PENGEMBANGAN REPOSITORI INSTITUSI PENGALAMAN PERPUSTAKAAN USU Jonner Hasugian Abstract Development of the Institutional Repository (IR) in University of Sumatera Utara (USU) was initiated in 2001, with digitized of lecturer scientific papers and research reports which are still few numbers, and then published on the Web began in February 2002. USU Repository use the simplified application program which utilized the existing module Download of the CMS PostNuke. IR development is aimed : (1) to provide open access to the output of the institution to maximize its used, (2) to create global visibility to the work of institution, (3) to collect content in a single location, and (4) to keep and maintain the digital assets of the institution, including the gray literature or unpublished easily lost. Development of IR in digital form is also motivated by strong growth in the form of printed gray literature produced each year. This case given to the various kinds of problems such as the need for larger storage space, maintenance and handling of more complex, and greater cost. Otherwise, an electronic publication with open access is considered plagiarism and duplication which is reduced and impact of the improving the quality of academic work produced. In 2007, the Library developed the software for handling Repository DELI named. In April 2010, Repository migration from DELI into DSpace. DSpace (DuraSpace) is based on open source software that is developed through collaboration between the Massachusetts Institute of Technology (MIT) Libraries and Hewlett-Packard (HP) since 2002. USU Repository is built with the principle of open content that can be used or accessed in an open and free, both abstracts and full articles (abstracts and full texts) the condition must be first member in the USU web site Repository. USU Repository is ranked 51 Top Institutional Repository (July 2011) and 17 ranking in Top Institutional Repository (April 2012) in Web of World Repositories ranking organized by the Webometrics. 1. Pendahuluan Institutional Repository (IR) adalah suatu locus untuk mengumpulkan, memelihara, dan mendiseminasikan dalam bentuk digital keluaran suatu institusi terutama insitusi penelitian. Pada perguruan tinggi, IR mencakup antara lain bahan seperti artikel jurnal/laporan penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi; dan asset digital lainnya yang dihasilkan dalam kehidupan akademik seperti dokumen administratif, bahan perkuliahan atau objek pembelajaran. Pengembangan IR bertujuan antara lain untuk: (1) menyediakan akses terbuka terhadap keluaran institusi untuk memaksimalkan penggunaannya, (2) menciptakan visibility global terhadap karya institusi, (3) mengumpulkan konten pada lokasi tunggal; dan (4) Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU Mei 2013 1
menyimpan dan memelihara aset digital institusi, termasuk literatur kelabu atau yang tidak diterbitkan yang mudah hilang. Pengembangan IR perguruan tinggi dalam bentuk digital juga didorong oleh tingginya pertumbuhan literatur kelabu dalam bentuk tercetak yang dihasilkan setiap tahunnya. Hal ini menimbulkan berbagai masalah seperti kebutuhan terhadap ruang penyimpanan yang lebih luas, pemeliharaan dan penanganannya yang lebih kompleks, dan biaya yang lebih besar. Selain itu, publikasi elektronik dengan akses terbuka dipandang dapat mengurangi plagiarisme dan duplikasi yang berdampak pada peningkatan kualitas karya akademik yang dihasilkan. USU Repository terdiri dari karya oleh dan/atau tentang Universitas dalam bentuk elektronik termasuk laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, dan/atau kertas karya mahasiswa, pidato rektor, pidato pengukuhan guru besar, prosiding, buku panduan departemen, jurnal internal, dan lainnya. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian biasanya dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang koleksi ini memberi kontribusi penting bagi dunia penelitian dan pembelajaran. Selain itu, USU Repository dimaksudkan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan melalui akses jauh tanpa harus datang ke perpustakaan. Penggunaan sumberdaya ini tidak hanya terbatas bagi kalangan internal, tetapi dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas secara glogal. Perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi, dalam hal ini telah memainkan peran penting untuk meningkatkan kualitas pelayanan dengan mengembangkan koleksi digital. Oleh karena itu, kuantitas sumberdaya informasi yang dimiliki harus selalu diperbaharui untuk mendukung kegiatan pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 2. Sejarah Ringkas USU Repository Pengembangan USU Repository dimulai sejak tahun 2001, dengan mendigitalisasi karya ilmiah dosen berupa makalah dan laporan penelitian yang jumlahnya masih sedikit yaitu 298 judul, yang kemudian dipublikasikan pada Web mulai Februari 2002. Program aplikasi yang digunakan masih sederhana yaitu memanfaatkan modul Download yang ada pada CMS PostNuke. Pada kurun waktu 2002-2006, proses digitalisasi dilanjutkan sehingga kotennya bertambah menjadi 1.981 judul. Kegiatan ini didorong dengan adanya program TPSDP dimana salah satu indikator keberhasilannya adalah banyaknya karya yang dipublikasikan melalui Internet. Pada tahun 2007 melalui Program Hibah Kompetisi INHERENT, Perpustakaan mengembangkan perangkat lunak untuk penanganan IR yang diberi nama DELI. Aplikasi ini dibuat dan dikembangan dalam bentuk sebuah modul (ekstensi) yang diintegrasikan Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU Mei 2013 2
pada CMS Joomla sebagai situs webnya. Melalui program ini konten USU IR bertambah sebanyak 6.000 judul. Untuk mendukung peningkatan jumlah konten yang dapat diperoleh dalam bentuk file elektronik, maka pada tahun yang sama diterbitkan Keputusan Rektor No. 1240/H5/SK/PK/2007 tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada Perpustakaan yang mewajibkan semua mahasiswa untuk menyerahkan karya tulis mereka dalam bentuk softcopy untuk dimuat dalam USU IR. Hal ini berdampak pada peningkatan jumlah karya yang dimuat terutama yang berupa disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir dan/atau kertas karya mahasiswa yang akan menyelesaikan masa studinya. USU Repository yang dipublikasikan dan dapat diakses melalui internet dengan alamat library.usu.ac.id, dirasakan kian hari performa aplikasinya menurun. Hasil analisis menunjukkan bahwa faktor penyebabnya adalah peningkatan jumlah akses (dilihat dari statistik kunjungan), dan jumlah anggota terdaftar. Penurunan performa DELI juga berdampak terhadap kinerja lain seperti entri data dan proses penelusuran menjadi terkendala karena prosesnya lambat dan kadang-kadang terjadi system error sehingga secara otomatis menyebabkan situs web Perpustakaan tidak dapat diakses. Untuk mengoptimalkan pengelolaan dan kemudahan akses diperlukan suatu program aplikasi yang handal. Pilihan penggunaan suatu program aplikasi merupakan salah satu syarat penting agar penggunaan konten dapat meningkat sehingga dapat pula meningkatkan kinerja institusi. 