijil IELTS / TOEFL sedia ada telah melebihi tempoh dua (2) tahun. Yuran dibiayai sekali sahaja bagi setiap peringkat pengajian. 7.3.3 Tiket Penerbangan 7.3.3.1 Syarat-syarat i. Sekali pergi dan balik; ii. Mengikut jalan terdekat dan termurah; iii. Perjalanan ditetapkan oleh Universiti; iv. Tambang kapal terbang kelas ekonomi menggunakan syarikat penerbangan MAS atau AIR-ASIA. Sekiranya tiada, boleh menggunakan syarikat penerbangan lain UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 18

dengan kadar yang paling murah; dan v. Tempahan perlu dibuat melalui Unit Cuti Belajar. 7.3.3.2 Tiket penerbangan hanya akan dikeluarkan setelah semua syarat dipenuhi seperti dalam surat kelulusan Cuti Belajar. 7.3.4 Pembayaran Balik Tuntutan Sebarang pembayaran balik tuntutan akan dibuat hanya setelah mendapat kelulusan Jawatankuasa Cuti Belajar Universiti. 7.4 Perlindungan Insuran 7.4.1 Bagi negara yang mewajibkan caruman insuran, staf wajib mencarum insuran di negara berkenaan. 7.4.2 Bagi negara yang tidak wajib mencarum insuran, staf mesti mencarum dalam skim insuran di Malaysia yang boleh meliputi perlindungan menyeluruh sehingga ke luar negara. 8. Bantuan Luar Dalam negara / Luar negara 8.1 Kecuali dengan kebenaran universiti dan penaja, pegawai TIDAK BOLEH menerima apa-apa UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 19

bantuan kewangan dan kemudahan dari sumber lain. 8.2 Sekiranya pegawai menerima elaun atau bayaran dari sumber lain tetapi TIDAK MELAPORKAN kepada Universiti, maka tindakan tatatertib yang sewajarnya boleh diambil ke atas pegawai dan kelulusan Cuti Belajar boleh ditarik balik. 9. Kemudahan Yang Diberi Semasa Cuti Belajar Dalam negara / Luar negara Kemudahan yang diluluskan untuk pegawai semasa cuti belajar adalah salah satu daripada kemudahan berikut: 9.1 Pembiayaan Pembentangan Kertas Kerja 9.1.1 Cara Memohon i. Permohonan dikemukakan terus kepada Unit Cuti Belajar melalui fakulti. ii. Borang permohonan yang lengkap dengan sokongan penyelia dan fakulti perlu sampai kepada Unit Cuti Belajar selewat-lewatnya tiga (3) bulan sebelum tarikh seminar / persidangan. iii. Pegawai tidak dibenarkan menghadiri seminar berkaitan sehingga mendapat surat kelulusan daripada penaja. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 20

iv. Kegagalan mengemukakan permohonan dalam masa yang ditetapkan atau mengemukakan permohonan yang tidak lengkap boleh menyebabkan permohonan ditolak / lewat diproses. 9.1.2 Syarat-Syarat Pembiayaan hanya akan dipertimbangkan sekiranya memenuhi syarat-syarat berikut : i. Taraf Seminar / Persidangan a) Mestilah bertaraf antarabangsa. b) Kertas kerja yang dibentangkan hendaklah diindeks oleh ISI, Scopus atau mana-mana persidangan yang berindeks. Kertas kerja yang diindeks akan memberi kesan kepada kerjaya dan universiti kerana maklumat tersebut direkodkan dan boleh disemak di laman web berkenaan (www.scopus.com). c) Bentuk Pembentangan d) Kehadiran di seminar adalah sebagai pembentang kertas kerja secara lisan. e) Pembentangan secara poster tidak akan dipertimbangkan. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 21

