No. 10 2 PS 2009 TAHUN 2009 Bantuan Persiapan Sertifikasi ISO 9001-2008 Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar i dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional 2009
KATA PENGANTAR Kebijakan pokok Departemen Pendidikan Nasional untuk mewujudkan (1) pemerataan dan perluasan akses pendidikan, (2) peningkatan mutu, relevansi, dan daya saing (3) penguatan tatakelola, akuntabilitas, dan pencitraan publik, menjadi acuan dasar perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi program-program Pembinaan SMK. Program-program tersebut akan dilaksanakan secara bertahap sesuai janji kinerja yang telah dicanangkan dalam Rencana Strategis Direktorat Pembinaan SMK 2005-2009. Pada tahun anggaran 2009, pendanaan Program Pembinaan SMK dialokasikan melalui dana pusat (Direktorat Pembinaan SMK) dan dana dekonsentrasi (Dinas Pendidikan Provinsi). Program Bantuan yang dialokasikan melalui dana pusat akan disampaikan melalui bantuan langsung ke Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dan Institusi terkait dalam bentuk uang atau barang. Sedangkan program yang dialokasikan melalui dana dekonsentrasi akan dimanfaatkan untuk kegiatan pembinaan SMK secara swakelola oleh Dinas Pendidikan Provinsi dan untuk bantuan langsung ke SMK. Panduan Pelaksanaan (Panlak) ini memuat penjelasan tentang tujuan program, tugas dan tanggung jawab pihak-pihak terkait, persyaratan, mekanisme pelaksanaan, pemanfaatan dana, ketentuan pertanggungjawaban fisik dan keuangan, dan pelaporan hasil pelaksanaan. Panlak ini diharapkan dapat membantu Dinas Pendidikan Provinsi, Dinas Pendidikan Kab/Kota, SMK, atau Institusi terkait untuk memahami dan menjalankan program dengan baik sesuai ketentuan yang berlaku. Kami menyampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi dan menyampaikan pemikirannya dalam pembuatan Panduan Pelaksanaan ini. Apabila dalam Panduan Pelaksanaan ini masih terdapat kekurangan atau kekeliruan, maka akan diperbaiki sesuai ketentuan yang berlaku. Jakarta, Februari 2009 Direktur Pembinaan SMK i Dr. Joko Sutrisno NIP. 131 415 680
DESKRIPSI PROGRAM BANTUAN PERSIAPAN SERTIFIKASI ISO 9001-2008 TAHUN 2009 1. NO. PANDUAN : 10-2-PS-2009 2. NAMA PROGRAM : BANTUAN PERSIAPAN SERTIFIKASI ISO 9001-2008 3. TUJUAN : 1. Meningkatkan kinerja pengelolaan sumber daya SMK; 2. Meningkatkan KBM SMK; 3. Mempersiapkan proses sertifikasi ISO 9001:2008. 4. SASARAN : 50 paket 5. NILAI BANTUAN : Rp 75.000.000,00 (tujuh puluh lima juta rupiah) per paket 6. PEMANFAATAN DANA 7. PRINSIP DASAR PEMBERIAN BANTUAN : Proses sertifikasi ISO 9001:2008 : 1. Direktorat Pembinaan SMK melakukan sosialisasi dan koordinasi program dengan Dinas Pendidikan Provinsi dan Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota; 2. Rancangan Program dibuat oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota; 3. Proposal disusun oleh SMK dan disetujui oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota 4. Kewenangan penetapan penerima bantuan sepenuhnya oleh Direktur Pembinaan SMK; 8. PERSYARATAN PENERIMA : 1. Mengajukan proposal proses sertifikasi ISO 9001:2008 yang disetujui oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota; 2. SMK yang berpotensi untuk dikembangkan menjadi SMK bertaraf internasional. ii
