1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Semua aktifitas yang dilakukan oleh sebuah organisasi selalu berhubungan dengan informasi. Informasi dapat digunakan sebagai sarana dalam pengambilan keputusan. Salah satu sumber informasi tersebut adalah arsip. Pengertian arsip menurut undang-undang nomor 43 tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 1 Arsip terbagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dengan arsip dinamis inaktif. Menurut Ig. Wursanto arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari. Arsip ini tidak terdapat di unit 1 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1
2 kerja, akan tetapi sudah berada di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan. 2 Dalam penataan arsip terdapat sebuah sistem penataan yang bernama pemberkasan. Pemberkasan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip sesuai isi arsip tersebut, arsip tidak disimpan satu persatu item akan tetapi perberkas sesuai dengan permasalahan pada isi arsip. Manajemen pemberkasan itu sendiri adalah proses pengurusan atau pengaturan arsip dengan menggunakan sistem tertentu dari arsip digunakan, disimpan sampai penemuan kembali arsip untuk digunakan dalam kegiatan administrasi organisasi. Tujuan adanya manajemen pemberkasan adalah ketersediaan arsip secara cepat, tepat, dan lengkap. Kementrian Hukum dan HAM mempunyai perwakilan Balai Pemasyarakatan di setiap provinsi seluruh Indonesia salah satunya di Bukittinggi. Balai Pemasyarakatan bertugas dalam pembinaan narapidana. Tugas pokok Balai Pemasyarakatan adalah melakukan pembinaan dalam pembebasan bersyarat narapidana dan pembinaan cuti bersyarat bagi narapidana yang masa pidananya kurang dari satu tahun. Penataan berkas arsip dinamis aktif di Balai Pemasyarakatan Bukittinggi berguna agar membantu petugas Balai Pemasyarakatan dalam kegiatan atau aktifitas sehari-hari organisasi dalam melakukan pembinaan narapidana khususnya dalam pembinaan pembebasan bersyarat dan cuti bersyarat. Arsip dinamis merupakan fungsi primer atau fungsi yang utama sesuai tujuan diciptakan 2 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta:Kanisius, 1991), hlm.11.
3 arsip bagi pencipta arsip, yaitu sebagai alat bukti untuk kegiatan administrasi atau operasional organisasi pencipta arsip. 3 Berdasarkan latar belakang tersebut penulis dapat merumuskan permasalahan, sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem penyimpanan arsip dinamis aktif di Balai Pemasyarakatan Bukittinggi? 2. Bagaimana proses penemuan kembali arsip dinamis aktif di Balai Pemasyarakatan Bukittinggi? 3. Apa saja sarana yang digunakan dalam pengolahan arsip dinamis aktif di Balai Pemasyrakatan Bukittinggi? 4. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan arsip dinamis aktif di Balai Pemasyarakatan Bukittinggi tersebut? B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Ada beberapa tujan yang ingin dicapai penulis dengan pelaksanaan praktik kerja lapangan (PKL) antara lain: 1. Penulis ingin mengetahui sistem penyimpanan arsip di Balai Pemasyarakatan Bukittinggi. 2. Penulis ingin mengetahui proses temu kembali arsip 3. Penulis ingin mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip Balai Pemasyarakatan Bukittinggi. hlm.11. 3 Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital (Yogyakarta:Kanisius, 2011),
4 C. Tinjauan Pustaka Untuk memperlancar penulisan tugas akhir, maka penulis memilih beberapa bahan pustaka. Buku pertama karya dari Sue McKemmish, Michael Piggot, Barbara Reed and Frank Upward dalam buku Recordkeeping in Society yang diterbitkan Australasian library and infomation tahun 2005, buku ini dapat di temukan pada Perpustakaan Prodi Diploma III Kearsipan. Dalam buku ini dijelaskan bahwa arsip merupakan sebuah sumber informasi, akan tetapi arsip berbeda dengan sumber informasi lainnya. Faktor transaksional yang membuat arsip berbeda, karena dengan adanya faktor tersebut maka dapat dipastikan arsip tersebut otentik atau handal. Aspek tersebut juga berfungsi untuk mengembangkan teknik pengolahan arsip untuk tetap menjaga keotentikannya. Karakteristik itu pula yang membuat arsip dengan dokumen dan informasi berbeda, karena arsip sendiri terdiri dari data dan informasi. Buku kedua berjudul, Management Kearsipan edisi pertama, karya Basir Barthos, cetakan ketujuh yang diterbitkan oleh PT Bumi Aksara tahun 2009, buku ini dapat di temukan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta. Dalam buku ini dijelaskan tentang pengertian arsip dan pembagian arsip dari arsip dinamis hingga ke statis. Buku ini menjelaskan kegunaan antara arsip dinamis aktif dengan arsip dinamis inaktif dalam kegiatan organisasi. Buku ketiga, karya Ig. Wursanto, Kearsipan 2 yang diterbitkan di Yogyakarta oleh Kanisius, cetakan ketujuh tahun 2007, buku ini dapat di temukan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta. Dalam buku ini dijelaskan bahwa kearsipan adalah sebuah proses kegiatan pengurusan atau
