8 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Operasional 2.1.1 Pengertian Manajemen Operasional Manajemen operasional menurut Richard B. Chase (2004:6) Operations management is defined as the design, operation and improvement of the system that create and deliver the firm s primary product and service. Dimana artinya adalah Manajemen operasional didefinisikan sebagai gambaran, proses operasi dan perbaikan atau pengawasan dari sistem-sistem yang menghasilkan produk utama atau jasa suatu perusahaan. Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2009 : 78), manajemen operasi adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan menambah input menjadi output. Jadi disini secara jelas dapat disimpulkan bahwa manajemen operasional adalah bentuk aktivitas proses operasi, pengendalian dan pengawasan dari proses tersebut agar proses tersebut dapat menghasilkan nilai dalam bentuk barang maupun jasa yang diinginkan. 2.1.2 Pendekatan Manajemen Operasional Menurut Mintzberg (2004:172) pendekatan operasional (operational approach) terhadap teori dan ilmu manajemen adalah mengumpulkan pengetahuan yang berkaitan dalam bidang manajemen sambil menghubungkannya dengan pekerjaan manajerial yakni apa yang dilakukan oleh para manajer. Pendekatan ini mencoba memadukan konsep-konsep, prinsip dan teknik-teknik yang menyokong tugas-tugas manajemen. 8
9 2.2 Peramalan Peramalan adalah suatu perkiraan tingkat permintaan yang diharapkan untuk suatu produk atau beberapa produk dalam periode tertentu di masa yang akan datang. Menurut Heizer dan Render (2009 : 162), peramalan (forecasting) adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di yang akan datang. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Hal tersebut juga merupakan prediksi intuisi yang bersifat subjektif. Atau dapat pula menggunakan kombinasi model matematis yang disesuaikan dengan pertimbangan yang baik dari seorang manager. Menurut Pujawan (2005 : 87) menyatakan bahwa peramalan permintaan adalah kegiatan untuk mengestimasi besarnya permintaan terhadap barang barang atau jasa tertentu pada suatu periode dan wilayah pemasaran tertentu. Menurut Manahan Tampubolon (2004 : 40) peramalan merupakan penggunaan data untuk menguraikan kejadian yang akan datang di dalam menentukan sasaran yang dikehendaki. Metode peramalan (forecasting) merupakan alat bantu yang penting dalam perencanaan yang efektif dan efisien khususnya dalam bidang industri. Peranan mempunyai peranan langsung pada peristiwa eksternal yang pada umumnya berada di luar kendali manajemen : ekonomi, pelanggan, pesaing, pemerintah dan lain-lain. Aktivitas manajemen operasi umumnya menggunakan peramalan permintaan dan perencanaan yang menyangkut jadwal produksi, perencanaan pemenuhan kebutuhan bahan baku, perencanaan kapasitas produksi, perencanaan distribusi barang, penentuan tata letak, penentuan metode proses produksi, dan mendesain perencanaan kebutuhan mendatang. Menurut jurnalnya, Forecasting to support operations is the application area where OR first contributed, and it remains important, with research yielding new results through both improved methods and organizational processes. Yang artinya Peramalan untuk mendukung operasional adalah suatu area penerapan atau kontribusi utama dan itu merupakan hal penting dengan hasil penelitian terbaru meliputi metode yang akan dipakai atau proses pada organisasi
10 Peramalan tidak terlalu dibutuhkan dalam kondisi permintaan pasar yang stabil karena perubahan permintaannya relatif kecil. Tetapi peramalan akan sangat dibutuhkan bila kondisi permintaan pasar bersifat komplek dan dinamis. Peramalan yang akurat merupakan informasi yang sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan manajemen. Ketepatan secara mutlak dalam memprediksi bahwa peristiwa dan tingkat kegiatan yang akan tidak mungkin dapat dicapai. Oleh karena itu ketika perusahaan tidak dapat melihat kejadian yang belum pasti terjadi maka diperlukan waktu, tenaga agar dapat memiliki kekuatan jika kejadian yang akan datang tidak sesuai dengan apa yang ingin dicapai. Melalui metode peramalan ini, perusahaan melakukan kegiatan untuk mencapai target pada waktu yang ingin dicapai atau waktu yang akan datang serta meperhitungkan kondisi yang mungkin terjadi. kondisi yang akan akan datang tidak dapat diperkirakan secara pasti sehingga mau tidak mau perusahaan harus bekerja