BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki sebuah perusahaan. Kantor dengan tata ruang yang tidak teratur pasti membuat tamu kantor berpendapat bahwa kinerja kantor tersebut tidak jauh berbeda dengan tampilan tata ruangnya. Kantor yang menyenangkan adalah tempat yang tidak membosankan dan dapat menambah gairah kerja karyawan dalam rangka mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran dan tercapainya tujuan perusahaan, maka secara tidak langsung peranan dan suasana kantor sangat mendukung efektifitas kerja karyawan yang bekerja dikantor tersebut. Perusahaan swasta ataupun pemerintah memandang penataan ruang kantor sesuatu hal yang penting. Masih banyak ruang kantor yang tidak teratur dan menghambat efektifitas kerja karyawan. Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran. Kantor adalah tempat penyedia informasi dalam rangka memperlancar tugas maupun aktifitas kerja disegala bidang. Dengan demikian kantor merupakan tempat diselenggarakannya aktifitas-aktifitas yang berkaitan dengan informasi untuk memperlancar kegiatan diberbagai unit dan merupakan proses untuk menangani informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan dan mendistribusikan (mengumpulkan) informasi.(sukoco, 2009).
Menata ruang kantor merupakan kebutuhan dari perkantoran modern saat ni. Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot 1 kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja (Sedarmayanti 2001:125). Oleh karena itu, pengaturan suatu kantor merupakan metode untuk memahami dan menyusunalat-alat pembantu dan perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan untuk saran untuk para karyawan yang ada dikantor tersebut. Penataan letak kantor dan peralatan kantor yang sesuai dengan muatan ruangan, kegiatan pegawai, dapat meningkatkan efesiensi kerja dan hasil kerja yang maksimal. Dimana, penataan ruang yang baik dan jelas menambah kenyamanan bekerja dan kecintaan akan pekerjaan tersebut. Fasilitas kantor seperti ruangan, peralatan dan fasilitas tersebut tidak akan dirasakan manfaatnya bagi kantor. Oleh sebab itu maka diperlukan adanya suatu pemikiran untuk dapat menciptakan kantor dengan suasana yang nyaman, teratur, aman dengan fasilitas yang memang diperlukan oleh kegiatan kantor tersebut. Departemen Manajemen merupakan salah satu departemen yang ada di Fakultas Ekonomi USU. Dimana penataan ruang yang baik dibutuhkan pada Departemen Manajemen untuk mendukung kelancaran tugas para pegawai Departemen Manajemen yang juga berarti membantu dosen dan mahasiswa untuk memperlancar proses belajar mengajar. Pada Departemen Manajemen tata ruang kantor dibuat dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata
lain dengan konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan ketua departemen, sekretaris departemen dan ruangan dosen dibuat ruangan berkamar sedangkan untuk ruangan-ruangan pegawainya dibuat terbuka. Dengan menggunakan konsep tata ruang kantor ini lebih fleksibel dalam menyusun ruang kantornya sehingga mahasiswa dapat lebih mudah dalam pengurusan akademik dan administratif, seperti pengurusan seminar, transkip nilai, KRS, KHS bisa langsung berhubungan dengan pegawai-pegawainya. Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara prinsip tata ruang kantor belum dilakukan sepenuhnya. Bisa dilihat dari susunan ruang seminar pada Departemen Manajemen USU masih dibuat bundar sehingga mahasiswa yang mengikuti seminar untuk melihat Over Head Proyector (OHP) yang berada didepan. Sebaiknya disusun berdasarkan garis lurus, agar mahasiswa yang mengikuti seminar dapat melihat OHP yang berada didepan. Dan perlu adanya penambahan ruangan yang cukup, selama ini terlihat bentuk perkakas dan peralatan kantor diletakkan dekat sekali dengan pegawainya, maka orang yang berjalan akan menyentuh bangku pegawainya. Pegawai juga tidak dapt bekerja dengan baik dan leluasa bergerak dalam ruangan. Perkakas dan peralatannya juga kurang memadai. Seperti lemari untuk menyimpan arsip, sampul arsip (folder), sekat (guide), map dan filling cabinet masih kurang sehingga tidak jarang ditemukan arsip yang bertumpuk-tumpuk dimeja pegawainya. Hal ini mengakibatkan arsip yang disimpan akan susah dicari dan mengakibatkan kehilangan arsip. Tetapi departemen manajemen sudah menyusun meja-meja pegawainya sedemikan rupa sehingga tidak ada yang terpaksa
menghadap cahaya yang tidak disuka dan kesatuan perlengkapan yang gaduh sudah dipisahkan, sehingga tercapai efesiensi kerja para pegawainya. Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan, maka penulis tertarik dengan judul Perana Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektifitas Kerja Pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU. B. Perumusan Masalah Bagaimana Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Kerja Pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU. C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Kerja Para Pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : a. Bagi Penulis : Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan manajemen perkantoran khususnya mengenai tata ruang kantor dan efektifitas kerja pada kantor. b. Bagi Perusahaan : Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah pada masa yang akan dating untuk lebih memeprhatikan tata ruang kantor yang digunakan.
c. Bagi Pihak Lain : Sebagai bahan masukan dalam mempelajari ilmu manajemen perkantoran khususnnya tata ruang kantor. E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 No 1 Persiapan Kegiatan Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Oktober 2010 November 2010 I II III IV I II III IV 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Dalam kegiatan pengumpulan data ini dilakukan riset selama dua minggu dimulai tanggal 18 Oktober s/d 30 Oktober 2010 di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi F. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentanng latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian dan rencana yang terjadi dari jadwal survey/observasi dan sitematika penulisan
BAB II : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja organisasi dan rencana kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian tata ruang kantor dan Peranan Tata Ruang Kantor pada Fakultas Ekonomi USU. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Peranan Tata Ruang Kantor pada Fakultas Ekonomi USU.