2. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Kas Kas dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang diterima bank untuk disetorkan ke rekening bank perusahaan. Kas meliputi uang koin, uang kertas, cek, wesel (kiriman uang atau money orders), dan uang yang tersimpan di bank yang penarikannya tidak dibatasi (Warren et al. 2006). Menurut Mulyadi (2001), sistem kas adalah kesatuan yang melibatkan bagian-bagian, formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan perusahaan untuk menangani penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi dalam perusahaan. Terdapat dua hal yang mempengaruhi kondisi kas, yaitu ketika terjadi penerimaan kas dan pengeluaran kas. Kas bertambah ketika terjadi penerimaan kas, sedangkan kas berkurang ketika terjadi pengeluaran kas. Sistem Penerimaan Kas Penerimaan kas merupakan salah satu kelas transaksi dalam siklus penjualan dan penagihan. Siklus penjualan dan penagihan diawali dengan permintaan oleh seorang pelanggan dan diakhiri dengan konversi barang atau jasa menjadi piutang usaha dan akhirnya menjadi kas (Arens, 2008). Menurut Krismiaji (2005), sistem penerimaan kas adalah suatu rangkaian aktivitas bisnis dan pengolahan informasi yang berhubungan dengan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang dan jasa yang telah diberikan kepada pelanggan. 6
Sistem penerimaan kas dalam pencatatannya bisa dilakukan secara manual maupun terkomputerisasi. Dalam sistem akuntansi yang manual, semua transaksi yang berhubungan dengan penerimaan kas akan dicatat dalam suatu buku harian (cash receipt journal) sebagai media pencatatan. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas berupa formulir. Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Jenis formulir sebagai berikut (Mulyadi, 2001): 1. Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai penjualan. 2. Pita registrasi kas Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh bagian kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 3. Credit card sales slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit. 4. Bill off loading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. 5. Faktur penjualan COD (Cash On Delivery Sales) 7
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. 6. Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh bagian kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. 7. Rekap harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Sistem Pengeluaran Kas Pengeluaran kas merupakan salah satu kelas transaksi dalam siklus akuisisi dan pembayaran. Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa guna mengoperasikan suatu bisnis. Siklus ini dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh karyawan yang berwenang, dan berakhir dengan pembayaran hutang usaha (Arens, 2008). Menurut Krismiaji (2005), sistem pengeluaran kas adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan informasi yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli. Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas (Mulyadi, 2001) : 1. Dokumen pelengkap pengadaan dan penerimaan barang/jasa Dokumen ini merupakan dokumen yang digunakan untuk mendukung permintaan pengeluaran kas. 2. Cek 8
Dari sudut sistem informasi akuntansi cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek. 3. Voucher Dokumen ini sebagai permintaan dari yang memerlukan pengeluaran kepada fungsi akuntansi untuk membuat kas keluar. Perancangan Sistem Informasi Sistem Informasi, yang kadang kala disebut sebagai sistem pemrosesan data, merupakan sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen baik manual ataupun berbasis komputer yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan sebagai pemakai informasi tersebut (Diana, 2011). Sedangkan menurut Jogiyanto (2003), sistem Informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan atara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu, berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dengan menyediakan rangkuman rutin dan laporan tertentu. Menurut Whitten dan Bentley (2007), perancangan sistem informasi diartikan sebagai berbagai tugas yang berfokus pada spesifikasi dari detail solusi pekerjaan yang berbasis komputer. Terdapat berbagai macam strategi atau teknik 9
dalam melakukan perancangan sistem. Antara lain adalah Modern Structured Design, Information Engineering, prototyping, JAD, RAD, dan Object-Oriented Design. Strategi tersebut sering dilihat sebagai pendekatan persaingan alternatif terhadap perancangan sistem, tetapi pada kenyataannya beberapa kombinasi tertentu melengkapi satu dengan yang lainnya. Dalam penelitian ini, teknik yang digunakan dalam perancangan sistem informasi adalah dengan menggunakan teknik Information Engineering. - Information Engineering Information Engineering adalah teknik untuk merencanakan, menganalisis, dan merancang sistem informasi. Alat utama dalam Information Engineering adalah diagram model data. Information Engineering meliputi penyaluran sebuah persyaratan analisis lingkungan bisnis dimana aplikasi sistem informasi tersebut diproses dan diutamakan. Metode tersebut mungkin mengandung beberapa kombinasi dari analisis terstruktur modern, perancangan desain modern, dan analisis serta perancangan berbasis objek. Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram ) Diagram arus data (Data Flow Diagram - DFD) secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam sebuah organisasi. DFD digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang telah ada dan merencanakan sistem baru. Tidak 10
ada cara yang ideal untuk mengembangkan DFD, karena masalah yang berbeda membutuhkan metode yang berbeda pula (Romney dan Steinbart, 2012). Sedangkan menurut Sutabri (2004), data flow diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem autoformat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Sumber : Romney, B. dan Steinbart, J., 2012, Accounting Information Systems Twelfth Edition, Prentice Hall, United States. Gambar 2. Simbol Data Flow Diagram Entity-Relationship Diagram (ERD) Menurut Hall (2007), Entity-Relationship Diagram (ERD) adalah suatu teknik pendokumentasian yang digunakan untuk merepresentasikan hubungan antar entitas. Entitas terdiri dari physical resources (kendaraan, kas, atau persediaan), events (pemesanan persediaan, penerimaan kas, pengiriman barang), 11
dan agents (karyawan, pelanggan, atau vendor) tentang bagaimana organisasi mendapatkan data. Salah satu kegunaan umum dari diagram ER adalah untuk membuat model database perusahaan. Simbol persegi menggambarkan suatu entitas dalam sistem. Garis penghubung yang berlabel menggambarkan hubungan yang terjadi antara dua entitas. Sifat hubungan antar entitas ini disebut dengan Kardinalitas (Cardinality). Hubungan yang terjadi dapat berupa one-to-one (1:1), one-to-many (1:M), atau many-to-many (M:M). 12