dengan orientasi pada waktu yang akan datang yang tidak pasti. Untuk membuat peramalan dengan menggunakan pola data dengan asumsi bahwa pola data yang lalu itu akan berulang lagi pada waktu yang akan datang. Walaupun demikian, kegiatan forecasting tidaklah semata-mata berdasarkan prosedur ilmiah atau terorganisir, karena ada kegiatan peramalan yang menggunakan intuisi (perasaan) atau lewat diskusi informal dalam sebuah grup. Berikut beberapa ciri sebuah kegiatan peramalan, yaitu: 1. Berfokus pada masa lalu 2. Bertujuan untuk menguji perkembangan saat ini dan relevansi di masa yang akan datang 3. Metode yang digunakan adalah proyeksi berdasarkan ilmu statistik, diskusi, dan review program. 4. Frekuensinya bersifat regular (teratur). 5. Hasil peramalan tidak sekedar akurasi, namun bersifat pembelajaran. Dari ciri-ciri diatas, dapat dilihat bahwa peramalan adalah kegiatan yang bersifat teratur, berupa perkiraan masa yang akan datang dengan menggunakan tidak
11 hanya metode ilmiah, namun juga mempertimbangkan hal-hal yang bersifat kualitatif, seperti perasaan, pengalaman seseorang dan lainnya. 2.2.1 Peramalan Horizon Waktu Menurut Heizer dan Render (2009 : 163) berpendapat bahwa peramalan biasanya diklarifikasikan berdasarkan horizon waktu masa depan yang dilingkupinya. Horizon waktu terbagi menjadi beberapa kategori: 1. Peramalan Jangka Pendek Peramalan ini meliputi jangka waktu yaitu satu tahun, tetapi umumnya digunakan dengan itungan bulanan. Peramalan ini digunakan untuk merencakan penjualan, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan kerja pembelian, dan tingkat produksi. 2. Peramalan Jangka Menengah Peramalan jangka menengah atau intermediate mencakup hitungan lebih dari tiga bulan hingga 3 tahun. Peramalan ini biasanya digunakan untuk penjualan, perencanaan, dan anggaran produksi, anggaran kas, serta menganalisis bermacam rencana operasi. 3. Peramalan Jangka Panjang Peramalan jangka panjang umumnya untuk sebagai perhitungan tiga tahun atau lebih. Biasanya digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal, lokasi atau pengembangan fasilitas. 2.2.2 Jenis Peramalan Perusahaan pada umumnya menggunakan tiga jenis peramalan yang utama dalam perencanaan operasi untuk masa yang akan datang. Menurut Heizer, dan Render, (2009 : 164) : 1. Peramalan ekonomi (Economic forecast) menjelaskan siklus bisnis dengan memprediksi tingkat inflasi, ketersediaan modal, dana yang dibutuhkan untuk membangun perencanaan indokator yang lain.
12 2. Peramalan teknologi (techonological forecast) memperhatikan tingkat kemajuan teknologi yang dapat meluncurkan produk baru yang menarik, yang membutuhkan pabrik dan peralatan baru. 3. Peramalan permintaan (demand forecast) adalah proyeksi permintaan untuk produk atau layanan suatu perusahaan. Peramalan ini disebut juga peramalan penjualan, dimana mengendalikan produksi, kapasitas, serta sistem penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan, pemasaran, dan sumber daya manusia. 2.2.3 Pendekatan Peramalan Terdapat dua pendekatan umum untuk peramalan sebagaimana ada dua cara mengatasi semua model keputusan. Pendekatan yang satu adalah analisis kuantitatif dan pendekatan lain adalah analisis kualitiatif. 1. Peramalan kuantitatif (Quantitative Forecast) menggunakan model matematis yang beragam dengan data masa lalu dan variabel sebab akibat untuk meramalkan permintaan. 2. Peramalan subjektif atau kualitatif (Qualitative Forecast) menggabungkan faktor, seperti intuisi, emosi, pengalaman pribadi, dan sistem nilai pengambil keputusan untuk meramal. 2.2.4 Metode Peramalan Kuantitatif Metode peramalan kuantitatif terdiri dari peramalan deret waktu (time series) dan peramalan sebab akibat. Kedua metode kuantitatif ini mendasarkan peramalannya adalah pada data lalu dengan menggunakan predictor untuk masa yang akan datang. Dengan mengelola data yang sebelumnya maka melalui metode Time Series atau kausal akan sampai pada suatu hasil peramalan. 1. Peramalan deret waktu (Time Series) Peramalan ini dilakukan berdasarkan data-data dari suatu produk yang sudah ada sebelumnya, kemudian diolah pola datanya berupa trend maupun berbentuk siklus. 2. Peramalan sebab akibat (causal) Peramalan ini dilakukan berdasarkan data yang sudah ada sebelumnya, tetapi menggunakan data dari variabel lain yang menentukan atau
