SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENILAIAN KINERJA KARYAWAN MENGGUNAKAN METODE TOPSIS (TECHNIQUE FOR OTHERS REFERENCE BY SIMILARITY TO IDEAL SOLUTION) PADA PT. RIO UTAMA SAMARINDA BERBASIS INTRANET Amelia Yusnita 1), Salmon 2), Helmi Ramadhan Program Studi Teknik Informatika, STMIK Widya Cipta Dharma e-mail : lia_ameliay@yahoo.co.id 1), sal.rst13@gmail.com 2), helmiramadhan79@gmail.com, Abstrak Setiap masa kontrak karyawan akan berakhir, akan dilaksanakan penilaian dan evaluasi kinerja karyawan yang dilakukan oleh Koordinator. Penilaian dilakukan dengan menggunakan kriteria-kriteria yang telah ditentukan oleh bagian Personalia. Penilaian dilakukan dengan maksud untuk menentukan kelanjutan kontrak kerja karyawan yang dinilai, apakah karyawan tersebut di PHK, dibina, diperpanjang kontrak, dinaikkan jabatan atau diangkat menjadi karyawan tetap. Dengan persoalan yang ada, maka dibutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu Personalia untuk menentukan kelanjutan kontrak kerja karyawan sesuai dengan standart kriteria penilaian kinerja karyawan. Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk menghasilkan Sistem pendukung Keputusan untuk menilai dan mengevaluasi kinerja karyawan pada PT. Rio Utama Samarinda. Alat bantu pengembangan sistem yang digunakan adalah Flowchart dan Sitemap, dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Maka dihasilkan sebuah Sistem Pendukung Keputusan yang dapat membantu Personalia untuk menilai dan mengevaluasi kinerja karyawan pada PT. Rio Utama Samarinda dengan perhitungan dan pendekatan menggunakan metode TOPSIS (Technique For Other Reference By Similarity To Ideal Solution). Kata Kunci: Sistem-Pendukung-Keputusan, Kinerja, PHP, MySQL, TOPSIS 1. PENDAHULUAN Dalam melakukan proses penilaian kinerja karyawan, banyak sekali kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan. Penilaian kinerja harus dilakukan untuk mengetahui prestasi yang dapat dicapai setiap karyawan. Masing-masing perusahaan pasti memiliki kriteriakriteria saat melakukan penilaian kinerja pada karyawannya. Banyaknya kriteria inilah yang menyulitkan pihak manajemen untuk memberi bobot setiap kriteria oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem pendukung keputusan. Kualitas sumber daya manusia yang tinggi sangat diperlukan untuk meningkatkan produktivitas kinerja suatu perusahaan, sumber daya manusia yang mempunyai keahlian atau kompetensi akan dapat meningkatkan prestasi kerja karyawan. PT. RIO UTAMA merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang General Contractor, atau penyedia jasa tenaga kerja cleaning service. Kondisi saat ini, penilaian dilakukan dengan mengamati karyawan kemudian data diolah secara manual, dimana masih banyak terjadinya kesalahan dalam penginputan data karyawan dan penilaian prestasi kerja serta membutuhkan waktu yang relatif lebih lama. Penilaian dan evaluasi kinerja karyawan dilakukan setiap tahun, yaitu sebulan sebelum habis masa kontrak karyawan. Penilaian dan evaluasi tersebut dilakukan agar pihak Personalia selaku pengambil keputusan dapat menentukan kelanjutan kontrak kerja karyawan, apakah karyawan tersebut di PHK, dibina, dipertahankan / diperpanjang kontraknya, dipromosikan jabatannya atau diangkat menjadi karyawan tetap. Masalah tersebut dapat digolongkan ke dalam masalah yang bersifat multiobjectives (ada banyak tujuan yang ingin dicapai) dan multicriteria (ada Amelia Yusnita 1), Salmon 2), Helmi Ramadhan Program Studi Teknik Informatika, STMIK Widya Cipta Dharma 84
