2.1. Pengertian Arsip BAB II TINJAUAN TEORITIS Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpana suratsurat atau dokumen kantor lainnya. Kearsipan sebenarnya sudah ada sejak adanya sejarah manusia sejak manusia dapat membuat catatan bertulis atau bergambar mengenai suatu hal, misalnya daun Papyrus bertulis di Mesir, Permaken (kulit domba). Menurut bahasa, istilah arsip berasal dari Bahasa Belanda yaitu archief. Menurut T.R Schellenberg (Wursanto, 1991 : 14), Arsip adalah surat-surat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tepat guna mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada badan kearsipan. Sedangkan menurut A.W. Widjaya (1993 : 2) dalam bukunya Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar menyebutkan bahwa Arsip adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai guna sejarah, hukum dan pertanggungjawaban organisasi. Dalam Bahasa Inggris istilah arsip disebut archieve yang berasal dari Bahasa Yunani, yaitu arche yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata archia yang berarti catatan. Selanjutnya berubah menjadi ar-cheion yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut archivum, dan akhirnya dari kata-kata tersebut dipakailah istilah arsip. Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang KETENTUAN POKOK KEARSIPAN pada Bab I Pasal I (Wursanto, 1991 : 25) yang berbunyi sebagai berikut : Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badanbadan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Di samping istilah arsip, ada juga beberapa pengertian lain yang sering digunakan dalam bidang kearsipan (Wursanto, 1991 : 11) yaitu : 1. File: Early archieve (arsip aktif), yaitu arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif dan masih diperlukan langsung dalam proses adminiatrasi. 2. Record : Permanent file (arsip in aktif), yaitu arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kearsipan pada instansi bersangkutan, dan nilai gunanya menurun dalam proses administrasi. 3. Archieve : Permanent record (arsip statis), yaitu arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI Pusat atau Arsip Nasional RI Daerah. Arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan merupakam pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. 2.1.1. Fungsi Arsip 18-19), yaitu : Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua (Wursanto, 1991 : 1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu, Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 2.1.2. Peranan Arsip Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Sedarmayanti, 2003 : 19) adalah : Alat utama ingatan organisasi Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan Barometer kegiatan suatu organisasi Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya 2.2.3. Tujuan Arsip Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah (Sedarmayanti, 2003 : 19). Sesuai dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangatlah penting pada proses administrasi pemerintahan. Pengolahan arsip yang baik dapat membantu meningkatkan segala aktivitas yang dilakukan suatu organisasi. Selain itu juga dapat dijadikan acuan dan sumber informasi dalam proses pengambilan keputusan. 2.2. Sistem Penataan Arsip 2.2.1. Pengertian dan tujuan penataan arsip Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang. Yang dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003 : 68). Menurut Sedarmayanti tujuan penataan arsip adalah : Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna. 2.2.2. Sistem penataan arsip Penataan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan panataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip
dinamis tersebut populer dengan sebutan filingsystem (Jonner Hasugian, 2003:7-online). Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari (Sedarmayanti, 2003 : 70): 1. Sistem Abjad Sistem abjad adalah sistem penataan berkas yang umumnya digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Gambar 1: Sistem abjad
2. Sistem Masalah Sistem masalah adalah sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan administrasi yang mengikuti sistem ini. Masalah-masalah harus dikelempokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut daftar indeks. Daftar indeks yaitu daftar yang kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Gambar 2: Sistem masalah/perihal
3. Sistem Nomor Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian mesing-masing setiap masalah diberi nomor tertentu. Gambar 3: Sistem nomor
4. Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula, tanpa harus memperhatikan masalah berkas tersebut. Gambar 4: Sistem tanggal/urutan waktu
5. Sistem Wilayah Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat atau lokasi. Untuk melaksanakan sistem wilayah ini, dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah sebagai pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah. Gambar 5: Sistem wilayah/daerah
2.3. Temu Kembali Arsip Penemuan kembali arsip (retrieval system) merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren : Sistem Kartu Kendali menyatakan bahwa Yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip tersebut disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit pula. Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut (Hadi Abubakar, 1996 : 74). Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren : Sistem Kartu Kendali menyatakan Agar sistem penemuan kembali arsip ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu : 1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. 2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal. 3. Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas. 5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun. 2.4. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut (Sedarmayanti, 2003 : 110-113) :
2.4.1. Pemeliharaan 1. Pengaturan Ruangan Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara 60 0-75 0 ), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya. 2. Tempat penyimpanan arsip Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan. 3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut. 4. Kebersihan Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga. 2.4.2.Tujuan Pemeliharaan Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah : Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya. Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. 2.4.3. Pencegahan Kerusakan lain : Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara Penggunaan Air Conditioner (AC) Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik. Fumigasi Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri. Restorasi Arsip Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu : 1. Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas handmade dan chiffon. 2. Laminasi Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. Mikrofilm Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyipanan dan penggunaan. 2.5. Penyusutan Arsip 2.5.1. Pengertian dan Tujuan Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 tahun 1979, penyusutan arsip adalah (Sedarmayanti, 2003 : 102-103) : 1. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing. 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional. Menurut Wursanto dalam bukunya Kerasipan 2 menyatakan bahwa Penyusutan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai guna lagi. Penyusutan arsip tersebut haruslah dilakukan secara total, yaitu dibakar secara habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga wujud dari arsip tersebut tidak terlihat lagi. Sedarmayanti berpendapat bahwa tujuan penyusutan arsip adalah sebagai berikut : Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan. Mempercepat proses temu kembali arsip. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah. 2.5.2. Jadwal Retensi Arsip (JRA) Yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103). Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu daftar yang menunjukkan : Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.
Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional. Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA : Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional 2.5.3. Pelaksanaan Penyusutan Langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan (Sedarmayanti, 2003 : 107), adalah : Menyiangi, yaitu memilih atau mengambil yang tidak berguna, agar arsip berkurang. Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan. Langkah-langkah khusus pelaksanaan penyusutan : Penyusutan dari arsip aktif ke arsip in-aktif, caranya : a. Memindahkan arsip dari file aktif ke file in-aktif b. Membuat daftar serah terima arsip dari unit arsip pengolah ke unit arsip pusat Pemusnahan, caranya adalah : a. Instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan b. Daftar tersebut harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional c. Membuat berita acara pemusnahan arsip d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip Penyusutan dari Instansi ke Arsip Nasional, caranya : a. Instansi membuat daftar arsip yang disusutkan rangkap dua. b. Menandatangani daftar tersebut pada pihak Arsip Nasional sebagai tanda penyerahan arsip yang disusutkan. c. Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi yang menyerahkan arsip sebagai bukti.