BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini, jenis usaha penyaluran produk relatif lebih diminati dibandingkan dengan usaha berbasis produksi. Alasannya, usaha ini lebih mudah untuk dijalankan, memiliki resiko yang lebih kecil, dan tidak memerlukan modal yang besar apabila dibandingkan dengan usaha berbasis manufaktur. Namun bukan berarti usaha penyaluran produk dapat dijalankan secara sembarangan. PT Darmawan Surya Perkasa merupakan distributor yang menyalurkan bahan kimia penyamakan kulit ke para pelanggannya yang ada di Indonesia. PT Darmawan Surya Perkasa mengimpor bahan kimia tersebut dari dua supplier, yaitu TRUMPLER GmbH & Co. KG dan Sommer s.p.a. Bahan-bahan kimia dari Trumpler biasanya digunakan untuk pengolahan dari bahan mentah (kulit yang masih mentah dan bau) ke bahan setengah jadi. Sedangkan bahan-bahan kimia dari Sommer biasanya digunakan untuk mengolah dari bahan setengah jadi menjadi bahan jadi atau semi finished goods (seperti: motif kulit, warna kulit). Di bidang usaha apapun saat ini, persaingan sangatlah kompetitif. Pelaku usaha dituntut untuk dapat menjalankan usahanya dengan segala sumber daya yang ada secara efektif dan efisien, agar dapat memberikan yang terbaik bagi pelanggannya, baik dari segi kualitas barang atau jasa yang dijualnya, maupun dalam hal pelayanan demi memenuhi kepuasan pelanggan. Salah satu tolak ukur kepuasan pelanggan dalam usaha penyaluran produk yaitu apabila perusahaan mampu memenuhi kebutuhan dan permintaan pelanggan dengan tepat, baik dari segi waktu, kualitas, maupun kuantitas produk. Dalam rangka menjamin kepuasan pelanggannya, 1
2 perusahaan perlu untuk memiliki perencanaan yang baik dan matang dalam hal pemesanan dan persediaan produk. Salah satu yang menentukan persediaan adalah permintaan konsumen, dengan memiliki perencanaan yang baik, perusahaan dapat memenuhi kebutuhan pelanggannya, yang akan berdampak pada peningkatan profit perusahaan dan menjadikan perusahaan tersebut terdepan di bidang usahanya. 1.2 Rumusan Permasalahan Persediaan merupakan masalah yang paling sering dijumpai pada bidang industri. PT Darmawan Surya Perkasa yang bergerak di bidang penyaluran produk pun mempunyai masalah dalam manajemen persediaannya, yaitu bagian meramalkan permintaan pelanggan dan dalam menentukan kuantitas barang yang harus dipesan untuk proses pengadaan barang. Idealnya, perusahaan dapat meramalkan permintaan pelanggan yang nantinya akan mempengaruhi kuantitas produk yang harus dipesan untuk periode selanjutnya. Namun dalam kenyataannya, PT Darmawan Surya Perkasa masih mengalami kendala dalam meramalkan permintaan pelanggan, perusahaan juga belum mengetahui kapan waktu yang tepat untuk memesan barang, serta perusahaan belum mengetahui berapa kuantitas produk yang harus dipesan tiap kali melakukan proses pengadaan barang. Hal ini dibuktikan dengan adanya kasus out-of-stock yang pernah terjadi, dimana produk yang di-order oleh pelanggan ternyata sudah habis persediaannya di gudang dan produk tersebut belum dipesan kembali oleh perusahaan karena perusahaan belum mengetahui peramalan permintaan, jumlah stok yang harus selalu tersedia di gudang, jumlah pemesanan ekonomis tiap kali pemesanan, dan kapan waktu pemesanan barang harus dilakukan. Kekosongan persediaan yang dialami PT. Darmawan Surya Perkasa dapat dibuktikan melalui tabel di bawah ini.
