BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini dijelaskan urutan langkah-langkah yang dibuat secara sistematis dan logis sehingga dapat dijadikan pedoman yang jelas dan mudah untuk menyelesaikan permasalahan. Urutan langkah-langkah penelitian penyelesaian masalah dapat dilihat pada Gambar 3.1 Alur Penelitian dan Gambar 3.2 Alur Penelitian (Lanjutan). Gambar 3.1 Alur Penelitian 91
Gambar 3.2 Alur Penelitian (Lanjutan) 3.1 Studi Kepustakaan Studi kepustakaan diharapkan mampu menggali seluruh informasi yang terkait dengan permasalahan yang akan diteliti dan obyek yang menjadi tujuan penelitian. Studi kepustakaan ini memberikan dasar bagi arah penelitian yang akan dilakukan serta menjadi awal pemikiran bagi setiap peneliti sehingga penelitian yang dilakukan dapat dijadikan acuan kembali di kemudian hari. 92
3.1.1 Studi Literatur Proses studi literatur melibatkan pencarian dasar-dasar teori dan penelitian pendamping yang telah dilakukan sebelumnya. Teori-teori yang terkait dengan permasalahan penelitian seperti COBIT, ITIL, audit sistem informasi, teknologi informasi dan teori pendukung lainnya berusaha digali oleh penulis dengan menuliskan secara singkat dan telah disesuaikan dengan tingkat yang diperlukan dalam penelitian ini. Studi literatur dilakukan dengan membaca, merangkum, kemudian menuliskannya kembali dengan metode yang telah ditentukan. Teori dari jurnal dan browsing melalui internet juga dilakukan karena beberapa dasar teori masih cukup jarang ditemui di Indonesia. Penelitian ini memfokuskan diri pada teori tentang tingkat kematangan yang terdapat dalam kerangkat kerja COBIT yang dikombinasikan dengan ITIL. 3.1.2 Telaah dokumen bisnis Proses ini dilakukan dengan meninjau sejarah perusahaan sebagai objek yang akan diteliti. Peninjauan dilakukan melalui browsing pada website perusahaan, penggalian dokumen-dokumen fisik, serta wawancara dengan beberapa staf perusahaan yang memiliki sejarah cukup panjang dengan menjadi bagian dari perusahaan. Dari proses ini diharapkan dapat diketahui potensi perusahaan terutama dalam hal pengelolaan teknologi informasinya, sehingga nampak kesenjangan yang terjadi antara harapan dengan kondisi riil saat ini, untuk kemudian dicarikan solusinya. 3.2 Pemilihan Domain COBIT Pemilihan domain COBIT didapatkan dengan menyelaraskan tujuan bisnis dengan tujuan IT. Penelitian difokuskan pada salah satu visi dan misi IT pada perusahaan tersebut, yang berkaitan dengan visi dan misi perusahaan. Visi dan misi IT perusahaan tersebut yaitu kelancaran proses bisnis yang diwujudkan dengan meminimalisasi down time company dengan adanya infrastruktur yang berjalan dengan baik. Apabila dipetakan ke dalam COBIT Balance Scorecard, maka tujuan bisnis yang sesuai dengan fokus penelitian ini adalah Customer Perspective no.4 Improve Customer Orientation and Service. COBIT Balance 93
Scorecard dapat dilihat pada Lampiran 1 Standar COBIT Pemetaan Tujuan Bisnis, Tujuan IT dan Proses IT. Tujuan bisnis tersebut dapat dipetakan ke tujuan IT sesuai dengan standar COBIT, yaitu: IT Goals no. 23 Make sure that IT services are available as required. Tujuan IT yang sesuai dengan tujuan bisnis tersebut adalah IT Goals no.3 Ensure Satisfaction of End Users with Service Offerings and Service Levels dan IT Goals no. 23 Make Sure that It Services are Available as Required. Setelah mendapatkan tujuan IT yang difokuskan pada COBIT Balance Scorecard tersebut, maka tujuan IT tersebut dipetakan pada proses IT. Sesuai dengan standar COBIT mengenai pemetaan tujuan IT ke proses IT, maka proses IT yang berkaitan dengan IT Goals no.3 dan IT Goals no.23 meliputi antara lain PO8 Manage Quality, AI4 Enable Operation and Use, DS1 Define and Manage Service Levels, DS2 Manage Third-Party Services, DS3 Manage Performance and Capacity, DS4 Ensure Continous Service, DS7 Educate and Train Users, DS8 Manage Service Desk and