BAB V STUDI KASUS Pada bab ini dipaparkan mengenai studi kasus yang ditujukan untuk melakukan uji coba sebagai validasi terhadap KMS framework fokus pada manusia pada organisasi pembelajar yang telah dihasilkan. Pemaparan pada bab ini meliputi deskripsi umum studi kasus dan hasil yang didapatkan dari studi kasus yang dilakukan. V.1 Deskripsi Umum Studi Kasus yang Dipilih Studi kasus yang dipilih dalam pelaksanaan tugas akhir ini adalah Forum Tugas Akhir (TA) yang dilaksanakan di Laboratorium Sistem Informasi, Teknik Informatika ITB. Forum TA merupakan forum yang diadakan sebagai wadah untuk berkumpul dan berbagi (sharing) pengetahuan antara sesama mahasiswa yang melaksanakan tugas akhir beserta pembimbing tugas akhir. Forum TA tersebut dilakukan secara rutin dan umumnya dilaksanakan di ruang diskusi Laboratorium Sistem Informasi, Teknik Informatika ITB. Pemilihan Forum TA sebagai lingkungan studi kasus didasarkan pada pemahaman bahwa Forum TA merupakan lingkungan pembelajaran yang sederhana namun cukup representatif untuk dapat memberikan gambaran atau umpan balik (feedback) terhadap rancangan KMS framework fokus pada manusia pada organisasi pembelajar. Hal yang menjadi perhatian utama pada Forum TA sebagai studi kasus adalah aktivitas yang dilakukan oleh mahasiswa khususnya terkait dengan proses penyebarluasan (sharing) pengetahuan sebagai bagian dari proses pembelajaran serta adanya proses kolaborasi pengetahuan di dalamnya. Dalam hal ini, aktivitas dalam Forum TA tersebut dipahami sebagai bentuk KM. Selain itu, Forum TA juga dipahami sebagai bentuk organisasi pembelajar berdasarkan karakteristik aktivitas yang dilakukan dan juga adanya proses pembelajaran pada tingkat individu dan komunitas. V-1
V-2 V.2 Penerapan Knowledge Management System Framework pada Studi Kasus yang Dipilih Upaya untuk memahami kondisi nyata (real) aktivitas yang terdapat dalam Forum TA dilakukan melalui proses observasi dan wawancara. Wawancara dilakukan secara individual terhadap lima responden mahasiswa/i yang sedang melaksanakan TA pada Laboratorium Sistem Informasi, Teknik Informatika ITB, dan turut serta dalam forum tersebut. Panduan wawancara dapat dilihat pada LAMPIRAN C dan rangkuman jawaban hasil wawancara dapat dilihat pada LAMPIRAN D. Untuk penerapan KMS framework pada studi kasus yang dipilih adalah dengan melakukan identifikasi/pemetaan komponen-komponen pada framework terhadap elemen yang terdapat kondisi dunia nyata, Forum TA. V.2.1 Forum Tugas Akhir Forum TA merupakan suatu forum yang diadakan sebagai wadah untuk berkumpul dan berbagi (sharing) pengetahuan antara sesama mahasiswa yang melaksanakan tugas akhir beserta pembimbing tugas akhir. Pada Forum TA tersebut tergabung mahasiswa/i yang sedang melaksanakan tugas akhir di Laboratorium Sistem Informasi, Teknik Informatika ITB. Setiap mahasiswa/i tersebut memiliki topik tugas akhir yang berbedabeda satu dengan lainnya. Walaupun demikian, Forum TA tersebut merupakan wadah untuk melakukan kolaborasi antar sesama mahasiswa beserta pembimbing tugas akhir dalam memahami ataupun membahas bersama suatu topik/persoalan dengan adanya sudut pandang yang berbeda-beda. V.2.1.1 