3. Diprioritaskan bagi SMK yang telah memiliki sertifikat ISO 9001:2000. 4. Memiliki Rekening Sekolah (bukan rekening atas nama pribadi/yayasan); 5. Menyampaikan fotocopy Surat pengangkatan Kepala SMK yang dilegalisir oleh yang berwenang. 9. JADWAL KEGIATAN 10. LAYANAN INFORMASI : WAKTU NO KEGIATAN PELAKSANAA NTAHUN- 2009 1. Penerimaan proposal Sampai dengan April 2. Seleksi proposal April-Mei 3. Verifikasi Juni 4. Penetapan Juni 5. Bimbingan Teknis Juli 6. Penyaluran dana Juli - Agustus 7. Pelaksanaan Juli Nov program 8. Pelaporan hasil Nov - Des : Subdit Kelembagaan Sekolah Direktorat Pembinaan SMK Ditjen Mandikdasmen Komp. Depdiknas Senayan Gedung E Lt. 12 Jl. Jenderal. Sudirman, Jakarta 10270 Telp. 021-5725473, 5725477; Website : www.ditpsmk.net iii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR...i DESKRIPSI...ii DAFTAR ISI...iv BAB I PENDAHULUAN...1 A. Latar Belakang...1 B. Tujuan...1 C. Dasar Hukum...2 D. Sasaran...3 E. Hasil yang Diharapkan...3 F. Nilai Bantuan...3 G. Karakteristik Program Bantuan...3 H. Jadwal Kegiatan...4 BAB II ORGANISASI, TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB...5 A. Organisasi...5 B. Tugas dan Tanggungjawab...5 1. Direktorat Pembinaan SMK...5 2. Dinas Pendidikan Provinsi...5 3. Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota...5 4. Sekolah...6 BAB III PERSYARATAN, MEKANISME PENGAJUAN RANCANGAN PROGRAM/PROPOSAL DAN PENYALURAN DANA...7 A. Persyaratan Penerima Bantuan...7 B. Mekanisme Pengajuan Rancangan Program/ Proposal...7 C. Bimbingan Teknis...10 D. Penyaluran Dana...10 BAB IV KETENTUAN PENGGUNAAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA...11 A. Ketentuan Penggunaan Dana...11 B. Pertanggungjawaban Penggunaan Dana...11 BAB V PELAPORAN...12 BAB VI PENUTUP...13 LAMPIRAN...14 iv
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Dalam rangka peningkatan mutu SMK, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan sejak tahun 2002 telah mengembangkan Program SMK bertaraf internasional. Sebagai SMK yang akan dikembangkan menjadi SMK bertaraf internasional, prinsip-prinsip Sistem Manajemen Mutu (SMM) harus diterapkan untuk mencapai Profil SMK Bertaraf Internasional. Penerapan prinsip-prinsip SMM pada SMK dimaksudkan untuk memenuhi kepuasan pelanggan, yaitu masyarakat, dunia industri dan dunia kerja. Kinerja SMK yang dicapai melalui perbaikan sistem manajemen masih sangat kurang, hal ini disebabkan rendahnya partisipasi masyarakat dan instansi terkait terhadap pentingnya peningkatan kinerja sekolah melalui perbaikan sistem manajemen. Terbatasnya dana yang dialokasikan terutama pada bidang pendidikan melalui APBD, merupakan salah satu faktor dalam pencapaian kinerja SMK, untuk mengatasi hal tersebut, Direktorat Pembinaan SMK mempunyai program untuk memotivasi penerapan prinsip-prinsip SMM dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang menunjang program tersebut. Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 adalah sistem yang ditetapkan oleh manajemen puncak untuk mencapai tujuan di bidang mutu sesuai persyaratan dalam memenuhi tuntutan dan kepuasan pelanggan. Dengan demikian penekanan program SMM ISO 9001:2008 di SMK adalah kegiatan perbaikan sistem manajemen di SMK dengan menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada dokumen ISO 9001:2008. Untuk mendukung kegiatan tersebut, melalui tahun anggaran 2009, Direktorat Pembinaan SMK akan membantu pembiayaan dalam bentuk Bantuan Persiapan Sertifikasi ISO 9001:2008. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, perlu disusun Panduan Pelaksanaan Bantuan Persiapan Sertifikasi ISO 9001:2008. B. TUJUAN 1
