BAB VI RANCANGAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF 6.1 Informasi Pengoperasian Sistem Rancangan sistem informasi eksekutif ini merupakan corrective action terhadap kekurangan kekurangan yang telah diidentifikasi dari perusahaan kargo PT Cahaya Buana baru, rancangan sistem informasi eksekutif ini digunakan sebagai alat bantu eksekutif dalam mengambil keputusan dengan cepat, tepat dan efektif. Pada dasarnya SIE adalah sistem informasi yang memproses beberapa input, seperti gambar dibawah ini Gambar 6.1 Input, Proses, Output Input Proses Output SIM (Sistem Informasi Eksekutif) ERP (enterprise resource planning) Soft Information Sistem Informasi Eksekutif Hasil Analisa Trend Komparasi Knowledge Management System 81
82 dari gambar 6.1 memang terlihat bahwa SIE memiliki beberapa input namun pada kenyataannya meskipun hanya dengan satu input saja, SIE bisa memproses input untuk dijadikan output sebagai pertimbangan eksekutif dalam mengambil keputusan, dikarenakan PT Cahaya Buana Baru tidak menerapkan SIM, ERP serta KMS yang akan digunakan sebagai input untuk proses SIE maka digunakan soft information serta beberapa data yang dimiliki manajemen sumber daya manusia PT cahaya buana baru sebagai salah satu input SIE. Soft Information didapatkan dari hasil wawancara dengan beberapa orang yang memiliki kewenangan terhadap perusahaan seperti direktur utama sebagai eksekutif utama dan pimpinan sumber daya manusia sebagai eksekutif pada bidangnya serta middle management seperti supervisor dan beberapa staff sehingga didapatkan informasi seputar trend yang sedang terjadi diperusahaan, trend tersebut merupakan salah satu soft information untuk SIE, maka dibuatlah kerangka pola alur informasi mulai dari input yang kemudian di proses oleh sistem informasi eksekutif sehingga akan menghasilkan output yang akan menjadi masukan bagi eksekutif sumber daya manusia dalam mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Rancangan sistem informasi eksekutif akan dibangun berdasarkan kerangka perancangan seperti yang terlihat pada gambar 6.2 berikut ini
83 Gambar 6.2. Alur Perancangan SIE Masalah yang timbul berkaitan dengan sdm di pusat maupun cabang Berkaitan dengan turn over, penarikan pegawai, pelatihan pengembangan serta prestasi, soft information Penyusunan laporan oleh staff sdm Input untuk SIE Visual Basic Studio data base Eksekutif SDM Real time dan dengan friendly user interface Keputusan yang diambil oleh eksekutif SDM Karena sistem informasi eksekutif diharapkan selalu update maka diperlukan input terus menerus dari berbagai pihak terutama input berupa soft information. 6.1.1 Output Turn Over Grafik turn over dibuat semudah mungkin untuk dibaca oleh eksekutif, sehingga eksekutif dapat memantau jumlah karyawan dengan cepat
84 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Grafik 6.1 Data Turn Over November 2008 S/D Februari 2011 november 2008 februari 2009 mei 2009 agustus 2009 november 2009 februari 2010 mei 2010 agustus 2010 november 2010 februari 2011 Series1 6.1.2 Output Skill Karyawan Output skill karyawan diperlukan untuk mengetahui seberapa besar skill karyawan dalam menangani setiap pekerjaannya masing masing, hal tersebut berpengaruh terhadap rencana pelatihan yang akan diselenggarakan oleh perusahaan, range skill adalah 0 sampai dengan 9 yang berarti 0 adalah titik terendah dan 9 adalah titik tertinggi dalam proses penilaian oleh manajemen sumber daya manusia pusat. Grafik 6.2 adalah rata rata skill seluruh karyawan dicabang maupun pusat dibawah level supervisor mulai dari november 2008 sampai dengan februari 2011. Data tersebut merupakan input untuk sistem informasi eksekutif dalam pengolahan data informasi.