13 mempengaruhinya di masa yang akan datang, seperti penduduk, pendapatan, dan kegiatan ekonomi. Jay Heizer dan Barry Render dalam buku Manajemen Operasi (2010 : 170-175), metode - metode peramalan kuantitatif, terdiri dari : 1. Pendekatan Naif (Naive Method) Cara paling sederhana untuk meramal adalah berasumsi bahwa permintaan di periode mendatang akan sama dengan permintaan pada periode terakhir. Untuk beberapa jenis produk, pendekatan naif (naive method) merupakan model peramalan objektif yang paling efektif danefisien dari segi biaya. Paling tidak, pendekatan naif memberikan titik awal untuk perbandingan dengan model lain yang lebih canggih. 2. Rata-Rata Bergerak (Moving Average) Peramalan rata-rata bergerak menggunakan sejumlah data aktual masa lalu untuk menghasilkan peramalan. Rata-rata bergerak berguna jika kita dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan stabil sepanjang masa kita ramalkan. Secara matematis, rata-rata bergerak sederhana (merupakan prediksi permintaan periode mendatang) dinyatakan sebagai berikut : Rata - rata bergerak = Permintaan dalam periode n sebelumnya n Dimana (n) adalah jumlah periode dalam rata-rata bergerak. 3. Rata-Rata Bergerak dengan Pembobotan (Weighted Moving Average) Saat terdapat tren atau pola yang terdeteksi, bobot dapat digunakan untuk menempatkan penekanan yang lebih pada nilai terkini. Pemilihan bobot merupakan hal yang tidak pasti karena tidak ada rumus untuk menetapkan mereka. Oleh karena itu, pemutusan bobot yang digunakan membutuhkan pengalaman. Sebagai contoh, jika bulan atau periode terakhir diberi bobot yang terlalu berat, peramalan dapat menggambarkan perubahan yang terlalu cepat yang tidak biasa pada permintaan atau pola penjualan. Rata-rata bergerak dengan pembobotan akan digambarkan secara sistematis sebagai berikut
14 Pembobotan rata - rata bergerak = (Bobot periode n)(permintaan dalam periode n) Bobot 4. Penghalusan Eksponential (Exponential Smoothing) Penghalusan Eksponensial merupakan metode peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan yang canggih, tetapi masih mudah digunakan. Metode ini menggunakan pencatatan data masa lalu yang sangat sedikit. Rumus penghalusan eksponensial dasar dapat ditunjukkan sebagai berikut : Peramalan baru = Peramalan periode terakhir + α (Permintaan sebenernya periode terakhir peramalan periode terakhir) dimana α adalah sebuah bobot atau konstanta penghalusan yang dapat dipilih oleh peramal yang mempunyai nilai antara 0 dan 1. Persamaan rumus diatas juga dapat ditulis secara sistematis sebagai berikut : dimana : Ft = Peramalan baru F t = F t-1 + α (A t-1 F t-1 ) Ft-1 = Peramalan sebelumnya α = Konstanta penghalusan (pembobotan) (0 α 1) At-1 = Permintaan aktual periode lalu Untuk memperoleh forecasting yang lebih akurat, kita dapat membandingkan nilai forecasting dengan nilai aktual yang terjadi. Semakin kecil perbedaan antara nilai hasil forecasting dan nilai aktual, artinya tingkat kesalahan semakin kecil dan metode forecasting yang digunakan relatif benar. tingkat kesalahan forecasting (forecast error) dapat dirumuskan sebagai berikut : Forecast Error = Demand Forecast
15 5. Penghalusan Eksponential dengan Penyesuaian Trenn (Exponential Smoothing with Trend) Model penghalusan eksponensial yang lebih rumit dan dapat menyesuaikan diri pada tren yang ada. Idenya adalah menghitung tren rata-rata data penghalusan eksponensial, kemudian menyesuaikan untuk kelambatan (lag) positif atau negatif pada tren. Dengan penghalusan eksponensial dengan penyesuaian tren, estimasi ratarata dan tren dihaluskan. Prosedur ini membutuhkan dua konstanta penghalusan, α untuk rata-rata dan β untuk tren. Kemudian, kita menghitung rata-rata dan tren untuk setiap periode. Rumus Penghalusan Eksponential dengan Penyesuaian Tren adalah sebagai berikut: Ft = α (A t-1 ) + (1-α) (F t-1 + T t-1 ),T t = β (F t -F t-1 ) + (1-β) T t-1 Dimana : Ft = peramalan dengan eksponensial yang dihaluskan dari data berseri pada periode t Tt = tren dengan eksponensial yang dihaluskan pada periode t At = permintaan aktual periode t α = konstanta penghalusan untuk rata-rata (0 α 1) β = konstanta penghalusan untuk rata-rata (0 β 1) 6. Proyeksi Regresi Linear (Linear Regression) Proyeksi Regresi Linear merupakan suatu metode peramalan yang mencocokan garis tren pada serangkaian data masa lalu, kemudianmemproyeksikan garis pada masa mendatang untuk peramalan jangka menengah atau jangka panjang. Rumus untuk menentukan perhitungan Linear Regression adalah sebagai berikut : dimana: y = a + bx y = nilai terhitung dari variabel yang akan diprediksi