3. Migrasi dari DELI ke DSpace DSpace (DuraSpace) adalah paket perangkat lunak berbasis open source yang dikembangkan melalui kolaborasi antara Massachusetts Institute of Technology (MIT) Libraries dan Hawlett-Packard (HP) sejak tahun 2002. DSpace dapat digunakan untuk pengelolaan konten digital termasuk mengumpulkan, mengelola, mengindeks, dan mendistribusikannya. DSpace dapat diperoleh secara gratis melalui dspace.org. Program ini mudah diinstal dan digunakan serta dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan pengguna. DSpace memiliki banyak keunggulan dan fitur seperti: statistik, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis, selain itu pengguna DSpace juga tersebar hampir di seluruh dunia (lihat wiki.dspace.org) dengan komunitas pengguna yang cukup besar sehingga memungkinkan dilakukannya berbagi-pakai (sharing) informasi sesama komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem. Berdasarkan alasan dan pertimbangan di atas, maka DSpace dipilih untuk digunakan sebagai digital repository software (DRS) dalam pengelolaan USU Repository menggantikan DELI. Migrasi ke DSpace, juga diikuti dengan penamaan domain baru yang sebelumnya berada di bawah library.usu.ac.id, sekarang sudah memiliki URL sendiri dan dapat diakses melalui alamat repository.usu.ac.id terhitung sejak 10 April 2010. Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU Mei 2013 3
4. Penggunaan USU Repository USU Repository dibangun dengan prinsip open content sehingga dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka dan gratis, baik abstrak maupun artikel penuhnya (abstract dan fulltext) dengan syarat harus menjadi member terlebih dahulu di situs web USU Repository. Untuk menjadi member pendaftaran dapat dilakukan sendiri secara online melalui alamat repository.usu.ac.id/register. Tabel 1. Pertumbuhan Konten USU Repository Tahun Jumlah Artikel 2002 298 2003 898 2004 1,498 2005 1.715 2006 1.981 2007 5.664 2008 9.308 2009 13.611 2010 18.916 2011 28.090 2012 30.660 Tabel 2. Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis Dokumen (Mei 2012) No. Urut Kategori Dokumen Jumlah 1 PhD Dissertations 111 2 Master Theses 5.371 3 Lecture Papers 2.061 4 Student Papers 21.303 5 USU e-archives 150 6 USU e-journals 1578 7 Guide-Books 86 Total 30.660 Tabel 3. Statistik Situs Web USU Repository (repository.usu.ac.id) (Januari s.d. Desember 2011) No. Bulan Jumlah Visits Page View Files Hits 1 Januari 86.265 2.122.341 5.246.910 5.705.629 2 Februari 97.264 2.100.112 5.232.791 5.754.798 3 Maret 110.955 1.724.019 5.322.672 5.807.712 4 April 124.620 1.766.186 5.876.363 6.336.983 Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU Mei 2013 4
5 Mei 151.409 1.902.744 6.696.896 7.247.718 6 Juni 157.812 2.673.221 7.110.000 7.583.819 7 Juli 126.067 2.450.676 6.020.531 6.478.189 8 Agustus 120.223 2.328.251 5.243.118 5.735.277 9 September 148.369 2.466.924 6.235.935 6.638.313 10 Oktober 261.980 3.052.045 9.602.861 10.252.910 11 November* 276.890 2.010.169 9.876.496 10.563.386 12 Desember 335.214 3.600.700 9.801.164 12.064.518 Jumlah 1.997.068 28.197.388 82.265.737 90.169.252 Tabel-4. Statistik Situs Web USU Repository (repository.usu.ac.id) (Januari s.d. Mei 2012) No. Bulan Jumlah Visits Page View Files Hits 1 Januari 331.550 3.164.858 10.350.102 11.196.726 2 Februari 277.219 3.108.689 9.718.663 10.495.606 3 Maret 268.102 2.099.134 7.793.987 8.849.297 4 April 501.425 2.525.050 10.814.835 13.001.258 5 Mei 318.832 3.485.049 13.642.332 14.605.214 Jumlah 1.697.128 14.382.780 52.319.919 58.148.101 Keterangan: Visits : Kunjungan dalam waku tertentu (standarnya 30 menit = 1 x kunjungan) Page View : Halaman yang dibuka (seperti ekstensi HTML, PHP, CGI, tetapi tidak termasuk grafis dan klip audio) Files : Jumlah permintaan file yang mewakili jumlah hits (kunjungan) yang benarbenar menghasilkan sesuatu yang dikirim kembali