85 Grafik 6.2 Data Skill Karyawan November 2008 S/D Februari 2011 6.1.3 Input Soft Information Soft information adalah salah satu input untuk sistem informasi eksekutif yang memberikan informasi untuk eksekutif yang berasal dari rumor, ide, survey external dan lain lain sehingga menempati porsi penting dalam input sistem informasi eksekutif. Beberapa hal yang ditampilkan oleh ystem informasi eksekutif berkaitan dengan soft information : Tabel 6.1 Input Soft Information No Soft information Kondisi 1. Suasana kerja Menyenangkan/tidak menyenangkan 2. Aspirasi karyawan Ada/tidak ada (deskripsi) 3. Kesehatan karyawan Bagus/tidak bagus 4. Kompensasi karyawan dibandingkan dengan pesaing 5. Kesejahteraan karyawan dibandingkan dengan pesaing -dibawah -setara -diatas -dibawah -setara -diatas
86 No Soft Information Kondisi 6. Kesejahteraan keluarga karyawan dibandingkan dengan pesaing -dibawah -setara -diatas 7. Rumor lainnya (deskripsi) Berbeda dengan hard information yang memiliki jangka waktu panjang, soft information memiliki jangka waktu pendek sehingga memerlukan input yang konstan dan terus menerus selagi hal hal tersebut diatas menjadi sebuah topic yang harus menjadi peringatan bagi eksekutif. 6.1.4 Input Dan Output Sistem Informasi Eksekutif Kriteria sistem informasi eksekutif adalah memberikan data yang ringkas kepada eksekutif, sehingga pada akhirnya eksekutif langsung dapat membuat keputusan yang cepat. Tabel 6.2 Input Dan Output SIE No Input Output 1. Soft information Suasana kerja Aspirasi karyawan Kesehatan karyawan Kompensasi karyawan dibandingkan dengan pesaing Kesejahteraan karyawan dibandingkan dengan pesaing Kesejahteraan keluarga karyawan dibandingkan dengan pesaing Rumor lainnya *(informasi tiap cabang) 2. Turn over Informasi turn over yang disajikan dalam bentuk grafik yang mudah dibaca yang diperlihatkan dalam kurun waktu bulan pada tiap tiap cabang
87 No Input Output *(informasi ini memiliki history sehingga bisa dicek bulan bulan yang sudah lewat) 3. Pelatihan Informasi pelatihan yang disajikan dalam bentuk grafik yang mudah dibaca yang diperlihatkan dalam kurun waktu bulan pada tiap tiap cabang *(informasi ini memiliki history sehingga bisa dicek bulan bulan yang sudah lewat) 4. Prestasi Informasi presentasi karyawan disajikan dalam bentuk grafik yang mudah dibaca yang diperlihatkan dalam kurun waktu bulan pada tiap tiap cabang dan memperlihatkan karyawan karyawan yang berprestasi. *(informasi ini memiliki history sehingga bisa dicek bulan bulan yang sudah lewat) 5. Beban kerja Informasi beban kerja karyawan disajikan dalam bentuk grafik yang mudah dibaca yang diperlihatkan dalam kurun waktu bulan pada tiap tiap cabang dan memperlihatkan beban kerja tiap divisi dan tiap cabang. *(informasi ini memiliki history sehingga bisa dicek bulan bulan yang sudah lewat) 6.2 Kriteria Penerimaan Sistem Kriteria penerimaan sistem dibagi dua, yaitu penerimaan sistem bagi perusahaan dan penerimaan sistem bagi sistem yang sudah berjalan, adapun penjelasannya adalah sebagai berikut : (1). Penerimaan sistem bagi perusahaan Bagi perusahaan, kriteria sistem yang bisa diterima adalah tidak sulit dalam memasukan input baru terutama untuk input
88 yang berupa soft information bagi perusahaan, mudah dibaca hasil output dari sistem informasi eksekutif tersebut, tidak sulit di implementasi kedalam budaya perusahaan yang selama ini sudah berjalan. (2). Penerimaan sistem bagi sistem yang sudah berjalan berarti sistem informasi eksekutif yang diaplikasi tidak akan menggaggu sistem yang sudah ada sebelumnya, bahkan diharapkan mampu membantu sistem yang sudah ada. 6.3 Analisa Kelayakan Sistem Sebuah sistem diaggap layak untuk diimplementasi jika memberikan kontribusi terhadap perusahaan, untuk mengetahui apakah sistem informasi eksekutif memberikan kontribusi maka perlu diadakan analisa validasi. 6.3.1 Analisa Validasi Analisa validasi untuk sistem informasi eksekutif melingkupi diskusi dengan pimpinan sumber daya manusia sebagai pengguna langsung sistem informasi eksekutif, hasil validasi dapat dilihat pada tabel 6.3 berikut ini :
89 Tabel 6.3 Hasil Validasi SIE NO Pertanyaan Validasi 1. Apakah SIE bisa diimplementasi? Ya 2. Apakah SIE mudah untuk diberi input? Ya 3. Apakah SIE dapat memberikan laporan yang diinginkan? 4. Apakah SIE mudah untuk dipelajari? Ya 5. Apakah SIE dapat membantu eksekutif dalam mengambil keputusan secara cepat? Ya Ya Dari tebel 6.3, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi eksekutif valid untuk diimplementasi pada PT cahaya buana baru.