Sistem Penunjang Keputusan Management Support System: Scope of Coverage Mara Nugraha,SKom.,MMSI.
Pengambilan Keputusan Managerial Manajemen adalah proses dalam mengaturpemakaian sumber daya yang ada (man, money, material, time, space, dsb) untuk mendapatkan keluaran yang sesuai dengan tujuan organisasi Ratio dari masukan dan keluaran menunjukkan produktivitas atau tingkat kesuksesan dari pelaku manajemen (manajer) Tingkat produktivitas manajer tergantung dari kemampuan manajer mengeksekusi fungsimanajemen, yaitu planning, organizing, directing dan controlling
Pengambilan Keputusan (Dulu) Kemahiran yg didapat dari pengalaman yang bertambah Banyak aliran/gaya yang bisa digunakan untuk memecahkan masalah Perlu kreativitas, intuisi, pengalaman, kebijaksanaan trial & error Tidak memakai metode kuantitatif yang sistematis berdasarkan pendekatan ilmiah
Pengambilan keputusan (sekarang) Lingkungan manajemen: Berubah dengan cepat menjadi makin kompleks dan besar Faktor-faktor yang mempengaruhi suatu keputusan makin banyak Sulit bergantung pada cara lama (trial & error, dsb) Manajer perlu bantuan teknologi komputer
Sistem Infomasi Manajemen Sistem informasi yang digunakan untuk pengolahan atau manajemen.
Sistem informasi berdasarkan dukungan kepada pemakai : Sistem pemrosesan transaksi Sistem informasi manajemen Sistem otomosi perkantoran Sistem pendukung keputusan Sistem informasi eksekutif Sistem pendukung kelompok Sistem pendukng cerdas
Evolusi dari alat Pengambilan keputusan terkomputas 1..Pemrosesan Transaksi (TPS) 2. Sistem Informasi Manajemen (MIS) 3. Sistem Pendukung Keputusan (DSS) 4. Sistem Informasi ekskekutif (EIS) 5. Expert System (ES) 6. Sistem Otomasi Kantor (OAS) 7. Artifical Neural Network (ANN)
perbedaan antara DSS dengan TPS, MIS, OAS, ES dan EIS Perbedaan Fungsi Pemakai DSS TPS Membantu pengambil keputusan dengan menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi Menghimpun dan menyimpan informasi transaksi Analis, manajer, dan profesiona Orang yang memproses transaksi MIS OAS ES Mengonversi data yang berasal dari TPS menjadi informasi yang berguna untuk mengelola organisasi dan memantau kinerja Mengonversi data yang berasal dari TPS menjadi informasi yang berguna untuk mengelola organisasi dan memantau kinerja Menyediakan pengetahuan pakar pada bidang tertentu untuk membantu pemecahan masalah Semua level manajemen Staf maupun manajer Orang yang hendak memecahkan masalah yang memerlukan kepakaran
Dilihat dari tingakatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan yaitu:
1. Manajemen Puncak (Top Management) Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusan-keputusan manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur, direktur utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya. (kaitannya dengan manajemen strategis perusahaan).
2. Manajemen Menengah (Middle Management) Manajemen menengah harus memeiliki keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer bertanggung jawab melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala divisi, direktur produk.(menterjemahkan tujuan dari top manajemen).
3. Manajemen Bawah/Lini (Low Management) Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencanarencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keahlian yaitu keahlian teknis, atrinya keahlian yahng mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus. Misal: supervisor/pengawas produksi, mandor. (menjalankan operasional).
Berikut adalah skema manajemen berdasarkan tingkatanya: Dilihart dari kegiatan yang dilakukan : Manajer Fungsional, bertanggung jawab pada suatu kegiatan unit organisasi (produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dll Manajer Umum, bertanggung jawab atas semua kegiatan unit. Didalam melaksanakan tugas, setiap tingkatan manajer mempunyai ungsi utama atau keahlian yang berbeda yaitu: 1. Keahlian Teknik (Technical Skill) yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengaerjakan dan menghasilkan sesuatu yang teriri atas pengarahan dengan motivasi, supervisi, dan kemunikasi. 2. Keahlian Manajerial (Managerial Skill) yaitu keahlian yang terkait dengan hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengawasan.
Teori tentang manajemen yaitu semakin keatas keputusan tidak terstruktur. Yang terkait dengan kebutuhan sistem informasi adalah SIM atau sistem pemrosesan transaksi. Kaitannya dengan seluruh fungsi di perusahaan adalah akuntansi dan bagian produksi. SIM - untuk menyajikan informasi u ntuk mendukung operasi dan pengambilan keputusan. - Untuk memantau kerja, memelihara koordinasi dan menyediakan informasi.