16 a b = persilangan sumbu y = kemiringan garis regresi (atau tingkat perubahan pada y untuk perubahan yang terjadi di x x = variable bebas (dalam kasus ini adalah waktu). Untuk menentukan nilai a dan b, akan di jelaskan pada rumus dibawah ini : dimana : b = kemiringan garis regresi = tanda penjumlahan total X = nilai variabel bebas yang diketahui y = nilai variabel terkait yang diketahui a= - bx dimana: ȳ = rata-rata nilai y xȳ= rata-rata nilai x 2.2.5 Menghitung Kesalahan Peramalan Menurut Freddy Rangkuti (2005 : 80) menyatakan keharusan untuk membadingkan perhitungan yang memiliki nilai MAD (Mean Absolute Deviation) paling kecil, karena semakin kecil MAD berarti semakin kecil pula perbedaan antara hasil forecasting dan nilai aktual. Sedangkan menurut Jay Heizer dan Barry Render (2010 ; 177), ada beberapa perhitungan yang biasa digunakan untuk menghitung kesalahan peramalan total. Perhitungan ini dapat digunakan untuk membandingkan model peramalan yang berbeda, mengawasi peramalan, dan untuk memastikan peramalan berjalan baik. Tiga dari perhitungan yang paling terkenal adalah deviasi mutlak rerata (Mean Absolute Deviation MAD), kesalahan kuadrat rata-rata (Mean Squared Error
17 MSE), dan kesalahan persen mutlak rata-rata (Mean Absolute Percent Error MAPE). 1. Deviasi Rata-Rata Absolut (Mean Absolute Deviation) MAD merupakan ukuran pertama kesalahan peramalan keseluruhan untuk sebuah model. Nilai ini dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolut dari tiap kesalahan peramalan dibagi dengan jumlah periode data n. Rumus untuk menghitung MAD adalah sebagai berikut : MAD = aktual - peramalan n 2. Kesalahan Rata-Rata Kuardrat (Mean Square Error) MSE merupakan cara kedua untuk mengukur kesalahan peramalan keseluruhan. MSE merupakan rata-rata selisih kuardrat antara nilai yang diramalkan dan yang diamati. Kekurangan penggunaan MSE adalah bahwa ia cenderung menonjolkan deviasi yang besar karena adanya pengkuadratan. Rumus untuk menghitung MSE adalah sebagai berikut : MSE = kesalahan peramalan n 2 3. Kesalahan persen Rata-Rata Absolut (Mean Absolute Percentage Error = MAPE)
18 2.3 Persediaan 2.3.1. Pengertian Persediaan Persediaan pada umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancarr yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan. Hal ini mudah dipahami karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan kelancaran sistem operasi perusahaan. Persediaan juga merupakan bentuk investasi, dari mana keuntungan (laba) bisa diharapkan melalui penjualannya di kemudian hari. Menurut Assuari (2008: 169) persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, atau persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam proses produksi. Menurut jurnalnya, Inventory is going to be used at the customer's discretion and then either shipped back to the customer for further processing or shipped to the customer's customer yang artinya Persediaan digunakan untuk kebijaksanaan pelanggan dan pengiriman balik ke pelanggan untuk proses pengiriman lebih lanjut pada pelanggan ke pelanggan. Menurut Nasution, Arman Hakim (2006 : 103), persediaan adalah sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Proses lebih lanjut adalah berupa kegiatan produksi dalam sistem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi pangan pada sistem rumah tangga. Persediaan merupakan sumber daya disamping yang dapat digunakan untuk memuaskan kebutuhan sekarang dan yang akan datang. Bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi merupakan contoh dari persediaan. Semua organisasi memiliki tipe tipe sistem pengendalian dan perencanaan persediaan. Perusahaan selalu berusaha untuk mengurangi biaya dengan mengurangi tingkat persediaan di tangan (on hand), sementara itu di sisi lain pelanggan menjadi sangat tidak puas ketika jumlah persediaan mengalami kehabisan (stock out). Oleh karena itu perusahaan harus mengusahakan terjadinya keseimbangan antara investasi
