BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN. Analisis Sistem ini merupakan penguraian dari suatu sistem pengolahan aplikasi

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN 4.1 Analisis Sistem Analisis Sistem ini merupakan penguraian dari suatu sistem pengolahan aplikasi yang utuh kedalam berbagai bagian-bagian komponennya serta hubungan antar bagian, dengan maksud untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan. Selain itu juga, analisis sistem ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sebelum diambil tindakan-tindakan tertentu dan dapat mempermudah untuk diusulkan perbaikannya. Tahap analisis ini merupakan tahap untuk menganalisis data dengan mengklasifikasikan data yang telah di dapat dari tahap sebelumnya. Pada tahap analisis ini akan dibahas mengenai analisis masalah, analisis fungsional, analisis kebutuhan non fungsional, analisis basis data dan analisis kebutuhan fungsional. 4.1.1 Analisis Masalah Di dalam lembaga PVMBG, ada bagian organisasi yang belum menerapkan sistem terkomputerisasi dalam pengolahan datanya. Sebuah informasi bisa dikatakan berguna jika memiliki input kemudian diproses sehingga menghasilkan output. Data yang diolah masih dilakukan dengan cara mencatat dibuku agenda. Hal tersebut akan membuat pegawai mengalami kesulitan dalam mencari data yang diperlukan. Selain itu juga penyimpanan data surat menjadi kurang rapi. 53

54 Setelah melakukan wawancara dan observasi, PVMBG memerlukan sebuah aplikasi berbasis desktop yang dapat mengolah data surat untuk membantu pegawai dalam mengolah data surat yang masuk dan keluar. 4.1.2 Analisis Fungsional Dalam pengolahan data surat Pusat Vulaknologi dan Mitigasi Bencana Geologi Bandung yang sedang berjalan terdapat entitas yang dapat diidentifikasi yaitu: Entitas Adiministrator. Dari entitas tersebut yang dilibatkan dalam pemodelan flowmap adalah entitas surat masuk, surat keluar dan kode karena entitas-entitas yang terlibat dalam sistem informasi. Dengan menggunakan entitas yang sama rancangan aplikasi yang diusulkan pun di buat. Deskripsi current aplikasi : Prosedur yang dilakukan oleh Administrator 1) Prosedur Login Deskripsinya : a. Administrator masuk ke dalam form login. b. Setelah itu memasukkan username dan password. c. Administrator mengakses dengan mengklik tombol login. d. Sistem melakukan proses pencarian apakah username dan password sudah sesuai, administrator hanya berstatus sebagai admin. e. Jika username dan password tidak sesuai sistem akan kembali ke awal atau keadaan semula.

55 Alur data prosedur olah data login (flowmap) Prosedur Login Administrator Sistem Start Input username dan password Tekan tombol login Pencarian username dan password Tidak Data admin Pengecekan validasi Menampilkan menu utama Ya Sesuai End Gambar 4.1 Prosedur login 2) Prosedur Olah Data Admin Prosedur ini terdiri dari 2 prosedur yaitu, prosedur tambah admin dan prosedur hapus admin. a) Prosedur Tambah Admin Deskripsinya: a. Admin memasuki halaman admin dengan menekan tombol spasi pada Menu Utama. b. Sistem Menampilkan Menu Admin. c. Admin mengklik tombol Tambah untuk menambahkan data admin baru. d. Admin mengisi field yang ada pada form.

56 e. Admin mengklik tombol Simpan untuk menyimpan data baru. f. Data admin baru tersimpan. Alur data prosedur tambah admin (flowmap) Prosedur Tambah Admin Administrator Sistem Start Pilih menu admin Mengolah menu 1 Menampilkan form menu admin (tambah, hapus) Tekan tombol Tambah Isi semua field yang ada pada form Tekan tombol Simpan Mengolah data admin yang telah diinputkan Menampilkan seluruh data admin yang telah diinputkan Data admin End Gambar 4.2 Prosedur tambah admin b) Prosedur Hapus Admin Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan dihapus dengan cara mengklik field pada tabel data admin. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Dihapus, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data yang akan dihapus. c. Admin mengklik tombol Hapus.

