1 BAB I PENDAHULUAN Arsip merupakan hal yang penting bagi suatu organisasi. Oleh karena itu, perlu di kelola secara sistematis sedangkan untuk sekarang ini arsip di kantor pemerintah atau di swasta umumnya masih belum teratur sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian kembali arsip yang di butuhkan. Berkaitan dengan pentingnya arsip dalam pengambilan keputusan maka penataan berkas harus dapat diaplikasikan secara tepat dan terpadu, serta memudahkan dalam pelaksanaan penyimpanan dan penemuan kembali arsip sehingga menjamin ketersediaan informasi secara cepat, tepat dan lengkap. Arsip yang ada pada pusat penelitian dan pengembangan teknologi minyak dan gas bumi (PPPTMGB) LEMIGAS semakin hari bertambah volumenya sehingga dapat mengakibatkan penumpukan arsip yang dapat menghambat kegiatan administrasi dan tugas kedinasan. Penumpukan arsip juga dapat menimbulkan dampak negatif lainnya. Sedangkan permasalahan yang terdapat pada Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi (PPPTMGB) LEMIGAS dalam hal kearsipan adalah tidak adanya langkah mengindeks, sering terjadi kehilangan arsip dan penyimpanan masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu, dibutuhkan manajemen arsip yang benar di Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi (PPPTMGB) LEMIGAS menjadi salah satu kunci dalam mengatasi masalah agar tugas pokok dan fungsi 1
2 Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi (PPPTMGB) LEMIGAS dapat terlaksana sebagai mestinya maka perlu diperhatikan unsur pengelolaan dari seluruh kegiatan yang dilaksanakan. Mengingat banyak dampak negatif yang dapat ditimbulkan karena penumpukan arsip, penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana proses penyusutan arsip tersebut. Latar belakang berdirinya lembaga minyak dan gas bumi adalah karena hampir semua pengetahuan, data dan tenaga ahli di bidang di kuasai atau menjadi monopoli perusahaan-perusahaan asing, sedangkan lapangan maupun cadangan minyak dan gas bumi merupakan milik negara. Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi (PPPTMGB) LEMIGAS yang awalnya di sebut sebagai Lembaga Minyak dan Gas Bumi, berdiri berdasarkan surat keputusan menteri nomor 17/M/Migas/65 tanggal 11 Juni 1965 dan surat keputusan menteri migas nomor 208a/M/Migas/65 dengan memiliki 3 tugas pokok yaitu Riset, Pendidikan dan Pelatihan serta dokumentasi dan publikasi di bidang perminyakan. Tugas ini meliputi ketiga usaha-usaha yang serupa di Indonesia. Sejak tahun 1977 Lembaga Minyak dan Gas Bumi berubah nama menjadi Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi (PPPTMGB) LEMIGAS Keputusan Menteri Pertambangan berdasarkan nomor 646 tahun 1977 tanggal 26 Desember 1977 yang kemudian berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi nomor 1092 tahun 1984, tanggal 5 November 1984, Lembaga Minyak dan Gas Bumi LEMIGAS menjadi Pusat
3 Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi (PPPTMGB) LEMIGAS. 1.1. Bentuk, Bidang, dan Perkembangan Usaha 1.1.1. Bentuk Dari PPPTMGB LEMIGAS Lemigas adalah Lembaga Penelitian dan Pengembangan milik pemerintah yang beroperasi dalam bidang hulu dan hilir Minyak dan Gas Bumi (MIGAS) dan berperan besar dalam perkembangan industri migas melalui penelitian, perekayasaan dan pengembangan bidang migas. Lembaga ini didirikan pada bulan Juni tahun 1965 sebagai wujud dari kepedulian dan keinginan bangsa indonesia agar sumber daya alam migas dapat dikelola sebaik-baiknya untuk kesejahteraan rakyat. LEMIGAS melaksanakan penelitian penelitian terapan untuk mengembangkan teknologi di bidang minyak, gas dan panas bumi. Kegiatan kegiatan penelitian ini merupakan wujud tanggung jawabnya dalam memberikan sumbangan pemikiran dan pengetahuan kepada pemerintah dalam menentukan suatu kebijakan serta membantu memecahkan masalah masalah dalam industri migas. Komitmen kuatnya dalam menjalankan misinya ditunjukan dengan program yang sedang dijalankan, yang sangat menentukan keberhasilan negara dalam pengelolaan energi, yaitu upaya penelitian dan pengembangan CBM (Coal Bed Methane) untuk mendapatkan energi baru baik kepentingan umum pengembangan biodesel plant dalam rangka memproduksi biodesel sebagai energi alternatif untuk