Identifikasi Aktor dan Peran dalam Forum TA Pemetaan komponen manusia dalam KMS framework terhadap Forum TA dilakukan berdasarakan pengkategorian aktor dan peran yang terlibat di dalamnya. Aktor utama dalam Forum TA adalah: 1. Mahasiswa Mahasiswa yang dimaksudkan di sini merupakan individu yang melaksanakan tugas akhir dengan topik tugas akhir tertentu yang tergabung dalam suatu komunitas minat (community of interest). Komunitas minat dapat dipahami sebagai sekumpulan individu yang memiliki persamaan, misalnya latar belakang minat atau
V-3 keahlian terhadap topik bahasan tertentu. Pada studi kasus ini, komunitas minat yang dimaksud adalah Laboratorium Sistem Informasi, Teknik Informatika ITB. 2. Pembimbing Pembimbing merupakan dosen yang berperan serta dalam membimbing pelaksanaan TA mahasiswa. Keberadaan pembimbing dibutuhkan untuk memberikan arahan dan bimbingan selama pelaksanaan TA. Adapun peran yang terdapat dalam pelaksanaan Forum TA adalah: 1. Pembicara dalam forum Pembicara dalam forum dapat merupakan mahasiswa yang melakukan presentasi (presenter) untuk menyampaikan hasil belajar yang telah didapatkan, ataupun mahasiswa dan/atau pembimbing yang memberikan feedback (dapat berupa pertanyaan, saran, kritik, dsb.) kepada presenter. 2. Pendengar dalam forum Pendengar dalam forum merupakan mahasiswa dan/atau pembimbing yang mendapatkan pemaparan dan penjelasan dari pembicara. V.2.1.2 Identifikasi Aktivitas dalam Forum TA Pada dasarnya Forum TA merupakan bagian dari proses pelaksanaan TA yang dilaksanakan oleh setiap mahasiswa. Namun, yang akan dibahas dalam dokumen ini lebih ditekankan pada aktivitas berbagi/penyebarluasan (sharing) dalam Forum TA yang dipahami sebagai proses KM dan juga terkait dengan proses interaksi antara individu dengan komunitas. Berdasarkan hasil wawancara yang didapatkan, secara umum aktivitas utama dalam Forum TA terdiri atas aktivitas presentasi dengan penggunaan komputer (notebook) dan projector dan aktivitas diskusi. Dalam hal ini, terkait dengan KMS framework dapat dipahami bahwa aktivitas forum TA merupakan bentuk proses pengetahuan, dengan memanfaatkan teknologi berupa notebook dan projector. 1. Presentasi Presentasi dilakukan oleh mahasiswa (pembicara dalam forum) untuk menyampaikan (menyebarluaskan/sharing) hasil belajar yang telah didapatkan dalam pelaksanaan tugasnya.
V-4 2. Diskusi Diskusi dilakukan untuk mendapatkan feedback terhadap presentasi yang dilakukan. Proses diskusi berupa kegiatan tanya-jawab ataupun pembahasan bersama mengenai suatu topik tertentu. Selain itu, pembelajaran individu dapat terjadi pada saat berada di dalam Forum TA ataupun di luar Forum TA. Di dalam forum TA, pembelajaran individu dilakukan pada saat mendengarkan presentasi ataupun mendapatkan feedback dari hasil preentasi ataupun pada sesi diskusi. Sedangkan pembelajaran individu di luar Forum TA, mahasiswa dapat mencari sumber-sumber pengetahuan yang dibutuhkan, memahaminya, dan menyimpannya yang kemudian dapat dipergunakan untuk diri sendiri ataupun disebarluasakan kepada komunitas. Terhadap aktivitas utama dalam Forum TA, dapat diperhatikan terjadinya proses pengetahuan sebagai proses KM serta terdapatnya proses pembelajaran pada individu dan juga komunitas lihat Gambar V-1. Gambar V-1 Proses pengetahuan dalam Forum TA Proses pengetahuan yang terjadi dijelaskan sebagai berikut: 1. Knowledge Creation mencakup segala macam aktivitas yang dilakukan untuk membentuk suatu pengetahuan baru. Aktivitas ini dapat berupa pencarian sumber pengetahuan, analisis terhadap suatu pengetahuan, pengajuan suatu pertanyaan, dan sebagainya. 