19 persediaan dan tingkat layanan pelanggan dan minimasi biaya merupakan faktor penting dalam membuat keseimbangan ini. Manajemen Persediaan merupakan suatu cara untuk mengendalikan persediaan agar dapat melakukan pemesanan dengan tepat, yaitu dengan biaya yang optimal. Oleh karena itu, konsep mengelola sangat penting diterapkan oleh perusahaan agar tujuan efektifitas dan efisiensi tercapai. Karena semua organisasi mempunyai beberapa jenis perencanaan dan pengendalian persediaan.manajemen persediaan juga merupakan hal yang mendasar dalam penetapan keunggulan kompetitif jangka panjang. Mutu, rekayasa, produk, harga, lembur, kapasitas berlebih, kemampuan merespon pelanggan akibat kinerja yang kurang baik, waktu tenggang (lead time), dan profitabilitas keseluruhan adalah hal hal yang dipengaruhi oleh tingkat persediaan. Perusahaan dengan tingkat persediaan yang lebih tinggi daripada pesaing cenderung berada dalam posisi kompetitif yang lemah. Kebijaksanaan manajemen persediaan telah menjadi sebuah senjata untuk memenangkan kompetitif. 2.3.2 Peranan Persediaan Pada dasarnya peranan persediaan adalah untuk mempermudah dan memperlancar jalannya sistem operasi perusahaan yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang serta menyampaikannya ke pelanggan, menurut Barry Render and Jay Heizer (2006:310) Persediaan berguna untuk : 1. Menghindari menumpuknya persediaan barang-barang di gudang secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran. 2. Mempertahankan stabilitas atau kelancaran sistem operasi perusahaan 3. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahanbahan yang dibutuhkan perusahaan 4. Mencapai penggunaan mesin yang optimal 5. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya. 6. Membuat produksi tidak perlu sesuai dengan penggunaan atau penjualannya. Persediaan sangat penting artinya bagi suatu perusahaan karena berfungsi menggabungkan antara operasi yang
20 berurutan dalam pembuatan suatu barang dan menyampaikannya kepada konsumen. Adanya persediaan dapat memungkinkan bagi perusahaan untuk melaksanakan operasi produksi, karena faktor waktu antara oprasi itu dapat dihilangkan sama sekali atau diminimumkan. 2.3.3 Fungsi Persediaan Istilah persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumberdaya-sumberdaya perusahaan yang disimpan dalam antisipasi pemenuhan permintaan. Permintaan akan sumber daya internal ataupun eksternal meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan-bahan pembantu atau pelengkap dan komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan. Berdasarkan pendapat Tampubolon (2004: 190) pentingnya mengefektifkan sistem persediaan bahan, efisiensi, operasional perusahaan dapat ditingkatkan melalui fungsi persediaan dengan mengefektifkan fungsi sebagai berikut : 1. Fungsi decoupling Merupakan fungsi perusahaan untuk mengadakan persediaan decople, dengan mengadakan pengelompokan operasional secara terpisah, contohnya perusahaan manufaktur, skedul perakitan mesin 2. Fungsi economic size Penyimpanan dalam jumlah besar dengan pertimbangan adanya diskon atas pembelian bahan, diskon atas kualitas untuk dipergunakan dalam proses konversi, serta di dukung gudang yang memadai. 3. Fungsi antisipasi Merupakan penyimpanan bahan yang fungsinya sebagai penyelamatan jika sampai terjadi keterlambatan datangnya pesanan barang dari pemasok.
21 Tujuan utamanya adalah untuk menjaga proses produksi agar tetap berjalan dengan lancar. Adapula fungsi fleksibilitas yaitu : a) Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi. b) Untuk memberikan stock agar dapat memenuhi permintaan yang diperkirakan akan terjadi. c) Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dalam jumlah banyak dan biasanya ada diskon. d) Untuk menghindari terjadinya kekurangan stock yang dapat terjadi karena faktor seperti cuaca, kekurangan pasokan, mutu, ketidaktepatan pengiriman, dan lain-lain. e) Untuk hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. f) Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses. 2.3.4 Jenis Persediaan Persediaan pada setiap perusahaan berbeda dengan kegiatan bisnisnya.setiap jenisnya memunyai karakteristik khusus dan cara pengelolaannya juga berbeda. Jenis- jenis persediaan dapat dibedakan sebagai berikut menurut Sofjan Assauri (2008:171) : 1) Persediaan bahan baku (Raw Material Stock) Persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari suplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakan nya. 2) Persediaan bagian produk (Purchased part) Persediaan barang-barang yang terdiri dari part atau bagian yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan part lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya.