4 masa depan, membangun uji percontohan pencampuran oil kendaraan atau LOBP (Lube Oil Blending Plant) dan dalam bidang gas bumi. LEMIGAS juga memiliki sistem Demonstrasi Gas ( Gas Demonstration System ) yang dapat mensimulasi system transportasi gas dari sumbernya sampai ke pengguna langsung. Kemampuan LEMIGAS dalam melaksanakan tugas-tugas penelitian dan pengembangan dari hulu ke hilir merupakan nilai tambah, keunikan dan kekuatan yang memiliki potensi besar untuk dimanfaatkan oleh semua pihak yang berkepentingan dalam bidang migas. VISI: Visi merupakan bayangan suatu tujuan untuk masa depan Sebagai lembaga penelitian yang berada di bawah naungan departemen energi dan sumber daya mineral. Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi (PPPTMGB) LEMIGAS mempunyai visi : Menjadi institusi penelitian dan pengembangan yang bermutu, professional, bertaraf internasional dan mandiri. MISI: Misi merupakan suatu tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan. Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi (PPPTMGB) LEMIGAS mempunyai misi: 1. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi baru di bidang migas 2. Memecahkan masalah-masalah teknologi dalam industri migas. 3. Memberikan masukan pada pemerintah
5 1.1.2. Bidang Usaha PPPTMGB LEMIGAS Dalam melaksanakan fungsi dan tugas kepala pusat PPPTMGB LEMIGAS Bertanggung jawab kepada Badan Penelitian dan Pengembangan, pelayanan jasa teknologi, dokumentasi dan informasi ilmiah serta penyelenggaraan ketatausahaan, maka program kerja PPPTMGB LEMIGAS diarahkan kepada: a) Penerapan pola manajemen dan perkembangan PPPTMGB LEMIGAS pada saat ini dan masa mendatang, b) Penerapan organisasi baru untuk seluruh jajaran, c) Optimalisasi pemanfaatan saran dan prasarana litbang, d) Peningkatan hubungan kerja antar satuan-satuan kerja di lingkung PPPTMGB LEMIGAS maupun dengan instansi instansi terkait secara professional. e) Peningkatan kualitas dan kuantitas karya karya ilmiah, serta hasil hasil kegiatan yang dikembangkan melalui studi studi maupun penelitian. f) Pemantauan pelaksanaan kelancaran kegiatan proyek-proyek penelitian APBN / DIPA ( Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran ) g) Pemantauan pelaksanaan kelancaran pelayanan jasa penelitian dan pengembangan. Berdasarkan peraturan Menteri ESDM no.0030/2005 tentang organisasi dan tata kerja departemen energi dan sumber daya mineral, struktur organisasi Pusat
6 Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi (PPPTMGB) LEMIGAS terdiri dari: 1. Bagian Tata Usaha 2. Bidang sarana dan penelitian 3. Bidang program 4. Bidang Afiliasi dan informasi 5. Bidang Fungsional 1.1.3. Perkembangan Usaha PPPTMGB LEMIGAS 1. Mitra Kerja Selama tahun 2005 sampai dengan tahun 2007 telah banyak MOU dan perjanjian yang telah dilakukan oleh LEMIGAS. Beberapa di antaranya adalah: 1. LEMIGAS PT. Vega Travindo Internasional Kerja sama dalam rangka pengelolaan dan pengolahan limbah limbah perminyakan di Unit Kilang Minyak (Refinery) Pertamina. 2. LEMIGAS PT. Itochu Indonesia Tentang Kerja Sama dalam Pengembangan dan Pemasyarakatan LPG sebagai Bahan Bakar Alternatif Bagi Kendaraan Bermotor. 3. LEMIGAS PT. Harapan Lintang Anugerah Kerja Sama dalam Pengembangan serta Penerapan Teknologi yang Diperlukan oleh Industri Minyak, Gas dan Panas Bumi.
