BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Direktorat Aset merupakan salah satu direktorat di Universitas Gadjah Mada yang berperan untuk memberikan pelayanan aset bagi seluruh civitas akademika Universitas Gadjah Mada. Dalam menjalankan perannya, terdapat konsep otonomi pemeliharaan aset antara Universitas, Fakultas dan unit lain yaitu Direktorat Aset mendapat tugas mengelola fasilitas-fasilitas utama yang menghubungkan fasilitas di dalam Fakultas/Unit dengan Fasilitas yang berada di luarnya dan dalam hal tertentu Direktorat Aset dapat membantu masalah fasilitas yang ada di Fakultas/Unit. Sedangkan Fakultas/Unit bertugas mengelola fasilitas-fasilitas yang berada di dalam wilayahnya dan yang menunjang secara langsung kegiatan akademik dan administrasi. Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 138/P/SK/HT/2011 tentang Kedudukan dan Rincian Tugas Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Aset dijadikan sebagai pedoman setelah sebelumnya Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 272/P/SK/HT/2009 tentang Kedudukan dan Rincian Tugas Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Aset Universitas Gadjah Mada dianggap sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan organisasi. Dengan di tetapkannya Universitas Gadjah Mada sebagai Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTN-BH) hal ini membutuhkan sebuah penyampaian informasi yang tersistem dengan baik. 1
Demi memenuhi kebutuhan tersebut, sistem informasi harus mengalami perubahan dan pembaharuan agar tetap responsif atas kebutuhan perkembangan organisasi khususnya di Direktorat Aset. Perubahan begitu konstan dan sering mengingat permasalahan yang muncul di lapangan menuntut Direktorat Aset untuk dapat bekerja secara responsif serta membutuhkan mobilisasi yang tinggi dikarenakan lingkup obyek yang perlu di tangani oleh Direktorat Aset beragam bukan hanya di lingkungan universitas tetapi juga di lingkup fakultas serta fasilitas penunjang universitas. Untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut mebutuhkan pengelolaan keuangan sebagai pendukung utama terselesaikannya berbagai masalah tersebut. Direktorat Keuangan adalah pihak yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab atas pengelolaan keuangan di Universitas Gadjah Mada. Pengelolaan keuangan Universitas Gadjah Mada berpedoman pada Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 2015 tentang bentuk dan mekanisme pendanaan Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTN-BH). Pengelolaan keuangan yang baik memegang peranan penting sebagai motor penggerak semua tugas dan fungsi bukan hanya di Direktorat Aset melainkan juga di Direktorat atau unit yang lainnya. Pengelolaan keuangan juga harus ditunjang oleh sistem informasi akuntansi yang baik agar dapat merencanakan, mengkoordinasikan serta mengontrol berbagai aktivitas dari masing masing unit Direktorat. Dalam hal ini UGM telah menerapkan sistem informasi akuntansi dalam pengelolaan keuangan Universitas Gadjah Mada melalui SIMKEU (Sistem Informasi Manajemen Keuangan). 2
Pengelolaan keuangan dijalankan secara terpusat dengan cara masingmasing unit direktorat mengajukan permohonan dana melalui sistem ini. Dalam hal pengelolaan keuangan, terdapat dua sumber dana yaitu dana BOPTN (Bantuan Operasional Perguruan Tinggi Negeri) dan RKAT (Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan). Masing masing unit Direktorat UGM berkewajiban untuk merancang dan mengajukan RKAT untuk satu tahun ke depan agar aktifitas berfungsi dengan baik. Kas kecil menjadi salah satu komponen dalam pengajuan RKAT. Meskipun UGM telah menjalankan SIMKEU sebagai media informasi keuangan yang terpusat dan terkomputerisasi, akan tetapi akuntansi pengeluaaran kas kecil di Direktorat Aset belum berjalan