5 pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Arsip adalah wujud atau bentuk barang atau bendanya yang berupa naskah-naskah baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok. Kearsipan adalah aktivitas atau kegiatannya, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip. Buku keempat, karya Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, terbitan Jakarta oleh PT. Gramedia Pustaka Utama, tahun 1995, buku ini dapat di temukan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta. Pada buku ini terdapat penjelasan beberapa sistem yang digunakan dalam pengolahan arsip. Sistem abjad, adalah sistem yang digunakan berdasarkan urutan abjad, biasanya untuk menyusun nama orang. Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan berdasarkan urutan waktu surat diterima atau surat dikirim keluar. Sistem geografis sistem penyimpanan berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat dan yang terakhir adalah sistem subjek yaitu sistem yang digunakan berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan. D.Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dalam penulisan tugas akhir ini menggunakan beberapa metode, yang pertama adalah metode observasi, yaitu sebuah metode pengamatan langsung serta mencatatat semua peristiwa-peristiwa penting yang berhubungan dengan objek. Metode ini berfungsi untuk mengetahui semua kegiatan berkaitan dengan manajemen pemberkasaan arsip dinamis aktif di Balai Pemasyarakatan
6 Bukittinggi. Setelah itu data yang dihasilkan akan dibandingkan dengan teori yang ada. Metode kedua adalah wawancara, yaitu metode pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara lisan kepada petugas yang ada dan berhubungan dengan tema yang diambil. Pada metode ini ada dua jenis yang akan dilakukan yaitu wawancara terjadwal dan wawancara spontan. Wawancara terjadwal adalah wawancara yang sudah direncanakan dengan petugas yang terkait, tentunya dengan jadwal menyesuaikan dengan aktifitas petugas tersebut. Wawancara spontan adalah wawancara yang dilakukan saat melakukan PKL di kantor dan di saat petugas yang berhubungan dengan objek tidak sedang melakukan pekerjaan, metode ini berfungsi untuk melengkapi data yang belum ada. Metode ketiga adalah studi pustaka yaitu penulis mencari dan mengumpulkan pustaka-pustaka yang berhubungan dengan pengelolaan arsip dinamis aktif. Mengunjungi perpustakaan yang ada menjadi salah satu kegiatan yang efektif dalam metode ini. Bentuk dari pustaka ini tidak hanya berbentuk sebuah buku, akan tetapi bisa berbentuk jurnal,artikel dan lain sebagainya. Selain sebagai bahan referensi data, tinjauan pustaka juga dapat digunakan untuk landasan teori dalam penyusunan tugas akhir. E. Sistematika Laporan Untuk mempermudah pemahaman tentang isi laporan yang berjudul Penataan Berkas Arsip Dinamis Aktif di BAPAS Bukittinggi, penulis telah
7 membagi laporan ini menjadi empat bab. Masing-masing bab pada laporan ini menggambarkan permasalahan yang berbeda tetapi masih saling berkaitan. Bab pertama berisi tentang latar belakang dan permasalahan, tujuan praktik kerja lapangan, tinjauan pustaka, dan metode pengumpulan data. Bab kedua berisi sejarah perkembangan BAPAS Bukittinggi, visi dan misi organisasi, struktur organisasi, serta tugas pada setiap bagian organisasi. Bab ketiga berisi tentang sistem penyimpanan arsip dinamis aktif, proses penemuan kembali arsip dinamis aktif, sarana yang digunakan dalam pengolahan arsip dinamis aktif, dan kendala apa saja yang dihadapi dalam proses pengolahan arsip dinamis aktif. Bab keempat berisi tentang kesimpulan dan saran dari penulis. Bab empat berisi tentang penutup yang merupakan kesimpulan dalam penulisan laporan tugas akhir ini, serta saran-saran untuk Balai Pemasyarakatan Bukittinggi mengenai manajemen pemberkasan arsip yang baik.