banyak kriteria untuk mencapai tujuan). Banyak metode sistem pengambil keputusan untuk mengatasi permsalahan tersebut antara lain metode SMART (Simple Multi Attribute Rating Technique), TOPSIS (Technique For Others Reference by Similarity to Ideal Solution), PROMETHEE (Preference Rangking Organization Method for Enrichment Evaluation), AHP (Analytical Hierarchy Process), SAW (Simple Additive Weighting) dan WP (Weight Product). Pada penelitian ini akan diangkat suatu permasalahan yaitu mencari alternatif terbaik berdasarkan kriteriakriteria yang telah ditentukan dengan menggunakan metode Topsis (Technique For Others Reference by Similarity to Ideal Solution). Dengan metode ini pihak manajemen menginginkan sistem yang mampu mengatasi bila suatu saat ada perubahan jumlah dan nama kriteria. 2. KAJIAN LITERATUR 2.1 Pengambilan Keputusan pengambilan keputusan merupakan kegiatan memilih suatu strategi atau tindakan dalam pemecahan masalah tersebut. Tindakan memilih strategi atau aksi yang diyakini manajer akan memberi solusi terbaik atas sesuatu itu disebut pengambilan keputusan. Tujuan dari keputusan adalah untuk mencapai target atau aksi tertentu yang harus dilakukan.[3] 2.2 Sistem Pendukung Keputusan konsep mengenai Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) diungkapkan pertama kali pada awal Tahun 1970 oleh Scott Morton dengan istilah Management Decision System yang merupakan suatu sistem yang berbasis komputer yang membantu pengambilan keputusan dengan memanfaatkan data dan model untuk menyelesaikan suatu masalah yang tidak terstruktur. Berdasarkan sumber diatas, suatu sistem pendukung keputusan merupakan suatu pelengkap dari seseorang atau instansi dalam proses pengambilan keputusan. Dimana sistem ini tidak ditujukan untuk mengganti pengambil keputusan dalam pembuatan keputusan. Sistem pendukung keputusan menggabungkan kemampuan komputer dalam pelayanan interaktif dengan pengolahan atau pemanipulasian data yang memanfaatkan model atau aturan penyelesaian yang tidak terstruktur. Sistem pendukung keputusan mempunyai beberapa sumber intelektual dengan kemampuan dari komputer untuk memperbaiki kualitas keputusan.[6] 2.3 Technique For Others Reference by Similarity to Ideal Solution (TOPSIS) TOPSIS (Technique For Others Reference by Similarity to Ideal Solution) adalah salah satu metode pengambilan keputusan multikriteria yang pertama kali diperkenalkan oleh Yoon dan Hwang (1981). TOPSIS menggunakan prinsip bahwa alternatif yang terpilih harus mempunyai jarak terdekat dari solusi ideal positif dan terjauh dari solusi ideal negatif dari sudut pandang geometris dengan menggunakan jarak Euclidean untuk menentukan kedekatan relatif dari suatu alternatif dengan solusi optimal. Solusi ideal positif didefinisikan sebagai jumlah dari seluruh nilai terbaik yang dapat dicapai untuk setiap atribut, sedangkan solusi negatif-ideal terdiri dari seluruh nilai terburuk yang dicapai untuk setiap atribut. Metode ini banyak digunakan untuk menyelesaikan pengambilan keputusan secara praktis. Hal ini disebabkan konsepnya sederhana dan mudah dipahami, komputasinya efisien,dan memiliki kemampuan mengukur kinerja relatif dari alternatifalternatif keputusan. [5] Menurut Sachdeva (2009), berikut adalah langkah-langkah dalam metode TOPSIS : 1. Membangun normalized decision matrix Elemen ril hasil dari normalisasi decision matrix R dengan metode Euclidean length of a vector adalah: Amelia Yusnita 1), Salmon 2), Helmi Ramadhan Program Studi Teknik Informatika, STMIK Widya Cipta Dharma 85
