BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Barang persediaan tidak dapat dipisahkan dalam kehidupan manusia, baik dalam kegiatan sehari-hari maupun dalam kegiatan yang kompleks seperti kegiatan industri. Dalam dunia industri, persediaan dapat dibedakan menjadi berbagai bentuk, antara lain bahan baku (raw material), suku cadang (spare part), barang setengah jadi (work in process) dan barang jadi (finished good). Keberadaan persediaan sangat penting untuk menunjang sebuah perusahaan akan terus berjalan dan tetap hidup. Disisi lain, banyaknya persediaan dalam perusahaan dipandang sebagai pemborosan dan dijadikan beban dalam bentuk ongkos yang tinggi. Oleh karena itu, keberadaan persediaan perlu dikendalikan. Tujuan dari manajemen persediaan adalah untuk mempunyai jumlah barang yang cukup di tempat yang tepat, di waktu yang tepat, dan dengan biaya yang rendah (Tersine, 1994). Mengendalikan persediaan merupakan suatu hal yang tidak mudah, persediaan yang sedikit dapat mengakibatkan terjadinya lost sales atau tidak terpenuhinya permintaan dari konsumen. Namun, disisi lain persediaan yang terlalu banyak dapat menyebabkan overstock dimana biaya untuk penyimpanan barang akan tinggi. PT XYZ adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang farmasi, tersebar di seluruh wilayah Indonesia dan salah satu cabangnya berada di Kota Bandung. Di setiap daerah tertentu, PT XYZ memiliki Business Manager (BM) yang berfungsi untuk memenuhi kebutuhan apotek XYZ disekitarnya atau sebagai dedicated supplier. BM PT XYZ Bandung merupakan dedicated supplier untuk 37 apotek XYZ yang tersebar diseluruh Kota Bandung dan sekitarnya. Berdasarkan jenis produk yang dijual oleh BM PT XYZ Bandung terbagi mejadi 5 kategori, yaitu obat keras, obat bebas terbatas, obat bebas, alat kesehatan dan kebutuan harian. BM PY XYZ Bandung memiliki 30 supplier untuk memenuhi kebutuhan persediaan. Waktu ancang ancang dari supplier ke gudang (lead time) selama 1 hari. Semua barang yang di pesan dari supplier BM PT XYZ akan disimpan di gudang BM PT XYZ Bandung. Agar selalu terpenuhinya permintaan dari apotek, BM harus memiliki persediaan yang cukup agar permintaan dari apotek dapat 1
terpenuhi. BM juga harus bisa menentukan persediaan untuk setiap kategori barang agar tidak terjadi lost sales ataupun overstock. Untuk melihat apakah persediaan di BM PT XYZ sudah baik dapat dilihat dari data persediaan dan data penjualan seperti tabel dibawah ini : 3500000 3000000 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 0 Perbandingan Inventory dan Sales BM PT XYZ Bandung Periode Januari-Oktober 2014 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Stock On Hand Terjual Gambar I.1 Perbandingan Inventory dan Sales BM PT XYZ Bandung Periode Januari-Oktober 2014 Pada gambar I.1 tersebut, dapat dilihat bawah jumlah persediaan yang tersedia di gudang melebihi jumlah penjualan di BM PT XYZ. Hal ini dapat menunjukan adanya ketidakseimbangan antara jumlah persediaan dan jumlah penjualan yang menyebabkan terjadinya overstock. Untuk melihat kategori produk mana yang memiliki gap terjauh antara jumlah persediaan dan jumlah penjualan dapat ditemukan di gambar berikut : 2
1200000 Perbandingan Inventory dan Sales Gudang BM PT.XYZ Bandung Setiap Kategori Periode Januari-Oktober 2014 1000000 800000 600000 400000 200000 0 Obat Keras Obat Bebas Terbatas Obat Bebas Alat Kesehatan Kebutuhan Harian Gambar I.2 Perbandingan Inventory dan Sales Gudang BM PT XYZ Bandung Setiap Kategori Periode Januari Oktober 2014 Dari gambar I.2 dapat dilihat bahwa obat keras dan obat bebas memiliki selisih terbesar antara jumlah persediaan dan jumlah barang dijual. Dalam menentukan jumlah persediaan dan kuantitas pembelian pada BM PT XYZ saat ini tidak menggunakan perhitungan secara sistematis. BM PT XYZ dalam melakukan pemesanan tidak menentukan interval waktu yang tetap ataupun menentukan jumlah order quantity yang tetap, BM melakukan pemesanan sesuai dengan kebijakan dari bagian persediaan seperti memesan barang dengan melihat data history pemesanan bulan terdahulunya tanpa melihat persediaan stock di gudang. Dari kebijakan persediaan yang diterapkan di BM PT XYZ ini menyebabkan adanya biaya tertanam. Biaya tertanam adalah menumpuknya aset perusahaan yang tidak terjual yang dapat menyebabkan perusahaan mengalami kerugian karena aset perusahaan tidak cair menjadi uang. Biaya tertanaman yang dihasilkan dari terjadinya overstock ini yang ditunjukan oleh gambar dibawah ini : 3