2. Knowledge Retention mencakup segala macam aktivitas yang dilakukan untuk menyimpan pengetahuan yang didapatkan sehingga dapat diakses ataupun digunakan kembali pada masa yang akan datang; umumnya dalam bentuk yang
V-5 dapat diarsipkan (dokumen); dalam hal ini dokumen dapat dipahami sebagai artefak pengetahuan. 3. Knowledge Sharing mencakup segala macam aktivitas yang ditujukan untuk menyampaikan atau menyebarluaskan pengetahuan yang dimiliki individu kepada individu lain, dalam Forum TA tersebut adalah aktivitas presentasi. 4. Knowledge Utilization merupakan aktivitas untuk menggunakan/menerapkan pengetahuan yang dimiliki pada saat yang tepat dan sesuai kebutuhan, misalnya adalah pada saat memberikan pendapat atau jawaban atas suatu pertanyaan yang diajukan. Tabel V-1 Pemetaan aktivitas Pembicara dan Pendengar dalam Forum TA terhadap proses pengetahuan Aktivitas dalam Forum TA Pembicara Mencari dan mengkonsumsi sumber-sumber pengetahuan untuk persiapan presentasi Memperoleh feedback sebagai hasil presentasi Mengajukan pertanyaan Memperoleh jawaban atas pertanyaan Menulis/mencatat hal-hal yang dianggap penting/perlu dari hasil presentasi ataupun diskusi Membuat slide presentasi Menyampaikan presentasi Menyebarluaskan dokumen yang terkait dengan topik TA Memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan Memberikan opini terhadap topik pembahasan Pendengar Mengkonsumsi (melihat, membaca, mendengar) materi presentasi ataupun diskusi Mengajukan pertanyaan Memperoleh jawaban atas pertanyaan Menulis/mencatat hal-hal yang dianggap penting/perlu dari hasil presentasi ataupun diskusi Menyampaikan pengetahuan yang dimiliki terkait dengan materi presentasi ataupun diskusi Memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan Memberikan opini terhadap topik pembahasan Knowledge Creation Knowledge Retention Knowledge Sharring Knowledge Utilization
V-6 Pada Tabel V-1 dipaparkan pemetaan aktivitas-aktivitas Pembicara dan Pendengar yang terjadi dalam Forum TA terhadap proses pengetahuan. Berdasarkan pemetaan aktivitas tersebut dapat diperhatikan bahwa secara umum, aktivitas yang dilakukan dalam Forum TA merupakan proses yang ditujukan untuk mengelola pengetahuan. V.2.1.3 Identifikasi Prospek dalam Forum TA Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan, secara umum Forum TA yang telah berlangsung selama ini dapat dikatakan cukup efektif dan bermanfaat. Manfaat yang umum dirasakan dalam pelaksanaan Forum TA tersebut adalah: 1. Didapatkannya feedback (pertanyaan, opini, saran, ataupun kritik) yang membantu pemahaman dan juga pengembangan tugas akhir yang sedang dilaksanakan oleh mahasiswa. 2. Didapatkannya tambahan wawasan ataupun sumber-sumber ide mengenai suatu topik persoalan melalui pembahasan bersama dengan berbagai sudut pandang yang berbeda. 