7 2. Pelanggan Lemigas juga melakukan Jasa penelitian pada PT. Cosmic Indonesia, PT. Cwamas Citra Perkasa, PT. Daimler Chrysler Indonesia, PT. Darupadajaya, PT Dharma Nilaitama, PT. Dinamika Transglobal, PT Freeport Indonesia, PT. Garuda Indonesia dan sebagainya. 1.1.4 Susunan Organisasi PPPTMGB LEMIGAS KEPALA PUSAT BAGIAN TATA USAHA UNIT LK 3 UNIT PEMBAGIAN USAHA BIDANG SARANA LITBANG EKSPOLRASI EKSPLOITASI PROSES APLIKASI PRODUK GAS BIDANG AFILIASI BIDANG PRODUK KPRT Sumber : PPPTMGB LEMIGAS 1. Dra. Yanni Kussuryani, M.Si Kepala PPPTMGB LEMIGAS 2. Ratu Ulfiati, S.Si, M. Eng Bagian Tata Usaha
8 3. Dr. Ir. Usman, M. Eng Bidang Program 4. Abdul Haris, M.Si Bidang Penyelenggaraan dan Sarana Litbang 5. Ir. Daru Siswanto Kepala Bidang Afiliasi dan Informasi Pusat Penelitian Teknologi Minyak Bumi dan Gas Bumi ( PPPTMGB ) LEMIGAS 6. Ir. Eko Budi Lelono, PhD KP3 Teknologi Eksplorasi 7. Dr. Ir. Bambang Widarsono, M. Sc KP3 Teknologi Eksploitasi 8. Drs. Chairil Anwar, M.Si KP3 Teknologi Proses 9. Ir. Sugeng Riyono, M. Sc KP3 Teknologi Aplikasi Produk 10. Ir. Bambang Wicaksono Teguh Mulyo, M. Sc KP3 Teknologi Gas 1.2 Tujuan Dari Ruang Lingkup Unit Kerja Ruang Lingkup Dalam hal ini penulis membahas tata cara sistem penyusutan arsip pada unit kearsipan Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi Lemigas, meliputi pemindahan arsip inaktif ke bagian unit kearsipan dan pemusnahan arsip.
9 1.3 Hubungan Kerja Dengan Unit Lain Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan kepegawaian, rumah tangga, ketatausahaan, dan keuangan Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi LEMIGAS. Bagian Tata Usaha terdiri dari: a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Mempunyai tugas melakukan pelaksanaan urusan ketatausahaan, kearsipan, perlengkapan, rumah tangga, kepegawaian, penataan organisasi dan ketatalaksanaan. b. Sub Bagian Keuangan Mempunyai tugas melakukan pinata usaha anggaran penerimaan dan belanja, pelaksanaan perubahan anggaran dan akutansi keuangan, barang milik negara, perhitungan pelaksanaan anggaran serta penyelesaian tindak lanjut hasil pemeriksa dan pengurusan kerugian negara. Kelompok Fungsional / KP3 Kelompok fungsional terdiri dari 5 Bidang : 1. Bidang Penelitian dan Pengembangan Teknologi Eksplorasi Kegiatannya adalah memberikan jasa informasi dengan meneliti apakah di suatu daerah ada kandungan minyak bumi, gas atau sumber-sumber mineralnya lainnya.
10 2. Bidang Penelitian dan Pengembangan Teknologi Kegiatannya adalah memberikan jasa berupa informasi yang sifatnya ekonomis, misalnya kandungan minyak di daerah tersebut bisa diproduksi menjadi apa saja dan menjelaskan secara spesifik apakah bisa di lakukan pengeboran, kemudian diproduksi dan dijual itu menguntungkan atau merugikan secara ekonomis apakah investasi bisa kembali (Return On Investment). 3. Bidang Penelitian dan Pengembangan Teknologi Proses Kegiatannya adalah memberikan jasa informasi mengenai hasil penelitian terhadap kandungan kimia di dalam minyak tesebut. Kemudian bisa diproduksi menjadi apa saja, apakah aftur, bensin, solar, dll. 4. Bidang Penelitian dan Pengembangan Teknologi Aplikasi Produk Kegiatannya dalah memberikan jasa informasi yang sifatnya inovatif. Misalnya pernah di temukan solar sawit untuk bahan bakar kendaraan bermotor. 5. Bidang Penelitian dan Pengembangan Teknologi Gas Kegiatannya adalah memberikan jasa informasi, mengenai kandungan gas di suatu daerah tertentu.
11 1.4 Tujuan Magang dan Tujuan Penulisan Laporan 1.4.1 Tujuan Magang 1. Mahasiswa dapat merasakan langsung bekerja pada suatu industri atau perusahaan. 2. Untuk memperoleh pengetahuan dari tempat magang 3. Mengaplikasikan kemampuan praktek yang di peroleh diperkuliahan ke dunia industri atau perusahaan. 4. Mengetahui tugas PPPTMGB LEMIGAS di bagian bidang afisiliasi dan informasi 5. Membangun hubungan baik antara PPPTMGB LEMIGAS dengan Universitas Mercu Buana Jakarta 1.4.2 Tujuan Penulisan laporan 1. Memenuhi kegiatan proses akhir dari perkuliahan yang merupakan salah satu syarat kelulusan, sesuai dengan pengalaman magang yang dimiliki. 2. Melatih penulis untuk mengaktualisasikan pengalamannya dalam kegiatan yang di kaitkan dan di padukan dengan suatu atau lebih konsep-konsep teori yang telah di serap selama perkuliahan. 3. Mengembangkan kemampuan berfikir dalam menuangkan ide pada suatu laporan yang berguna baik penulis dan orang lain.