1. Meningkatkan kinerja pengelolaan sumber daya SMK; 2. Meningkatkan KBM SMK; 3. Mempersiapkan proses sertifikasi ISO 9001:2008. C. DASAR HUKUM Dasar hukum pemberian program bantuan adalah : 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 4. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 5. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005 tentang Pemerintahan Daerah; 6. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Kab/Kota; 7. Undang-Undang Nomor 41 Tahun 2008 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Tahun Anggaran 2009; 8. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan; 9. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 10. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota; 11. Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan; 12. Peraturan Presiden RI No. 7 Tahun 2005 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Tahun 2004 2009; 13. Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya; 14. Peraturan Menteri Keuangan RI No. 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran APBN; 15. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 14 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional; 2
16. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 79 Tahun 2008 tentang Koordinasi dan Pengendalian Program di Lingkungan Departemen Nasional Tahun Anggaran 2009; 17. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 44 Tahun 2007 tentang Alokasi, Klasifikasi, Mekanisme Belanja, dan Pertanggungjawaban Anggaran Belanja Departemen Pendidikan Nasional. 18. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 664/A.A3/KU/2009 tanggal 2 Januari 2009 tentang Pengangkatan Pejabat Perbendaharaan/Pengelola Keuangan pada Direktorat Pembinaan SMK, Ditjen Mandikdasmen tahun anggaran 2009; 19. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 60/U/2002 tentang Pendirian Sekolah; 20. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. 66/PB/2005 tentang mekanisme pembayaran atas beban APBN; 21. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 105/PMK.02/2008 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga dan Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan, dan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran tahun Anggaran 2009; 22. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Satuan Kerja Direktorat Pembinaan SMK Tahun Anggaran 2009 Nomor 0111.0/023-03.1/-/2009 tanggal 31 Desember 2008 23. Rencana Strategis Depdiknas 2005 2009; 24. Surat Dirjen Mandikdasmen No. 905/C1.C3/KU/2006 tanggal 13 Februari 2006 tentang Rekening Sekolah; 25. Surat Edaran Dirjen Mandikdasmen no. 348/C/KU/2009, tanggal 23 Januari 2009, perihal petunjuk pelaksanaan penggunaan dana bantuan sosial Ditjen Mandikdasmen tahun anggaran 2009; 26. Rencana Strategis Direktorat Pembinaan SMK 2005 2009. D. SASARAN Sasaran Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008 adalah 50 paket. E. HASIL YANG DIHARAPKAN Hasil yang diharapkan dari bantuan ini tersedianya dokumen proses sertifikasi ISO 9001:2008 di 50 SMK. F. NILAI BANTUAN 3
Nilai Bantuan sertifikasi ISO 9001:2008 tahun 2009 adalah sebesar Rp.75.000.000,00 (tujuh puluh lima juta rupiah) per paket. G. KARAKTERISTIK DANA BANTUAN 1. Dana bantuan ini untuk menyusun persiapan sertifikasi ISO 9001:2008 di sekolah. 2. Jangka waktu penggunaan dana selama 6 (enam) bulan sejak diterimanya dana tersebut di rekening sekolah. 3. Bantuan persiapan Sertifikasi ISO 9001:2008 harus dikelola secara transparan dan menganut azas efisien dan efektif serta dapat dipertanggungjawabkan. 4
