EVALUASI TERHADAP PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG (Studi Kasus pada Aini Swalayan di Surabaya) SKRIPSI Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi Oleh : HERMAN WIRADARMA 0613315048/ FE / AK KEPADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL VETERAN JAWA TIMUR 2011
SKRIPSI EVALUASI TERHADAP PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG (Studi Kasus pada Aini Swalayan di Surabaya) Yang Diajukan HERMAN WIRADARMA 0613315048/FE/AK Telah Dipertahankan Dihadapan dan Diterima Oleh Tim Penguji Skripsi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jawa Timur Pada Tanggal 24 FEBRUARI 2012 Pembimbing Utama Dra. Ec. Erna Sulistyowati, MM
DAFTAR ISI JUDUL SKRIPSI... i DAFTAR ISI... ii BAB I : PENDAHULUAN......1 1.1 Latar Belakang Masalah...1 1.2 Perumusan Masalah...5 1.3 Tujuan Penelitian...5 1.4 Manfaat Penelitian...5 1.5 Batasan Masalah...6 BAB II : KAJIAN PUSTAKA...7 2.1 Hasil - Hasil penelitian terdahulu... 7 2.2 Landasan Teori...10 2.2.1 Sistem...10 2.2.1.1 Jenis - Jenis Sistem...11 2.2.1.2 Elemen - Elemen Sistem...13 2.2.1.3 Manfaat Sistem...14 2.2.2 Pengendalian...15 2.2.2.1 Konsep umum pengendalian...15 2.2.2.2 Pengendalian Intern...13 2.2.2.3 Model pengendalian Inter...23 2.2.2.4 Struktur pengendalian intern...25 2.2.2.5 Sistem pengendalian intern penerimaan barang...28 2.2.2.6 Sistem pengendalian intern pembelian barang... 29 2.2.2.7 Sistem pengendalian intern pengeluaran barang... 33 2.2.2.8 Keterbatasan pengendalian intern... 33 2.3 Kerangka pemikiran... 34 2.4 Hipotesis... 36
BAB III: METODE PENELITIAN...37 3.1 Jenis Penelitian...37 3.2 Fokus Penelitian...38 3.2.1 Informan...41 3.3 Data dan metode pengumpulan data...41 3.3.1 Jenis dan sumber data...41 3.3.2 Pengumpulan data...42 3.3.3 Teknik analisis data...42 3.3.4 Pengujian kredibilitas data...43 BAB IV: GAMBARAN UMUM SUBYEK PENELITIAN 4.1 Sejarah Singkat Perusahaan... 46. 4.2 Letak Geografis... 47 4.3 Visi dan Misi... 47 4.4 Tujuan....48 4.5 Struktur Organisasi Perusahaan...48 4.5.1 Job Descripton....50 4.5.2 Sarana Dan Prasarana...52 4.6 Perencanaan Pemasaran Aini Swalayan...53 4.7 Perencanaan Pemasaran Produk....57 BAB V : PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN 5.1 Deskipsi Hasil Penelitian... 61 5.2 Analisis Pembahasan... 63 5.3 Sistem Informasi Prosedur Pengorderan dan Penerimaan Barang Di Aini Swalayan...72 BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan...80 6.2 Saran..81
ABSTRAK Pertumbuhan dan perkembangan pada suatu perusahaan dewasa ini yang semakin pesat baik pada sektor industri, keuangan, jasa maupun perdagangan ternyata mengakibatkan timbulnya masalah-masalah bagi perusahaan dalam mengelolanya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Organisasi membutuhkan mekanisme tertentu untuk menjamin agar aktivitas-aktivitas tersebut terpadu dan terkoordinasi, penting pula agar rencana yang disusun itu dipadukan dengan strategi, jika tidak perusahaan bisa tidak terarah, cara utama bagaimana aspek-aspek implementasi ini dapat dilakukan ialah dengan menyusun rencana kebijakan dan proses administratif, atau dengan kata lain pengendalian intern. Aini Swalayan Surabaya sebagai salah satu usaha bisnis yang berorientasi dalam bidang barang, memiliki suatu susunan pembagian tanggungjawab menurut fungsi dan hirarki. Antara lain Kegiatan penerimaan barang, yang diserahkan kepada suatu unit khusus yaitu bagian penerimaan. Kegiatan pencatatan, yang diserahkan kepada bagian akuntansi. Kegiatan penyimpanan barang, yang diserahkan kepada bagian gudang. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada Aini Swalayan Surabaya apakah telah diterapkan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan. Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif, dengan menggunakan metode studi kasus.. Hasil penelitian menunjukan selama ini Aini Swalayan masih belum melaksanakan sistem pengendalian intern yang memadai karena masih adanya praktek-praktek yang tidak sehat dan karyawan yang tidak cakap dalam melaksanakan pengendalian intern atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. Dengan kekurangan yang ada diharapkan Aini Swalayan Surabaya diharapkan dapat memperbaiki sistem pengendalian intern atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. Penggunaan dokumen atau formulir secara lengkap dan terperinci dalam melakukan permintaan, penerimaan dan pengeluaran barang dapat mengurangi terjadinya kesalahan dan kecurangan dalam hal permintaan dan pengeluaran barang agar setiap keluar masuknya barang di gudang sesuai dengan yang tercatat dalam data stock barang. Kata Kunci : Sistem pengendalian intern, Laporan persediaan barang, Swalayan
