BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dikutip dari artikel Need of ERP System in manufacturing firms, perusahaan manufaktur merupakan salah satu industri skala besar yang mengalami perkembangan bisnis yang semakin pesat dan kompetitif. Industri manufaktur umumnya ditantang untuk memenuhi kebutuhan customer, compliance, dan manajemen supplier yang efektif serta mampu mengontrol biaya dan menambah jumlah customer baru untuk mengembangkan bisnisnya. Untuk dapat mampu bersaing di pangsa pasar, setiap perusahaan manufaktur tentu harus memiliki suatu sistem terintegrasi yang mampu mendukung proses bisnis perusahaan. Dahulunya, area fungsional sistem informasi dikembangkan secara independen satu sama lain, sehingga menghasilkan silos informasi. Silo-silo ini tidak dapat berkomunikasi dengan baik satu sama lain sehingga menyebabkan perusahaan kurang efisien dalam mengelola sumber daya perusahaan. Keadaan yang tidak efisien inilah yang menjadi bukti dalam proses bisnis melibatkan lebih dari satu area fungsional. Sistem ERP dirancang untuk mengatasi kurangnya komunikasi yang terjadi antar area fungsional. Sistem ERP mengadopsi sudut pandang proses bisnis dari keseluruhan perusahaan untuk mengintegrasikan perencanaan, manajemen, dan penggunaan seluruh sumber daya perusahaan. Tujuan utama dari sistem ERP adalah untuk mengintegrasikan area-area fungsional dalam perusahaan dan supaya informasi mengalir ke lintas area fungsional secara lancar, menurut R.Kelly Rainer Jr,Brad Prince dan Casey Cegielski, (2014 : Vol 5, 244/245) PT. Global Reka Cipta merupakan perusahaan konsultan IT yang berfokus pada ERP SAP. PT. Global Reka Cipta merupakan partner resmi SAP Global dalam SAP Business Startup. Salah satu proyek yang sedang berjalan di PT. Global Reka Cipta adalah Evaluasi sistem ERP SAP pada PT. XYZ, dimana pada proyek ini, dilakukan evaluasi pada modul Material Management PT. XYZ. 1
2 PT.XYZ merupakan anak perusahaan dari Pacific Inter-Link Group yang merupakan perusahaan manufaktur & export bahan baku benang yang telah memiliki reputasi yang kuat dan tersohor di asia tenggara sejak tahun 1998. PT.XYZ telah menanamkan sistem ERP SAP sejak tahun 2010 dan ingin melakukan evaluasi sistem ERP yang telah dipakai demi mencapai pengendalian optimal dan maksimal untuk kepentingan bisnis perusahaan. Evaluasi pada Modul SAP ERP Material Management merupakan bagian dari application control dimana application control sendiri merupakan salah satu bagian dari pengendalian perusahaan yang harus dianalisis key risks pada control nya, karena risiko merupakan ancaman substansial dan relatif yang harus dapat dikelola agar mencapai produktivitas aktivitas manajemen perusahaan dan compliance yang dituju oleh perusahaan. National Institute of Standards and Technology (NIST) adalah badan pemerintahan Amerika Serikat yang mempelopori pengembangan teknologi melalui standar, ilmu pengetahuan, dan pengukuran yang diciptakan dan dikembangkan untuk meningkatkan keamanan ekonomi. NIST menerbitkan Guide for Conducting Risk Assessment yang berisi panduan dalam menentukan suatu risiko. Panduan yang diterbitkan ini dijadikan sebagai pedoman karena sudah memenuhi kebutuhan analisis yang disertai penjelasan pada tiap walkthrough-nya. Sehubungan dengan hal tersebut, topik evaluasi yang dipilih adalah Risk Assesment pada sistem ERP SAP Modul Material Management dengan menggunakan metode dari NIST (National Institute of Standards and Techonology) 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, pembahasan akan dibatasi pada evaluasi sistem ERP SAP terhadap modul Material Management pada PT.XYZ dengan rincian sebagai berikut: 1.2.1 Objek penelitian: 1. Unit fungsional Divisi Purchasing pada PT. XYZ 2. Siklus proses bisnis procure to pay unit bagian sparepart pada PT. XYZ 3. Sistem aplikasi SAP modul Material Management ECC. 6.0
3 1.2.2 Siklus Penelitian pada modul Material Management 1. Application Control pada modul Material Management, mulai dari perencanaan pengadaan material untuk memenuhi ketersediaan bahan baku yang dibutuhkan oleh produksi, permintaan pembelian hingga penerimaan material dari vendor, proses pembuatan invoice verification serta maintain vendors & materials. 2. Fungsi-fungsi pada sistem SAP ECC 6.0 pada modul material management, meliputi maintain item materials,create/maintain purchase orders, purchase info record, release approve purchase orders, inventory receipt, maintain goods receipt/inventory receipt, receiving, matching, process invoicing. 3. Penelitian tidak mencakup RFQ (Request for Quotation), PR (purchase requisition), billing, contract (outline agreement), retur, pembayaran (incoming payment), pembuangan material (scrapping), material lain selain sparepart serta fitur MRP (Material Requirement Planning) pada PT. XYZ. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Melakukan identifikasi risiko terhadap setiap aktivitas procure-to-pay pada Modul Material Management. 2. Menentukan tingkat risiko berdasarkan risiko yang telah teridentifikasi. 3. Mengevaluasi pengendalian yang diterapkan oleh perusahaan terkait proses procure to pay pada Modul Material Management. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Mengetahui risiko yang diidentifikasi sehingga dapat memberikan rekomendasi perbaikan didalam pengendalian sistem SAP modul Material Management agar menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Mengetahui tingkat pengendalian yang telah dijalankan oleh perusahaan.
