8 BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Tinjauan Umum Atas Sistem Informasi Akuntansi Sistem pada dasarnya adalah suatu jaringan yang berhubungan dengan prosedur prosedur yang erat hubunganya satu sama lain yang dikembangkan menjadi suatu skema untuk melaksanakan suatu aktivitas perusahaan. Begitu pula dengan sistem informasi akuntansi terdiri atas beberapa unsur akuntansi yang erat hubungan satu dengan yang lainnya yang bertujuan untuk mencapai suatu tujuan akuntansi. Setiap perusahaan memiliki sistem informasi akuntansi yang khas untuk perusahaan tersebut. Di dalam setiap sistem informasi akuntansi perusahaan, akan meliputi juga berbagai fungsi dan tujuan yang hendak dicapai dari unsur unsur sistem yang terkandung di dalamnya. Agar lebih jelas maka akan penulis kemukakan pada subbab di bawah ini. 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya, yaitu untuk memperoleh laba. Dalam mencapai tujuan tersebut, pimpinan perusahaan (manajer) harus dapat mengkoordinir secara ekonomis, rasional alat alat produksi (alam, manusia, dan modal) dalam suatu wadah yaitu organisasi. Organisasi tersebut melaksanakan aktifitas berdasarkan uraian tugas, dibantu oleh formulir formulir dan
9 catatan yang terkoordinir untuk menyediakan informasi bagi pimpinan sebagai alat bantu untuk mencapai tersebut Selanjutnya menurut Barry E. Cushing (2000:11) diterjemahkan oleh La Midjan & Azhar Susanto dalam bukunya sistem informasi akuntansi adalah " Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemprosesan data keuangan''. Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2001:1) diterjemahkan oleh La Midjan & Azhar Susanto dalam bukunya sistem informasi akuntansi adalah " Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi ". Menurut Krismiaji (2002:4) Sistem Informasi Akuntansi adalah "Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis ". Dari pendapat beberapa ahli yang telah disebutkan di atas jelaslah bahwa suatu sistem informasi akuntansi mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur. Sistem informasi akuntansi juga akan memberikan data adanya suatu situasi yang mendukung tindakan manajemen. Sebagai contoh, suatu laporan biaya yang menunjukkan suatu perbedaan yang menyolok antara biaya yang sesungguhnya
10 dikeluarkan dengan biaya yang dianggarkan. Hal ini akan merangsang manajemen untuk mengadakan tindakan koreksi, dan juga sistem informasi akuntansi akan memberikan suatu dasr untuk menetapkan harga harga untuk memilih barang modal mana yang harus dibeli serta sistem informasi akuntansi akan memberikan data untuk menetapkan harga pokok dan untuk menganalisis efisiensi produksi. 2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lain. Bahkan dalam perusahaan itu sendiri, sistem informasi akuntansi harus terus dikembangkan dengan kemungkinan meluasnya perusahaan, bertambahnya pegawai, berpindahnya kepemilikan dan sebagainya. Tujuan penyusunan system informasi akuntansi antara lain : Untuk meningkatkan informasi yang tepat guna maupun tepat waktu. Jadi harus dengan cepat dan tepat dan dapat memberikan informasi. Untuk meningkatkan system pengendalian intern yang diperlukan agar dapat mengamankan kekayaan perusahaan. Harus dapat menekan biaya biaya tata usaha Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk menyusun system akuntansi harus seefisien mungkin. Menurut Mulyadi (2001:19) dalam bukunya "Sistem Akuntansi" mengemukakan tujuan umum penyusunan sistem akuntansi adalah
11 Untuk menyediakan bagi pengelolaan kegiatan usaha baru Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat kendala (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan atas kekayaan perusahaan. Menurut Krismiaji (2002 : 188) tujuan sistem informasi akuntansi adalah : Kemanfaatan : Informasi yang dihasilkan oleh system harus membantu manajemen dan para pemakai dalam pembuatan keputusan. Ekonomis : Manfaat sistem harus melebihi pengorbanan. Daya andal : Sistem harus memproses data secara akurat dan lengkap Ketersediaan : Para pemakai harus dapat mengakses data senyaman mungkin, kapan saja pemakai menginginkanya. Ketepatan waktu : Informasi penting harus dihasilkan lebih dahulu, kemudian baru informasi lainya Servis Pelanggan : Servis yang memuaskan kepada pelanggan harus diberikan
12 Kapasitas : Kapasitas sistem harus mampu menangani kegiatan pada periode sibuk dan pertumbuhan di masa mendatang. Praktis : Sistem harus mudah digunakan Fleksibilitas : Sistem harus mengakomodasi perubahan perubahan yang terjadi di lingkungan sistem. Daya telusur : Sistem harus mudah dipahami oleh para pemakai dan perancang, dan memudahkan penyelesaian persoalan serta pengembangan sistem di masa mendatang. Daya Audit : Daya audit harus ada dan melekat pada sistem sejak awal pembuatannya. Keamanan : Hanya personil yang berhak mengakses atau diijinkan mengubah data sistem. Berdasarkan kutipan diatas bahwa tujuan sistem informasi akuntansi agar dapat menghasilkan kemanfaatan, ekonomis, daya andal, ketersediaan, ketepatan waktu, servis pelanggan, kapasitas, praktis, fleksibilitas, daya telesur, daya audit, keamanan. 2.1.3 Unsur unsur Sistem Informasi Akuntansi Unsur unsur sistem informasi akuntansi merupakan bagian yang saling terkait dan tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lain, sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh.