2. Membangun weighted normalized decision matrix Rumus untuk membuat normalisasi berbobot (Data normalisasi)x(bobot criteria) 3. Menentukan solusi ideal dan solusi ideal negatif. Solusi ideal dinotasikan A*, sedangkan solusi ideal negatif dinotasikan A- : jika Criteria bersifat Benefit (makin besar makin baik) maka Y+ = max dan Y- = min (2) jika Criteria bersifat Cost (makin kecil makin baik) maka Y+ = min dan Y- = max ( 4. Menghitung separasi Si* adalah jarak (dalam pandangan Euclidean) alternatif dari solusi ideal didefinisikan sebagai: Dan jarak terhadap solusi negatifideal didefinisikan sebagai: 5. Menghitung kedekatan relatif terhadap solusi ideal 6. Merangking Alternatif Alternatif dapat dirangking berdasarkan urutan Ci*. Maka dari itu, alternatif terbaik adalah salah satu yang berjarak terpendek terhadap solusi ideal dan berjarak terjauh dengan solusi negatif-ideal. 1) Feasibility: apakah tugas-tugas yang diberikan dalam penilaian keterampilan atau penilaian kinerja (performance assessment) memang relevan untuk dapat dilaksanakan mengingat faktor-faktor seperti biaya, ruangan (tempat), waktu, atau peralatannya? 2) Scorability: apakah tugas yang diberikan nanti dapat diskor dengan akurat dan reliable. Karena memang salah satu yang sensitif dari penilaian keterampilan atau penilaian kinerja (performance assessment) adalah penskorannya. 3. METODE PENELITIAN Dalam penerapan SPK (Sistem Pendukung Keputusan), pengembangan sistem melalui tahap-tahap sebagai berikut: 3.1 Fase Intelegensi 1) Identifikasi Masalah Pada PT. RIO UTAMA proses Penilaian Kinerja Karyawan masih dilakukan secara manual, sehingga lebih banyak memakan waktu dan tenaga untuk membandingkan karyawan yang satu dengan yang lainnya. 2) Klasifikasi Masalah Dari metode penelitian yang diterapkan, diperoleh data-data yang digunakan dalam pembuatan sistem ini. Dari data-data tersebut dapat dilakukan analisis untuk memudahkan dalam pembuatan Sistem Pendukung Keputusan dengan metode TOPSIS dalam penulisan tugas akhir. 3.2 Fase Desain 1) Alat Bantu Pengembangan Sistem Alat bantu sistem yang digunakan dalam desain sistem ini antara lain: 1. Flowchart digunakan sebagai alat bantu untuk memberikan alur prosedur sistem pada cms yang akan dibuat. Disini dijelaskan alur sistem yang ada untuk memudahkan dalam membangun sistem, sehingga sistem dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan. 2. Sitemap digunakan sebagai alat bantu navigasi dengan memberikan gambaran umum tentang susunan menu atau hierarki menu dari cms yang akan dibuat. 3. Basis Data (Database) 4. Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan adalah mengindentifikasi terlebih dahulu file-file database yang dibutuhkan oleh sistem data. 2) Kebutuhan Teknologi 1. Perangkat Keras, Merupakan komponen komputer secara fisik Amelia Yusnita 1), Salmon 2), Helmi Ramadhan Program Studi Teknik Informatika, STMIK Widya Cipta Dharma 86