3. Tumbuhnya rasa kebersamaan dan budaya diskusi antar sesama mahasiswa serta pengembangan minat terhadap suatu topik TA. Selain mengenai manfaat dari pelaksanaan Forum TA, didapatkan juga beberapa hal yang menjadi kebutuhan, perhatian, ataupun pertimbangan untuk pengembangan Forum TA (ataupun forum sejenis) pada masa-masa yang akan datang, yaitu: 1. Bagaimana bila dibutuhkan adanya files sharing (berbagi/penyebarluasan files) secara interaktif? Kebutuhan ini dapat diperhatikan ketika individu (mahasiswa ataupun dosen) ingin sharing suatu dokumen kepada seluruh peserta forum pada saat Forum TA sedang berlangsung. 2. Bagaimana bila dibutuhkan collaborative work, suatu bentuk kerja sama untuk membahas dan mengembangkan (elaborasi) suatu dokumen secara bersamasama? Kebutuhan ini dapat diperhatikan apabila dalam forum ditujukan untuk membuat ataupun mengevaluasi suatu dokumen dan perlu melibatkan semua peserta forum dalam waktu yang bersamaan. 3. Bagaimana bila dibutuhkan file sharing, collaborative work, dan forum secara interaktif tetapi peserta tidak dapat hadir? Kebutuhan ini diperhatikan ketika
V-7 dibutuhkan pelaksanaan forum tetapi peserta forum berada di tempat yang berbeda-beda (distributed). V.2.2 Virtual Forum Berdasarkan penjelasan pada identifikasi prospek Forum TA (subbab V.2.1.3), dapat dipahami bahwa aspek teknologi informasi memiliki peran untuk memenuhi kebutuhan yang telah didefinisikan tersebut. Berikut akan dijelaskan suatu model teknologi untuk mendukung Forum TA dan ditujukan untuk dapat memenuhi kebutuhan yang telah dijelaskan sebelumnya. Dalam dokumen ini, model teknologi tersebut akan disebut sebagai Virtual Forum. Penjelasan mengenai Virtual Forum lebih ditekankan pada aktivitas interaksi yang dapat terjadi di dalamnya berdasarkan aktivitas utama pada Forum TA, khususnya terkait dengan sharing pengetahuan sebagai proses KM dan organisasi pembelajar. Terkait dengan KMS framework, Virtual Forum merupakan teknologi yang dirancang untuk mendukung proses pengetahuan dalam Forum TA. Proses pengetahauan dalam perancangan Virtual Forum didasarkan pada proses pengetahuan yang terdapat dalam Forum TA, dengan aktor yang terlibat merupakan aktor yang juga terdapat dalam Forum TA tersebut. Virtual Forum merupakan model konseptual teknologi yang dirancang berdasarkan aktivitas utama yang terdapat dalam Forum TA presentasi dan diskusi. Dengan demikian, pada dasarnya aktivitas dan peran yang terdapat dalam Virtual Forum merupakan aktivitas antar individu (pembicara dan pendengar) dengan menggunakan Virtual Forum sebagai media perantara lihat Gambar V-2. Dalam Virtual Forum, forum yang dimaksudkan merupakan forum interaktif dalam dunia maya (cyberworld) sehingga memungkinkan untuk dapat melakukan komunikasi dua arah (presentasi dan diskusi) seperti halnya pada Forum TA dan memungkinkan interaksi antar individu pada tempat yang berbeda dalam waktu yang sama. Model konseptual Virtual Forum dirancang berdasarkan konsep sistem HCI (pada subbab II.5 dan LAMPIRAN B) dan juga mengacu pada teknologi video conference dan remote access.
