19 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Dewasa ini, manajemen kearsipan yang baik menjadi sangat penting artinya bagi perusahaan swasta maupun organisasi pemerintah. Arsip sebagai salah satu sumber informasi terekam memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi organisasi. Pengertian arsip menurut Undang-undang dijelaskan sebagai berikut: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3 Sebagai sumber informasi dari hasil kegiatan administrasi dan manajemen, arsip akan terus tumbuh secara akumulatif informasinya dan fisiknya sesuai dengan semakin kompleksitas fungsi dan organisasi. Dalam hal mengenai fisik arsip apabila dibiarkan arsip semakin menumpuk secara fisiknya kecuali arsip yang disimpan dalam bentuk elektronik. Arsip-arsip cenderung diabaikan oleh pengelolanya, karena dipandang tidak perlu disimpan. Akibatnya apabila organisasi membutuhkan informasi arsip menjadi sulit atau memerlukan waktu yang relatif lama untuk ditemukan kembali. Arsip sebagai salah satu sumber 3 Undang-undang no 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1
20 informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management) yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi. Dilihat dari segi fungsi, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4 Arsip dinamis dibedakan menjadi dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun kemudian arsip statis diartikan pengertiannya sebagai berikut: Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau organisasi kearsipan. 5 Selain itu, arsip inaktif dapat dibedakan menurut jenis pengelolaannya menjadi arsip teratur dan arsip tidak teratur. Arsip inaktif teratur yaitu arsip inaktif yang keadaan fisiknya tertata dengan teratur atau rapi berdasarkan penataan yang benar dan terdapat jalan masuk arsip atau sarana temu kembali arsip (Daftar Arsip). Arsip inaktif tidak teratur adalah arsip inaktif dalam keadaan kacau yaitu arsip yang sistem penataanya disusun tidak sesuai pada waktu aktifnya. Menurut pengamatan kami saat melakukan observasi di beberapa organisasi, keberadaan arsipnya masih kacau atau dapat dikatakan tidak teratur. Tertibnya tata kearsipan 4 Ibid. 5 Ibid.
21 pada suatu organisasi akan dengan mudah membedakan pengurusan dan penyimpanan arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan suatu organisasi. Dalam artian arsip tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan yang dilaksanakan organisasi. Arsip disimpan karena diperlukan oleh organisasi untuk keperluan administrasi sampai saatnya disingkirkan karena tidak diperlukan lagi. Sebagaimana di dalam antropologi dikenal adanya daur hidup (life-cycle) yang menggambarkan proses kehidupan manusia dari lahir menikah meninggal. Kiranya istilah yang sama dapat diterapkan dalam proses kehidupan arsip. Bedanya pada bidang kearsipan daur hidup meliputi tahap penciptaan (records creation), tahap penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) serta tahap istirahat atau penyusutan (retirement/disposal). 6 Pada dasarnya penyimpanan arsip ada beberapa asas yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran (gabungan). Asas sentralisasi merupakan asas dengan penyimpanan terpusat (record center) pada unit tertentu. Untuk asas desentralisasi penyimpanan arsip disimpan di central file tiap-tiap unit kerja masing-masing. Selain kedua asas tersebut penyimpanan arsip dapat berupa gabungan antara desentralisasi dengan sentralisasi. Asas gabungan ini merupakan asas kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas 6 Boedi Martono. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. (Jakarta:Pustaka Sinar Harapan).1991. Hlm 15.
22 gabungan biasanya ketika masih aktif disimpan di masing-masing unit kerja, ketika inaktif di record center. Semua daur hidup arsip tersebut terjadi juga oleh arsip-arsip yang ada di Dinas Pariwisata Daerah DIY, arsip yang tersimpan dapat berupa surat dan buku yang berisi mengenai pengembangan pariwisata di Daerah Istimewa Yogyakarta. Hal ini juga dikarenakan kawasan atau daerah Yogyakarta yang mempunyai keistimewaan tersendiri misalnya tempat bersejarah, adat istiadat, masakan khas, dan kesenian tradisional. Potensi pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta harus dikembangkan dengan dilandasi basis budaya setempat, sehingga dapat menjadi potensi untuk dikenalkan kepada wisatawan. Jika dilandasi dengan basis budaya lokal, pariwisata di daerah ini akan makin diminati wisatawan, dan pariwisata akan berkembang. Keberagamaan potensi wisata Daerah Istimewa Yogyakarta memiliki banyak ragam budaya yang sampai saat ini masih hidup dan berkembang di tengah masyarakat. Selain itu, Dinas Pariwisata Daerah DIY merupakan sebuah organisasi yang bergerak di bidang pelestarian dan mengembangkan destinasi Yogyakarta berdasarkan keunggulan produk wisata dan sarana prasarana penunjang yang berkualitas, berbasis budaya, dan pembangunan pariwisata berkelanjutan. Setiap ada kegiatan tentang kebudayaan pasti ada laporan tentang hasil kegiatan tersebut mulai dari awal mengajukan proposal sampai kegiatan itu terselenggara, misalnya mengenai pengembangan desa wisata. Gambaran di atas secara tidak langsung menjadi Dinas Pariwisata Daerah DIY memiliki khasanah arsip mengenai keragaman budaya dan potensi wisata
23 DIY. Tentunya di organisasi ini arsip tidak hanya dari kertas tetapi pasti ada yang berupa gambar, foto, data dari sistem komputer, dokumen tulisan tangan, formulir, dan sebagainya untuk mempromosikan wisata dalam bentuk visualnya. Dari uraian diatas penulis tertarik untuk melaksanakan kerja praktik lapangan di Dinas Pariwisata Daerah DIY dengan mengambil tema Pengelolaan Arsip Dinamis di organisasi tersebut. Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis di Dinas Pariwisata Daerah DIY? 2. Bagaimana sistem penyimpanan arsip? 3. Apa saja sarana dan prasarana yang diperlukan dalam penyimpanan arsip? 4. Bagaimana sarana temu kembali arsip? 5. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip tidak teratur? 6. Bagaiman solusi yang tepat untuk mengatasi kendala dan pengelolaan arsip tidak teratur? B. Tujuan Penelitian atau PKL Tujuan yang hendak dicapai dari PKL di Dinas Pariwisata Daerah DIY ini yang pertama adalah mengetahui bagaimana penataan arsipnya baik sistem penataan yang digunakan maupun dalam penemuan kembalinya, serta sarana apa saja yang perlu dilakukan.