4 1.4 Metodologi Penelitian Dalam menyusun skripsi, digunakan beberapa metodologi penelitian untuk melakukan pengkajian tentang masalah-masalah yang terjadi didalam perusahaan. Metode penelitian yang digunakan terdiri dari hal-hal berikut : 1. Objek Penelitian a. PT. XYZ unit fungsional Purchasing b. Siklus Proses bisnis Procure-to-Pay pada PT. XYZ c. Sistem SAP modul Material Management 2. Metode Penelitian 2.1. Metode Pengumpulan Data a. Metode Studi Kepustakaan Data mengenai SAP dikumpulkan melalui pencarian dari literature, internet, jurnal serta media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek dan topik penelitian. b. Observasi Melakukan pengamatan terhadap objek yang diteliti. Observasi dilakukan untuk memperoleh informasi yang akurat. Observasi dilakukan dengan tujuan untuk lebih memahami dan mendalami proses-proses bisnis pada bagian pengadaan. c. Internship Melakukan kerja praktek pada PT. Global Reka Cipta dengan klien PT. XYZ dengan kegiatan pembelajaran di lapangan yang dapat membantu untuk memperkenalkan dan menumbuhkan kemampuan dalam dunia kerja yang nyata.
5 d. Wawancara Melakukan komunikasi langsung dengan pihak manajemen yang bersangkutan. 2.2. Metode Evaluasi Metode evaluasi yang digunakan adalah testing menggunakan test script yang disediakan dan dibimbing oleh PT. Global Reka Cipta serta metode Risk Assesment berdasarkan pedoman dari NIST (National Institute of Standards and Technology). Berikut walkthrough dibawah ini: 1. Melakukan testing (pedoman dari PT. Global Reka Cipta). 2. Melakukan wawancara dengan PT. XYZ (pedoman dari PT. Global Reka Cipta). 3. Mengidentifikasi Threat Sources and Events (pedoman dari NIST). 4. Mengidentifikasi Vulnerabilities (pedoman dari NIST). 5. Menentukan Likelihood dan Impact (pedoman dari NIST). 6. Menetapkan Risiko (pedoman dari NIST). 7. Memberikan rekomendasi pengendalian dari risiko dan pengendalian yang telah dicapai/belum dicapai 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam penyusunan skripsi ini terdiri dari lima bagian yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi mengenai latar belakang mengenai penelitian ini, ruang lingkup mengenai sistem yang akan dibahas, data yang dibutuhkan, tujuan dan manfaat dari penelitian, metode yang digunakan selama penelitian, dan sistematika penulisan yang digunakan.
6 BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi mengenai teori-teori umum, khusus, maupun pendukung yang digunakan sebagai landasan dalam penelitian skripsi ini. BAB 3 ANALISIS PROSES BERJALAN Bab ini berisikan berupa sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan pada bagian pengadaan, profil IT, proses bisnis siklus procure-to-pay yang sedang berjalan pada sistem ERP SAP perusahaan PT. XYZ. BAB 4 PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan evaluasi kinerja aplikasi sistem SAP modul Material Management sesuai dengan tahapan-tahapan metode risk assessment-nist berupa walkthrough, uji dalam pengendalian, dan rekomendasi pada PT. XYZ. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai simpulan dari hasil analisis dan evaluasi pada PT.XYZ yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, serta saransaran peningkatan optimalisasi sistem SAP modul Material Management yang berguna bagi kelanjutan bisnis perusahaan di masa yang akan datang.