57 d. Menampilkan peringatan Apakah Anda Yakin Menghapus Data Ini? Jika ya, maka data akan terhapus. jika tidak kembali pada form admin. Alur data prosedur hapus admin (flowmap) Prosedur Hapus Admin Administrator Sistem 1 Pilih data admin yang akan dihapus Menampilkan data admin yang akan dihapus Tekan tombol Hapus Menampilkan peringatan apakah data admin akan dihapus atau tidak Ya/ Tidak Ya 1 Tidak Menghapus data admin Menampilkan data admin yang ter-update Data admin End Gambar 4.3 Prosedur hapus admin 3) Prosedur Olah Data Surat Masuk Prosedur ini terdiri dari 3 prosedur yaitu, prosedur tambah surat masuk, prosedur update surat masuk dan prosedur hapus surat masuk. a) Prosedur Tambah Surat Masuk Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Data Surat Masuk. b. Sistem menampilkan Menu Data Surat Masuk. c. Admin mengklik tombol Tambah. d. Admin mengisi semua field yang ada pada form.

58 e. Admin mengklik tombol Simpan untuk menyimpan data baru. f. Data surat masuk baru tersimpan. Alur data prosedur tambah surat masuk (flowmap) Prosedur Tambah Surat Masuk Administrator Sistem Start Pilih menu data surat masuk Mengolah menu 2 3 Menampilkan form data surat masuk (tambah, ubah, hapus) Tekan tombol Tambah Isi semua field yang ada pada form Tekan tombol Simpan Mengolah data yang telah diinputkan Menampilkan seluruh data yang telah diinputkan Data surat masuk End Gambar 4.4 Prosedur tambah surat masuk b) Prosedur Update Surat Masuk Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan diubah dengan cara mengklik field pada tabel data surat masuk. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Diubah, Silahkan Pilih Datanya Dulu!

59 b. Menampilkan data surat masuk yang akan diubah. c. Admin mengklik tombol Ubah. d. Admin mengubah field data surat masuk sesuai yang diinginkan. e. Sistem meng-update data surat masuk. f. Menampilkan data yang telah ter-update. Alur data prosedur update surat masuk (flowmap) Prosedur Update Surat Masuk Administrator Sistem 2 Pilih data surat masuk yang akan diubah Menampilkan data yang akan diubah Tekan tombol Ubah Ubah field data surat masuk sesuai dengan yang diinginkan Meng-update data surat masuk Menampilkan data yang telah diubah Data surat masuk End Gambar 4.5 Prosedur update surat masuk

60 c) Prosedur Hapus Surat Masuk Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan dihapus dengan cara mengklik field pada tabel data surat masuk. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Dihapus, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data yang akan dihapus. c. Admin mengklik tombol Hapus. d. Menampilkan peringatan Apakah Anda Yakin Menghapus Data Ini? Jika ya, maka data akan terhapus. Jika tidak, maka kembali pada form data surat masuk. Alur data prosedur hapus surat masuk (flowmap) Prosedur Hapus Surat Masuk Administrator Sistem 3 Pilih data surat masuk yang akan dihapus Menampilkan data surat masuk yang akan dihapus Tekan tombol Hapus Menampilkan peringatan apakah data akan dihapus atau tidak Ya/ Tidak Ya 3 Tidak Menghapus data surat masuk Menampilkan data surat masuk yang ter-update Data surat masuk End Gambar 4.6 Prosedur hapus surat masuk

61 4) Prosedur Olah Data Surat Keluar Prosedur ini terdiri dari 3 prosedur yaitu, prosedur tambah surat keluar, prosedur update surat keluar dan prosedur hapus keluar. a) Prosedur Tambah Surat Keluar Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Data Surat Keluar. b. Sistem menampilkan Menu Data Surat Keluar. c. Admin mengklik tombol Tambah. d. Admin mengisi semua field yang ada pada form. e. Admin mengklik tombol Simpan untuk menyimpan data baru. f. Data surat keluar baru tersimpan. Alur data prosedur tambah surat keluar (flowmap) Proses Tambah Data Surat Keluar Administrator Sistem Start Pilih menu data surat keluar Mengolah menu 4 5 Menampilkan form data surat keluar (tambah, ubah, hapus, cari) Tekan tombol Tambah Isi semua field yang ada pada form Tekan tombol Simpan Mengolah data yang telah diinputkan Menampilkan seluruh data yang telah diinputkan Data surat keluar End Gambar 4.7 Prosedur tambah surat keluar