ii. Lokasi Seminar / Persidangan a) Berdasarkan Pekeliling Pentadbiran Kementerian Pengajian Tinggi Bil. 1 Tahun 2011 atau pindaannya. b) Walau bagaimanapun, pegawai di tempat pengajian luar Negara tidak dibenarkan membentang kertas kerja di Malaysia kecuali seminar / persidangan bertaraf antarabangsa dan diterbitkan di dalam jurnal berimpak tinggi. c) Pegawai wajib meletakkan nama dan alamat Universiti sebagai afiliasi dalam penerbitannya seperti berikut Universiti Pertahanan Nasional Malaysia. 9.1.3 Kos Pembiayaan Kos maksimum yang akan dibiayai oleh penaja adalah RM 5,000 meliputi perbelanjaan (seperti tambang, penginapan, makan dan yuran persidangan). 9.2 Mengutip Data Penyelidikan Di Malaysia 9.2.1 Pegawai dikehendaki mendapatkan kebenaran untuk pulang ke Malaysia bagi tujuan tersebut daripada Universiti dan penaja biasiswa. Permohonan kebenaran tersebut perlu dikemukakan ke fakulti sebelum dimajukan kepada Unit UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 22

Cuti Belajar dengan sokongan penyelia masing-masing selewat-lewatnya tiga (3) bulan sebelum mengutip data penyelidikan di Malaysia. 9.3 Menjalankan Penyelidikan Ke Luar Negara 9.3.1 Pegawai dibenarkan mengutip data dan menjalankan penyelidikan di luar negara bergantung kepada peruntukan yang mencukupi daripada penaja. Permohonan kebenaran tersebut perlu dikemukakan ke fakulti sebelum dimajukan kepada Unit Cuti Belajar dengan sokongan penyelia masingmasing selewat-lewatnya tiga (3) bulan sebelum menjalankan penyelidikan ke luar negara. 10. Pengesahan Kelulusan Kertas Cadangan Ph.D (Ph.D Candidature) 10.1 Pegawai peringkat Ph.D dikehendaki mengemukakan kelulusan kertas cadangan Phd proposal atau ujian komprehensif antara 18 hingga 24 bulan selepas memulakan pengajian kepada Unit Cuti Belajar dan pihak KPM. 10.2 Kegagalan menghantar pengesahan kelulusan tersebut boleh dikenakan tindakan penahanan elaun sara hidup atau ditamatkan penajaan sebagaimana yang ditetapkan dalam Pekeliling Pentadbiran Kementerian Pengajian Tinggi Bilangan 1 Tahun 2011 Para 14. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 23

11. Lanjutan Tempoh Pengajian Dalam negara / Luar negara Pegawai yang tidak berupaya menamatkan pengajian dalam tempoh kelulusan asal boleh dipertimbangkan lanjutan.walau bagaimanapun, pelanjutan bukan hak pegawai dan tidak diberikan secara automatik. 11.1 Cara Memohon 11.1.1 Permohonan dikemukakan kepada Unit Cuti Belajar melalui fakulti. 11.1.2 Borang permohonan yang lengkap dengan sokongan penyelia dan fakulti perlu sampai kepada Unit Cuti Belajar selewat-lewatnya enam (6) bulan sebelum tarikh tamat kelulusan asal Cuti Belajar. Ini bagi membolehkan permohonan dapat dimajukan oleh Unit Cuti Belajar ke KPM tiga (3) bulan sebelum tempoh tamat. 11.1.3 Pegawai hendaklah menyatakan dalam permohonan sama ada lanjutan biasiswa turut dipohon atau tidak (rujuk prinsip-prinsip pelanjutan penajaan dalam Pekeliling Kementerian Pendidikan Malaysia Bil. 1 tahun 2011) 11.1.4 Kegagalan mengemukakan permohonan dalam masa yang ditetapkan atau mengemukakan permohonan yang tidak lengkap boleh menyebabkan permohonannya ditolak / lewat diproses. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 24

11.2 Tempoh Pegawai boleh dipertimbangkan pelanjutan kali pertama selama enam (6) bulan dengan biasiswa. Manakala pelanjutan kedua hanya boleh diluluskan bagi kes-kes tertentu dan pegawai tidak akan diberikan biasiswa. 12. Tatatertib Dalam negara / Luar negara 12.1 Dalam tempoh Cuti Belajar, pegawai masih tertakluk kepada Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) dan pindaannya, serta Kaedah-kaedah Tatatertib Universiti. 12.2 Pegawai dikehendaki sepanjang masa berkelakuan baik selaras dan seimbang dengan tanggungjawab sebagai pegawai kerajaan Malaysia dan pegawai Universiti Pertahanan Nasional Malaysia. 13. Tanggungjawab Khusus Dalam Tempoh Cuti Belajar 13.1 Kelakuan 13.1.1 Menumpukan sepenuh perhatian kepada kursus yang diikuti dan menghadiri syarahan-syarahan / kuliah, latihan amali dan sebagainya yang ditetapkan oleh program pengajian; 13.1.2 Menduduki semua peperiksaan yang dijadualkan di dalam kursus yang diikuti itu; UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 25