13 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001 : 3) adalah : 1. Formulir 2. Catatan yang terdiri dari jurnal 3. Buku besar 4. Buku pembantu 5. Laporan Berdasarkan unsur-unsur sistem informasi akuntansi di atas maka dapat diuraikan bahwa : 1. Formulir Formulir adalah merupakan dokumen untuk merekam terjadinya transaksi-transaksi. 2. Jurnal Jurnal adalah catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan lainnya. 3. Buku Besar Buku besar adalah catatan yang terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
14 4. Buku Pembantu Buku pembantu adalah catatan yang terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Laporan adalah merupakan hasil akhir akuntansi yang terdiri dari neraca, rugi/laba, perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi,biaya pemasaran, harga pokok penjualan, daftar umur piutang, dan lain-lain. 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Salah satu kegiatan perusahaan adalah melakukan pembeliaan baik itu untuk dijual kembali maupun untuk diproses kembali yang selanjutnya untuk dijual. Suatu perusahaan dianggap berhasil melakukan pembeliaan apabila mampu mengadakan barang atau jasa dengan biaya yang rendah, kuantitas dan kualitas yang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan serta penyimpanan dan perawatan yang memadai. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem informasi pembelian yang tepat dan berkualitas. Menurut James A. Hall (2001:56), disebutkan bahwa pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian adalah "Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ini mengakui kebutuhan untuk pembeli kebutuhan persediaan fisik (seperti bahan baku) dan memerlukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang-barang diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa tersebut dengan
15 menambah persediaan dan membentuk akuntansi hutang dagang untuk membayar pada tanggal yang ditetapkan." Menurut Marshall B. Romney & Paul John Steinbart (2004 : 74) adalah sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi pembelian adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dari kutipan diatas bahwa sistem informasi akuntansi pembelian merupakan rangkaian kegiatan kebutuhan untuk pembeli dan kebutuhan persediaan fisik yang berhubungan dengan pemesanan dengan pemasok Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi pembelian merupakan aktivitas yang sangat penting dalam perusahaan. Pembelian merupakan transaksi usaha yang meliputi penetapan kebutuhan, pemilikan pemasok, menentukan harga yang layak, jangka waktu pembelian, membuat kontrak untuk pemesanan pembelian, serta mengawasi pengiriman barang. Sistem informasi akuntansi pembelian merupakan organisasi dari formulir formulir, buku buku catatan, prosedur prosedur dan alat alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai pembelian sehingga pihak pihak yang berkepentingan dapat memperoleh informasi mengenai pembelian. Dalam sistem informasi akuntansi pembelian harus dapat diciptakan informasi yang mutakhir mengenai sumber sumber dimana barang barang diperlukan perusahaan bisa dibeli, memelihara informasi tentang perkembangan harga,
16 mengawasi pelaksanaan kewajiban para pemasok mengenai tanggal penyerahan barang dan syarat pembayaran sistem informasi akuntansi pembelian yang baik akan meliputi organisasi pembelian, prosedur pembelian dan sistem pencatatan dan pelaporan pembelian. Dari kutipan di atas dan pembahasan mengenai pembelian sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa. Sistem informasi akuntansi pembelian merupakan salah satu sistem akuntansi yang mengatur cara cara dalam melakukan pembelian, baik barang maupun jasa yang dibutuhkan perusahaa. Aktivitas pembelian pada umumnya dimulai dengan adanya permintaan pembelian oleh perusahaan yang membutuhkan suatu barang yang dilajutkan dengan pemesanan melaui pemasok / pengawasan ketika penerimaan barang, berakhir dengan adanya pembayaran barang dan yang diterima oleh perusahaan sesuai dengan tanggal perjanjian yang telah ditetapkan. 