Incidents, DS10 Manage Problems dan DS 13 Manage Operations. Penelitian ini difokuskan pada proses IT: DS8 Manage Service Desk and Incidents. Alasan pemilihan proses IT ini disebabkan tiga hal, yaitu: a. Cakupan proses IT yang telah dibahas diatas sangat luas, sehingga apabila semua proses IT tersebut difungsikan semua, maka dibutuhkan waktu pengerjaan yang lama. Selain itu, juga melibatkan tim dalam proses pengerjaannya. b. Menurut ITGI (Information Technology Governance Institute), proses IT service desk, merupakan proses IT yang sebaiknya diterapkan pertama kali, sebagai pintu masuk bagi organisasi yang baru pertama kali menerapkan standar COBIT. c. Menurut ITGI (Information Technology Governance Institute), standar pemetaan tujuan IT ke proses IT tersebut, dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pemilihan proses IT ini, telah sesuai dengan salah satu visi dan misi IT pada perusahaan tersebut, yaitu mendukung kelancaran proses bisnis yang diwujudkan dengan meminimalisasi down time company dengan adanya infrastruktur yang berjalan dengan baik. 94
Oleh karena ketiga alasan yang telah dijelaskan tersebut, maka penelitian ini difokuskan pada pada proses IT: DS8 Manage Service Desk and Incidents. 3.3 Pengumpulan Data Penelitian ini mendasarkan analisanya pada kombinasi data antara kualitatif dan kuantitaif. Data-data yang terkait dengan analisis kematangan nantinya akan bersifat kuantitatif yang akan diperoleh dari penyebaran kuesioner sedangkan untuk analisis mengenai fitur teknologi informasi akan diperoleh melalui wawancara terhadap anggota perusahaan yang berkepentingan seperti pengguna, manajemen dan staf teknologi informasi. 3.3.1 Wawancara Pada tahap pengumpulan data ini, penulis melakukan wawancara terhadap manajemen dan pengguna teknologi informasi SDM pada perusahaan elektronik tersebut. Wawancara yang dilakukan oleh penulis adalah focuses interview, yakni responden diwawancara dalam waktu yang pendek. Wawancara dilakukan dalam suasana yang tidak formal dengan pertanyaan-pertanyaan yang terkait dengan tata kelola teknologi informasi kepada manajemen dan pengguna teknologi informasi SDM pada perusahaan elektronik tersebut. Wawancara tersebut dilakukan dengan tujuan mendapatkan informasi dan meyakinkan responden terhadap jawaban yang akan dipilihnya. Saat melakukan wawancara, penulis menjelaskan control objectives dan detailed control objectives dari proses yang dianalisa kepada responden serta melakukan pemeriksaan ulang terhadap pilihan jawaban responden dengan bukti yang ada sehingga diperoleh keyakinan terhadap pilihan jawaban tersebut. Hasil wawancara yang dilakukan penulis akan digunakan sebagai data pendukung dari hasil survey kuesioner yang diperoleh penulis. 3.3.2 Kuesioner Kuesioner dalam penelitan ini dirancang untuk mengetahui tingkat kematangan pengelolaan teknologi informasi yang telah digunakan oleh perusahaan dengan melihat tanggapan pengguna dan pembuatan saran teknologi 95
informasi melalui perbandingan antara kondisi yang dialami saat ini degan harapan yang diinginkan di masa mendatang. Penyebaran kuesioner akan dilakukan di lingkup semua store yang ada di perusahaan elektronik tersebut, dengan melibatkan angota-angota perusahaan yang banyak terkait dengan penggunaan dan pengelolaan teknologi informasi. Kuisoner akan berisi 6 pernyaataan yang masing-masing mewakili awareness, policies, tools, skills, responsibility dan goal dengan masing-masing akan terbagi dalam dua bagian besar yaitu tanggapan akan kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan. Masing masing penilaian memiliki 6 tingkat nilai yang berbobot antara 0 sampai dengan 5 sesuai dengan dasar yang terdapat pada model COBIT. Responden yang dipilih oleh penulis adalah responden yang mewakili table RACI (Responsibility, Accountability, Consult, and Inform) pada proses pengolahan data (IT Governance Institute, 