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Adanya pertumbuhan dan perkembangan pada suatu perusahaan dewasa ini yang semakin pesat baik pada sektor industri, keuangan, jasa maupun perdagangan ternyata mengakibatkan timbulnya masalah-masalah bagi perusahaan dalam mengelolanya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan timbulnya masalah tersebut manajemen tidak bisa mengawasi dan menangani secara langsung seluruh aktivitas kegiatan nya. Dengan adanya keadaan yang demikian, maka perusahaan harus mempunyai organisasi yang baik. Sehingga perusahaan menuntut para manajemen untuk dapat mengelola aktivitas perusahaan sedemikian rupa yang pada akhirnya tercipta pengendalian yang memadai dalam mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan. Pengendalian yang memadai dapat mengurangi terjadinya kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja dalam melaksanakan kegiatan perusahaan, serta kemungkinan terjadinya kesalahan akan dapat diketahui dan diperbaiki sedini mungkin. Organisasi membutuhkan mekanisme tertentu untuk menjamin agar aktivitasaktivitas tersebut terpadu dan terkoordinasi, penting pula agar rencana yang disusun itu dipadukan dengan strategi, jika tidak perusahaan bisa tidak terarah, cara utama bagaimana aspek-aspek implementasi ini dapat dilakukan ialah dengan menyusun rencana kebijakan dan proses administratif, atau dengan kata lain pengendalian intern. Secara umum, perusahaan dagang dapat di definisikan sebagai organisasi yang melakukan kegiatan usaha dengan membeli barang dari pihak / perusahaan lain kemudian menjualnya kembali kepada masyarakat. Setiap perusahaan pasti bertujuan untuk menghasilkan laba optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan, serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi. Salah satu unsur yang paling aktif dalam perusahaan dagang adalah persediaan. Persediaaan merupakan bahan dagangan yang dibeli kemudian disimpan untuk dijual dalam
operasi normal perusahaan sehingga perusahaan senantiasa memberi perhatian yang besar dalam persediaan. Persediaan mempunyai arti yang sangat strategis bagi perusahaan baik perusahaan dagang maupun perusahaan industri Informasi dari suatu perusahaan terutama informasi laporan persediaan barang, dibutuhkan oleh pihak eksternal seperti kreditor, investor dan pihak lain yang ada saat ini maupun yang potensial dalam mengambil keputusan investasi dan sejenisnya. Selain itu, pihak internal yaitu pihak manajemen juga memerlukan informasi laporan persediaan barang untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan. Oleh sebab itu informasi laporan persediaan barang merupakan hal yang penting bagi setiap perusahaan. Informasi laporan persediaan barang yang jelas, lengkap, dan akurat dapat memperlancar aktivitas operasional pada suatu perusahaan. Untuk menghasilkan informasi laporan persediaan barang yang akurat, diperlukan pengolahan data yang baik. Sebelum disajikan menjadi laporan keuangan yang sesuai dengan kebutuhan, data-data yang yang diperlukan harus dicatat dan di klasifikasikan menurut jenis-jenis data tersebut. Informasi laporan persediaan barang tersebut diolah dan kemudian disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Aini Swalayan Surabaya sebagai salah satu usaha bisnis yang berorientasi dalam bidang barang, memiliki suatu susunan pembagian tanggungjawab menurut fungsi dan hirarki. Antara lain: 1. Kegiatan penerimaan barang, yang diserahkan kepada suatu unit khusus yaitu bagian penerimaan. 2. Kegiatan pencatatan, yang diserahkan kepada bagian akuntansi. 3. Kegiatan penyimpanan barang, yang diserahkan kepada bagian gudang. Bagian ini harus dipisahkan dari bagian penerimaan, karena fungsi menerima barang berbeda dengan fungsi penyimpanannya. Fungsi penerimaan memerlukan keterampilan pengecekan dan pengujian kualitas, sedangkan fungsi penyimpanan memerlukan kehati-hatian dan keterampilan dalam mengamankan dan menyelamatkan barang.