H. JADWAL KEGIATAN NO KEGIATAN WAKTU PELAKSANAAN TAHUN-2009 1. Penerimaan proposal Sampai dengan April 2. Seleksi proposal April-Mei 3. Verifikasi Juni 4. Penetapan Juni 5. Bimbingan Teknis Juli 6. Penyaluran dana Juli - Agustus 7. Pelaksanaan program Juli Nov 8. Pelaporan hasil Nov - Des 5
BAB II PENGORGANISASIAN, TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB A. Organisasi Organisasi pelaksanaan kegiatan Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008 akan melibatkan unsur-unsur sebagai berikut: 1. Direktorat Pembinaan SMK 2. Dinas Pendidikan Provinsi 3. Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota 4. Sekolah B. Tugas Dan Tanggung Jawab 1. Direktorat Pembinaan SMK a. Menyiapkan dokumen yang berkaitan dengan Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008; b. Melaksanakan sosialisasi dan penjelasan dokumen; c. Melakukan seleksi dan verifikasi calon penerima dana bantuan; d. Mengatur tata cara penyaluran dana; e. Melakukan Bimbingan Teknis; f. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008. 2. Dinas Pendidikan Provinsi a. Melakukan sosialisasi pelaksanaan program kepada SMK dan Institusi terkait; b. Mengkoordinasikan penyusunan rancangan program pembinaan SMK yang dibuat oleh Dinas Pendidikan Kab/Kota; c. Bersama Dinas Pendidikan Kab/Kota melaksanakan pembinaan terhadap SMK penerima bantuan; d. Memberikan masukan dan saran yang berkaitan dengan pelaksanaan program; e. Memonitor pelaksanaan program menggunakan dana Dekon dan atau sumber dana lainnya. 3. Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota a. Menyusun rancangan program pengadaan peralatan untuk SMK yang ada di wilayah binaannya; b. Menyetujui proposal Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008; c. Melakukan pengawasan pelaksanaan kegiatan; 6
d. Menyetujui laporan pelaksanaan kegiatan Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008 yang disusun oleh SMK penerima bantuan; e. Melaksanakan pembinaan terhadap SMK penerima bantuan; f. Menyelesaikan permasalahan dalam pelaksanaan bantuan. 4. Sekolah a. Menyusun proposal Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008; b. Kepala Sekolah membentuk Tim Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008 yang unsurnya antara lain dari Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana Prasarana, Ketua Program Keahlian dan Guru Kejuruan sesuai bidangnya; c. Kepala Sekolah menandatangani surat perjanjian dengan Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan Peningkatan Sarana Kelembagaan dan Akses SMK; d. Melaksanakan kegiatan pelaksanaan Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008; e. Bertanggung jawab penuh terhadap persiapan, perencanaan dan pelaksanaan Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008; f. Membuat laporan pelaksanaan Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008 kepada Direktorat Pembinaan SMK yang diketahui oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dan tembusan ke Dinas Pendidikan Provinsi; 7
