BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sejalan dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat, sistem informasi yang berbasis web dimanfaatkan sebagai sarana peningkatan informasi. Pemanfaatan tersebut akan mempermudah suatu pekerjaan seperti halnya pengolahan data lebih cepat, keputusan yang akan diambil lebih tepat, menghemat waktu dan biaya. Selain itu, sistem informasi yang berbasis web juga dapat menjadi sarana promosi yang efisien dan sumber informasi yang dapat diakses oleh pengguna internet yang semakin lama semakin luas. Untuk menjangkau jaringan sellular di Indonesia PT. Elabram Systems memiliki lebih dari 1000 karyawannya yang bekerja dengan berbagai macam project untuk customers masing masing dan dengan area lokasi yang berbeda serta dengan mobilitas yang tinggi dari area satu ke area yang lain. diperkirakan lebih dari 70% dari semua informasi klaim perjalanan dinas karyawan terekam dalam format kertas. Karyawan yang akan melakukan perjalanan ke area, dimana semua akomodasi pemberangkatan dari daerah asal ke daerah tujuan telah disiapkan, dari mulai tiket pesawat, hotel/penginapan, rental mobil/ speed boat untuk operasional di area tujuan. Proses pengajuan & administrasi klaim karyawan inilah yang sekarang menjadi pekerjaan rumah yang sangat memakan waktu karena dilakukan menggunakan form khusus yang harus disetujui oleh atasan di area (line manager/ area manager, project manager) untuk kemudian dieskalasi ke atasan yang ada di pusat (Cost Center /CCManager) proses persetujuan ini baru dapat dinyatakan valid jika form approval sudah disetujui oleh masing masing pihak tandatangan dalam bentuk manual hardcopy. Sekarang ini untuk mendapatkan approval saja harus dilakukan pengiriman dokumen dari regional ke pusat sehingga sangat memakan waktu lama sehingga dana untuk perjalanan dinas menjadi lama pencairannya, serta deadline pekerjaan juga terkadang menjadi mundur. 1
2 Untuk dapat mempermudah karyawan melakukan proses pengajuan perjalanan dinas serta administrasinya, bagian kepegawaian/hrd diharapkan dapat membuatkan sistem informasi secara online. Karyawan tidak lagi harus mengirimkan manual hardcopy dokumen berupa form perjalanan dinas untuk diapproved dari area ke pusat, tetapi cukup dengan mengakses internet dan mengakses website dengan mudah, tidak memerlukan waktu yang lama. Atas dasar tersebut penulis tertarik untuk mengangkat masalah ini menjadi suatu sistem berbasis web. Dalam hal ini penulis mengangkat sebuah tema pada penulisan skripsi ini dengan judul SISTEM PENGAJUAN & ADMINISTRASI KLAIM PERJALANAN DINAS KARYAWAN BERBASIS WEB PADA PT.ELABRAM SYSTEMS. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan permasalahan diatas, disini akan dibahas perihal detail permasalahan khususnya mengenai pengajuan & administrasi klaim perjalanan dinas karyawan beserta masalah-masalah yang dihadapi antara lain : 1. Bagaimana proses melakukan perjalanan dinas dan cara melakukan klaim atas perjalanan dinas di PT.Elabram Systems? 2. Bagaimana proses pengajuan dan pengolahan data perjalanan dinas karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan? 3. Bagaimana proses submission/submit dokumen perjalanan dinas secara online dengan menggunakan sistem? 4. Bagaimana membuat laporan data perjalanan dinas yang diajukan oleh karyawan sebagai acuan untuk pencairan dana atas perjalanan dinas? 5. Bagaimana mengimplementasikan pengajuan dan administrasi perjalanan dinas dengan menggunakan PHP & MySQL?
3 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah pada sistem ini hanya meliputi : 1. Sistem hanya dibatasi pada ruang lingkup proses pengajuan & administrasi klaim perjalanan dinas di PT Elabram Systems. 2. Sistem hanya mengelola tentang bagaimana proses approval & administrasi dari approval pertama sampai dengan approval terakhir hingga klaim perjalanan dinas dapat disetujui. 3. Pengguna sistem ini adalah Karyawan & Perusahaan bagian HRD,Line Manager, Cost Center Manager dan PIC Finance. 4. Laporan yang dihasilkan adalah laporan persetujuan klaim yang didalamnya berisi status klaim perjalanan dinas, dimana laporan dapat dicustom/dilakukan sorting apakah klaim yang disubmit status pending, reject, ataupun approved sehingga dengan laporan ini bagian keuangan dapat langsung mencairkan dana klaim tentunya jika status sudah full approved. 1.4 Tujuan Dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah 1. Untuk mengetahui proses pengajuan & administrasi klaim perjalanan dinas di PT Elabram Systems. 2. Untuk mengetahui bagaimana proses approval & administrasi dari approval pertama sampai dengan approval terakhir hingga klaim perjalanan dinas dapat disetujui. 3. Mengetahui proses submission/submit dokumen perjalanan dinas secara online dengan menggunakan sistem 4. Mengetahui bagaimana membuat laporan data perjalanan dinas yang diajukan oleh karyawan sebagai acuan untuk pencairan dana atas perjalanan dinas secara terkomputerisasi.