13.1.3 Pegawai dikehendaki berkelakuan sebagai penuntut yang bertanggungjawab dan perlu mematuhi arahan-arahan / peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh Universiti dan kerajaan Malaysia dari masa ke semasa. Tindakan sewajarnya akan diambil sekiranya pegawai melanggar arahan atau peraturan yang dikeluarkan; 13.1.4 Sekiranya pegawai didapati atau dilaporkan terlibat dalam mana-mana kesalahan jenayah dan apa-apa salahlaku yang boleh mencemarkan nama baik Universiti, maka tindakan tatatertib akan diambil dan kelulusan Cuti Belajar akan ditamatkan. Sekiranya ini berlaku, pegawai akan dipanggil balik dan dikehendaki membayar ganti rugi sebagaimana yang ditetapkan di dalam Perjanjian. 13.2 Kegiatan Politik 13.2.1 Pegawai TIDAK BOLEH mengambil bahagian dalam apa-apa kegiatan politik (yang bertentangan dengan AUKU) di luar pengajian yang dilarang oleh Kerajaan atau Universiti. 14. Sakit Teruk Dan Berpanjangan Dalam negara / Luar negara 14.1 Pegawai dikehendaki memaklumkan ke Universiti sekiranya mengalami sakit yang berpanjangan sehingga menjejaskan pengajian UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 26

(disahkan oleh pakar perubatan daripada hospital kerajaan). 14.2 Universiti akan membuat pertimbangan berkenaan tindakan-tindakan yang berkaitan. 15. Pulang Ke Malaysia Sebelum Tamat Pengajian 15.1 Pegawai perlu memaklumkan secara bertulis kepada Unit Cuti Belajar untuk tujuan pulang ke Malaysia. 15.2 Sekiranya pegawai pulang sebelum tamat pengajian, Universiti tidak akan bertanggungjawab untuk sebarang tuntutan lain selain yang dinyatakan dalam seksyen 3 para 7 garis panduan ini. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 27

SEKSYEN C SELEPAS PENGAJIAN 1. Menyempurnakan Pengajian Dalam Tempoh Asal Dalam negara / Luar negara Pegawai yang menyempurnakan pengajian dalam tempoh asal / lebih awal sebagaimana diluluskan dalam Perjanjian Cuti Belajar boleh diberikan insentif oleh Universiti. 2. Melapor Diri Bertugas 2.1 Pegawai dikehendaki kembali dan melapor diri di Universiti dengan SEGERA sebaik sahaja tamat pengajian walaupun tempoh kuatkuasa Cuti Belajar belum tamat. 2.2 Luar Negara: Perlu melapor diri selewat-lewatnya pada hari ke tujuh (7) selepas penerbangan sampai ke Malaysia. 2.3 Dalam Negara: Satu (1) hari selepas tamat tempoh cuti belajar yang diluluskan. 3. Penyerahan Tesis / Disertasi Dalam negara / Luar negara 3.1 Pegawai dikehendaki menyerahkan tiga (3) salinan tesis / disertasi kepada Unit Cuti Belajar dan satu (1) salinan kepada pihak penaja setelah melapor diri. 3.2 Tesis / disertasi yang telah diserahkan akan menjadi hak Universiti dan, atas kebenaran Universiti, ia boleh digunakan sebagai bahan bacaan atau rujukan oleh pegawai-pegawai kerajaan, penuntut atau orang perseorangan. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 28