BAB III PERSYARATAN, MEKANISME PENGAJUAN RANCANGAN PROGRAM/PROPOSAL DAN PENYALURAN DANA A. Persyaratan Penerima Bantuan 1. Mengajukan proposal proses sertifikasi ISO 9001:2008 yang disetujui oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota; 2. SMK yang berpotensi untuk dikembangkan menjadi SMK bertaraf internasional. 3. Diprioritaskan bagi SMK yang telah memiliki sertifikat ISO 9001:2000. 4. Memiliki Rekening Sekolah (bukan rekening atas nama pribadi/yayasan); 5. Menyampaikan fotocopy Surat pengangkatan Kepala SMK yang dilegalisir oleh yang berwenang. B. Mekanisme Pengajuan Rancangan Program/ Proposal Mekanisme pengajuan rancangan program/ proposal dana Bantuan Sertifikasi ISO 9001:2008 sebagai berikut : 1. Sekolah Sekolah membuat proposal, diajukan kepada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota untuk mendapat persetujuan, dan dikirim ke Direktorat PSMK dengan alamat : Direktur Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan u.p. Kepala Subdit Kelembagaan Sekolah Kompleks Depdiknas Gedung E lantai 12 Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta Pusat 10270 2. Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota a. Dinas Pendidikan Kab/Kota mengajukan rancangan program pembinaan SMK. b. Dinas Pendidikan Kab/Kota menyetujui proposal SMK yang memenuhi syarat. 3. Dinas Pendidikan Provinsi Dinas Pendidikan Provinsi melakukan koordinasi dengan Dinas Pendidikan Kab/Kota menyusun rancangan program pembinaan SMK. 8
9
4. Direktorat PSMK a. Direktorat PSMK melalui Subdit Kelembagaan Sekolah menerima usulan rancangan program/ proposal; b. Membentuk Tim seleksi/penilaian usulan rancangan program/ proposal; c. Melakukan seleksi/penilaian terhadap usulan rancangan program/ proposal yang diusulkan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan dan disepakati bersama; d. Menetapkan SMK yang memenuhi kriteria untuk mendapat dana bantuan melalui surat keputusan Direktur Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan; e. Melakukan penandatanganan Surat Perjanjian dan Bimbingan Teknis; f. Mengajukan Permintaan Pembayaran ke KPPN Jakarta III. 10
Alur Pengajuan Rancangan Program/ Proposal dan Penetapan SMK Penerima Bantuan Sekolah + Komite Sekolah/Yayasan Proposal Dinas Pendidikan Provinsi Proposal Koordinasi Rancangan Program Dinas Kab/Kota Rancangan Program Dit.Pembinaan SMK Tidak Tim Penilai Penetapan SMK Seleksi/ Penilaia n Ya Bimbingan Teknis Tanda Tangan Surat Perjanjian Alur proposal Alur rancangan program verifikasi 11
C. Bimbingan Teknis Sekolah yang telah ditetapkan sebagai penerima bantuan akan menerima bimbingan teknis oleh Tim yang ditetapkan oleh Direktur Pembinaan SMK, yang meliputi : 1. Strategi pelaksanaan; 2. Penyusunan Rencana Anggaran Biaya; 3. Penyusunan Laporan dan Pertanggungjawaban Pengelolaan Keuangan. D. Penyaluran Dana 1. Dana bantuan disalurkan sekaligus dengan cara pemindahbukuan dari Rekening Kas Umum Negara (Pemerintah Pusat c.q Departemen Keuangan) ke Rekening Sekolah (bukan atas nama pribadi atau yayasan) melalui prosedur penyaluran sebagai berikut: a. Segera setelah semua persyaratan pembayaran dipenuhi oleh penerima bantuan (sekolah) akan diterbitkan Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang selanjutnya diteruskan ke Biro Keuangan; b. Biro Keuangan berdasarkan SPP menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) yang selanjutnya diteruskan ke KPPN Jakarta III; c. Kepala KPPN Jakarta III berdasarkan SPM dari Biro Keuangan akan menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang ditujukan kepada Bank Penyalur Bantuan; d. Setelah menerima SP2D dari KPPN Jakarta III, Bank Penyalur Bantuan mentransfer dana bantuan ke rekening bank penerima (sekolah). 2. Peny aluran Dana Bantuan disampaikan secara penuh/utuh tanpa potongan pajak ke rekening bank atas nama sekolah. Kewajiban pajak atas penggunaan dana bantuan diselesaikan oleh sekolah penerima dana bantuan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 12
