BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem adalah kumpulan dari elemen elemen yang saling berkaitan dan tersusun untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan 3. 2.2 Pengertian Pengiriman Barang Secara umum Pengiriman Barang adalah segala upaya yang di selenggarakan secara sendiri atau bersama-sama dalam suatu organisasi untuk memberikan pelayanan jasa berupa pengiriman barang 3 3. H.M Jogiyanto Analisa dan desain Sistem informasi,pendekatan Terstruktur dan Praktek AplkasiBisnis, (Andi Yogyakarta-Hall, 1999),hal6 5
2.3 Flow Of Document (FOD Flow Of Document (FOD) adalah Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir atau Paperwork Flowchart yang merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya Komponem dari FOD adalah sbb: 1. Menunjukkan dokument input dan output baik proses manual ataupun proses computer. 2. Menunjukkan proses manual. Gambar 2.1Dokument Gambar 2.2 Proses Manual 3. Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 4. Menunjukkan arus dari proses. Gambar 2.3 Proses dari Komputer Gambar 2.4 Arus dari proses 5. Penghubung ke satu halaman atau ke halaman lain. Gambar 2.5 Conector 6
6. Menunjukkan simbol Pengarsipan dokumen. Gambar 2.6 Arsip 2.4 Data Flow Diagram Data Flow Diagram ( DFD ) adalah Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus (flow) dari data sistem sekarang yang dikenal dengan diagram arus data,terdapat empat komponen yaitu : 1. Terminator atau Sumber Berbentuk segi empat untuk symbol keadaan external yang bertujuan untuk menunjukan tempat asal data..( sumber atau tempat tujuan data) Gambar 2.7 Simbol Terminator 2. Data Flow atau ( arus data ) Berbentuk anak panah yang menunjukan alur data (informasi atau objek) Gambar 2.8 Simbol Data Flow 7
3. Procees ( Proses ) Berbentuk symbol lingkaran atau dengan symbol empat persegi panjang tegak dengan sudut sudut tumpul. Gambar 2.9 Simbol Proses 4. Data Store ( Simpanan data ) Berbentuk sepasang garis horizontal paralel yang tertutup disalah satu ujungnya. Gambar 2.10 Simbol Data store 8
2.5 Entity Relationship Diagram ( ERD ) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah komponen komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang dilengkapi atribut atribut yang mempresentasikan sebuah fakta. Model ini dipilih karena mempunyai kelebihan yaitu : 1. Dapat menggambarkan hubungan antara entity dengan jelas. 2. Dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity. 3. Mudah dimengerti oleh perancang database. Ada tiga macam komponen komponen ERD yang digunakan yaitu : 1. Entity / objek data Entity adalah kumpulan objek atau suatu yang dapat dibedakan atau dapat diidentifikasi secara unik, kumpulan entitas yang sejenis disebut entityset penggambaran entitas pada ERD menggunakan simbol persegi panjang. Gambar 2.11 Simbol Entity 2. Relationship Relationship adalah Hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih, kumpulan relationship yang sejenis disebut Relationship set.hubungan digambarkan dengan bentuk belah ketupat, tiap belah ketupat diberi label kata kerja Gambar 2.12 Simbol Relationship 9
3. Atribut Atribut merupakan sifat atau karakteristik suatu entitas yang menyediakan penjelasan detail tentang entitas tersebut. Gambar 2.13 Simbol Atribut Ada beberapa tipe atribute yang perlu diperhatikan dalam penggambaran ERD yaitu : 1. Atribut kunci kandidat Satu atribut atau kombinasi atribut yang mengidentifikasi setiap instancesuatu entitas secara unik 2. Atribut kunci utama Kunci kandidat yang dipilih sebagai identifier untuk satu tipe entitas. 3. Atribut bernilai tunggal Banyak atribut memeiliki satu nilai tunggal untuk satu entitas tertentu. 4. Atribut Jamak Atribut yang memiliki sekelompok nilai untuk setiap instance entitas. 5. Atribut komposisi Suatu atribut mungkin terdiri dari beberapa atribut yang lebih kecil dengan arti yang bebas dari atribut itu sendiri. 6. Atribut Atomik Atribut yang tidak dapat dibagi kedalam beberapa atribut yang lebih kecil. 7. Atribut yang dihasilkan / Derived Atribute Dua atau lebih nilai atribut yang berrealisasi. 10