V-8 Gambar V-2 Virtual Forum. V.2.2.1 Identifikasi Aktor dan Peran dalam Virtual Forum Secara umum, aktor yang terlibat dalam Virtual Forum sama dengan aktor yang terlibat dalam Forum TA. User (pengguna) Virtual Forum didefinisikan berdasarkan peran yang terdapat dalam Forum TA hanya saja dengan beberapa penyesuaian. Pengguna Virtual Forum terdiri dari: 1. Host Host merupakan peran yang serupa dengan peran pembicara dalam Forum TA. Hanya saja dalam Virtual Forum, host juga berperan sebagai pemimpin dan/atau pengatur alur forum. 2. Attendant Attendant merupakan peran yang serupa dengan peran pendengar dalam Forum TA. Dalam hal ini, attendant dapat juga dipahami sebagai peserta forum. V.2.2.2 Identifikasi Aktivitas dalam Virtual Forum Aktivitas dalam Virtual Forum didasarkan pada aktivitas yang terjadi dalam Forum TA presentasi dan diskusi. Untuk mendukung aktivitas-aktivitas dalam forum, Virtual Forum memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. merupakan fungsi dasar untuk memulai dan menggunakan Virtual Forum. Fungsi ini ditujukan sebagai media komunikasi dua arah (antara host dan attendants) selama forum berlangsung, yang merupakan komunikasi audio-visual (suara dan gambar) sehingga mendukung bentuk komunikasi alami individu. 2. Desktop sharing. Fungsi ini ditujukan untuk menyebarluaskan/distribusi (sharing) dekstop milik host kepada attendant yang tergabung dalam sesi forum sehingga memudahkan untuk aktivitas presentasi ataupun kerja kolaborasi (collaborative work). Desktop sharing merupakan fungsi yang
V-9 berjalan satu arah, dalam artian pada fungsi ini yang berperan aktif terhadap desktop yang ditampilkan (shared desktop) hanya host atau attendant yang diberi kendali. 3. Interactive annotation. Fungsi ini memungkinkan untuk memberikan komentar atau catatan terhadap dokumen yang ditampilkan melalui shared desktop. Fungsi ini dapat dilakukan oleh host atau attendant yang diberi kendali. Untuk penyimpanan dokumen dokumen yang telah diberi komentar atau catatan hanya dapat dilakukan oleh host. 4. Control passing, merupakan fungsi untuk memberikan kendali (control) oleh host kepada attendant yang dituju untuk memegang kendali terhadap shared desktop. Kendali yang diberikan berupa kendali untuk membuat komentar/catatan terhadap dokumen yang ditampilkan melalui shared desktop. 5. Host changing. Fungsi ini menyerupai dengan fungsi control passing, hanya saja pada fungsi host changing, perubahan yang dimaksudkan adalah perubahan peran. Melalui fungsi ini, attendant dapat menjadi host dan melakukan desktop sharing. 6. File sharing. Fungsi ini ditujukan untuk menyebarluaskan/distribusi dokumen yang dimiliki oleh host kepada attendant yang tergabung dalam forum. Pada dasarnya aktivitas utama dalam Forum TA berdasarkan pada komunikasi dua arah (presentasi dan diskusi) sehingga video conference merupakan fungsi dasar Virtual Forum untuk mendukung aktivitas tersebut. Keempat fungsi lainnya pada Virtual Forum merupakan fungsi tambahan yang memungkinkan untuk komunikasi atau kolaborasi interaktif antar pengguna. Pada Tabel V-2 berikut memaparkan aktivitas dalam forum berdasarkan aktivitas pada Forum TA (lihat Tabel V-1) dan fungsi pada Virtual Forum yang dapat digunakan. Dalam menggunakan Virtual Forum, terdapat kendali (control) pengguna (host dan attendant) terhadap fungsi-fungsi Virtual Forum. Kendali pengguna dapat dilihat pada Tabel V-3, sedangkan deskripsi skenario dari masing-masing kendali dapat dilihat pada LAMPIRAN E.
