ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL KAS KECIL PADA PT. VR FASHIONS EXPORTINDO Nama : Desy Zsa Zsa Bila NPM : 52213244 Program Studi : DIII Manajemen Keuangan Dosen Pembimbing : Dr. Riskayanto
LATAR BELAKANG MASALAH Kas merupakan aktiva paling lancar dibandingkan dengan aktiva lainnya. Oleh karena itu, kas adalah aktiva yang rentan untuk dimanipulasi dan diselewengkan. Banyak sekali transaksi yang baik secara langsung ataupun tidak langsung mempengaruhi penerimaan dan pembayaran kas. Untuk mengamankan kas dan menjamin keakuratan atas catatan perhitungan kas, pengendalian internal yang efektif atas kas sangat diperlukan. Di dalam sistem pengendalian kas yang diterapkan pada PT. VR Fashions Exportindo ada beberapa hal yang kurang diperhatikan, Dengan melihat permasalahan yang ada yaitu mengenai sistem pengendalian internal kas yang tidak sesuai dengan prinsip-prinsip yang berlaku. Maka penulis tertarik untuk mengambil judul penelitian tentang "Analisis Pengendalian Internal Kas Kecil Pada PT. VR Fashions Exportindo".
PROFIL PERUSAHAAN Sejarah Berdirinya PT. VR Fashions Exportindo PT. VR Fashions Exportindo yang beralamatkan di perkantoran Mega Grosir Cempaka Mas Blok D1 No. 32, Jl. Letjen Suprapto Raya - Jakarta Pusat di dirikan pada tanggal 01 Mei 2005 dengan pengesahan dari akte notaris H. Zamri SH, MH No. 01/01 Mei 2015. PT. VR Fashions Exportindo adalah perusahaan modal dalam negeri (PMDN) yang sahamnya dimiliki oleh warga negara indonesia. Perusahaan ini bergerak dalam bidang industri pakaian jadi (garment). Pangsa pasarnya dengan penjualan secara ekspor (penjualan ke luar negeri).
METODE KEGIATAN Pelaksanaan kerja praktik pada PT. VR Fashions Exportindo, saya ditempatkan pada bagian administrasi. Kegiatan kerja praktik dimulai sejak tanggal 04 September 2015 sampai dengan 05 Oktober 2015. Dalam kegiatan kerja praktik, karyawan pada bagian keuangan memberikan pembelajaran sebagai berikut: 1. Bagaimana alur keuangan yang diterapkan pada perusahaan tersebut. 2. Bagaimana proses pencatatan transaksi yang terjadi pada perusahaan tersebut. 3. Pengenalan kegiatan ekspor dan impor perusahaan
HASIL KERJA PRAKTIK Pengertian Kas Kas adalah alat tukar yang bisa diterima untuk melunasi utang dan setoran ke bank dengan jumlah besar nominalnya, serta berupa simpanan uang di bank atau tempat lainnya yang bisa diambil sewaktu waktu. Komposisi Kas: 1. Uang Tunai 2. Cek 3. Traveler Cheque (Cek Dalam Perjalanan) 4. Bank Draft (Cek Dari Bank) 5. Money Order 6. Petty Cash (Kas Kecil)
HASIL KERJA PRAKTIK Sistem Pengendalian Internal Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls)
HASIL KERJA PRAKTIK Prinsip - prinsip Dasar Pengendalian Internal: 1. Pemisahan fungsi 2. Prosedur pemberian wewenang 3. Prosedur dokumentasi 4. Prosedur dan catatan akuntansi 5. Pengawasan fisik 6. Pemeriksaan intern secara bebas Keterbatasan dalam Pengendalian Internal : 1. Pertimbangan manusia dalam pengambilan keputusan dapat salah 2. Pengendalian internal dapat rusak karena kekeliruan dan kesalahan 3. Pengendalian tidak efektif karena adanya kolusi 4. Manajemen mengesampingkan pengendalian intern 5. Biaya pengendalian intern entitas tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan
HASIL KERJA PRAKTIK faktor yang mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian Metode Pengendalian Manajemen Kebijakan dan Praktik Kepegawaian Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen Struktur Organisasi Dewan Komisaris Dan Audit Komite Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab
PEMBAHASAN KERJA PRAKTIK Mengevaluasi dan Mengoreksi Pengendalian Internal atas Penerimaan Kas pada PT. VR Fashion Exportindo Beberapa penerapan prinsip pengendalian internal penerimaan kas terhadap PT. VR Fashions Exportindo: 1. Hanya karyawan tertentu saja yang secara khusus ditugaskan untuk menangani penerimaan kas. 2. Adanya pemisahan tugas (segregation of duties) antara individu yang menerima kas, mencatat atau membukukan penerimaan kas, dan yang menyimpan kas. 3. Setiap transaksi penerimaan kas harus didukung oleh dokumen (sebagai bukti transaksi), seperti slip berita pembayaran (pengiriman) uang/ remittance advices (dalam kasus penerimaan uang lewat pos/mail receipts), struk/cash register records (dalam kasus penerimaan uang lewat konter penjualan/counter receipts), dan salinan bukti setor uang tunai ke bank (deposit slip). 4. Uang hasil penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan piutang dari pelanggan harus disetor ke bank setiap hari oleh departemen akhir. 5. Dilakukannya pengecekan independen atau verifikasi internal. 6. Mengikat karyawan yang menangani penerimaan kas dengan uang pertanggungan.