22 3) Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (Supplies stock) Persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlihatkan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi. 4) Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (Work in process / progress stock) Persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. 5) Persediaan barang jadi (Finished goods stock) Barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. 2.3.5 Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan penting bagi semua jenis perusahaan karena kegiatan ini dapat membantu tercapainya suatu tingkat efesiensi penggunaan dalam persediaan. Pada produk, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada jasa, pengendalian diutamakan pada material dan banyaknya pada jasa pasokan karena konsumsi yang sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan. Pengendalian persediaan ini meliputi perencanaan persediaan jadwal untuk pemesanan, pengaturan penyimpanan, dan lainnya. Pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : Pemilihan karyawan, pelatihan dan displin yang baik, khususnya bagi karyawan yang mempunyai akses langsung dengan persediaan barang, contohnya : supermarket, rumah makan, bagian kasir Bank, gudang. Pengendalian yang ketat saat kiriman barang yang datang dari pabrik.
23 Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dan masuk, serta fasilitas perusahaan. Misalnya dengan pengamatan atau pengawasan langsung. 2.3.5.1 Pengertian Pengendalian Persediaan Menurut pendapat Assauri (2006 : 176) : Pengawasan atau pengendalian persediaan merupakan salah satu kegiatan dari urutan kegiatan-kegiatan yang berurutan erat satu sama lain dalam seluruh operasi produksi perusahaan tersebut sesuai dengan apa yang telah direncanakan lebih dahulu baik waktu, jumlah, kuantitas, maupun biayanya. Menurut jurnalnya, Pengendalian persediaan adalah suatu aktivitas untuk menetapkan besarnya persediaan dengan memperhatikan keseimbangan antara besarnya persediaan yang disimpan dengan biaya-biaya yang ditimbulkannya. Untuk mengendalikan persediaan maka harus memenuhi persyaratanpersyaratan menurut Sofjan Assauri (2008:176) adalah sebagai berikut : a. Terdapat gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat bahan atau barang yang tetap dan identifikasi bahan atau barang tertentu. b. Sentralisasi kekuasaan dan tanggung jawab pada satu orang dapat dipercaya terutama penjaga gudang. c. Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang. d. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang e. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan yang dibagikan atau dikeluarkan dan yang tersedia dalam gudang f. Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada dalam persediaan secara langsung g. Perencanaan untuk menggantikan barang-barang yang telah dikeluarkan. Barang-barang yang telah lama dalam gudang dan barang-barang yang sudah usang dan ketinggalan zaman. h. Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin.
24 2.3.6 Biaya-Biaya Persediaan Ada beberapa biaya dalam persediaan yang menjadi faktor yang perlu diperhitungkan oleh perusahaan menurut Freddy Rangkuty (2004:16) adalah sebagai berikut : 1) Biaya Penyimpanan (Holding Cost/Carring cost) yaitu terdiri dari biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan, biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semangkin banyak atau rata-rata persediaan semangkin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan antara lain : a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan, dan sebagainya) b. Biaya modal (Opportunity cost of capital), yaitu alternatif pendapatan atas dana yang di investasikan dalam persediaan. c. Biaya keusangan. d. Biaya perhitungan fisik e. Biaya pajak persediaan f. Biaya penanganan persediaan g. Biaya barang rusak / barang retur 2) Biaya pemesanan atau pembeliaan (ordering cost atau procrunement cost). Biaya biaya ini meliputi : a. Pemroresan pesanan dan biaya ekspedisi b. Upah c. Biaya telepon d. Pengeluaran surat-menyurat e. Biaya pengepakan dan penimbangan f. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan g. Biaya pengiriman dari gudang ke toko-toko h. Biaya utang lancar dan sebagainya. 3) Biaya penyiapan (manufacturing) atau set up cost.hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik perusahaan, perusahaan menghadapi
25 biaya penyiapan(set up cost) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari : a. Biaya persiapan tenaga kerja langsung b. Biaya penjadwalan c. Biaya ekspedisi dan sebagainya 4) Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage cost) adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaanbarang. Biaya-biaya yang termasuk biaya yang kekurangan bahan adalah sebagai berikut : a. Kehilangan kesempatan penjualan b. Kehilangan pelanggan c. Jumlah quantity (pemesanan khusus) d. Selisih harga atau biaya kesempatan menerima keuntungan e. Terganggunya operasi f. Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial dan sebagainya. 2.3.7 Sistem Pengendalian dan Perancanaan Persediaan Sistem persediaan adalah suatu mekanisme mengani bagaimana mengelola masukan-masukan yang sehubungan dengan persediaan menjadi output, untuk itu diperlukan umpan balik agar output memenuhi standar tertentu. Mekanisme sistem ini adalah pembuatan serangkaian kebijakan yang memonitor tingkat persediaan, menentukan persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan untuk menetapkan dan menjamin tersedianya produk jadi, barang dalam proses, sampai pada ke konsumen dengan optimal. Yang dimaksud optimal disini adalah meminimasi biaya total yang terkait dengan persediaan, yaitu biaya penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya kekurangan persediaan. Untuk menentukan pengendalian persediaan barang yang efektif maka diperlukan tujuan perencanaan yang efektif pula dan merupakan kegiatan pengendalian (Controlling). Adapun tujuan perencanaan persediaan adalah : a. Agar jumlah persediaan bahan yang tersedia tidak terlalu banyak, artinya dalam jumlah yang cukup efesien dan efektif.