Istilah lain SIM :
Sistem Peringatan Manajemen sistem memberikan peringatan kepada pemakai. Misalkan dalam siasat mahasiswa belum lunas dalam pembayaran. Sistem Laporan Manajamen Karakteristik SIM : Beroperasi pada tugas-tugas terstruktur. Meningkatkan efisiensi biaya. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung.
Macam Laporan SIM : Laporan periodis Laporan ikhtisar Laporan perkecualian Laporan perbandingan Laporan SIM : menyediakan laporan yang tergolong sebagai (demand atau adhor) report, yaitu jenis laporan yang bisa diminta sewaktu-waktu dan pemakai dapat mengatur sendiri tataletak informasi yang diperlukan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan
Pengambilan Keputusan Manajer Aplikasi komputer bergeser dari kegiatan proses transaksi dan monitoring kepada aplikasi analisis solusi permasalahan (problem analysis solution) Sistem informasi melayani manajer dalam kegiatan yang sangat penting pengambilan keputusan (89- keatas, 80 % eksekutif menganggap komputer memegang peran penting) Pengembangan ditingkatkan kepada efektivitas pengambilan keputusan manajer, terutama
Tipe Keputusan Structured Problem yg rutin, berulang dan memiliki pemecahan yang standar berdasarkan analisa kuantitatif Unstructured Problem yang masih kabur dan cukup kompleks yang tidak ada solusi langsung bisa dipakai Semi structured Sebagian structured dan sebagian unstructured Unstuctured & Semi Structured perlu SPK untuk meningkatkan kualitas informasi, memberi beberapa alternatif solusi.
Hubungan keputusan & Tipe Kontrol Manajemen
Phase Pengambilan Keputusan (Simon) Intelligence Pencarian kondisi yang membutuhkan keputusan (cari informasi, identifikasi objectives) Design Mencari, membangun dan menganalisis kemungkinan solusi (manipulasi informasi, cari alternatif, beri bobot resiko/benefit pada alternatif) Choice Memilih satu solusi untuk diimplementasikan (pilih yg paling baik, statistik alternatif, jelaskan, terangkan)
Management Science Memecahkan masalah structured dan semi structured Memakai analisa kuantitatif Terdiri dari beberapa langkah Mendefinisikan masalah Mengklasifikasikan masalah dalam kategori standard Membentuk model matematika dari problem Menentukan solusi dari model Memilih dan merekomendasikan model
Management Support System (MSS) Menjadi payung dari keluarga teknologi berbantuan komputer yg digunakan untuk membantu manajemen organisasi Macamnya: Transaction Support System (TPS) -- 50an Management Information System (MIS) 60an Office Automation System (OAS) 70an Decision Support Systems (DSS) & GDSS 80an Expert Systems (ES) 90an Executive Information Systems (EIS) 90an Artificial Neural Networks (ANN) -- 91
Evolusi CBIS
MSS TPS : (Transaction Processing Systems), melakukan pengolahan data MIS : (Management Information System), menyediakan informasi yang diperlukan untuk kepentingan bisnis organisasi DSS : (Decision Support System), interactive-computer based system untuk membantu pengambil keputusan memanfaatkan data dan model untuk memecahkan masalah semistruktur & tidak terstruktur GDSS : (Group Decision Support System), untuk membantu pengambilan keputusan dalam kelompok ES : (Expert System), menggantikan manusia dalam memberi saran EIS : (Enterprise (Executive) Information Systems), memberi informasi yg mudah dianalisa dan dilihat pada segala waktu untuk pimpinan ANN : (Artificial Neural Networks), memberi informasi tidak sematamata berdasarkan data, model, pengetahuan tapi juga dari proses belajar dari pengalaman
Hubungan MIS dan DSS
DSS vs MIS DSS Masalah khusus Representasi dunia nyata Menyuplai keputusan dalam waktu singkat Meningkatkan pembuat keputusan belajar tentang permasalahan Dapat dikembangkan oleh profesional non-edp
DSS vs MIS MIS Rangkuman yang tersetruktur Model yg dibangun dpt ketinggalan zaman Model tak tersedia long development time Aplikasi dikembangkan menggunakan spesifikasi yg dirumuskan di depan By EDP profesional
Mengapa Kita mengambil keputusan? Mengenai apa, dimana, kapan? Masalah dalam pengambilan keputusan Informasi tidak cukup, terlampau banyak, tidak akurat, waktu terlalu sedikit, tidak mampu mendefinisikan masalah, tidak mampu menganalisis masalah
Mengapa membangun DSS? Mendapatkan Keuntungan DSS Meningkatkan kualitas keputusan Meningkatkan produktivitas Mengurangi waktu dan biaya Meningkatkan kepuasan konsumen dan karyawan Ketidakstabilan ekonomi Kesulitan dalam melacak berbagai tujuan bisnis Kompetisi yang meningkat E-commerce Sistem yang ada tidak mensupport Decision making Butuh informasi lebih akurat Departemen IS terlalu sibuk dsb
Terimakasih