24 C. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang kami gunakan dalam pengumpulan informasi adalah menggunakan metode observasi, wawancara, dan studi pustaka. Metode pertama adalah observasi, metode ini dilakukan dengan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan yang mempermudah untuk mengetahui pengelolaan arsip dan informasi yang terkandung didalamnya. Metode kedua yang digunakan adalah metode wawancara. Metode wawancara ini dikenal dengan interview atau tanya jawab yang dilakukan antara dua orang atau lebih untuk memperoleh informasi yang diperlukan dengan interviewer menyiapkan pertanyaan-pertanyaan yang ditujukan kepada narasumbernya. Metode wawancara merupakan metode pengumpulan data yang berupa berita issue dan fakta di lapangan. Metode wawancara dapat dilakukan secara langsung dengan narasumber atau petugas, juga dapat dilakukan dengan melalui hubungan seluler, internet atau surat secara tidak langsung. Metode terakhir yang kami gunakan adalah metode studi pustaka. Pengumpulan informasi menggunakan metode ini dilakukan dengan mengumpulkan bahan-bahan pustaka yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan. Bahan-bahan pustaka dapat dicari di perpustakaan dan toko buku. Dengan metode-metode tersebut dapat memudahkan proses pengumpulan data, menjamin keakuratan data dengan fakta lapangan, kelengkapan data dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga dapat mendukung penyusunan laporan tugas akhir.
25 D. Tinjauan Pustaka Buku-buku yang memuat informasi-informasi yang kami butuhkan untuk menunjang penelitian tentang pengelolaan arsip dinamis di Dinas Pariwisata Daerah DIY yang pertama adalah buku Manajemen Kearsipan karangan Zulkifli Amsyah yang diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama pada tahun 1993 di Jakarta. Buku tersebut menjelaskan tentang masalah dalam kearsipan, misalnya mengenai penataan berkas dengan sistem yang telah ditentukan dalam kearsipan. Buku ini membahas tentang ruang lingkup kearsipan, tata cara menyimpan arsip dan peralatan yang digunakan, penemuan kembali, dan pelayanan dalam peminjaman. Sehingga dapat penulis jadikan untuk referensi menyusun tugas akhir ini. Buku kedua yaitu Kearsipan 1 karangan Wursanto yang diterbitkan oleh Kanisius pada tahun 1991 di Yogyakarta. Manfaat buku ini bagi penulis adalah mengetahui tata pengurusan surat secara tepat karena pada bab V dijelaskan tentang tata kerasipan dinamis serta diuraikan pula tentang pengurusan surat masuk dan surat keluar. Buku lainnya yang sangat membantu dalam pembuatan tugas ini adalah buku karangan Basir Barthos dengan judulnya Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Bagian yang paling membantu dalam buku ini adalah Bab III yang berisi hal-hal yang perlu dilakukan dalam penanganan dan cara mengarsip surat. Dalam bab ini dijelaskan tahap-tahap pengurusan surat mulai dari penyortiran surat sampai pemberkasannya.
26 Buku selanjutnya adalah buku karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang berjudul Manajemen Kearsipan Modern (dari Konvensional ke Basis Komputer). Buku ini diterbitkan oleh Penerbit Gava Media Yogyakarta pada tahun 2005. Secara keseluruhan isi bab pada buku ini sesuai dengan tema yang kami ambil tetapi bagian yang paling membantu dalam pelaksanaan PKL dan penyusunan tugas akhir adalah pada bab 10. Bab 10 menjelaskan tentang penggunaan komputer dalam sistem kearsipan yang antara lain mengenai gambaran umum sistem komputer, kelebihan dan keterbatasan menggunakan sistem komputer. Bab ini dapat dijadikan referensi karena Dinas Pariwisata Daerah DIY sendiri dalam pengelolaan suratnya sudah menggunakan sistem elektronik. E. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan laporan Tugas Akhir penulis membagi laporan ini menjadi empat bagian. Pada Bab 1 menjelaskan tentang latar belakang, batasan masalah, tujuan, manfaat, metodologi, dan sistematika penulisan laporan. Bab 2 Gambaran Umum Organisasi memuat penjelasan secara terperinci mengenai profil Dinas Pariwisata Daerah DIY yang merupakan tempat dilakukannya kerja praktik. Selain itu juga mengenai stuktur organisasi, visi, misi, dan kebijakannya. Pada Bab 3 ini menjelaskan dan membahas tentang pengelolaan arsip dinamis di Dinas Pariwisata Daerah DIY tersebut mulai dari pengurusan surat
27 secara manual dan elektronik, sistem penyimpanannya, sarana, dan prasarananya arsip dinamis serta cara penemuan kembali. Bab terakhir atau bab 4 berisi tentang kesimpulan dari pembahasan bab 3 serta saran untuk manajemen kearsipan yang ada di organisasi tersebut untuk dapat diperbaiki pengurusan dan penyimpanannya.