26 b. Operasi perusahaan khususnya proses produksi dapat berjalan secara efesiensi dan efektif. c. Implikasi penyediaan bahan yang efesiensi demi untuk kelancaran proses produksi, berarti harus disediakan investasi sejumlah modal dalam jumlah yang memadai. Untuk mengatur tingkat persediaan dalam jumlah,mutu dan waktu yang tepat. Maka diperlukan pengendalian persediaan yang efektif dan efesien. 2.4 Economic Order Quantity (EOQ) 2.4.1 Pengertian Economic Order Quantity Setiap perusahaan harus bisa mempertimbangkan dan menentukan jumlah persediaan barang yang tepat agar tidak terjadi penumpukan barang dan supaya biaya-biaya yang ditanggung tidak terlalu besar. Menurut Pardede, Pontas M (2005:422), menyatakan bahwa Economic Order Quantity menunjukkan sejumlah barang yang harus dipesan untuk tiap kali pemesanan agar biaya persediaan keseluruhan menjadi sekecil mungkin. Menurut jurnalnya, The classical economic order quantity (EOQ) model assumes that items produced are of perfect quality and that the unit cost of production is independent of demand, yang artinya Kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) dapat diasumsikan bahwa barang yang dihasilkan memiliki kualitas yang sempurna dan biaya unit produksi adalah independen dari banyaknya permintaan. Model EOQ diatas hanya dapat dibenerkan apabila asumsi-asumsi berikut dapat dipenuhi menurut Petty, William,Scott dan david (2005:278) adalah: 1. Permintaan konstan dan seragam meskipun model EOQ (Economic Order Quantity) mengasumsikan permintaan konstan, permintaan sesungguhnya mungkin bervariasi dari hari kehari. 2. Harga per unit konstan memasukan variabel harga yang timbul dari diskon kuantitas dapat ditangani dengan agak mudah dengan cara memodifikasi
27 model awal, mendifinisikan kembali biaya total dan menentukan kuantitas pesanan yang optimal. 3. Biaya pemesanan konstan, biaya penyimpanan per unit mungkin bervariasi sangat besar ketika besarnya persediaan meningkat. 4. Biaya pemesanan konstan, meskipun asumsi ini umumnya valid, pelanggan dapat diakomodir dengan memodifikasi model EOQ (Economic Order Quntity) awal dengan cara yang sama dengan yang digunakan untuk harga per unit variabel. 5. Pengiriman seketika, jika pengiriman tidak terjadi seketika yang merupakan kasus umum, maka model EOQ (Economic Order Quantity) awal harus dimodifikasi dengan cara memesan stock pengaman. 6. Pesanan yang independent, jika multi pesanan menghasil kan penghematan biaya dengan mengurangi biaya administrasi dan transportasi maka model EOQ awal harus dimodifikasi kembali. Menurut pendapat Herjanto, Eddy (2007:245), EOQ merupakan salah satu model klasik, diperkenalkan oleh FW Harris pada tahun 1914, tetapi paling banyak dalam teknik pengendalian dan paling banyak dipergunakan sampai saat ini karena mudah penggunaannya. Ada 3 cara dalam menentukan Economic Order Quantuity, yaitu : 1) Tabular Approach Penentuan jumlah pesanan yang ekonomis dengan Tabular approach dilakukan dengan cara menyusun suatu daftar atau table jumlah pesanan dan jumlah biaya per tahun. 2) Graphical Aproach
28 Penentuan jumlah pesanan economis dengan cara Graphical approach dilakukan dengan cara menggambar grafik-grafik carying cost dan total cost dalam satu gambar, dimana sumbu horizontal jumlah pesanan (order) per tahun, sumbu vertical besarnya biaya dari ordering cost, carying cost dan total costs. 