62 b) Prosedur Update Surat Keluar Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan diubah dengan cara mengklik field pada tabel data surat keluar. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Diubah, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data surat keluar yang akan diubah. c. Admin mengklik tombol Ubah. d. Admin mengubah field data surat keluar sesuai yang diinginkan. e. Sistem meng-update data surat keluar. f. Menampilkan data yang telah ter-update. Alur data prosedur update surat keluar (flowmap) Prosedur Update Data Surat Keluar Administrator Sistem 4 Pilih data surat keluar yang akan diubah Menampilkan data yang akan diubah Tekan tombol Ubah Ubah field data surat keluar sesuai dengan yang diinginkan Meng-update data surat keluar Menampilkan data yang telah diubah Data surat keluar End Gambar 4.8 Prosedur update surat keluar

63 c) Prosedur Hapus Surat Keluar Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan dihapus dengan cara mengklik field pada tabel data surat keluar. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Dihapus, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data yang akan dihapus. c. Admin mengklik tombol Hapus. d. Menampilkan peringatan Apakah Anda Yakin Menghapus Data Ini? Jika ya, maka data akan terhapus. Jika tidak, maka kembali pada form data surat keluar. Alur data prosedur hapus surat keluar (flowmap) Prosedur Hapus Data Surat Keluar Administrator Sistem 5 Pilih data surat keluar yang akan dihapus Menampilkan data surat keluar yang akan dihapus Tekan tombol Hapus Menampilkan peringatan apakah data akan dihapus atau tidak Ya/ Tidak Ya 5 Tidak Menghapus data surat keluar Menampilkan data surat keluar yang ter-update Data surat keluar End Gambar 4.9 Prosedur hapus surat keluar

64 5) Prosedur Olah Data Kode Jabatan Prosedur ini terdiri dari 3 prosedur yaitu, prosedur tambah data kode, prosedur update data kode dan prosedur hapus data kode. a) Prosedur Tambah Data Kode Jabatan Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Data Kode Jabatan. b. Sistem menampilkan Menu Data Kode Jabatan. c. Admin mengklik tombol Tambah. d. Admin mengisi semua field yang ada pada form. e. Admin mengklik tombol Simpan untuk menyimpan data baru. f. Data kode jabatan baru tersimpan. Alur data prosedur tambah data kode jabatan (flowmap) Prosedur Tambah Data Kode Jabatan Administrator Sistem Start Pilih menu data kode jabatan Mengolah menu 6 7 Menampilkan form data kode jabatan (tambah, ubah, hapus) Tekan tombol Tambah Isi semua field yang ada pada form Tekan tombol Simpan Mengolah data yang telah diinputkan Menampilkan seluruh data yang telah diinputkan Data kode jabatan End Gambar 4.10 Prosedur tambah data kode jabatan

65 b) Prosedur Update Data Kode Jabatan Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan diubah dengan cara mengklik field pada tabel data kode jabatan. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Diubah, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data kode yang akan diubah. c. Admin mengklik tombol Ubah. d. Admin mengubah field data kode jabatan sesuai yang diinginkan. e. Sistem meng-update data kode jabatan. f. Menampilkan data yang telah ter-update. Alur data prosedur update data kode jabatan (flowmap) Prosedur Update Data Kode Jabatan Administrator Sistem 6 Pilih data kode jabatan yang akan diubah Menampilkan data yang akan diubah Tekan tombol Ubah Ubah field data kode jabatan sesuai dengan yang diinginkan Meng-update data kode jabatan Menampilkan data yang telah diubah Data kode jabatan End Gambar 4.11 Prosedur update data kode jabatan