dengan baik. Dalam prosesnya pembentukan dana kas kecil melalui tahapan yaitu dengan cara mengajukan permohonan dana kas kecil ke direktorat keuangan berupa pinjaman. Pengelolaan kas kecil yang telah melalui proses pengajuan permohonan dana ke Direktorat Keuangan tersebut diampu oleh petugas PUMK (Pemegang Uang Muka Kerja). Petugas PUMK berperan penting dalam pencatatan peredaran penggunaan kas. Tidak seperti di tataran universitas yang mana permohonan dana dan pencairan tersistem dengan baik melalui SIMKEU, pemakaian kas kecil di Direktorat Aset menjadi problematika tersendiri dikarenakan belum tersistem dengan baik. Seringnya penggunaan kas kecil dengan intensitas yang tinggi namun jumlah yang relatif kecil menjadikan pengeluaran kas kecil kurang mendapatkan perhatian sehingga muncul berbagai permasalahan. Berbagai 3
permasalahan pengeluaran kas kecil yang terjadi di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada antara lain: a. Sistem informasi pengeluaran kas kecil di Direktorat Aset UGM belum tersistem dengan baik. b. Pengolahan dan pencatatan data pengeluaran kas kecil belum terselenggara secara maksimal. c. Belum adanya SOP mengenai pengelolaan kas kecil, serta d. Belum terselenggaranya laporan kas kecil. Pengelolaan kas kecil yang belum mendapatkan penanganan yang baik ini menjadikan kas kecil sangat rawan terhadap kecurangan karena tidak adanya controlling terhadap kas kecil. Hal ini memunculkan masalah baru yang cukup berarti dalam menetapkan anggaran di tahun selanjutnya bagi Direktur Direktorat Keuangan selaku pemegang kebijakan yang mempunyai wewenang melalui RKAT. Dengan berbagai alasan tersebut penulis merasa perlu untuk menyusun sistem informasi akuntansi kas kecil. Hal ini dirasa perlu agar dalam menjalankan aktivitasnya petugas PUMK dapat dengan jelas mengetahui mana saja pengajuan yang sudah selesai prosesnya maupun yang masih dalam proses serta membantu parah pihak pengampu kebijakan di Direktorat Aset UGM. Proses penyusunan sistem informasi kas kecil ini harus melalui lima tahapan. Tahapan yang pertama adalah siklus hidup pengembang sistem yaitu 4
proses yang di tempuh organisasi untuk memperoleh serta mengimplementasikan sistem informasi akuntansi kas kecil yang baru. Dalam tahapan ini juga ditentukan langkah langkah dalam siklus tersebut dan berguna untuk mendiskusikan pihak pihak mana saja yang dilibatkan dalam pengembangan sistem. Kedua, aktivitas perencanaan sistem yang dibutuhkan selama pengembangan siklus hidup kas kecil. Ketiga, analisis kelayakan yang dilakukan untuk menunjukan bahwa sistem informasi akuntansi kas kecil yang baru lebih layak. Keempat, aspek aspek perilaku yang harus ditangani dengan baik agar dapat mengimplementasikan sistem yang baru. Kelima adalah tahapan analisis sistem yang merupakan tahapan terpenting dalam mengembangkan sistem. Dalam analisis sistem, informasi yang diperlukan untuk mengembangkan sistem baru akuntansi kas kecil di kumpulkan kemudian studi mendalam atas sistem yang diajukan untuk mendapatkan kelayakannya agar kebutuhan informasi para pemakai dapat di identifikasi dan di dokumentasikan dengan baik. Tahapan analisis sistem akuntansi kas kecil akan menentukan keberhasilan pengembangan sistem. Oleh karenanya tahapan analisis sistem ini harus dilakukan dengan terinci dan teliti agar penyusunan perancangan sistem informasi akuntansi dapat di implementasikan dengan baik. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah penulis uraikan, maka berikut ini merupakan rumusan masalah yang akan di bahas adalah: 5