2007). Responden tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.5. RACI Chart (ITGI, 2007) yang terdapat pada subbab 2.6.3 RACI Chart. Secara garis besar responden yang akan disertakan dapat dilihat pada Tabel 3.1 Perkiraan Responden Kuesioner. Tabel 3.1 Perkiraan Responden Kuesioner RACI respondent Actual respondent Chief Executive Officer Chief Executive Officer Chief Information Officer IT Director Business Process Owner Human Resource Director, Human Resource Head Division, Human Resource Manager, System Analyst Manager Head Operation IT Head Division Chief architect IT Hardware Manager, IT Asset Manager Head IT Administration IT Administration Manager Compliance, Audit, Risk and Security Internal Auditor Service Desk Manager IT Troubleshooting Manager 96
Keseluruhan responden akan mendapatkan perlakuan yang sama dalam pengisian data kuesioner sebelum nantinya akan diolah dalam analisis data. Kuesioner akan dilengkapi dengan penjelasan tertentu agar setiap responden memahami maksud dari kuesioner tersebut. 3.4 Pengolahan Data Setelah penulis memperoleh kecukupan data yang diperlukan dalam penelitian ini, penulis melakukan pengolahan data. Pengolahan data ini terdiri dari uji validitas data dan uji realibilitas data. Dalam melakukan uji validitas data, penulis mengolah data responden dengan bobot pilihan yang berada pada range data (di antara batas bawah data dan batas atas data). Batas bawah data pada penelitian adalah data dari 1,5 dari kuartil bawah (Q1) dan batas atas data pada penelitian adalah 1,5 dari kuartil atas (Q3) (ITGI, 2008). (3.1) dengan: N = jumlah data angka 1/4 = angka pembagi untuk mendapatkan batas bawah data outlier. (3.2) dengan: N = jumlah data angka 3/4 = angka pembagi untuk mendapatkan batas atas data outlier. Uji realibilitas data dilakukan dengan menggunakan uji Alpha Cronbach pada data kuesioner, yang diukur pada skala 0 sampai dengan 1. Apabila skala tersebut dikelompokkan kedalam 5 kelas dengan range yang sama, maka range untuk menunjukkan tingkat realibilitas tersebut dapat dilihat pada Table 3.2 Alpha Cronbach. 97
Table 3.2 Alpha Cronbach Range Nilai Alpha Cronbach Tingkat Reliabilitas 0,00 0,20 Kurang Reliabel 0,21 0,40 Agak Reliabel 0,41 0,60 Cukup Reliabel 0,61 0,80 Reliabel 0,81 1,00 Sangat Reliabel 3.5 Analisa Data Setelah dilakukan pengolahan data, penulis melakukan analisa data. Analisa data yang dilakukan terdiri dari analisa tingkat kematangan saat ini, tingkat kematangan yang diharapkan dan analisa kesenjangan. 3.5.1 Analisa Tingkat Kematangan Saat Ini Berdasarkan data hasil wawancara dan survey kuesioner terhadap manajemen dan pengguna teknologi informasi SDM pada perusahaan elektronik yang diperoleh, penulis melakukan analisa terhadap data tersebut. Analisa yang dilakukan pada tahap ini adalah analisa untuk menilai tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi untuk proses pengelolaan data saat ini (as-is). Pada tahap analisa tingkat kematangan tata kelola teknologi saat ini (asis), penulis melakukan penilaian terhadap masing-masing atribut model kematangan untuk proses yang akan dinilai. Setelah masing-masing atribut model kematangan untuk proses tersebut memperoleh penilaian, maka penulis akan menggabungkan seluruh nilai atribut proses tersebut untuk mendapatkan tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi untuk proses tersebut pada saat ini (as-is). 3.5.2 Analisa Tingkat Kematangan Yang Diharapkan Selain melakukan analisa tingkat kematangan teknologi informasi untuk proses pengelolaan data saat ini penulis juga melakukan analisa tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi yang diharapkan (to-be) oleh 98