66 c) Prosedur Hapus Data Kode Jabatan Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan dihapus dengan cara mengklik field pada tabel data kode jabatan. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Dihapus, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data yang akan dihapus. c. Admin mengklik tombol Hapus. d. Menampilkan peringatan Apakah Anda Yakin Menghapus Data Ini? Jika ya, maka data akan terhapus. Jika tidak, maka kembali pada form data kode jabatan. Alur data prosedur hapus data kode jabatan (flowmap) Prosedur Hapus Data Kode Jabatan Administrator Sistem 7 Pilih data kode jabatan yang akan dihapus Menampilkan data kode jabatan yang akan dihapus Tekan tombol Hapus Menampilkan peringatan apakah data akan dihapus atau tidak Ya/ Tidak Ya 7 Tidak Menghapus data kode jabatan Menampilkan data kode jabatan yang terupdate Data kode jabatan End Gambar 4.12 Prosedur hapus data kode jabatan

67 6) Prosedur Pencarian Prosedur ini terdiri dari 2 prosedur yaitu, prosedur pencarian surat masuk dan prosedur surat keluar. a) Prosedur Pencarian Surat Masuk Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Pencarian Surat Masuk. b. Menampilkan Menu Pencarian Surat Masuk. c. Admin memilih kategori pencarian yang diinginkan. d. Admin mengklik tombol Cari. e. Sistem melakukan proses pencarian apakah data yang dimaksud ada atau tidak ada. Jika ada, maka sistem menampilkan data selengkapnya pada layar monitor. Jika tidak ada, maka yang akan ditampilkan oleh sistem adalah data tidak ditemukan. Alur data prosedur pencarian surat masuk (flowmap) Prosedur Pencarian Surat Masuk Administrator Sistem Start Pilih menu pencarian surat masuk Mengolah menu Menampilkan menu pencarian surat masuk Masukkan data yang akan dicari berdasarkan kategori yang dipilih Tekan tombol Cari Mencari data yang diinputkan Data surat masuk Menampilkan data yang dicari Ya Ada/ Tidak Data tidak ditemukan Tidak End Gambar 4.13 Prosedur pencarian surat masuk

68 b) Prosedur Pencarian Surat Keluar Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Pencarian Surat Keluar. b. Menampilkan Menu Pencarian Surat Keluar. c. Admin memilih kategori pencarian yang diinginkan. d. Admin mengklik tombol Cari. e. Sistem melakukan proses pencarian apakah data yang dimaksud ada atau tidak ada. Jika ada, maka sistem menampilkan data selengkapnya pada layar monitor. Jika tidak ada, maka yang akan ditampilkan oleh sistem adalah data tidak ditemukan. Alur data prosedur pencarian surat keluar (flowmap) Prosedur Pencarian Surat Keluar Administrator Sistem Start Pilih menu pencarian surat keluar Mengolah menu Menampilkan menu pencarian surat keluar Masukkan data yang akan dicari berdasarkan kategori yang dipilih Tekan tombol Cari Mencari data yang diinputkan Data surat keluar Menampilkan data yang dicari Ya Ada/ Tidak Data tidak ditemukan Tidak End Gambar 4.14 Prosedur pencarian surat keluar

69 7) Prosedur Cetak Laporan Prosedur ini terdiri dari 2 prosedur yaitu, prosedur cetak laporan surat masuk dan cetak laporan surat keluar. a) Prosedur Cetak Laporan Surat Masuk Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Laporan Surat Masuk. b. Sistem menampilkan laporan surat masuk. c. Sistem mencetak laporan surat masuk d. Dokumen surat masuk. Alur data prosedur cetak laporan surat masuk (flowmap) Prosedur Cetak Laporan Surat Masuk Administrator Sistem Start Pilih menu laporan surat masuk Mengolah menu Data surat masuk Laporan surat masuk Mencetak laporan surat masuk End Gambar 4.15 Prosedur cetak laporan surat masuk b) Prosedur Cetak Laporan Surat Keluar Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Laporan Surat keluar. b. Sistem menampilkan laporan surat keluar.

70 c. Sistem mencetak laporan surat keluar. d. Dokumen surat keluar. Alur data prosedur cetak laporan surat keluar (flowmap) Prosedur Cetak Laporan Surat Keluar Administrator Sistem Start Pilih menu laporan surat keluar Mengolah menu Data surat keluar Laporan surat keluar Mencetak laporan surat keluar End Gambar 4.16 Prosedur cetak laporan surat keluar 4.1.3 Analisis Non Fungsional Analisis non fungsional dalam pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Surat di Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Bandung, terdiri dari: analisis pengguna, analisis perangkat lunak, dan analisis perangkat keras. 4.1.3.1 Analisis Pengguna Pengguna aplikasi ini adalah pegawai PVBMG yang berinteraksi langsung melakukan pembaharuan data surat yang keluar dan masuk di Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi.