BAB IV KETENTUAN PENGGUNAAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA A. Ketentuan Penggunaan Dana Ketentuan penggunaan dana bantuan digunakan untuk : 1. Konsultan 2. Pelatihan Penyusunan Dokumen 3. Penyusunan dokumen 4. Pelatihan internal audit 5. Internal audit 6. Pre-audit B. Pertanggungjawaban Penggunaan Dana Hal-hal yang harus diperhatikan oleh pengelola dana bantuan antara lain: 1. Setiap penggunaan dana bantuan harus dapat dipertanggungjawabkan dan didukung dengan bukti fisik, administrasi dan keuangan; 2. Bukti pengeluaran uang dalam jumlah tertentu harus dibubuhi meterai yang cukup sesuai ketentuan yang berlaku. Dalam bukti pengeluaran harus jelas uraian mengenai peruntukannya (misalnya honor, transport dan pembelian barang/jasa) dan diberi tanggal dan nomor bukti pengeluaran, termasuk pembayaran pajak sesuai dengan peraturan yang berlaku; 3. Memiliki NPWP dan memungut pajak-pajak serta menyetor ke Kas Negara atas pembayaran uang lelah/honor, pembelian/ pengadaan barang/jasa dalam jenis dan jumlah tertentu sesuai denga ketentuan yang berlaku; 4. Melaporkan serta mempertanggungjawabkan hasil kegiatan program bantuan secara administrasi, keuangan dan teknis kepada Direktur PSMK, Jakarta dengan tembusan kepada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota; 5. Apabila terjadi penyimpangan terhadap penggunaan dana bantuan, maka sepenuhnya menjadi tanggung jawab sekolah dan akan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 13
BAB V PELAPORAN Laporan pelaksanaan Bantuan Persiapan Sertifikasi ISO 9001:2008 mengacu kepada Pedoman Penyusunan Laporan Pelaksanaan dan Pertanggungjawaban Keuangan yang dikeluarkan Direktorat Pembinaan SMK. Laporan tersebut harus dapat memberikan data dan informasi lengkap dan jelas mengenai proses kegiatan dari awal pelaksanaan sampai pekerjaan dinyatakan selesai Laporan hasil pelaksanaan harus menjelaskan tentang : 1. Pertanggungjawaban penggunaan dana bantuan berupa kuitansi, nota/faktur pembelian, bukti setoran pajak; 2. Dokumen persiapan proses Sertifikasi ISO 9001:2008; Laporan akhir pelaksanaan disusun oleh Sekolah dan disetujui oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota disampaikan kepada Direktorat Pembinaan SMK dengan tembusan kepada Dinas Pendidikan Provinsi. Laporan tersebut disampaikan kepada: Direktur Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan u.p. Kepala Subdit Kelembagaan Sekolah Kompleks Depdiknas Gedung E lantai 12 Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta Pusat 10270 14
BAB VI PENUTUP Setiap sekolah yang memiliki peluang memperoleh bantuan ini adalah SMK yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan, oleh karena itu data pendukung lain yang dianggap penting agar dilampirkan pada proposal. Panduan ini diharapkan dapat menjadi acuan bagi sekolah serta pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaannya. Dengan demikian diharapkan terdapat kesamaan pandangan dan persepsi dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi program Bantuan Persiapan Sertifikasi ISO 9001:2008. Karena itu setiap sekolah harus memiliki persepsi dan pemahaman yang sama dalam melakukan analisis potensi sekolahnya baik kondisi sumberdaya lingkungannya, sarana prasarana, sumberdaya manusia, siswa, dan potensi lain yang ikut menentukan keberhasilan sekolah. Program bantuan pengembangan program persiapan SMM ISO 9001 : 2008 ini akan berjalan lancar apabila setiap unsur terkait seperti warga sekolah, Tim Pembina dan stakeholders secara konsisten dan berkelanjutan ikut berperan aktif dan bekerja keras demi peningkatan mutu hasil pemelajaran di sekolah. 15