Tujuan dari pemisahan ini adalah untuk membangun dan menciptakan internal check atau mekanisme saling uji antar fungsi yang saling dipisahkan tersebut. Kenyataanya, uraian tugas tersebut tidak sepenuhnya dijalankan sesuai dengan petunjuk prosedur yang ditetapkan dalam bentuk peraturan pelaksanaan tugas yang di dalamnya dimuat prosedur pelaksanaan penerimaan dan pengeluaran barang, sering terjadi ketidakcocokan antar Program pencatatan kartu stock penerimaan dan pengeluaran barang melalui data komputer, yang salah satu penyebabnya adalah kurangnya pengendalian intern terhadap proses penerimaan dan pengeluaran barang. Kurangnya pengendalian intern terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, berdampak terhadap hal-hal sebagai berikut : 1. Terjadi lost, yaitu suatu kondisi dimana stock fisik barang tidak sesuai dengan yang tercantum pada data stock barang di komputer. 2. Pencatatan dalam rekening-rekening terkait seperti: rekening persediaan barang, tidak valid atau diragukan kebenarannya. Pengendalian intern juga bertujuan melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian intern persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan, pencurian maupun tindakan penyimpangan lainnya. Kerusakan, lalai untuk mencatat permintaan barang yang dikeluarkan tidak sesuai pesanan, dan semua kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada di gudang. Untuk itu diperlukan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya, kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali, namun ada juga yang melakukan sebulan sekali dan sehari sekali. Cakupan bahasan dalam penelitian ini terbatas pada prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang selama ini diterapkan pada Aini Swalayan Surabaya, serta bagaimana menerapkan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang benar sesuai dengan standar yang ditetapkan pada perusahaan.
1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka peneliti dapat merumuskan masalah dalam penelitian ini adalah: Bagaimanakah menerapkan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada Aini Swalayan Surabaya agar sesuai dengan sistem pengendalian intern yang ditetapkan perusahaan 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sistem sistem pengendalian intern prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada Aini Swalayan Surabaya telah diterapkan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan. 1.4. Manfaat Penelitian Peneliti mengharapkan adanya manfaat dari penelitian ini yang dapat diberikan bagi berbagai pihak, yaitu sebagai berikut : 1. Manfaat Praktis Merupakan sumbangan pemikiran dan pertimbangan bagi perusahaan dalam pengambilan keputusan manajemen sehubungan dengan pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran barang, serta hasil-hasil yang dapat dicapai dengan adanya pengendalian intern. 2. Manfaat Teoritis Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menambah informasi pengetahuan dan wawasan berpikir ilmiah guna menyelesaikan masalah dan dapat dijadikan referensi bagi perusahaan yang sama. 3. Manfaat Bagi Pihak Lain Merupakan sumbangan pemikiran dan pertimbangan bagi perusahaan dalam pengambilan keputusan manajemen sehubungan dengan pengendalain intern penerimaan dan pengeluaran barang, serta hasil-hasil yang dapat dicapai dengan adanya pengendalian intern.
1.5. Batasan masalah Agar penelitian ini tidak melebar dan mengarah pada hasil yang jelas, maka peneliti hanya memfokuskan dalam segi prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang selama ini diterapkan pada Aini Swalayan Surabaya, serta bagaimana menerapkan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang benar sesuai dengan standar yang ditetapkan pada perusahaan.