yang terdiri dari unit masukan (input), unit pengolah (process), dan unit keluaran (output). Adapun perangkat keras yang dibutuhkan dalam pembuatan Sistem Penunjang Keputusan Berbasis Intranet akan dibahas pada bab yang selanjutnya. 2. Perangkat Lunak Merupakan komponen komputer secara nonfisik yang terdiri dari softwaresoftware yang diperlukan untuk membangun dan menjalankan sistem yang akan dibuat. 3. Desain Sistem Untuk memudahkan dalam membangun sistem, maka dibutuhkan suatu desain layout sebagai sketsa pembuatan program. Desain ini bersifat sementara, dikarenakan hanya sebuat sketsa yang akan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan sistem yang akan dibangun. 3.3 Fase Kriteria Dalam membangun Sistem Pendukung Keputusan ini penulis menggunakan kriteria-kriteria yang sudah diterapkan oleh Personalia PT.RIO UTAMA Samarinda, antara lain : 1. Kualitas Kerja 2. Kedisiplinan 3. Kompetensi 4. Kerja Sama 5. Perilaku 6. Inisiatif 7. Penampilan 3.4 Fase Implementasi Membuat suatu solusi yang direkomendasikan untuk menentukan kelanjutan kontrak kerja karyawan, tidak memerlukan implementasi suatu sistem komputer. Pada hakikatnya implementasi suatu solusi yang diusulkan untuk suatu masalah adalah inisiasi terhadap hal baru, atau pengenalan terhadap perubahan. Pertama dengan melakukan login untuk masuk ke sistem, dilanjutkan dengan menginput, mengedit, dan menghapus data karyawan dan data kriteria. Masuk ke tahap 1 yaitu menginput data bulan, tahun dan karyawan yang akan dilakukan penilaian. Tahap 2 yaitu menginputkan nilai (score) tiap kriteria untuk tiap karyawan yang akan dinilai. Dilanjutkan dengan proses penghitungan nilai dengan metode TOPSIS yang akan menghasilkan output berupa score akhir. Lalu dilanjutkan dengan pencetakan laporan penilaian. Gambar 1 Flowchart Sistem 2. Flowchart Pimpinan 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Flowchart Sistem Pada gambar 1 merupakan flowchart sistem yang menjelaskan tentang alur sistem penilaian kinerja karyawan. Amelia Yusnita 1), Salmon 2), Helmi Ramadhan Program Studi Teknik Informatika, STMIK Widya Cipta Dharma 87
Gambar 2 Flowchart Sistem Pada gambar 2 merupakan flowchart untuk user pimpinan yang berawal dari melakukan login untuk masuk ke halaman pimpinan, selanjutnya pimpinan dapat melihat hasil dari rekap penilaian kinerja karyawan yang telah dilakukan oleh tim penilai (koordinator dan supervisor). Selanjutnya pimpinan dapat melakukan cetak laporan penilaian kinerja karyawan secara keseluruhan dan perorangan. Yang terakhir adalah logout. 3. Contoh Perhitungan Manual Metode TOPSIS Tabel 1 Matriks Data Penilaian Bobot 0,45 0,35 0,2 Karyawan / Kriteria K1 K2 K3 Agus Supiani 90 85 75 Haryanto 75 90 85 M. Rahman 70 85 90 Riski Pratama 85 70 65 Pada tabel 1 merupakan matriks data penilaian karyawan kriteria Kualitas Kerja bobot 0,45; Kedisiplinan bobot 0,35; dan Kerjasama bobot 0,2; jadi total seluruh bobot adalah 1,00. 