71 4.1.3.2 Analisis Perangkat Lunak (Software) Analisis perangkat lunak cenderung lebih menekankan kepada aspek pemanfaatan sumberdaya (software) yang selama ini telah dimiliki oleh tempat dimana penelitian ini diambil. Perancangan perangkat lunak merupakan pengembangan dari sumber daya yang ada, dan tidak menjadikan sumber daya yang ada tersebut menjadi sia-sia. Akan tetapi dalam perancangan perangkat lunak harus diperhatikan kebutuhan dari calon user program aplikasi yang akan dibuat dan data yang akan diolah. Berdasarkan pertimbangan tersebut maka diusulkanlah penambahan perangkat lunak yang dapat menunjang aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 yang akan di integrasikan dengan database Microsoft Access 2003. 4.1.3.3 Analisis Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras adalah seluruh komponen atau unsur peralatan yang digunakan sebagai penunjang pembangunan suatu sistem. Adapun yang perangkat keras yang digunkan adalah sebagai berikut : a. Kompatibel dengan Processor Intel Pentium 4 3.06 GHz b. Kapasitas Hardisk yang digunakan sebagai media penyimpanan minimal 80 GB. c. Memori minimal 256 MB. d. Keyboard 103 key dan Mouse PS2 maupun Mouse USB. 4.1.3.4 Analisis kebutuhan input Analisis kebutuhan ini dilakukan untuk menentukan input apa saja yang dibutuhkan oleh sistem yang akan dibangun. Adapun input yang dibutuhkan oleh aplikasi adalah sebagai sebagai berikut : a. Data Admin

72 b. Data Surat Masuk c. Data Surat Keluar d. Data Kode Jabatan 4.1.3.5 Analisis kebutuhan output Adapun output yang dibutuhkan adalah informasi data surat yang masuk dan surat keluar di Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi. 4.1.4 Analisis Kebutuhan Fungsional 4.1.4.1 Contex Diagram (CD) Diagram konteks merupakan suatu model yang menjelaskan secara global bagaimana data digunakan dan ditransformasikan untuk proses atau dengan kata lain merupakan gambaran umum mengenai sistem yang menggambarkan aliran data ke dalam dan keluar sistem. Adapun diagram konteks dari aplikasi prngolahan data surat adalah sebagai berikut: data surat masuk 0 informasi data surat masuk Sistem Informasi Pengolahan Data Surat + data kode informasi data kode admin data surat keluar informasi data surat keluar Gambar 4.17 Konteks diagram aplikasi pengolahan data surat

73 4.1.4.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 1.0 Diagram level 1 dari Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi adalah sebagai berikut : 1 Olah Data Surat Masuk rec_ surat masuk req _ surat masuk File Surat Masuk informasi data surat masuk data surat masuk data kode jabatan Admin data surat keluar informasi data surat keluar 2 Olah Data Surat Keluar rec_ surat keluar req _ surat keluar File Surat Keluar informasi data kode jabatan 3 Olah Data Kode Jabatan req _ kode jabatan rec_ kode jabatan File Kode Jabatan Gambar 4.18 DFD level 1 pada aplikasi pengolahan data surat Adapun deskripsi proses yang terjadi dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.1 Tabel DFD level 1 pada aplikasi pengolahan data surat No Proses Nama Proses Deskripsi 1.0 Olah Data Surat Masuk Merupakan proses pengolahan data surat yang masuk. 2.0 Olah Data Surat Keluar Merupakan proses pengolahan data surat yang keluar. 3.0 Olah Data Kode Merupakan proses pengolahan data kode jabatan.