4 Adapun manfaat penelitian yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut 1. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai sistem pengajuan & administrasi klaim perjalanan dinas karyawan. 2. Untuk dijadikan pembanding atau literatur dalam penyusunan tugas akhir dimasa yang akan datang. 3. Untuk menambah referensi perpustakaan dalam meningkatkan kualitas pendidikan. 4. Serta untuk menambah khasanah ilmu pengetahuan. 1.5 Metode Penelitian Metode yang digunakan penulis dalam penulisan skripsi ini meliputi: 1. Metode pemodelan dan rekayasa perangkat lunak a. Metode pemodelan Objek Oriented menggunakan Unified Modelling Languange yang di lengkapi dengan beberapa tools di antaranya: Use Case Diagram Activity Diagram Sequence Diagram Deployment diagram b. Metode pengembangan piranti lunak menggunakan metode The Clasical Life Cylce atau biasa di sebut Waterfall Model (model air terjun). 2. Metode Pengumpulan Data a. Penelitian Lapangan Yaitu penulis mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan topik pembahasan. Dari penilitian ini penulis mendapatkan data pendukung yang dibutuhkan terkait dengan penulisan yaitu data primer dan data sekunder, data primer yang didapatkan adalah dokumen klaim yang selama ini diproses secara manual sedangkan data sekunder yang didapatkan adalah berupa gambaran umum perusahaan yang diantaranya adalah sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, serta struktur organisasi perusahaan
5 b. Wawancara Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab langsung terhadap karyawan bagian HRD dan PIC finance, dalam hal ini fungsi dan desain, serta memahami akan hal yang akan di kembangkan sesuai dengan permasalahn penelitian. Hal ini di lakukan agar data yang di peroleh adalah data yang benarbenar akurat. c. Observasi Yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengamati dan mengetahui secara langsung jalannya sistem yang sedang berjalan saat ini dan proses kerja dari tugas masing-masing serta melihat format-format laporan yang ada di PT Elabram Systems saat ini. d. Studi Pustaka Yaitu penulis mencari dan mempelajari buku-buku yang ada kaitannya dan mencakup analisa sistem ini, buku-buku yang ada di perpustakaan kampus, serta catatan kuliah yang mempunyai hubungan dengan analis sistem ini. 1.5.1 Metode Pemodelan Sistem Metode pemodelan sistem yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Pembuatan Unified Model Language (UML) 2. Pembuatan Perancangan Basis Data 3. Pembuatan Rancangan Layar (Ms.Visio 2007) 1.5.2 Perancangan Aplikasi Dalam penulisan ini metode yang di gunakan adalah metode waterfall untuk merancang sistem, yang meliputi beberapa tahapan: 1.Rekayasa sistem (System Engineering) 2. Analisis Kebutuhan Sistem (Requirement Analysis) 3. Desain(Design) 4. Pengkodean (Coding) 5. Pengujian(Testing) 6. Pemeliharaan (Maintenance)
6 1.5.3 Uji Coba dan Analisis Penulis melakukan pengujian terhadap seluruh program yang di buat pengujian di lakukan untuk mengetahui apakah aplikasi yang telah di buat berjalan sebagaimana mestinya atau tidak dan output yang di hasilkan sesuai dengan yang diharapkan pada tahap analisa. 1.6 Sistematika Penulisan Penulisan Skripsi ini akan dibagi menjadi 5 bab, yaitu: BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta sistematika penulisan berupa uraian mengenai bab-bab dalam penelitian ini BAB II : LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi tentang konsep dasar sistem, memuat teori-teori landasan teoritis yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti dan peralatan pendukung (tools sistem), yakni tentang Pengenalan UML, Aplikasi Web, PHP, Basisdata MYSQL dan Adobe Dreamweaver. BAB III : ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini membahas tentang sistem perangkat lunak maupun perangkat keras, dan analisa terhadap permasalahan yang terjadi serta bagaimana proses pengajuan dan administrasi klaim perjalanan dinas karyawan serta perancangannya kedalam sebuah sistem yang akan dibuat. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM Pada bab ini berisi penjelasan tentang implementasi yang dibuat yaitu cara pengoperasian sistem aplikasi yang sudah dirancang serta pengujiannya memberikan nilai evaluasi terhadap sistem yang dirancang. BAB V : PENUTUP Dalam bab ini penulis menjelaskan tentang kesimpulan terhadap penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang mendukung pengembangan dari sistem yang sudah dirancang.