BAB I PENDAHULUAN. dari masing-masing unit kerjanya. Sistem tersebut antara lain Internal Electronic

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Universitas Gadjah Mada (UGM) memiliki beberapa sistem yang menunjang kinerja dari masing-masing unit kerjanya. Sistem tersebut antara lain Internal Electronic Mailing System (InEMS), Human Resource Information System (HRIS), Sistem Informasi Manajemen Keuangan (SIMKEU), Sistem Informasi Aspirasi Publik (SIAP), Sistem Informasi Anggaran Berbasis Kinerja (SIMABEKA), dan sebagainya (Purnawati 2015). Secara terus-menerus sistem tersebut dikembangkan hingga saat ini untuk menyesuaikan kebutuhan penggunanya. Salah satu bentuk pengembangannya ialah integrasi antarsistem. Bidang keuangan merupakan salah satu bidang yang banyak berkaitan dengan unit kerja lain, seperti fakultas-fakultas dan direktorat-direktorat. Hal ini disebabkan setiap program atau kegiatan yang dijalankan pasti membutuhkan dana. Implikasinya adalah perlunya sistem modern yang mengelola pengajuan dan pencairan uang muka kerja (UMK), pembayaran definitif, dan pelaporan keuangan sebagai pertanggungjawaban unit kerja (Pengabdian 2015). Sejak awal dikembangkannya, yaitu tahun 2010, SIMKEU UGM telah banyak diintegrasikan dengan sistem dari unit kerja lain. Alasan perlunya integrasi ini ialah perlunya peningkatan produktivitas kerja yang dapat dilakukan dengan efisiensi 1

2 2 waktu pengajuan sampai pencairan UMK. Pemrosesan UMK ini diotorisasi oleh pihak berwenang secara waktu nyata (real time) karena SIMKEU yang dapat diakses kapan saja dan dimana saja (Direktorat Keuangan Universitas Gadjah Mada 2015). Salah satu contoh integrasi sistem yang perlu mendapat sorotan adalah SIMKEU dan HRIS yang tercermin pada sistem pembayaran gaji dan nongaji atau payroll system. Dulu informasi kepegawaian belum terintegrasi antara unit kerja dan pusat sehingga data karyawan yang akan diproses oleh SIMKEU untuk mendapat pembayaran gaji dan nongaji menjadi tidak sesuai. Dengan integrasi antara HRIS di unit kerja dan pusat serta SIMKEU, transaksi pembayaran terlaksana dengan tepat karena input data karyawan telah valid (Haryono 2015). Integrasi sistem memang memberikan dampak positif bagi UGM, seperti yang telah dipaparkan pada kasus pembayaran gaji di atas sebelumnya. Namun, integrasi ini terkadang memiliki kendala dalam operasinya. Contohnya seperti penggabungan penyedia layanan atau server SIMKEU dan HRIS yang mengalami kondisi sangat padat atau crowded. Hal ini disebabkan para penggunanya, yang kurang lebih sejumlah seribu orang, melakukan input secara serentak di akhir tahun sehingga sistem sempat error dan mengganggu kinerja operasional. Pada akhirnya pengembang sistem setuju dengan adanya pemisahan server kedua sistem tersebut sebagai solusi permasalahan. Selain itu, upaya lain yang telah dilakukan ialah otorisasi akses sesuai wewenang, adanya tim yang melakukan pengawasan tiap bulan, dan tim verifikator transaksi dan anggaran sesuai ketentuan atau surat keputusan (Pengabdian 2015).

3 3 Berdasarkan pengalaman di atas, diperlukan adanya aktivitas pengendalian internal integrasi sistem, baik preventif maupun represif terhadap kegagalan sistem. Aktivitas pengendalian internal yang merupakan tanggung jawab pihak manajemen ini harus relevan dengan kondisi dan kebutuhan sistem terkini dari penggunanya (Achjari 2015). Selain itu, pihak manajemen harus bertanggung jawab atas aktivitas pengendalian internal dan pelaporannya kepada para pemangku kepentingan (ISACA 2016). Pada akhirnya operasional sistem dapat berjalan dengan efisien dan informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan karena risiko kegagalan diminimalisir (Moeller 2009). Dengan pengendalian internal yang efektif, sistem informasi pun dapat digunakan secara efektif pula bagi penggunanya. Menurut Mulyadi (1999), sistem informasi tergolong efektif apabila dapat mewujudkan kepuasan bagi para penggunanya. Efektivitas ini, menurut Rokhman (1998) nantinya juga akan dapat membawa dampak positif bagi organisasi, yaitu berupa keuntungan kompetitif (Baridwan dan Hanum 2007). Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas, diperlukan adanya penelitian terkait dengan efektivitas dari integrasi SIMKEU dan HRIS yang berupa sistem pembayaran gaji dan nongaji. Selain itu, perlu analisis lebih lanjut terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas sistem tersebut. Penelitian yang belum pernah dilakukan sebelumnya ini penting untuk menilai optimalisasi pemanfaatan sistem yang dapat diukur melalui efektivitasnya. Dengan demikian, strategi