74 4.1.4.3 DFD Level 2.0 Diagram level 2 dari Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi adalah sebagai berikut a. Proses 1.0 Proses Olah Data Surat Masuk 1 Tambah Surat Masuk data surat masuk rec_ surat masuk Admin data surat masuk informasi data surat masuk 2 Ubah Surat Masuk req _ surat masuk rec_ surat masuk File Surat Masuk informasi data surat masuk 3 Hapus Surat Masuk req _ surat masuk Gambar 4.19 DFD level 2 proses olah data surat masuk Adapun deskripsi proses yang terjadi dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.2 Tabel DFD level 2 proses olah data surat masuk No Proses Nama Proses Deskripsi 1.1 Tambah Surat Merupakan proses penambahan data surat masuk yang Masuk diinputkan oleh admin. 1.2 Ubah Surat Masuk Merupakan proses pembaharuan data, yaitu mengubah data yang tidak sesuai menjadi data yang dibutuhkan. 1.3 Hapus Surat Masuk Merupakan proses penghapusan data. b. Proses 2.0 Proses Olah Data Surat Keluar 1 Tambah Surat Keluar data surat keluar rec_ surat keluar Admin data surat keluar informasi data surat keluar 2 Ubah Surat Keluar rec_ surat keluar req _ surat keluar File Surat Keluar req _ surat keluar informasi data surat keluar 3 Hapus Surat Keluar Gambar 4.20 DFD level 2 proses olah data surat keluar

75 Adapun deskripsi proses yang terjadi dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.3 Tabel DFD level 2 proses olah data surat keluar No Proses Nama Proses Deskripsi 2.1 Tambah Surat Keluar Merupakan proses penambahan data surat keluar yang diinputkan oleh admin. 2.2 Ubah Surat Keluar Merupakan proses pembaharuan data, yaitu mengubah data yang tidak sesuai menjadi data yang dibutuhkan. 2.3 Hapus Surat Keluar Merupakan proses penghapusan data. c. Proses Olah Data Kode Jabatan 1 Tambah Kode Jabatan data kode jabatan rec_ kode jabatan data kode jabatan 2 rec_ kode jabatan Admin informasi data kode jabatan Ubah Kode Jabatan req _ kode jabatan File Kode Jabatan req _ kode jabatan informasi kode jabatan 3 Hapus Kode Jabatan Gambar 4.21 DFD level 2 proses olah data kode jabatan Adapun deskripsi proses yang terjadi dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.4 Tabel DFD level 2 proses olah data kode jabatan No Proses Nama Proses Deskripsi 3.1 Tambah Kode Jabatan Merupakan proses penambahan data kode jabatan yang diinputkan oleh admin. 3.2 Ubah Kode Jabatan Merupakan proses pembaharuan data, yaitu mengubah data yang tidak sesuai menjadi data yang dibutuhkan. 3.3 Hapus Kode Jabatan Merupakan proses penghapusan data.

76 4.2 Perancangan 4.2.1 Perancangan Basis Data Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya yang di realisasikan dengan relation key yang digambarkan dalam Entity Relationship Diagram (ERD). Entity Relationship Diagram (ERD) dari database yang ada berdasarkan hasil analisis dari prosedur yang sedang berjalan, Dapat dilihat pada gambar 4.6 dibawah ini : id_kode tgl_surat hal ditujukan asal_surat nama_pengirim no_surat_masuk klasifikasi no_surat_keluar surat_keluar silang tgl_surat no_urut N keterangan no_surat tgl_terima menginputkan no_urut asal_surat username 1 nama_pengirim admin 1 menginputkan N surat_masuk alamat_pengirim password 1 diteruskan menginputkan keterangan Nama_dituju N silang klasifikasi kode_jabatan lokasi klasifikasi unit id_kode Gambar 4.22 ER-D dilengkapi dengan atribut Analisis suatu data merupakan uraian mengenai data-data yang masuk ataupun yang keluar. Adapun analisis data dapat diuraikan dari analisis kebutuhan, yaitu analisis kebutuhan input dan analisis kebutuhan output. 4.2.1.1 Kamus Data Kamus data dibuat dengan memperhatikan muatan aliran data, simpanan data (database) dan proses-proses yang terdapat pada DFD. Kamus data tersebut antara lain: 4.2.1.1.1 Data Store a. Login = Username + @Password