2.2.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Sistem informasi akuntansi pembelian harus dapat menciptakan sistem informasi yang mencukupi mengenai harga berikut langganan. Sistem informasi akuntansi pembelian didukung oleh prosedur permintaan pembelian, prosedur pelaksanaan pembelian, prosedur penerimaan barang, sistem informasi akuntansi pembelian yang terdiri dari sistem dan prosedur pembelian perlu dirancang dalam perusahaan. Tujuan dari penyusunan sistem informasi akuntansi pembelian yang dikemukakan La Midjan Dan Azhar Susanto (2000 : 120) adalah sebagai berikut :
17 1) Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan, disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan. 2) Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi dipihak lain hutang pun bertambah. 3) Apabila pembelian kurang direncanakan akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan yaitu sebagai berikut : a. Apabila kuantitas barang yang dibeli terlalu banyak akan berakibat adanya penumpukan persediaan (idle) yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainya terlalu banyak persediaan menanggung resiko rusak, hilang, susut, beban sewa gudang, bunga bank apabila pengadaan barang berasal dari dana bank dan sebagainya. Jika persediaan terlampau sedikit akan mengganggu kontinuitas usaha. b. Apablia kualitas atas bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut. c. Apabila harga perolehan atas barang terlalu tinggi dikarenakan adanaya pemborosan, manipulasi, dan lain lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan sulit bersaing di pasaran.
18 2.2.3 Klasifikasi dari Transaksi Pembelian Menurut La Midjan & Azhar Susanto (2000:121) adapun klasifikasi dari transaksi pembelian yang mendukung sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1) Pembelian secara kontan yaitu pembelian dilaksanakan secara cash and carry. Kebiasan yang umum pada waktu sekarang yaitu jangka waktu 1 bulan dianggap kontan. 2) Pembelian secara kredit yaitu pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari satu bulan. 3) Pembelian secara tender yaitu pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai cukup besar bagi perusahaan. 4) Pembelian dengan cara import yaitu pembelian yang menggunakan prosedur import dengan memanfaatkan Letter of Credit (L/C). 5) Pembelian di pasar berjangka atau future trading, yaitu pembelian atas barang barang yang telah memiliki standar kualitas yang ditawarkan di pasar berjangka antara lain di pasar dunia. 6) Pembelian secara komisi atau konsinyasi yaitu pembelian barang bersifat titipan, Atas barang barang yang terjual yang kemudian dibayar. 7) Pembelian secara cicilan pada sewa guna usaha (Leasing), yaitu cara pembelian dimana harga dibayar secara mencicil setelah diperhitungkan bunga bank.
19 8) Pembelian kontrak yaitu pembelian dengan menggunakan prosedur kontrak yang memuat hak hak dan kewajiban masing masing pihak. Pembelian ini dapat dilaksanakan apabilka ada penjualan secara kontrak. Sistem Pengendalian Intern Untuk mengetahui pengertian sistem pengendalian intern maka perlu diketahui terlebih dahulu bagaimana perusahaan yang organisasinya masih kecil dengan jumlah pegawai yang relatif sedikit dan kegiatan operasi perusahaan masih terbatas.lain halnya bila perusahaan telah mampu mencapai tingkat sedang maupun besar, pemimpin sudah tidak mungkin mengawasi langsung karena jenjang pengawasan telah luas. Adapun pengertian sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:163) definisi sistem pengendalan intern adalah sebagai berikut : Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang terkoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Prosedur Pembelian Adapun prosedur prosedur pembelian menurut La Midjan & Azhar Susanto (2000:126) dalam pembelian secara kredit di dalam praktek dapat diuraikan secara naratif, antara lain: 1) Bagian produksi atau bagian gudang dalam perusahaan industri, Berdasarkan kebutuhan mengajukan permintaan pembelian kepada bagian