2.6 Keterkaitan ( Cardinality Ratio) Cardinality Ratio adalah menjelaskan batasan jumlah keterhubungan suatu entity dengan entity lainnya ada tiga jenis cardinality ratio yaitu : satu ke satu, satu ke banyak dan banyak ke banyak seperti gambar dibawah ini : Kardinalitas satu ke satu Mahasiswa I memili ki I NPM Kardinalitas satu ke banyak Mahasiswa I memili ki M Mata kuliah Kardinalitas banyak ke banyak Mahasiswa M memili ki N Kelas Gambar 2.14 Cardinality Ratio 11
2.7 Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi table table yang menunjukan entity dan relasinya serta menghilangkan elemen data yang berulang ulang. Spesifikasi File yang digunakan pada system ini kunci yang dipakai ada dua yaitu: A Primary Key ( key primer )Yaitu suatu atribut atau suatu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unit suatu kejadian spesifik tetapi juga dapat diwakili setiap kejadian suatu entity. B. Foreign Key ( key tamu )Yaitu suatu atribut atau suatu set atribut yang melengkapi satu relationship yang menunjukan ke induknya. Normalisasi ada beberapa tingkatan yaitu : 1. Bentuk tidak normal ( Unnormalized form ) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat tidak lengkap atau duplikasi. 2. Bentuk Normalisasi Kesatu ( 1NF ) Suatu relationship sudah berada pada 1NF jika dan hanya jika semua nilai atributnya adalah atomik tunggal. 3. Bentuk Normalisasi Kedua ( 2NF ) Suatu relation sudah berada pada 2NF apabila sudah berada pada 1NF dan setiap atribut yang bukan key bergantung fungsi secara penuh terhadap Primary key. 4. Bentuk Normalisasi Ketiga ( 3NF )Suatu relations sudah berada pada 3NF bila sudah berada dalam 2NF dan setiap atribut yang bukan key tidak bergantung terhadap atribut lain (tidak transitif) kecuali terhadap primary key. 12
2.8 Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0. Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman berbasis MS-Windows, didesain untuk memanfaatkan fasilitas dalam MS-Windows. Visual Basic pertama kali diperkenalkan pada tahun 1991 yaitu program Visual Basic untuk DOS dan Windows. Pada tahun 1993 direlease menjadi Visual Basic versi 3.0, kemudian pada tahun 1995 disusul dengan Visual Basic versi 4.0 dan diakhir tahun 1998 keluarlah visual basic dengan versi terbarunya yaitu versi 6.0. Pada umumnya Microsoft membuat tiga edisi visual basic yaitu 1. Standar Edition merupakan produk dasar. 2. Profesional Edition berisi tambahan Microsoft Jet Data Acces Engine dan pembuatan server OLE automation. 3. Enterprise Edition adalah edisi Client server. Window Uta ma Project Explorer Form Tool Box Window Propertis Gambar 2.15 Software Pemrograman Visual Basic 6.0 Adapun keterangan pada Gambar 2.15 adalah sebagai berikut : Form Layout Window 13
1. Window Utama Adalah tempat dari semua kegiatan program dilakukan. Di dalam window ini terdapat menu menu yang digunakan selama perancangan program disebut juga dengan shorcut. 2. Form. Form merupakan window yang digunakan dalam pembuatan program, pada objek ini dapat diletakkan control, dan code pada saat perancangan program dilakukan. 3. Propertis Windows Fasilitas tersebut digunakan untuk mengatur sifat dari form atau control control. Isi dari window dapat berubah sesuai dengan form dan control yang dipilih. Window properti terdiri atas tiga bagian yaitu : 1. Bagian untuk memilih objek. Digunakan untuk memilih objek yang akan diubah propertinya 2. Bagian untuk pengaturan nilai nilai properti Untuk mengubah nilai- nilai properti objek 3. Bagian untuk memilih properti sebuah objek Digunakan untuk menampilkan daftar properti dari objek tersebut 4. Form Layout Bagian untuk melihat besarnya tampilan dari sebuah form yang dirancang 14
5. Project Explorer Digunakan dalam manajemen proyek untuk membuat program, serta menampilkan daftar form dan modul proyek anda dimana proyek merupakan kumpulan modul form, modul class, modul standar, dan file sumber yang membentuk suatu aplikasi. 6. Tool box Picture Box Label Frame Check Box Combo Box Text Box Command Button Option Button List Box Gambar 2.16 Tool Box a. Label Digunakan untuk menampilkan tulisan pada form dan pengguna tidak dapat mengubah tulisan itu secara langsung. b. Text Box Sebagai tempat input atau juga dapat digunakan untuk menampilkan text, serta pemakai dapat mengubah tulisan pada control ini dan merupakan output dari suatu proses. 15