77 b. dbkode_jabatan = @ID_Kode + Klasifikasi + Unit c. dbsurat_keluar = No + @No_Surat_Keluar + No_Surat_Masuk + ID_Kode + Tanggal_Surat + Hal + Ditujukan + Asal_Surat + Nama_Pengirim + Klasifikasi + Silang + Keterangan d. dbsurat_masuk = No + @No_Surat Masuk + Tanggal_Surat + Tanggal_Terima + Asal_Surat + Nama_Pengirim + Alamat_Pengirim + Diteruskan + Nama_Dituju + Klasifikasi + Lokasi + Silang + Keterangan @ = Primary Key.. = Foreign Key 4.2.1.2 Normalisasi Tabel Unnormallized form Tabel 4.5 Tabel Unnormallized No No_Surat _Keluar No_Surat_ Masuk Tanggal_ Surat Kode Hal Ditujukan Asal_Surat Nama_Pe ngirim Lokasi Silang Ket. First Normal Form Tabel 4.6 Tabel surat keluar 1 NF No No_Surat _Keluar No_Surat_ Masuk Tanggal_ Surat Kode Hal Ditujukan Asal_Surat Nama_Pe ngirim Lokasi Silang Ket. ID_Kode Klasifikasi Unit

78 4.2.1.3 Skema Relasi Login = (Username, #Password) dbkode_jabatan = (#ID_Kode, Klasifikasi, Unit) dbsurat_keluar = (No, #No_Surat_Keluar, No_Surat_Masuk, ID_Kode, Tanggal_Surat, Hal, Ditujukan, Asal_Surat, Nama_Pengirim, Klasifikasi, Silang, Keterangan) dbsurat_masuk = (No, #No_Surat_Masuk, Tanggal_Surat, Tanggal_Terima, Hal, Asal_Surat, Nama_Pengirim, Alamat_Pengirim, Diteruskan, Nama_Dituju, Klasifikasi, Lokasi, Silang, Keterangan) 4.2.1.4 Diagram Skema Tabel relasi menggambarkan suatu hubungan antar tabel yang sudah ada dalam keadaan normal. Adapun keterkaitan antar tabel relasi yang digunakan dalam sistem ini dapat digambarkan pada gambar berikut ini : Gambar 4.23 Skema diagram Dari gambar diatas terlihat jelas, bahwa ada beberapa tabel yang saling berhubungan. Dengan masing- masing tabel mempunyai primary key, dan adapula tabel

79 yang memiliki foreign key. Tabel dbsurat_masuk dan tabel dbkode_jabatan berelasi dengan tabel dbsurat_keluar. Setiap No_Surat_Masuk yang ada di tabel dbsurat_masuk pasti akan ada di tabel dbsurat_keluar, untuk ID_Kode yang ada pada tabel dbseurat_keluar akan mengambil ID_Kode pada dbkode. 4.2.1.5 Struktur Tabel Tabel yang terlibat pada program aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Tabel Login Tabel 4.7 Tabel Login No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1. Username Varchar 5 Nama yang digunakan admin. 2. Password Varchar 50 Kata sandi yang digunakan. 2. Tabel dbkode_jabatan Tabel 4.8 Tabel dbkode_jabatan No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1. ID_Kode Varchar 20 Identitas kode 2. Klasifikasi Varchar 50 Kode klasifikasi jabatan 3. Unit Varchar 100 Unit organisasi/ jabatan 3. Tabel dbsurat_masuk Tabel 4.9 Tabel dbsurat_masuk No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1. No Int 5 No urut 2. No_Surat_Masuk Varchar 50 No surat yang masuk 3. Tanggal_Surat Date time - Tanggal pembuatan 4. Tanggal_Terima Date time - surat Tanggal diterimanya surat masuk 5. Asal_Surat Varchar 50 Asal surat masuk 6. Nama_Pengirim Varchar 50 Nama pengirim surat