ke pengguna. Hits : Jumlah permintaan yang dibuat ke server selama jangka waktu tertentu (bulanan, harian, jam, dll.) 5. Upaya yang Telah Dilakukan Beberapa upaya yang telah dilakukan oleh Perpustakaan dalam rangka pengembangan IR baik dalam bentuk kebijakan administratif maupun teknis adalah seperti berikut. Kebijakan Administratif meliputi: (1) Pembentukan tim yang secara khusus menangani secara rutin pekerjaan digitalisasi dan publikasi koleksi USU Repository di Perpustakaan (2) Penerbitan Keputusan Rektor tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada Perpustakaan, dan (3) Penyertaan dalam beberapa hibah kompetisi institusi yang ditawarkan oleh DIKTI seperti TPSDP dan PHKI INHERENT. Kebijakan Teknis meliputi: Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU Mei 2013 5
(1) Pembuatan domain baru repository.usu.ac.id sesuai dengan yang direkomendasikan dalam Ranking Web of World Repositories (RWWR) - repositories.webometrics.info (2) Pemilihan DRS berbasis open source yang memiliki fitur standar metadata internasional seperti Dublin Core dan mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis (3) Pendaftaran USU Repository ke beberapa direktori repositories terkenal, seperti ROAR (Registry of Open Access Repositories) - roar.eprints.org/2372/, OpenDOAR (Directory of Open Access Repositories) - www.opendoar.org/find.php?rid=1717, DOAJ (Directory of Open Access Journals) - www.doaj.org, IESR (information about electronic resources and research) - iesr.ac.uk, DRIVER (Digital Repository Infrastructure Vision for European Research) search.driver.research-infrastructures.eu, Direktori Ranking Web of World Repositories - repositories.webometrics.info, dan sebagai pengguna DSpace - www.dspace.org/, dan (4) Penyertaaan dalam jaringan Referensi Ilmiah Indonesia Garuda (Garba Rujukan Digital) -jurnal.dikti.go.id. 6. Kontribusi Terhadap Institusi Induk Salah satu lembaga pemeringkatan dunia yang mengambil faktor kehidupan universitas di dunia Internet sebagai ukuran kemajuan universitas adalah Webometrics. Penilaiannya memasukkan unsur aksesibilitas dan visibilitas situs web universitas, publikasi elektronik, keterbukaan akses terhadap hasil-hasil penelitian, konektifitas dengan dunia industri dan aktifitas internasional. USU Repository telah memberikan kontribusi yang signifikan terhadap peringkat Universitas Sumatera Utara dalam Webometrics. Hal ini dapat dilihat dari sejumlah fakta yang akan diuraikan berikut ini. Alexa Rank Alexa Rank adalah ukuran kepopuleran suatu situs web dengan membandingkan suatu situs dengan semua situs yang berada di jaringan Internet. Perhitungan Alexa Rank dilakukan dengan cara mengkombinasikan rata-rata visitor suatu situs per hari dan jumlah halaman suatu situs web yang dibuka oleh visitor. Suatu situs web yang berada di tingkat tertinggi memperoleh Alexa Rank 1, yang berarti semakin kecil semakin bagus peringkatnya. Data Alexa untuk main domain: www.usu.ac.id yang diambil sebelum dan sesudah penggunaan aplikasi DSpace menunjukkan terjadinya peningkatan yang signifikan. Hal ini dapat dilihat pada Gambar-1. Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU Mei 2013 6
