PROSEDUR LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP 1. TUJUAN Untuk menjamin pelaksanaan proses legalisir ijazah dan atau transkrip dapat dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup: 2.1. Tata cara legalisir ijazah mulai dari pengajuan permohonan oleh pemohon sampai dengan penyerahan legalisir ijazah dan atau transkrip kepada yang bersangkutan 2.2. Syarat-syarat pengesahan legalisir ijazah dan atau transkrip 3. DEFINISI 3.1. Ijazah adalah surat tanda tamat belajar yang diberikan kepada mahasiswa yang sudah menyelesaikan semua persyaratan akademiknya dan sudah disahkan oleh pejabat yang berwenang 3.2. Transkrip adalah daftar nilai mata kuliah yang diperoleh mahasiswa selama mengikuti perkuliahan yang sudah disahkan oleh pejabat yang berwenang 3.3. Legalisir ijazah/transkrip adalah pengesahan foto kopi ijazah/transkrip 4. REFERENSI 4.1. Buku Pedoman Akademik 4.2. PP DP2M DIKTI/ Kopertis/ DEPKES/DEPAG 4.3. Manual Mutu UNDANA 5. DISTRIBUSI 5.1. Wakil Rektor I 5.2. Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA) 5.3. Pimpinan fakultas 5.4. Tata Usaha (TU) Fakultas 5.5. Quality Assurance Center (QAC) Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.6. Ketua IT 5.7. Pimpinan prodi 6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Pemohon harus menunjukkan ijazah/transkrip asli dan kartu identitas Halaman dari 4 1
PROSEDUR LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP 6.1.2. Bagi pemohon yang bukan pemilik ijazah harus menunjukkan Surat Kuasa bermaterai Rp. 6000,- yang ditandangani oleh pemilik ijazah, dan foto kopi identitas diri pemilik ijazah 6.2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 6.3. Prosedur 6.3.1. Pemohon mengajukan permohonan legalisir ijazah/transkrip ke TU Fakultas dengan mengisi Formulir Permohonan Legalisir Ijazah/Transkrip, yang dilengkapi syarat-syarat sebagai berikut: ijazah/transkrip asli, foto kopi identitas diri dan surat kuasa bagi pemohon yang diwakilkan, membayar biaya legalisir sebesar Rp. 1000,- per lembar ke TU Fakultas; jumlah legalisir ijazah/ transkrip maksimal 20 lembar 6.3.2. TU Fakultas menerima dan mencatat berkas permohonan dan administrasi keuangan 6.3.3. TU Fakultas memeriksa kelengkapan syarat permohonan legalisir ijazah/transkrip, dan memberikan paraf dengan pensil ke ijazah/transkrip yang memenuhi persyaratan legalisir 6.3.4. TU Fakultas memintakan tanda tangan legalisir kepada Dekan 6.3.5. Dekan menandatangani ijazah/transkrip yang sudah ada paraf TU Fakultas 6.3.5.1. Legalisir ijazah/transkrip sudah ditandangani oleh Dekan selambat-lambatnya 3 hari kerja setelah pengajuan 6.3.5.2. Wakil Dekan I dapat menandatangani legalisir ijazah/transkrip atas nama Dekan apabila Dekan berhalangan lebih dari 3 hari 6.3.6. Pemohon mengambil legalisir ijazah/transkrip di TU Fakultas dengan menunjukkan bukti Formulir Permohonan Legalisir Ijazah/Transkrip 6.3.6.1. Legalisir ijazah yang tidak diambil lebih dari 30 hari akan dihanguskan Halaman dari 4 2
Pemohon TU Fakultas Dekan PROSEDUR LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP 6.4. Alur Kerja Unit Kegiatan Waktu Dokumen Pemohon mengajukan permohonan legalisir ijazah/transkrip ke TU Fakultas dengan mengisi Formulir Permohonan Legalisir Ijazah/Transkrip 1 1 Formulir Permohonan Legalisir Ijazah/ Transkrip TU Fakultas menerima dan mencatat berkas permohonan dan administrasi keuangan 2 TU Fakultas memeriksa kelengkapan syarat permohonan legalisir ijazah/transkrip, dan memberikan paraf dengan pensil ke ijazah/transkrip yang memenuhi persyaratan legalisir 3 TU Fakultas memintakan tanda tangan legalisir kepada Dekan 4 4 1-3 hari kerja* Legalisir ijazah/transkrip Dekan menandatangani ijazah/transkrip yang sudah ada paraf TU Fakultas 5 Pemohon mengambil legalisir ijazah/transkrip di TU Fakultas dengan menunjukkan bukti Formulir Permohonan Legalisir Ijazah/Transkrip 6 Halaman dari 4 3
PROSEDUR LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP 7. ARSIP 7.1. Formulir Permohonan Legalisir Ijazah/Transkrip 8. LAMPIRAN 8.1. Formulir Permohonan Legalisir Ijazah/Transkrip Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan oleh: Halaman dari 4 4
KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU PERMOHONAN LEGALISIR IJAZAH/TRANSKRIP Saya yang bertandatangan di bawah ini, Nama : Pekerjaan : Alamat : adalah benar sebagai pemohon legalisirr ijazah/transkip dari mahasiswa : Nama : NIM : Fakultas : Jurusan : Alamat : Demikian surat keterangan ini diperbuat untuk digunakan sebagai persyaratan dalam mengajukan permohonan legalisir ijazah.., Pemohon (.. ) Catatan: * ) coret yang tidak perlu Mohon dilampirkan 1 lembar fotocopy KTP pemohon/orang tua/wali Halaman dari 4 5
KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU Halaman dari 4 6