4. Gagal Pengajian 4.1 Sekiranya Universiti mendapati bahawa pegawai telah mengabaikan tanggungjawab sehingga mengakibatkan pegawai gagal dalam manamana peperiksaan, atau laporan kemajuan kursus adalah tidak memuaskan, maka kelulusan Cuti Belajar akan ditarik balik dan pegawai dikehendaki membayar ganti rugi sebagaimana yang ditetapkan dalam Perjanjian. 4.2 Universiti berhak mengambil tindakan ke atas pegawai yang diluluskan Cuti Belajar tetapi gagal dalam mana-mana peperiksaan dengan mengenakan mana-mana satu tindakan di bawah atau kesemuanya; i. Kelulusan Cuti Belajar ditarik balik atau dibatalkan; ii. Pegawai dikehendaki membayar ganti rugi yang ditetapkan dalam perjanjian; 5. Hak Universiti 5.1 Universiti berhak meminda apa-apa peraturan dan peruntukan syarat-syarat di atas dan/ atau menambahnya pada bila-bila masa tanpa sebarang pemberitahuan dan pegawai adalah tertakluk kepada pindaan-pindaan dan / atau tambahan tersebut. 5.2 Universiti juga berhak menarik balik kelulusan Cuti Belajar pada bila-bila masa dan Universiti tidak akan mempertimbangkan sebarang tuntutan ganti rugi berkenaan / akibat dari perkara ini. UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 29

JAWATANKUASA GARIS PANDUAN CUTI BELAJAR 1. Prof. Dr. Muhd. Zuazhan bin Yahya (Pengerusi) Timbalan Dekan Fakulti Sains dan Teknologi Pertahanan 2. Prof. Dr. Jegak Uli Timbalan Dekan Fakulti Pengajian dan Pengurusan Pertahanan 3. Lt Kol Prof. Madya Dr. Victor Feizal bin Knight Victor Ernest (Bersara) Timbalan Dekan Fakulti Perubatan dan Kesihatan Pertahanan 4. Dr. Hidayati binti Hamdan Timbalan Pengarah Pusat Asasi Pertahanan 5. Prof. Madya Dr. Bibi Zarjaan binti Akhbar Khan Pendaftar Jabatan Pendaftar 6. En. Mohd. Hafizi bin Ismail Penolong Pendaftar Kanan Pusat Asasi Pertahanan 7. Pn. Mazlina binti Muhd. Zaid Penolong Bendahari Kanan Jabatan Bendahari 8. Pn. Khairul Bariah binti Husein Pemangku Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Governan dan Perundangan UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 30

9. Pn. Nur Shahrul Bariah binti Che Noh Penolong Pendaftar Fakulti Perubatan dan Kesihatan Pertahanan 10. Pn. Norjulia binti Mohd. Johan Penolong Pendaftar, Unit Cuti Belajar Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Jawatankuasa Mesyuarat Pemurnian: 1. Prof. Dr. Faisal bin Hj. Ali (Pengerusi) Penolong Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 2. Prof. Mejar Jeneral Dato Dr. Mohd Zin bin Bidin Dekan, Fakulti Perubatan dan Kesihatan Pertahanan 3. Prof. Dr. Khalifah bin Othman Dekan, Fakulti Pengajian dan Pengurusan Pertahanan 4. Prof. Dr. Titik Khawa binti Abdul Rahman Pengarah, Pusat Pembangunan Akademik 5. Prof. Dr. Aidy bin Ali Pengarah, Pejabat Antarabangsa 6. Prof. Wan Mahzom binti Ahmad Sha Pengarah Pusat Pembangunan Pelajar dan Keusahawanan 7. Prof. Dr. Jegak Anak Uli Timbalan Dekan, Fakulti Pengajian dan Pengurusan Pertahanan UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 31

8. Prof. Dr. Muhd. Zuazhan bin Yahya Timbalan Dekan, Fakulti Sains dan Teknologi Pertahanan 9. Prof. Dr. Shaik Alaudeen bin Mohd. Mokhtar Pensyarah Fakulti Perubatan dan Kesihatan Pertahanan 10. Prof. Madya Dr. Bibi Zarjaan binti Akhbar Khan Pendaftar Jabatan Pendaftar Disediakan oleh: 1. Puan Sarina binti Abdul Rani Ketua Penolong Pendaftar Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Jabatan Pendaftar 2. Pn. Norjulia binti Mohd. Johan Penolong Pendaftar, Unit Cuti Belajar Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Jabatan Pendaftar 3. Pn. Che Ma Shahin Hawari binti Kamaruddin Penolong Pegawai Tadbir, Unit Cuti Belajar Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Jabatan Pendaftar UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA 32