3 Periode Tabel 1.1 Tabel Persediaan Periode 2011-2012 Permintaan Sisa Persediaan Kekurangan Feb 4920 0 4920 Mar 6480 0 6480 Apr 2640 0 2640 Mei 3360 0 3360 Juni 7440 18000 0 Juli 4800 5760 0 Ags 0 5760 0 Sept 12720-6960 6960 Okt 2400 11040 0 Nov 7440 3600 0 Des 7200-3600 3600 Jan 5640 2760 0 Sumber : PT. Darmawan Surya Perkasa. Permasalahan lainnya yang ditemukan yaitu pada bagian administrasi gudang. Admin mencatat masuk dan keluarnya barang masih secara manual, yaitu ditulis ke dalam buku jurnal dan belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Sehingga ada kemungkinan stok tidak ter-update secara akurat. Hal ini dibuktikan dengan adanya kehilangan dokumen stok yang kadang dialami oleh PT. Darmawan Surya Perkasa. Dari identifikasi diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang dihadapi oleh PT Darmawan Surya Perkasa adalah sebagai berikut: 1. Apakah metode peramalan permintaan yang tepat untuk menghindari kasus kekosongan stok pada PT. Darmawan Surya Perkasa? 2. Berapakah jumlah safety stock yang harus disiapkan, jumlah pemesanan optimum, serta waktu pemesanan barang yang tepat untuk menekan biaya pengadaan dan biaya penyimpanan persediaan?
3. Bagaimana cara mengotomasi proses pengadaan dan pengeluaran persediaan agar selalu terupdate? 4 1.3 Ruang Lingkup Pembahasan Agar penyelesaian masalah lebih terarah dan agar dapat menghasilkan manfaat yang maksimal, maka ruang lingkup pembahasan pada skripsi ini akan dibatasi sebagai berikut: 1. Penelitian akan melakukan perbandingan dari tiga metode peramalan persediaan berdasarkan data persediaan yang ada untuk mengatasi masalah kekosongan stok. Metode peramalan yang akan digunakan adalah metode naïve, metode moving average, dan metode trend analysis (regresi). 2. Setelah peramalan didapatkan, maka akan dilanjutkan dengan perhitungan untuk menentukan safety stock yang harus selalu ada di dalam gudang, EOQ sebagai jumlah pemesanan ekonomis yang disarankan untuk PT. Darmawan Surya Perkasa, serta ROP sebagai titik dimana pemesanan harus segera dilakukan. 3. Sistem informasi persediaan yang akan dirancang berorientasi objek yang diambil dari buku Mathiassen untuk mengefisiensikan kinerja karyawan bagian gudang dalam melakukan pengadaan dan pengeluaran barang dari gudang.
5 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Agar perusahaan dapat mengetahui peramalan permintaan yang harus dipenuhi pada periode selanjutnya. 2. Agar perusahaan dapat mengetahui seberapa besar jumlah safety stock yang harus dimiliki di gudang. 3. Untuk mengetahui jumlah pemesanan ekonomis yang harus dipesan ke supplier setiap kali akan melakukan pemesanan barang. 4. Untuk mengetahui titik re-order point (kapan waktu pemesanan harus dilakukan), sehingga perusahaan dapat segera melakukan pemesanan barang ke supplier. 5. Merancang sistem informasi persediaan pada PT Darmawan Surya Perkasa agar perusahaan dapat mengetahui kuantitas persediaan yang terupdate. Manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Dengan mengetahui peramalan permintaan untuk periode selanjutnya, perusahaan dapat melakukan perencanaan persediaan dengan lebih terstruktur. 2. Dengan mengetahui safety stock, perusahaan dapat menghadapi fluktuasi permintaan pelanggan. 3. Dengan mengetahui jumlah pemesanan ekonomis (EOQ), perusahaan dapat meminimalisasi biaya pengadaan persediaan.
6 4. Dengan mengetahui re-order point, diharapkan dapat mencegah penumpukkan barang di gudang yang akan berdampak pada besarnya biaya penyimpanan yang harus disediakan oleh perusahaan. 5. Dengan adanya perancangan sistem informasi persediaan berorientasi obyek, diharapkan dapat menjadi pertimbangan bagi perusahaan, untuk mengefisiensikan waktu pengerjaan dalam proses pengadaan barang, pengeluaran barang dari gudang, mengontrol persediaan, serta keamanan informasi perusahaan.