LAMPIRAN 16
PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL PROGRAM BANTUAN PERSIAPAN SERTIFIKASI ISO 9001:2008 Direktorat Pembinaan SMK Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional 2009 17
SISTEMATIKA PENYUSUNAN PROPOSAL Meskipun secara teknis model penulisan proposal boleh bermacammacam tapi untuk kepentingan akurasi dan kemudahan penilaian, proposal yang diusulkan harus disusun dengan sistematika dan uraian sebagai berikut. Sistematika Sistematika penulisan proposal sebagai berikut : I. Profil SMK dan Lembar Pengesahan/Persetujuan meliputi : Halaman sampul (cover). Halaman profil SMK. Halaman pengesahan/persetujuan. Halaman daftar isi. II. BAB I. BAB II. BAB III. Bagian Isi Proposal, meliputi PENDAHULUAN a. Latar Belakang b. Visi dan Misi SMK c. Potensi Internal dan Eksternal d. Tujuan e. Sasaran STRATEGI IMPLEMENTASI BANTUAN a. Tahap Persiapan b. Penyusunan dan pengesahan dokumen c. Persiapan proses sertifikasi ISO 9001:2008 ANALISIS KEBUTUHAN BIAYA a. Rencana Kebutuhan Biaya b. Rincian Alokasi dan Sumber Pembiayaan c. Komitmen Dana Pendamping BAB IV. PENUTUP LAMPIRAN-LAMPIRAN Deskripsi dan Ruang Lingkup Secara garis besar proposal menjelaskan maksud dan ruang lingkup dengan uraian sebagai berikut : I. Profil SMK dan Lembar Pengesahan meliputi : Halaman sampul (cover). Menjelaskan judul proposal yang bertuliskan : Proposal Bantuan Persiapan Sertifikasi ISO 9001:2008. Bagian bawah tertera : 18
DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN /KOTA.. SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN. TANGGAL, BULAN, TAHUN ASAL KABUPATEN/KOTA.. Halaman profil SMK. Berisi identitas SMK pengusul meliputi : Nama SMK : (negeri/ swasta) Nama Yayasan :( khusus untuk Swasta) Alamat : jalan, kecamatan, kabupaten, propinsi, kode pos, telepon, fax dan e_mail. Hasil M& E terakhir ; ( SMK Negeri), hasil Akreditasi terakhir untuk SMK Swasta Halaman pengesahan/persetujuan. Lembar pengesahan/persetujuan berisi pernyataan keabsahan proposal yang ditandatangani oleh Kepala Sekolah dan di setujui oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota Halaman daftar isi. Cukup jelas. II. Bagian Isi Proposal, meliputi BAB I. PENDAHULUAN. a. Latar Belakang Menjelaskan alasan-alasan rasional dan dapat dipertanggungjawabkan yang melandasi kelayakan SMK untuk menerapkan Standar Internasional dengan SMM ISO 9001:2008. b.visi dan Misi SMK Cukup jelas c. Potensi Internal dan Eksternal Menjelaskan tentang potensi SMK (internal) meliputi : informasi UN 3 tahun terakhir, lomba keterampilan siswa (LKS), nilai bahasa inggris, hasil akreditasi, pemasaran tamatan, kerjasama industri, program unggulan dan unggulan lainnya. Potensi SMK (eksternal) meliputi : informasi dukungan komite sekolah, pemerintah kota/kab dan masyarakat. d.tujuan Menjelaskan rumusan hasil kuantitative dan kualitative dalam rangka menerapkan SMM ISO 9001:2008. 19