Sebelum menggunakan DSpace (10/12/2009) Sesudah menggunakan DSpace (3/12/2010) (29/11/2011) Alexa Traffic Rank 30,292 297 Globall Rank Rank in ID Reputation 1,424 Sites Linking In 2 Reviews Gambar 1. Peringkat USU pada Alexa Peringkat USU dalam Alexa naik ke posisi 28.241 dari posisi 39.773 setelah migrasi ke DSpace dan peringkat Indonesia berada pada posisi 350 dari sebelumnya 456. Pada saat ini turun ke posisi 30.292 dunia, tetapi peringkat Indonesia naik menjadi 297 dan jumlah link meningkat signifikan menjadi 1.424. Apabila dilihat dari sisi visitor, kunjungan ke situs web yang dikelola oleh Perpustakaan yaitu USU Repository (repository.usu.ac.id) dan situs web Perpustakaan sendiri memberikan total kontribusi 85,88% dari semua kunjungan ke situs web di bawah domain www.usu.ac.id (lebih dari 100 situs web), lihat Tabel 4. Tabel 4. Kontribusii Terhadap Situs Web USU (Mei 2012) Subdomain Percent of Visitors repository.usu.ac. id usu.ac.id library.usu.ac.id blog.usu.ac.id usupress.usu.ac.id Lainnya 77.86% 9.48% 5.21% 4.48% 3.06% 4.37% Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU Mei 2013 7
Google Scholar Google Scholar (Sc) yang menyediakan indeks sejumlah besar karya ilmiah (scientific paper) dan data kutipan (citation) dalam dunia akademik, merupakan salah satu indikator penilai yang digunakan dalam teknik pemeringkatan universitas versi Webometrics dengan bobot Sc 15%. Dengan cara melihat seberapa banyak dokumen ilmiah yang ada pada situs web tersebut yang dapat diakses melalui Google Scholar, maka akan diketahui di posisi berapa universitas tersebut pada peringkat Webometrics. Data di Google Scholar yang diperoleh dari domain di bawah www.usu.ac.id pada tanggal 29 November 2011 menunjukkan bahwa terdapat 25.200 judul artikel, dengan rincian sebagai berikut: repository.usu.ac.id (24.200), ocw.usu.ac.id (11), dan selebihnya tersebar di beberapa domain lainnya. Ini menunjukkan bahwa repository.usu.ac.id sangat dominan kontribusinya dibandingkan dengan lainnya dalam memberikan informasi tentang dokumen ilmiah yang dapat diakses melalui Google Scholar. Tabel 3. Peringkat USU dalam Webometrics (2008-2012) Periode World Rank Ind. Rank Size Visibility Rich Files Scholar Jul. 2008 3.777 15 4.067 3.610 6.515 4.332 Jan. 2009 3.254 17 3.311 2.798 5.897 5.078 Jul. 2009 4.884 31 2.784 7.656 4.381 3.928 Jan. 2010 3.304 25 2.659 4.111 4.224 3.031 Jul. 2010 2.356 19 2.138 4.318 2.814 734 Jan. 2011 1.056 13 1.633 3.049 2.546 28 Jul. 2011 1.671 19 1.290 2.969 1.584 1.614 Jan. 2012 1.497 19 653 3.218 191 1.809 Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU Mei 2013 8
Tabel 3. Peringkat USUU Repositori Institusi dalam Webometrics (April 2012) Tahun 2012 (April) Rangking Repositori Institusi World 17 Indonesia 2 Size 32 Visibility 121 Rich Files Scholar 8 4 7. Kesimpulan Untuk mengembangkan IR diperlukan kebijakan administratif dan teknis yang dapat mendorong baik peningkatan kontenn maupun kinerja sistem. IR sebaiknya dikembangkan dengan prinsip open content yang dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka dan gratis (termasuk teks penuhnya) oleh masyarakat luas. Pemilihan DRS yang tepat sangat menentukan kinerja dan performa IR. DRS berbasis open sources dan yang paling banyak digunakan di seluruh dunia adalah DSpace dan Eprints. Selain memiliki fitur standar Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU Mei 2013 9
metadata internasional Dublin Core, aplikasi ini juga mendukung OAI-PMH yang memungkinkan pertukaran metadata dapat dilakukan secara otomatis. Pendaftaran IR pada sejumlah direktori repositories terkenal seperti ROAR dapat meningkatkan popularitas IR. Rujukan Perpustakaan USU. 2011. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan Universitas Sumatera Utara 2011. Rasiman (2010). Sejarah Ringkas Perkembangan USU Repository, Upaya Yang Telah Dilakukan, dan Kontribusinya Bagi USU. Wahono, Romi Satria. 2009. Teknik Perangkingan Universitas ala Webometrics <http://romisatriawahono.net/2007/09/26/teknik-perangkingan-universitas-alawebometrics/> (02/05/2009) Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU Mei 2013 10