V-10 Tabel V-2 Pemetaan aktivitas forum terhadap fungsi Virtual Forum Aktivitas dalam forum Host Memperoleh feedback sebagai hasil presentasi Mengajukan pertanyaan Memperoleh jawaban atas pertanyaan Menulis/mencatat hal-hal yang dianggap penting/perlu pada dokumen presentasi Menyampaikan presentasi Fungsi Virtual Forum Interactive annotation Shared desktop Menyebarluaskan dokumen yang terkait dengan topik TA File sharing Memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan Memberikan opini terhadap topik pembahasan Attendants Mengkonsumsi (melihat, membaca, mendengar) materi presentasi ataupun diskusi Mengajukan pertanyaan Memperoleh jawaban atas pertanyaan Menulis/mencatat hal-hal yang dianggap penting/perlu pada dokumen presentasi Menyampaikan pengetahuan yang dimiliki terkait dengan materi presentasi ataupun diskusi Memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan Memberikan opini terhadap topik pembahasan *telah diberi kendali oleh host Interactive annotation* Shared desktop* Tabel V-3 Kendali pengguna Virtual Forum Fungsi pada Kendali pengguna Virtual Forum Host Attendant <memulai, video conference> <mengakhiri, video conference> Desktop sharing <mengaktifkan, desktop sharing> <menon-aktifkan, desktop sharing> Interactive annotation <memberi, catatan> <menyimpan, dokumen> Control passing <memberi, kendali> <menerima, kendali> Host changing <memberi, peran> <menerima, peran> File sharing <mengirim, file> <menerima, file>
V-11 V.3 Evaluasi Studi Kasus Terhadap studi kasus yang telah dilakukan, didapatkan pendefinisian sebagai berikut: 1. Forum TA dapat dipahami sebagai bentuk organisasi pembelajar berdasarkan aktivitas yang terjadi di dalamnya. Aktivitas yang mendasari organisasi pembelajar adalah adanya proses pembelajaran dan penyebarluasan pengetahuan. Hal tersebut dapat diperhatikan pada proses pembelajaran pada tingkat individu dan juga pada tingkat komunitas. 2. Aktivitas yang terjadi dalam Forum TA merupakan aktivitas pengelolaan pengetahuan dengan berdasar pada interaksi antar individu dan juga mengacu pada proses pengetahuan (pada Tabel V-1). 3. Dengan memahami aktivitas dan interaksi yang terjadi dalam Forum TA, maka Forum TA pun dapat dipahami sebagai suatu KMS dengan fokus pada manusia pada organisasi pembelajar. Hal tersebut dapat dipahami bahwa proses pengelolaan pengetahuan didasari proses interaksi manusia dan juga membentuk budaya diskusi berlandaskan kebebasan komunikasi yang terbuka. 4. KMS framework fokus pada manusia pada organisasi pembelajar dapat dipetakan pada Forum TA. Hal ini menunjukkan bahwa KMS framework dapat diterapkan dalam aktivitas nyata (Forum TA) dan digunakan untuk pengembangan prospek sistem (Virtual Forum). Adapun pemetaan komponen-komponen framework dipaparkan sebagai berikut: a. Terhadap komponen lingkungan pembelajaran, lingkungan yang dipilih sebagai penerapan sistem adalah lingkungan perguruan tinggi Laboratorium Sistem Informasi, Teknik Informatika ITB dengan proses belajar merupakan budaya mendasar dalam lingkungan tersebut. Selain itu, kesamaan minat pun sudah terbentuk dengan berada dalam suatu lingkup program studi yang sama. b. Komponen manusia dalam framework, ditujukan kepada dosen dan mahasiswa. Lebih lanjut, terkait dengan interaksi sosial yang terdapat dalam Forum TA dapat dipahami adanya peran pembicara dan pendengar, dengan memahami bahwa pembicara merupakan individu dan pendengar merupakan komunitas dalam KMS framework. c. Setiap aktivitas Forum TA dapat diperhatikan berdasarkan proses-proses dalam komponen proses pengetahuan (knowledge creation, knowledge retention, knowledge sharring, dan knowledge utilization). Dengan demikian Forum TA dapat dipahami sebagai bentuk dari KM.
V-12 d. Artefak pengetahuan dalam Forum TA berupa slide presentasi dan catatancatatan yang terkait dengan pelaksanaan Forum TA ataupun TA oleh setiap mahasiswa. e. Komponen teknologi yang terdapat dalam Forum TA adalah notebook dan projector yang ditujukan untuk membantu proses visualisasi pengetahuan yang dimiliki oleh mahasiswa dalam mendukung proses presentasi sebagai bagian dari proses pengetahuan. f. Virtual Forum, sebagai solusi terhadap kebutuhan dan prospek Forum TA, merupakan pengembangan teknologi dalam KMS dengan berdasarkan pada aktivitas interaksi manusia. Virtual Forum dirancang dengan memahami konsep interaksi manusia dan komputer (HCI).