Bagaimana Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil Pada Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 1.3 Batasan Masalah Penulisan tugas akhir ini membahas tentang Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil Pada Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada, agar dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis dapat fokus terhadap topik dan rumusan masalah yang akan dibahas maka penulisan akan dibatasi dalam lingkup sebagai berikut: 1. Mencari tahu bagaimana proses pengelolaan kas kecil di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 2. Melakukan analisis terhadap mekanisme yang telah berjalan dalam pencairan kas kecil. 3. Mencari tahu kendala yang di hadapi oleh Direktorat Aset dalam proses pengelolaan kas kecil. 4. Melakukan analisa kebutuhan sistem informasi akuntansi kas kecil pada Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 5. Melakukan perancangan sistem informasi akuntansi kas kecil pada Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 6. Melakukan penyusunan laporan kas kecil di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 1.4 Tujuan Penelitian 6
Berdasarkan rumusan masalah tersebut, maka tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Untuk mengetahui proses pengelolaan kas kecil di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 2. Untuk mengetahui mekanisme yang telah berjalan dalam pencairan kas kecil di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 3. Untuk mengetahui kendala yang di hadapi oleh Direktorat Aset dalam proses pengelolaan kas kecil. 4. Untuk mengetahui analisa kebutuhan sistem informasi akuntansi kas kecil yang tepat pada Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 5. Untuk dapat merancangan sistem informasi akuntansi kas kecil yang dapat diaplikasikan di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 6. Untuk menyusunan laporan kas kecil di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 1.5 Manfaat Penelitian Tercapainya tujuan penulisan Tugas Akhir ini di harapkan akan memberikan manfaat bagi beberapa pihak, antara lain: 1. Bagi Instansi Hasil penelitian tugas akhir ini dapat berfungsi sebagai rekomendasi sistem informasi akuntansi kas kecil yang dapat digunakan agar pengelolaan sistem kas kecil dapat terkelola dengan lebih baik. Laporan 7
kas kecil yang dihasilkan dapat menjadi bahan evaluasi serta pertimbangan dalam pengambilan keputusan bagi pengampu kebijakan di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 2. Bagi Universitas Hasil dari penelitian yang dituangkan dalam bentuk Tugas Akhir ini dapat digunakan sebagai referensi dan rekomendasi sistem informasi akuntansi kas kecil bagi direktorat. Disamping hal tersebut dengan adanya penelitian ini menjadi pertimbangan bagi universitas agar menetapkan mekanisme pengelolaan kas kecil bagi masing-masing direktorat atau unit kerja yang lain di Universitas Gadjah Mada 3. Bagi Penulis Di bangku perkuliahan penulis telah mempelajari sistem informasi akuntansi, maka dengan penulisan Tugas Akhir ini penulis dapat mengaplikasikan ilmu yang dipelajari selama di bangku perkuliahan di dunia kerja secara nyata. Penulis mendapat pengalaman mengatasi sebuah permasalahan yang ada dengan memberikan rekomendasi solusi melalui penyusunan sistem informasi akuntansi kas kecil di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. 4. Bagi Masyarakat Dengan disusunnya Tugas Akhir ini diharapkan masyarakat dapat mengetahui lebih dalam mengenai sistem pengelolaan kas kecil. Selain hal 8
tersebut penulisan ini bermanfaat menjadi salah satu referensi belajar mengenai sistem informasi akuntansi kas kecil bagi peneliti selanjutnya. 1.6 Kerangka Pemikiran Pendahuluan Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada PUMK (Pemegang Uang Muka Kerja) Wawancara Proses Pengelolaan Kas Kecil yang Sedang Berjalan dan Kendala yang Kajian Dokumen Data Pencatatan Pengeluaran Kas Kecil Analisa Kebutuhan Perancangan Sistem Laporan Kas Kecil Kesimpulan Gambar 1. 1. Kerangka Pemikiran 9