1) Menghitung Pembagi Setiap Kriteria Tabel 2 Pembagi Per Kriteria Karyawan / Kriteria K1 K2 K3 Pembagi 160,779 165,680 158,666 Pada Tabel 2 Pembagi Per Kriteria merupakan pembagi yang nantinya akan digunakan untuk melakukan perhitungan pada tahap normalisasi tabel yaitu dengan rumus ( xa² + xb² + xc² +.) per kriteria, Perhitungan berasal dari akar pangkat data perkolom pada tabel 1 matriks data penilaian sehingga menghasilkan tabel pembagi diatas adalah sebagai berikut ini : 1. Kolom Kualitas Kerja (K1) : ( 90² + 75² + 70² + 85²) = 160,779 2. Kolom Kedisiplinan (K2) : (85² + 90² + 85² + 70²) = 165,680 3. Kolom Kerjasama (K : (75² + 85² + 90² + 65²) = 158,666 2) Membuat Tabel Normalisasi Tabel 3 Normalisasi Karyawan / Kriteria K1 K2 K3 Ternormalisasi 0,5597 0,5130 0,4726 0,4664 0,5432 0,5357 0,4353 0,5130 0,5672 0,5286 0,4225 0,4096 Pada Tabel 3 Normalisasi merupakan normalisasi tabel penilaian dengan rumus Data / (akar hasil pangkat perkriterianya), Perhitungan berdasarkan data perbaris dan kriteria pada tabel 1 matriks data penilaian dibagi dengan data perkriteria pada tabel 2 Pembagi Per Kriteria sehingga menghasilkan tabel normalisasi diatas adalah sebagai berikut ini : 4. Implementasi 1) Halaman Login Gambar 3 Tampilan Login Pada gambar 3 adalah halaman login untuk memulai menjalankan program Sistem Pendukung Keputusan Penilaian Kinerja Karyawan pada PT. Rio Utama Samarinda. Dengan memasukkan username dan password dengan benar. Amelia Yusnita 1), Salmon 2), Helmi Ramadhan Program Studi Teknik Informatika, STMIK Widya Cipta Dharma 88
2) Halaman Tambah Data Karyawan (Alternatif) Pada Gambar 4 adalah merupakan tampilan halaman tambah data karyawan. Pada kolom NIK diambil dari tanggal masuk. Apabila ada satu kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan. Pada halaman ini juga diberikan password untuk login karyawan. Upload foto bersifat optional. Jika check box upload foto ditekan, maka bisa mengupload foto yang selanjutnya mengklik tombol Telusur maka sistem membuat kita untuk mencari foto yang tersimpan dala drive. Diakhiri dengan menekan tombol Simpan maka semua data karyawan baru akan tersimpan dalam database. Gambar 4 Tampilan Halaman Tambah Data Karyawan (Alternatif) mengambil keputusan, terkait kelanjutan kontrak kerja karyawan yang dinilai. 6. REFERENSI [1] Hasan, Iqbal. 2004. Teori Pengambilan Keputusan. Jakarta: Ghalia Indonesia. [2] Hermawan, J. 2005. Membangun Decision Support Systems. Yogyakarta: Andi Offset. [3] Kusrini, 2007, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. [4] Peranginangin, Kasiman, 2006, Aplikasi Web dengan PHP & MySQL, Yogyakarta : Andi Offset. [5] Sachdeva, A., Kumar, D., Kumar, P. (2009), Multi-Factor Mode Critically Analysis Using TOPSIS, International Journal of Industrial Enineering, Vol. 5, No. 8 pp 1-9. [6] Turban, E., and Aronson, J. E. 2005, Decision support systems and intelligent systems, 6th ed. Upper Saddle River, NJ: Prentice- Hall. 5. KESIMPULAN Berdasarkan hasil dari pembahasan dan kesimpulan, maka didapat saran sebagai berikut : 1. Sistem pendukung keputusan penilaian kinerja karyawan pada PT. Rio Utama Samarinda merupakan sistem yang dibuat untuk membantu koordinator dan personalia dalam menilai dan mengevaluasi kinerja karyawan tiap tahun pada satu bulan sebelum kontrak kerja karyawan yang bersangkutan berakhir. 2. Sistem ini memberikan hasil dengan menentukan ranking penilaian dari yang tertinggi hingga yang terendah. 3. Sistem pendukung keputusan ini dalam kriterianya bersifat dinamis. 4. Hasil dari sistem ini membantu memberikan alternatif terbaik kepada personalia dalam Amelia Yusnita 1), Salmon 2), Helmi Ramadhan Program Studi Teknik Informatika, STMIK Widya Cipta Dharma 89