80 No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 7. Alamat Pengirim Varchar 100 Alamat pengirim Surat 8. Diteruskan Varchar 100 Bagian yang dituju oleh surat masuk 9. Nama_Dituju Varchar 50 Nama orang tertuju 10. Klasifikasi Varchar 50 Kepentingan suatu surat (Penting, Sangat Pennting, Biasa) 11. Lokasi Varchar 50 Lokasi surat masuk 12. Silang Varchar 20 Dialihkan atau tunjuk silang 13. Keterangan Text - Tambahan/ catatan kaki 4. Tabel dbsurat_keluar Tabel 4.10 Tabel dbsurat_keluar No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1. No Int 5 No urut 2. No_Surat_Keluar Varchar 50 No surat yang keluar 3. No_Surat_Masuk Varchar 50 No surat yang masuk 4. ID_Kode Varchar 20 Identitas kode 5. Tanggal_Surat Date time - Tanggal pembuatan surat 6. Hal varchar 50 Ungkapan inti isi surat/ 7. Ditujukan Varchar 50 perihal surat Seseorang atau instansi yang dituju 8. Klasifikasi Varchar 50 Klasifikasi surat keluar 9. Asal_Surat Varchar 50 Asal surat pengirim 10. Nama_Pengirim Varchar 50 Nama pengirim surat 11. Silang Varchar 20 Dialihkan atau tunjuk silang 12. Keterangan Text - Tambahan/ catatan kaki

81 4.3 Perancangan Antar Muka (interface) Perancangan antar muka (interface) aplikasi pengolahan data surat di Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Bandung dapat dilihat di bawah ini: a) Menu Utama LogIn Data Pencarian Laporan Bantuan About LogOff APLIKASI PENGOLAHAN DATA SURAT PUSAT VULKANOLOGI DAN MITIGASI BENCANA GEOLOGI Jln. Diponegoro No. 57, Bandung 40122 Gambar Date Time Gambar 4.24 Rancangan interface halaman utama Design menu utama ini menyajikan tampilan awal aplikasi pengolahan data surat dengan 5 menu pokok yaitu Data, Pencarian, Laporan, Bantuan, dan About. Di dalam menu Data terdapat submenu Data Surat Masuk, Data Surat Keluar, dan Kode. Di menu Pencarian terdapat submenu pencarian Surat Masuk dan Surat Keluar. Pada menu Laporan terdapat submenu Laporan Surat Masuk dan Laporan Surat Keluar. b) Menu Login LogIn Gambar login admin Username Password Login Login Gambar 4.25 Rancangan interface login

82 c) Form Admin Ubah Password Username Username Simpan Batal Tambah Hapus keluar Username Username d) Form Data Surat Masuk Gambar 4.26 Rancangan interface admin Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi MASUKAN DATA SURAT MASUK No Nama Pengirim Klasifikasi [Pilih] No Surat Masuk Alamat Pengirim Lokasi Tanggal Surat 9/6/2011 Diteruskan [Pilih] Silang Tanggal Terima 9/6/2011 Nama Tertuju Keterangan Asal Surat Tambah Simpan Ubah Hapus Batal Keluar DATA SURAT MASUK No No_Surat_Masuk Tanggal_Surat Tanggal_Terima Asal_surat Nama_Pengirim Alamat_Pengirim Diteruskan Nama_Tertuju Klasifikasi Lokasi Silang Keterangan Gambar 4.27 Rancangan interface form data surat masuk

83 e) Form Data Surat Keluar Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi MASUKAN DATA SURAT KELUAR No No Surat Keluar No Surat Masuk ID Kode Tanggal Surat Hal 9/6/2011 Ditujukan Asal Surat Nama Pengirim Klasifikasi Silang Keterangan Tambah Simpan Ubah Hapus Batal Keluar DATA SURAT KELUAR No No_Surat_Keluar No_Surat_Masuk ID_Kode Tanggal_Surat Hal Ditujukan Asal_Surat Nama_Pengirim Klasifikasi Silang Keterangan Gambar 4.28 Rancangan interface form data surat keluar f) Form Data Kode Jabatan Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi MASUKAN DATA KODE ID Kode Klasifikasi Unit Tambah Simpan Batal Ubah Hapus Keluar DATA KODE ID_Kode Klasifikasi Unit Gambar 4.29 Rancangan interface form data kode jabatan

84 g) Halaman Pencarian Surat Masuk Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Cari Berdasarkan [Pilih] Masukan Kata Kunci Cari Keluar Data yang dicari Gambar 4.30 Rancangan interface pencarian surat masuk h) Halaman Pencarian Surat Keluar Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Cari Berdasarkan [Pilih] Masukan Kata Kunci Cari Keluar Data yang dicari Gambar 4.31 Rancangan interface pencarian surat keluar