e. Sasaran Menjelaskan target pencapaian waktu dari persiapan sampai dengan diperolehnya sertifikat SMM ISO 9001:2008 dalam bidang pendidikan. BAB II. BAB III. STRATEGI IMPLEMENTASI a.tahap Persiapan Menjelaskan langkah-langkah proses persiapan tentang upaya sekolah untuk menerapkan SMM ISO 9001:2008 dan melaksanakan sosialisasi kepada warga sekolah, komite sekolah dan instansi terkait b.penyusunan dan pengesahan dokumen Menjelaskan tahapan pemahaman standar SMM ISO 9001:2008 dan langkah-langkah penyusunan dokumen mutu serta penetapannya untuk pelaksanaannya c. Implementasi SMM ISO 9001:2008 Menjelaskan langkah-langkah implementasi SMM ISO 9001:2008 dari proses persiapan sampai dengan pencapaian sertifikasi ISO 9001:2008. ANALISIS KEBUTUHAN BIAYA a.rencana Kebutuhan Biaya Menjelaskan seluruh kebutuhan biaya dari proses persiapan sampai pencapaian sertifikasi ISO 9001:2008 b.rincian Alokasi dan Sumber Pembiayaan Menjelaskan tentang alokasi dan sumber pembiayaan setiap kegiatan dari proses persiapan sampai pencapaian sertifikasi ISO 9001:2008. Sumber pembiayaan bisa dari sekolah, masyarakat, Pemda dan Direktorat PSMK. c. Komitmen Dana Pendamping (Sharing) Pembiayaan Menjelaskan kontribusi pembiayaan dari masing-masing sumber dana terhadap setiap tahapan kegiatan. Kontribusi pembiayaan dari Direktorat PSMK dialokasikan untuk kegiatan konsultan dan sertifikasi. Perbandingan dana pendamping 20
BAB IV. alokasi pendanaan antara pusat dengan daerah minimal adalah 1:1. PENUTUP Menjelaskan tentang komitmen penerapan SMM ISO 9001:2008, alokasi dana pendamping serta waktu pencapaian dari proses persiapan sampai pencapaian sertifikasi ISO LAMPIRAN 1. Komitmen kesanggupan unsur manajemen SMK untuk menerapkan ISO 9001:2008 yang disyahkan oleh Kepala Sekolah dan Komite Sekolah (contoh pada lampiran 1). 2. Pernyataan kesanggupan dana pendamping untuk pencapaian sertifikasi SMM ISO 9001:2008 dari Kepala Sekolah, Majelis Sekolah, Yayasan, dan Dinas Pendidikan Kab/Kota (lampiran 2). 3. SK Pengangkatan Wakil Manajemen Mutu (WMM) yang ditanda tangani oleh Kepala Sekolah dan Komite Sekolah. 4. SK Pembentukan tim ISO SMK yang ditanda tangani oleh Kepala Sekolah dan Komite Sekolah. 5. Jadwal kegiatan dari proses persiapan sampai dengan pencapaian sertifikasi ISO 9001:2008. 6. Profil Calon-calon konsultan yang diusulkan. 7. Foto copy SK pengangkatan Kepala Sekolah yang telah dilegalisir oleh pejabat yang berwenang 8. Data jumlah siswa 9. Foto copy Rekening sekolah (bukan atas nama pribadi). 21
KOP SEKOLAH Lampiran 1 SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN SMK UNTUK MENERAPKAN SMM ISO 9001:2008 Yang bertandatangan dibawah ini : 1. SMK Nama : Jabatan : Alamat : 2. Komite Sekolah Nama : Jabatan : Alamat : Bertindak untuk dan atas nama Sekolah Menengah Kejuruan... dengan ini menyatakan bahwa kami atas nama warga sekolah sanggup untuk menerapkan dan pencapaian sertifikasi Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Demikian Surat Pernyataan ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya. 2009...,... Komite Sekolah Kepala Sekolah ( ) ( ) NIP 22
KOP WALIKOTA/BUPATI/KOMITE SEKOLAH Lampiran 2 SURAT PERNYATAAN BERSEDIA MENYEDIAKAN DANA PENDAMPING UNTUK PENCAPAIAN SERTIFIKASI SMM ISO 9001:2008 Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : Jabatan : (Walikota/Bupati/Komite Sekolah/Yayasan) Alamat : Mendukung SMK... untuk melaksanakan penerapan sertifikasi Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 sebagai dukungan untuk pelaksanaan tersebut, kami sanggup menyediakan dana pendamping untuk kegiatan tersebut, sebesar Rp.... (...) yang akan direalisasikan tahun 2009. Demikian Surat Pernyataan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya....,... 2009 Walikota/Bupati/Komite Sekolah/Yayasan... ( ) NIP 23