Berdasarkan gambar I.3 pada halaman 4 menunjukan bahwa muncul jumlah biaya akibat dari terjadinya overstock. Biaya-biaya tersebut tidak akan muncul apabila adanya kebijakan persediaan yang tepat. Dapat dilihat dari gambar I.3 diatas bahwa obat bebas dan obat keras memiliki biaya tertanam yang sangat besar ketika terjadinya overstock. Bila pengendalian persediaan difokuskan pada kategori obat keras dan obat bebas akan berdampak sangat besar, karena obat keras dan obat bebas memiliki selisih yang besar antara jumlah persediaan dan jumlah penjualan dan juga memiliki biaya tertanam yang tinggi. Oleh karena itu, penelitian ini akan membahas persediaan untuk kategori obat keras dan obat bebas di BM PT XYZ Bandung sehingga nantinya dengan mengetahui besarnya jumlah persediaan yang harus ditentukan setiap periodenya, jumlah pemesanan kategori obat keras dan obat bebas akan sesuai dengan jumlah pemakaian obat tersebut. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka permasalahan yang akan menjadi obyek penelitian ini yaitu : 1. Bagaimana menentukan jumlah kuantitas yang optimal pada saat pemesanan untuk kategori obat keras dan obat bebas di BM PT XYZ? 2. Bagaimana menentukan jumlah cadangan pengaman (safety stock) yang optimal untuk kategori obat keras dan obat bebas di BM PT XYZ? 3. Bagaimana menentukan titik pemesanan ulang (reorder point) yang tepat untuk kategori obat keras dan obat bebas di BM PT XYZ? 4. Bagaimana melakukan perhitungan penghematan terhadap ongkos total persediaan kategori obat keras dan obat bebas di BM PT XYZ? Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian berdasarkan perumusan masalah yang ada di atas diantaranya : 1. Menentukan jumlah kuantitas yang optimal pada saat pemesanan untuk untuk kategori obat keras dan obat bebas di BM PT XYZ. 2. Menentukan jumlah cadangan pengaman (safety stock) yang optimal untuk kategori obat keras dan obat bebas di BM PT XYZ. 5
3. Menentukan waktu pemesanan (reorder point) yang tepat untuk kategori obat keras dan obat bebas di BM PT XYZ. 4. Melakukan perhitungan penghematan terhadap total biaya persediaan produk kategori obat keras dan obat bebas di BM PT XYZ. Batasan Penelitian Adapun batasan masalah yang dirumuskan oleh peneliti terkait dengan penelitian ini adalah : 1. Data Demand yang digunakan untuk penelitian berasal dari data permintaan obat dari apotek periode Januari Oktober 2014. 2. Pengolahan data tidak memperhatikan kenaikan harga atau inflasi. 3. Penelitian tidak menggunakan biaya tanpa diskon ketika melakukan pembelian obat bebas dan obat keras. 4. Data persediaan obat bebas dan obat keras yang digunakan adalah data obat yang memiliki data histori (memiliki track record dari bulan Januari- Oktober 2014). 5. Harga barang diasumsikan konstan terhadap jumlah barang. 6. Ongkos pemesanan produk setiap kali pesan bersifat tetap. 7. Penelitian tidak sampai pada tahap implementasi, hanya sampai pada tahap usulan. Manfaat Penelitian Manfaat Penelitian ini sebagai bahan pertimbangan untuk BM PT XYZ Bandung dalam menenetukan kebijakan persediaan di masa depan. BM PT XYZ dapat meminimalisir serta mengurangi resiko terjadinya Overstock dan dapat meminimasi ongkos total persediaan. Sistematika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut: 6
Bab I Pendahuluan Pada bab pendahuluan ini akan diuraikan mengenai latar belakang permasalahan penelitian, serta menerangkan alasan pengambilan topik permasalahan untuk penelitian, lalu menerangkan tentang tujuan yang akan di capai dari penelitian, terdapat pula batasan penelitian sehingga penelitian yang diambil lebih fokus dan mengarah kepada permasalahan yang sesuai dan membahas mengenai sistematika yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini. Bab II Bab III Bab IV Landasan Teori Pada bab landasan teori ini dibahas mengenai teori maupun metode yang mendukung yang digunakan sebagai bahan acuan untuk melakukan penelitian tugas akhir. Metodologi Penelitian Pada bab metodologi penelitian ini berisi penjelasan langkah-langkah penelitian yaitu terdiri dari tahap merumuskan masalah, merumuskan teori yang digunakan dalam menyelasaikan masalah, merusumuskan model kondeptual dan sistematika penyelasaian masalah. Pengumpulan dan pengolahan data Pada bab pengumpulan dan pengolahan data ini akan dibahas mengenai data yang dikumpulkan selama penelitian yang nantinya akan digunakan dan diolah untuk menentukan kebijakan persediaan kategori obat keras dan obat bebas di BM PYT XYZ Bandung. Bab V Analisis Pada bab analisis ini berisi analisis terhadap hasil dari pengolahan data serta penggunaan perhitungan metode yang digunakan dalam penelitian ini. Adapun dari analisis ini akan membahas mengenai jumlah hasil perhitungan cadangan pengaman, jumlah waktu pemesanan serta jumlah pemesanan yang harus dilakukan dan juga total biaya persediaan. 7
Bab VI Kesimpulan dan Saran Pada bab kesimpulan dan saran berisi mengenai kesimpulan berdasarkan tujuan dari penelitian yang disesuaikan dengan hasil yang didapatkan pada pengolahan dan analisis data. Serta tidak lupa juga diberikan saran untuk perusahaan maupun penelitian kedepannya. 8