c. List Box Menampilkan beberapa item dan dari control ini item item tersebut dapat dipilih salah satu oleh pemakai. d. Combo Box Kombinasi antara text box dengan list box, pemakai bisa mengetikkan atau memilih lewat daftar drop down. e. Command Button. Akan menjalankan suatu tindakan jika telah melakukan pilihan, dengan menekan kontrol ini. f. Frame Akan mengelompokkan kontrol kontrol secara visual atau secara fungsional. g. Check Box Adalah fasilitas guna menampilkan statement true atau false, yes / no, pemakai dapat memilih beberapa check box secara bersamaan. h. Option Button Sama sepeti kontrol check box akan tetapi terdapat perbedaannya yaitu kontrol dari beberapa kontrol ini dapat di on-kan serta memberikan group pilihan dimana pemakai hanya dapat memilih satu option pada group pilihan. i. Picture Box Digunakan untuk menampilkan gambar pada form dengan extention bmp, jpg, gif, wmf, dan ico. 16
2.9 Sekilas Tentang Microsoft Access Microsoft Access merupakan salah satu isi dari paket Microsoft office proposional yang berguna untuk mengolah data menjadi statu informasi secara singkat, cepat, tepat dan akurat. Didalam Microsoft Access juga ditekankan pemahaman mengenai data, tingkat data, teknik mengolah data, sistem informasi manajemen dan sebagainya. Tujuan dari itu semua tidak lain adalah untuk mempermudah kita dalam mengenali suatu fakta, mengidentifikasi suatu masalah, menyaring suatu data ataupun mengelompokkannya berdasarkan kriteria tertentu yang pada gilirannya akan mempermudah untuk menyimpulkan dan mengambil keputusan terhadap suatu masalah. Microsoft Access mempunyai beberapa kelebihan, yaitu: a. Merupakan sebuah sistem manajemen data dalam skala besar yang dapat saling berinterksi dan beritegrasi. b. Didesain untuk preusan atau lembaga yang akan mengembangkan sistem secara mandiri. Didalam Microsoft access terdapat beberapa objek yang dapat digunakan sebagai sarana untuk membuat database diantaranya adalah : 1. Tabel Tabel adalah kumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu. Secara fisik tabel berupa gris yang terdiri dari atas baris dan kolom. Baris menunjukkan record data dan kolom menunjukkan field data. Tabel bisa dipandang sebagai componen utama pada database, karena tabel adalah dasar untuk menyusun komponen lainnya seperi form, query maupun record. 2. Query Query adalah sarana untuk mengatur data yang tersimpan dalam tabel, sehingga hanya data tertentu yang akan dimunculkan dalam tabel. Karena 17
menyertakan unsur urutan proses, maka query di kelompokkan dalam lingkup pemprograman. Berbeda dengan pengoperasian secara manual langsung, pengoperasian query bisa menggunakan seperangkat perintah yang membentuk susunan program dengan bahasa yang dikenal dengan SQL ( Structured Query Languange ). 3. Form Form adalah window untuk menampilkan record dalam bentuk lain, didalamnya kita bisa menambahkan unsur lain seperti kontrol dan gambar. Dangan demikian tampilan form menjadi lebih mudah di mengerti dan lebih menarik. Form hanya menampilkan data dalam satu record pada satu tampilan, untuk menampilkan record lainnya bisa menggunakan tombol-tombol navigator yang biasanya disediakan pada form. Meskipun form hanya bisa menampilkan sebuah record, Namur tampilan form bisa Sangay menarik dibanding datasheet, karena kita dapat mengisikan gambar-gambar tata letal yang bagus. 4. Report Report adalah laporan tertulis dari hasil pekerjaan, baik tertulis secara soft report ( pada layar monitor ) maupun hard report (pada kertas). Report juga berarti beberapa informasi yang diorganisasi sedemikian rupa untuk memenuhi berbagai kebutuhan seperti label surat-menyurat. Kita bisa berbuat banyak untuk menangani sebuah report, mulai dari perancangan pembuatan sampai ke percetakan. 18