perusahaan elektronik tersebut. Penilaian tingkat kematangan yang diharapkan (to-be) bertujuan untuk memberikan acuan bagi pengembangan tata kelola teknologi informasi di perusahaan elektronik tersebut. Sama seperti pada tahap analisa tingkat kematangan saat ini (as-is), penulis melakukan analisa tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi yang diharapkan perusahaan elektronik tersebut, berdasarkan nilai masing-masing atribut model kematangan untuk proses yang dinilai. Penilaian tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi yang diharapkan (to-be) oleh perusahaan elektronik tersebut, diperoleh berdasarkan nilai rata-rata seluruh atribut model kematangan untuk proses-proses yang dinilai. 3.5.3 Analisa Kesenjangan Setelah tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi untuk saat ini (as-is) dan tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi yang diharapkan (to-be) diperoleh, penulis akan melakukan analisa kesenjangan (gap analysis) terhadap tingkat kematangan tersebut. Analisa kesenjangan tata kelola teknologi informasi ini bertujuan untuk memberikan kemudahan perbaikan tata kelola teknologi informasi melalui informasi atribut model kematangan mengenai proses mana saja yang memiliki kesenjangan dan membutuhkan perbaikan tata keola teknologi informasi dari manajemen perusahaan elektronik tersebut. Analisa kesenjangan akan memuat proses perbaikan tata kelola teknologi informasi yang lebih terarah dan fokus kepada atribut model kematangan yang memiliki kesenjangan. Pada langkah analisa kesenjangan tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi ini, penulis melakukan analisa kesenjangan dengan cara membandingkan secara umum tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi yang diharakan (to-be) dengan tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi saat ini (as-is). Dari perbandingan tingkat kematangan tersebut akan diperoleh proses-proses mana yang tidak sesuai dengan tingkat kematangan yang diinginkan. Untuk dapat melakukan perbaikan terhadap proses yang tidak sesuai tersebut, maka perlu dilakukan analisa kesenjangan atribut model kematangan. 99
Analisa kesenjangan atribut model kematangan dilakukan dengan cara melakukan analisa terhadap proses-proses yang memiliki kesenjangan tingkat kematangan. 3.6 Strategi Perbaikan menggunakan ITIL Setelah melakukan analisa kesenjangan, pada tahap ini penulis melakukan analisa strategi perbaikan tata kelola teknologi informasi untuk proses pengelolaan data. Strategi perbaikan yang dibuat berdasarkan hasil analisa kesenjangan tata kelola teknologi informasi yang diperoleh. Pemilahan proses dan atribut model kematangan ini bertujuan untuk memberikan arahan kepada manajemen dalam hal strategi perbaikan tata kelola teknologi informasi agar sesuai dengan tingkat kematangan yang diharapkan. Dengan menggunakan panduan berdasarkan ITGI (2008), yang menjelaskan mengenai pemetaan COBIT ke ITIL, maka hasil analisa kesenjangan tersebut juga akan dipetakan ke ITIL. ITIL memuat langkah-langkah detail bagaimana suatu proses IT harus dikelola. Setelah memetakannya, maka strategi perbaikan akan diajukan ke manajemen untuk mengambil keputusan mengenai strategi perbaikan tersebut. 3.7 Kesimpulan Pada tahapan akhir ini penulis menyimpulkan hasil penelitian yang diperoleh. Kesimpulan yang diperoleh memuat bagaimana kondisi tata kelola teknologi informasi untuk proses pengelolaan data pada SDM pada perusahaan saat ini, kondisi tata kelola teknologi informasi yang diharapkan sebagai acuan perbaikan dan strategi perbaikan bagi manjemen untuk mencapai kondisi yang diharapkan tersebut. 3.8 Jadwal Penelitian Penelitian ini akan dilakukan dari bulan September 2011 sampai dengan Februari 2012. Table jadwal penelitian dapat dilihat pada Tabel 3.3 Jadwal Penelitian. 100
No. Kegiatan Perencanaan 1 Penelitian Studi 2 Kepustakaan Pemilihan 3 Metodologi Penelitian Pengumpulan 4 Data Pengolahan dan 5 Analisa Data Pembuatan Strategi 6 Perbaikan dan Kesimpulan Tabel 3.3 Jadwal Penelitian Bulan Sep'11 Okt'11 Nop'11 Des'11 Jan'12 Feb'12 101
= Halaman ini sengaja dikosongkan = 102