4 4 pengembangan dan aktivitas pengendalian internal integrasi sistem yang tepat dapat ditentukan untuk ke depannya. Efektivitas integrasi SIMKEU dan HRIS tergantung dari kualitas informasi atau keluaran bagi pengguna, kualitas sistem yang dioperasikan, dan kualitas layanan dari pegawai yang terkait. Maka, peneliti menggunakan model evaluasi kesuksesan sistem informasi yang dikembangkan oleh DeLone dan McLean pada tahun 1992 dan diperbaharui kembali di tahun 2003 (Urbach dan Müller 2012). Dimensi kualitas informasi, sistem, dan layanan ini menjadi karakteristik penentu atas efektivitas sistem pembayaran gaji dan nongaji. Selain adanya penyesuaian model dengan keadaan terkini yang terbukti dengan kemunculan model terbaru di tahun 2003, model ini terbilang cukup lama dan banyak digunakan pada penelitan lain. Berdasarkan alasan itulah, peneliti ingin menguji kembali keefektifan integrasi SIMKEU dan HRIS melalui tiga dimensi kualitas dari Model DeLone dan McLean. Efektivitas integrasi SIMKEU dan HRIS ini turut dipengaruhi oleh budaya organisasi yang diterapkan oleh seluruh pegawai dan dipengaruhi oleh pihak manajemen puncak, serta sikap positif yang ditunjukkan oleh pengguna sistem. Hal ini berkaitan erat dengan karakteristik UGM sebagai organisasi sektor publik, yaitu birokratis dan hierarkis, yang terkadang menjadi tantangan implementasi sistem informasi. Oleh karena itu, selain model yang telah disebutkan di atas, peneliti juga menggunakan model kesuksesan sistem informasi di sektor publik oleh Gupta et al. (2007) serta Loudon dan Loudon (2000).

5 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, peneliti termotivasi untuk menilai efektivitas dari integrasi SIMKEU dan HRIS yang berupa sistem pembayaran gaji dan nongaji dengan menggunakan studi kasus pada Universitas Gadjah Mada (UGM) Yogyakarta. Efektivitas ini ditentukan oleh kepuasan pengguna yang diukur melalui kualitas informasi, sistem, dan layanan sesuai dengan Model DeLone dan McLean (2003), budaya organisasi sesuai penelitian Gupta (2007), dan sikap yang positif sesuai penelitian Loudon dan Loudon (2000) Pertanyaan Penelitian Pertanyaan penelitian yang diajukan atas studi kasus ini adalah sebagai berikut. 1. Bagaimana efektivitas dari integrasi SIMKEU dan HRIS UGM? 2. Apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas integrasi SIMKEU dan HRIS UGM? 1.4. Batasan Penelitian Penelitian ini memiliki batasan-batasan tertentu, yaitu sebagai berikut. 1. Lingkup penelitian adalah di lingkungan unit kerja UGM. 2. Aspek kepuasan pengguna merupakan penentu efektivitas sistem yang digunakan oleh penulis. Selain selaras dengan penelitian sebelumnya oleh Gibson et al. (2000), Shannon dan Weaver (1949), serta Zviran et al. (2005), kepuasan yang didasarkan pada perbedaan antara ekspektasi pengguna dan realita sistem ini penting untuk mengetahui efektivitas sehingga sistem dapat

6 6 berfungsi dengan lebih optimal (Hadiati, 2003 dalam Baridwan dan Hanum, 2007). 3. Evaluasi efektivitas integrasi sistem hanya didasarkan pada data keluaran (output) di payroll system HRIS. Selain adanya keterbatasan akses sistem oleh peneliti, output ini cukup dapat merepresentasikan tingkat kepuasan terhadap sistem karena dapat diakses dan dirasakan secara langsung oleh pengguna Tujuan Penelitian Berdasarkan pertanyaan penelitian di atas, penelitian ini memiliki beberapa tujuan, yaitu sebagai berikut. 1. Untuk menilai efektivitas integrasi SIMKEU dengan HRIS UGM. 2. Untuk menganalisis faktor-faktor yang berpengaruh terhadap efektivitas integrasi SIMKEU dan HRIS UGM Manfaat Penelitian Informasi yang diperoleh dari penelitian ini dapat bermanfaat untuk beberapa pihak terkait. 1. Bagi dunia akademik Hasil penelitian ini dapat memberikan sumbangsih pengetahuan bagi dunia akademik mengenai praktik pengembangan sistem dan aktivitas pengendalian internal di UGM yang berpengaruh terhadap efektivitasnya.

7 7 2. Bagi UGM Melalui hasil penelitian ini UGM sebagai objek penelitian diharapkan dapat membuat keputusan dan strategi yang lebih efektif atas aktivitas pengendalian internal sistem, khususnya apabila berencana mengadakan integrasi antarsistem di kemudian hari. Dengan demikian, pengembangan sistem di UGM dapat benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan memberikan kepuasan bagi penggunanya. 3. Bagi instansi pendidikan lain Instansi pendidikan lainnya dapat menggunakan hasil penelitian ini sebagai bahan evaluasi untuk mengimplementasikan atau mengembangkan sistem yang serupa. Dengan demikian, sistem informasi benar-benar efektif dan tepat guna. 4. Bagi peneliti lain Peneliti lain yang tertarik dengan topik penilaian efektivitas integrasi sistem informasi dapat menggunakan penelitian ini sebagai referensi penelitian lebih lanjut Sistematika Penulisan Penelitian ini terdiri atas lima bab, yaitu sebagai berikut. 1. BAB I PENDAHULUAN Bab ini terdiri atas latar belakang, rumusan masalah, tujuan, manfaat, dan sistematika penulisan atas penelitian.

8 8 2. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang tinjauan literatur yang berkaitan dengan topik penelitian, baik penelitian terdahulu maupun teori yang telah ada. 3. BAB III METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi mengenai desain penelitian, termasuk jenis dan sumber data, objek penelitian, dan teknik analisis data. 4. BAB IV PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan mengenai analisis data dan pembahasan hasil penelitian terkait dengan evaluasi dan faktor yang mempengaruhi aktivitas pengendalian internal sistem. 5. BAB V PENUTUP Bab ini terdiri atas simpulan peneliti yang didasarkan pada analisis dan pembahasan, keterbatasan penelitian, dan rekomendasi untuk penelitian yang akan dilakukan lebih lanjut di kemudian hari.