20 pembelian dengan membuat surat permintaan pembelian (purchase requitition), SPP tersebut dibuat rangkap dua, setelah dicatat pada buku surat permintaan pembelian yang dibuka, kemudian didistribusikan sebagai berikut : Asli, dikirim ke bagian pembelian Tembusan sebagai arsip pada bagian yang memesan 2) Bagian pembelian setelah menerima SPP (surat permintaan pembelian) kemudian dicatat pada buku surat permintaan yang diterima. Apabila barang yang diminta tersebut belum ada pada daftar langganan, kemudian bagian pembelian membuat surat permintaan penawaran (Purchase for quotation), dan surat tersebut dibuat rangkap dua, kemudian didistribusikan sebagai berikut : Asli dikirim kepada calon vendor/pemasok Tembusan sebagai arsip pada bagian pembelian Surat permintaan penawaran secara berurutan dicatat pada buku surat permintaan penawaran yang dikeluarkan. Adapun alamat vendor diperoleh antara lain dari halaman kuning buku telepon dan sumber lainya. Apabila dari vendor (pemasok) diterima jawabannya, bagian pembelian kemudian dicatat pada daftar langganan baru dan daftar harga sebelum dipesan. Apabila atas barang yang diminta tersebut telah ada pada daftar langganan dan daftar harga bagian pembelian selanjutnya membuka surat pesanan
21 pembelian atau order pembelian (purchase order). Kemudian surat order pembelian (SOP) dibuat rangkap 4 (empat) dan didistribusikan setelah dicatat dalam buku order pembelian yang dibuka, sebagai berikut : Asli dikirim ke vendor/pemasok Tembusan pertama dikirim ke bagian Gudang Tembusan kedua dikirim ke bagian penerimaan Tembusan ketiga sebagai arsip bagian pembelian Bagian gudang dan penerimaan atas dasar order pembelian kemudian mempersiapkan segala sesuatunya sehubungan dengan penerimaan barang tersebut. 3) Apabila barang tiba dari vendor bersama sama Surat Pengantar Barang (SPB) dalam rangkap dua, maka barang tersebut oleh bagian penerimaan diperiksa, mengenai : Kuantitas barang Kualitas barang Tanggal ketepatan tibanya barang Apabila terdapat kesusaian antara hasil pemeriksaan dengan order pembelian dan SPB, maka dibuatkan laporan penerimaan barang (receiving report) dalam rangkap lima, kemudian SPB ditanda tangani oleh bagian penerimaan dan diserahkan lembar ke dua ke vendor Laporan penerimaan barang (LPB) dan didistribusikan sebgai berikut :
22 Asli dikirim ke bagian pembelian untuk memberitahukan barang yang dipesan telah tiba. Tembusan kesatu, dikirim ke bagian yang memerlukan barang tersebut untuk pemberitahuan bahwa barang yang diminta telah ada. Tembusan kedua, dikirim kebagian akuntansi untuk dicatat pada kartu persediaan (stock card) kolom diterima mengenai kuantitas. Tembusan ketiga, dikirim ke gudang bersama sama barangnya. Tembusan keempat, sebagai arsip pada bagian penerimaan. Bagian gudang setelah mengadakan pengecekan sepenuh penuhnya dan menyimpan barang tersebut kemudian dicatat pada kartu persediaan gudang/bin Card atat tag kolom diterima mengenai kuantitas seterusnya LPB diarsip. 4) Apabila faktur (invoice) dalam rangkap empat diterima oleh bagian pembelian, faktur tersebut setelah dicek dengan SOP dan LPB kemudian didistribusikan sebagai berikut : Asli dikirim ke bagian akuntansi umum untuk diperiksa sepenuhnya kemudian dicatat pada buku jurnal pembelian dan selanjutnya dicatat ke buku besar :
23 Bagi perusahaan yang menggunakan metode persediaan periodik, maka pembelian persediaan barang-barang dicatat dengan jurnal sebagai berikut : Dr Pembelian Rp XX Cr Utang Dagang Rp XX Jika perusahaan menggunakan metode persediaan perpetual dicatat: Dr Persediaan Rp XX Cr Utang Dagang Rp XX Tembusan kesatu, dikirim ke bagian akuntansi (hutang) dicatat pada kartu hutang vendor yang bersangkutan. Tembusan kedua, dikirim ke bagian akuntansi (persediaan Kantor) untuk dicatat dalam kartu persediaan kantor. 5) Apabila pembayaran utang diterima oleh bagian akuntansi maka bagian akuntansi melakukan pencatatan pembelian, pembayaran utang berdasarkan penerimaan barang dan berdasarkan surat bukti pengeluaran kas dari bagian keuangan.