PEMBAHASAN KERJA PRAKTIK Mengevaluasi dan Mengoreksi Pengendalian Internal atas Pembayaran Kas pada PT. VR Fashion Exportindo Beberapa penerapan prinsip pengendalian internal atas pembayaran kas dengan menggunakan cek terhadap PT. VR Fashions Exportindo: 1.Hanya pejabat tertentu saja yang secara khusus memiliki otorisasi untuk menandatangani cek. 2.Adanya pemisahan tugas (segregation of duties) antara individu yang menyetujui pembayaran kas, melakukan pembayaran kas dan mencatat atau membukukan pengeluaran kas. 3.Menggunakan cek yang telah bernomor urut tercetak dan setiap cek harus dilampiri dengan bukti tagihan. 4.Simpanlah blanko cek yang belum terpakai (yang telah bernomor urut tercetak) dalam safe deposit box, dan hanya satu orang tertentu saja yang ditunjuk atau memiliki kode akses untuk membukanya. Cetak jumlah (nilai) cek yang akan dibayarkan dan tujuan serta si penerima pembayaran dengan menggunakan mesin cetak. 5.Dilakukannya pengecekan independen atau verifikasi internal. Bandingkan antara cek dengan bukti tagihan dan cocokanlah dengan laporan bank atau rekening Koran bulanan. 6.Faktur tagihan (invoices) yang telah dibayar lunas harus segera diberi stempel Lunas (paid).
PEMBAHASAN KERJA PRAKTIK Mengoreksi Sistem Pencatatan Kas Kecil pada PT. VR Fashion Exportindo 1. Saldo awal dengan saldo pengisian kembali berbeda jumlah sesuai kebutuhan kas yang terjadi pada perusahaan tersebut bisa lebih besar atau lebih kecil dari saldo terdahulu. 2. Pada saat pengeluaran kas kecil dilakukan pencatatan dengan mendebit akun biaya dan mengkredit akun kas kecil. Sistem Penjurnalan yang dilakukan oleh bagian kasir terhadap kas kecil terlihat tidak efektif, maka dari itu penulis melakukan koreksi pada penjurnalan kas ini. 3. Jumlah arus uang yang masuk dan keluar pada kas kecil di perusahaan ini tidak memiliki jumlah minimum atau maksimum, dan beberapa transaksi uang masuk hanya untuk "lewat" saja maksudnya uang secara sengaja dimasukan kedalam kas hanya untuk bukti kalau transaksi itu pernah terjadi dan dibukukan lalu dikeluarkan lagi dengan nominal yang sama ini merupakan disfungsi dari kas itu sendiri.
PEMBAHASAN KERJA PRAKTIK Koreksi pada Penjurnalan Kas Sistem penjurnalan kas pada PT. VR Fashions Exportindo (Bulan Terjadinya Transaksi) Sisi Debit (1/8) xxxxx xxxxx ( 5/8) Sisi Kredit Sistem penjurnalan kas yang dilakukan penulis Tanggal Deskripsi (keterangan jenis Debit Kredit Jumlah Transaksi transaksi) 1/8/2015 Saldo Awal Rp xxxxxx - Rp xxxxxx 5/8/2015 Biaya perbaikan alat kantor (AC) - Rp xxxxxx Rp xxxxxx
KESIMPULAN Penerapan pengendalian internal atas penerimaan kas pada PT. VR Fashions Exportindo tidak berjalan dengan baik, ada beberapa faktor yang menjadi penyebab terjadinya permasalahan pada perusahaan ini, yaitu pemisahan tugas yang tidak diterapkan dengan baik karena keterbatasan sumber daya manusia dan tidak dilakukannya pengecekan internal ulang pada transaksi yang telah terjadi merupakan kesalahan fatal yang dilakukan pada PT. VR Fashions Exportindo. Penerapan pengendalian internal atas pembayaran kas pada PT. VR Fashions Exportindo, ada beberapa koreksi yang terjadi pada pembahasan ini yaitu permasalahan otorisasi penandatanganan cek yang tidak memiliki peraturan yang tetap dan tidak dilakukannya pengecekan independen atau verifikasi internal antara cek dengan bukti tagihan. Sistem pencatatan kas kecil pada PT. VR Fashions Exportindo, menerapkan metode fluktuasi dalam pengelolaan dan pencatatan kas kecil, dilihat dari indikasi saldo kas yang berubah ubah dan tidak memiliki batas nominal pada saat pengisian kembali yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
SARAN Permasalahan yang terjadi pada PT. VR Fashions Exportindo mengenai pengendalian internal kas kecil atas penerimaan kas adalah kurangnya pengawasan dan penerapan poin pemisahan tugas terhadap bagian kasir yang berakibat terjadinya selisih kas. Perlu adanya sistem penutupan saldo setiap hari dan verifikasi/ pengecekan ulang oleh karyawan yang lain untuk memastikan saldo kas sudah sesuai antara pembukuan dengan uang fisiknya. Dan perlu adanya pergantian karyawan untuk mengurangi timbulnya kecurigaan. Permasalahan yang terjadi pada PT. VR Fashions Exportindo mengenai pengendalian internal kas kecil atas pembayaran kas adalah otorisasi penandatanganan cek yang seharusnya dibuat peraturan untuk pembatas nominal cek. Dan perlu adanya pengecekan dan verifikasi internal antara cek dengan bukti tagihan. Perlu adanya penataan ulang dan perketat peraturan yang berhubungan dengan sistem manajemen keuangan perusahaan agar tidak terjadi kesalahan seperti ini diwaktu yang akan datang.
TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA