Penyelesaian e- PUPNS dan Rekonsiliasi Data Kepegawian Kementerian Kepegawaian BKN

Penyelesaian e- PUPNS dan Rekonsiliasi Data Kepegawian Kementerian Kepegawaian BKN

TIME LINE PROSES epupns 2 4 1 1 SEPETEMBER 2015 31 DESEMBER 2015 E-Pupns dibuka secara secara Serentak untuk seluruh PNS Indonesia Perpanjangan Petama : K 26-30/V 2-1 / 99 5 Januari 2016 1 Januari 31 Januari 2016 3 1 Februari - 28 Februari 2016 Perpanjangan Kedua Perpanjangan Ketiga 1 Maret - 31 Maret 2016 5 Migrasi e-pupns dengan data SAPK Migrasi e- Pupns

PROGRESS PUPNS Pelayanan Prima Update Data secara continue Proses Pengusulan Tepat Waktu

PROGRESS E-PUPNS KEMENTERIAN PERHUBUNGAN LEVEL 0 LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 JUMLA H UNIT ESELON I BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERHUBUNGAN 14 5 229 11 259 BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERHUBUNGAN 68 59 2586 160 2873 DIREKTORAT JENDERAL PERHUBUNGAN DARAT 1 0 804 87 893 DIREKTORAT JENDERAL PERHUBUNGAN LAUT 13 27 14904 828 15772 DIREKTORAT JENDERAL PERHUBUNGAN UDARA 22 205 6549 454 7231 DIREKTORAT JENDERAL PERKERETAAPIAN 5 15 553 29 602 INSPEKTORAT JENDERAL 1 0 238 11 250 LAIN-LAIN 0 2 4 1 7 OTORITAS BANDARA 4 3 677 41 725 SEKRETARIAT JENDERAL 65 773 440 598 1876 JUMLAH 193 1089 26984 2220 30488

MODEL PEREMAJAAN DATA FUTURE PNS INSTANSI BKN Peremajaaan data akan dilakukan oleh PNS ybs dengan verifikasi oleh BKD dan BKN.

TINDAK LANJUT PELAKSANAAN EPUPNS 2015 Cleansing data bagi PNS yang tidak ikut epupns 2015 Migrasi data hasil PUPNS yang mendapat persetujuan perubahan oleh verifikator sebagai data ASN Sinkronisasi dengan data SAPK Pembangunan sistem Kenaikan Grading (menggantikan sistem Kenaikan Pangkat) PNS Pembangunan sistem Updating Data Mandiri

MEKANISME UPDATING DATA TERINTEGRASI Internet BKN / Kanreg Instansi Pemerintah Pusat Instansi Pemerintah Daerah PT. Askes PT. Taspen Bapertarum

VALUES DATA VALUES UPDATING DATA Sumber informasi adalah data. DATA PROSES INFORMASI TIADA HARI TANPA UPDATE DATA https://eis.bkn.go.id

Proses Updating Data Updating Data ASN Updating Unit Organisasi Proses Usulan Kepegawaian (KP, Pensiun dll)

PROSES UPDATING DATA a. Update Data Unit Organisasi (unor) dengan menggunakan https://hr.bkn.go.id dengan cara; Download unor (xls/csv file format) Cek kesesuaian data Update sesuai dengan unor yang ada sesuai dengan Perda terkait Pengembangan HRM Sistem a. Competency Based b. Analisa Jabatan, analisa beban tugas dsb b. Kontrol Data PNS : a. Individual : www.bkn.go.id -> Pastikan Data Anda Benar b. Kartu Pegawai Elektronik c. Update Data PNS : a. Download data PNS dengan menggunakan https://ncsisadmin.bkn.go.id Cek kesesuaian data Update dengan menggunakan https://sapk.bkn.go.id sesuai dengan kewenangan Perka BKN No. 14 tahun 2011

REKONSILIASI DATA Rekonsiliasi dilaksanakan karena ditemukan database yang belum diperbaharui dan tidak sinkron, antara database BKN dengan database BKD/Biro Kepegawaian Berkaitan dengan sistem aplikasi pelayanan kepegawaian (SAPK), jika data itu benar maka hambatan teknis tidak ada lagi. Rekon dilakukan dengan memasukkan dan menyesuaikan data pegawai yang ada, seperti riwayat golongan, TMT golongan, riwayat jabatan, hingga riwayat pendidikan, dan lain-lain yang berhubungan dengan data kepegawaian. Hasil rekon akan kurang maksimal karena tidak lengkapnya data yang diberikan dari BKD. Perlu adanya kerjasama dan koordinasi yang intensif antara BKN dengan BKD dan juga PNS yang bersangkutan.

MAKSUD DAN TUJUAN REKONSILIASI DATA PNS Maksud dan tujuan rekonsiliasi data PNS dan pemutakhiran data PNS adalah menjamin kebenaran dan kesesuaian data, menyamakan data PNS pada BKD dan BKN serta mempercepat kesiapan dan akurasi data dalam rangka proses pelayanan kepegawaian serta penyusunan laporan dan rekapitulasi. Output dari proses rekonsiliasi ini adalah sebagai acuan dalam melakukan pemutakhiran data.

TAHAPAN REKONSILIASI DATA PNS Mengirim data dengan surat pengantar ke Kanreg/BKN Pusat. BKN akan memeriksa format data Proses rekonsiliasi dilakukan (membandingkan jumlah dan pencocokan data) Laporan perbedaan data (Listing) Tindak lanjut hasil beda data

TINDAK LANJUT HASIL REKONSILIASI Mengumpulkan bukti dokumen pendukung untuk data yang harus di update oleh BKN Untuk data yang berbeda terkait dengan NIP Baru maka harus dilakukan perbaikan SK Konversi NIP Untuk data yang berbeda tahun lahir maka dibuat pengantar ke Direktorat Status di BKN Pusat

UPDATE DATA KEWENANGAN BKN NIP Nama TMT CPNS Jenis Kelamin Tanggal, Bulan dan Tahun Lahir Gol Ruang Pendidikan Pindah Instansi Penyesuaian Masa Kerja

UPDATE DATA KEWENANGAN INSTANSI Pindah Unit Kerja / Satker Mutasi Jabatan Data Keluarga Hukuman Disiplin Pemberhentian Atas Permintaan Sendiri Pindah wilayah kerja Tempat lahir Diklat / kursus CPNS/PNS Penghargaan Angka Kredit DP3 / SKP

KENDALA DALAM PROSES REKONSILIASI DATA 1. Data yang dikirim tidak sesuai dengan format dari BKN Format yang disesuaikan adalah : type dan panjang field kolom tabel Struktur data antara BKN dan Instansi mengakibatkan sinkronisasi sulit dilakukan 2. Data yang tidak lengkap (ex. TMT Gol kosong, TMT CPNS kosong, eselon kosong dll) 3. Belum adanya klasifikasi baku tabel refferensi, umumnya menggunakan text/string dalam penulisan 4. SOTK/Unit Organisasi (Unor) belum update 5. Perbedaan jumlah data PNS antara BKN dan Instansi cukup besar 6. BKD/Biro Kepegawaian tidak memiliki database PNS 7. Permasalahan data riwayat (gol. ruang, jabatan, pendidikan dan lainlain)

LANJUTAN.. c. Proses Sinkronisasi Database dan Simpeg 1. Sinkronisasi fields data base 2. Sinkronisasi tabel referensi 3. Reformat data Data utama (core data) Data Riwayat (historical data) 4. Menyiapkan transaksi server di BKN Pusat 5. Membangun web service XML untuk sinkronisasi database kepegawaian

Tahapan yang sebaiknya dilakukan : 1. Yakinkan PNS telah terdata dalam database (telah mengisi PUPNS Tahun 2003 ), bila belum terdata, segera lakukan sesuai mekanisme yang ada. 2. Lakukan setting dari dokumen/template format SK melalui Aplikasi NCSISADMIN (https://ncsisadmin.bkn.go.id) 3. Tentukan Pejabat Penandatangan spesimen di masing masing instansi (https://sapk.bkn.go.id) 4. Lakukan Peremajaan Unit Organisasi dari Instansi untuk kemudahan dalam melakukan updating data melalui Aplikasi HR (https://hr.bkn.go.id) 5. Perbaiki data PNS yang akan diproses KP, sesuai dengan kondisi terkini (Pangkat/Golongan, TMT Gol, Unit Kerja, Pendidikan, Jabatan, masa kerja dsj. sesuai dengan kewenangan yang diberikan Perka BKN No. 14 Tahun 2011) melalui aplikasi SAPK (https://sapk.bkn.go.id) 6. Disarankan dalam satu nota usul maksimal 50 berkas untuk kemudahan dan kecepatan dalam proses layanan. 7. Sesuaikan mekanisme usulan KP/Pensiun/Pengadaan dan Pencetakan berkas sesuai panduan/ SOP dalam aplikasi