3) Dengan menggunakan rumus (Formula Approach) Cara penentuan jumlah pesanan ekonomis dengan menurunkan didalam rumus-rumus matematika dapat dilakukan dengan cara memperhatikan jumlah biaya persediaan yang minimum terdapat, jika ordering costs sama dengan Carying costs. Untuk menghitung EOQ dapat dilakukan dengan rumus : Dimana : D = Jumlah Kebutuhan Barang (unit / tahun) S / Co = Biaya Pemesanan atau Biaya Setup (rupiah / pesanan) H / Ch = Biaya Penyimpanan (rupiah / unit / tahun) EOQ/Q* = Jumlah Pemesanan (unit / pesanan) Frekuensi pesanan (F), merupakan permintaan pertahun dibagi dengan jumlah pesanan dalam satu tahun menunjukkan orders per period, sehingga jumlah frekuensi pesanan yang palingekonomis adalah : F = D/Q* F = Frekuensi Pemesanan Jika 1 tahun sama dengan 365 hari, maka jangka waktu antar tiap pesanan adalah : T = Jumlah hari kerja per tahun Frekuensi
29 T = Jarak waktu antar pesanan (tahun, hari) Titik pemesanan ulang (Reorder Point ROP) Titik pemesanan ulang (Reorder Point ROP) adalah tingkat persediaan dimana harus dilakukan pemasanan kembali. Menurut Freddy Rangkuty (2004:83) adalah strategi operasi persediaan merupakan titik pemesanan yang harus dilakukan suatu perusahaan sehubungan dengan adanya Lead time dan safety stock. Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali adalah : 1. Lead time Lead time adalah waktu dimana pemesanan dan penerimaan pesanan diketahui dan bersifat konstan. Lead time mempengaruhi besarnya bahan baku yang digunakan selama masa lead time. Lead Time = 2. Biaya variabel yang muncul hanya biaya pemasangan atau pemesanan dan biaya penyimpanan persediaan sepanjang waktu. 3. Persediaan Pengaman (Safety Stock), yaitu jumlah persediaan bahan minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambata datangnya bahan baku, sehingga tidak terjadi stagnasi.
30 Untuk menghitung Re-Order Point dapat dilakukan dengan rumus dari Harjanto Eddy ( 2007:259-260) : ROP = d x L Atau ROP = SS + (LT x DD) Dimana : DD = pemakaian rata-rata per hari (unit) LT = waktu tenggang atau waktu hari kerja (lead time) Safety Stock Menurut Sofjan Assauri(2004:186), safety stock yaitu persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadi kekurangan bahan (Stock Out). Berikut adalah beberapa metode penentuan safety stock : Dalam menentukan safety stock terdapat metode yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai berikut : 1. Intuisi Persediaan ditentukan berdasarkan jumlah safety stock pengalaman sebelumnya misalnya 1,5 kali; 1,4 kali dan seterusnya selama lead time. 2. Service level tertentu Metode ini mengukur seberapa efektif perusahaan mensuplai permintaan barang dari stocknya. Dalam perhitungan digunakan probalitas untuk memenuhi permintaan, untuk itu diperlukan informasi yang lengkap tentang probalitas berbagai tingkatan permintaan selama lead
31 time karena sering kali terjadi variasi. Variasi ini disebabkan oleh fluktuasi lama lead time dan tingkat permintaan rata-rata. 3. Permintaan dengan distribusi empiris. Metode ini didasarkan pada pengalaman empiris dimana dalam penentuan stock didasarkan pada kondisi riil yang dihadapi oleh perusahaan. 4. Permintaan distribusi normal Permintaan yang dilakukan oleh beberapa pelanggan memiliki jumlah yang bebeda-beda, walaupun demikian dengan menggunakan asumsi permintaan bersifat total akan dapat dilakukan perhitungan dengan distribusi normal. 5. Permintaan berdistribusi Poisson Pada saat jumlah permintaan total merupakan permintaan dari beberapa pelanggan dimana setiap pelanggan hanya membutuhkan sedikit barang, maka sedikt sekali kemungkinan produsen akan memenuhi kebutuhan satu pelanggan dalam jumlah yang besar.dengan adanya rata-rata tingkat pemesanan yang konstan dan interval waktu jumlah pemesanan tidak tergantung pada yang lainnya,maka penentuan safety stocknya dapat menggunakan pendekatan distribusi poisson dengan syarat jumlah permintaan rata-rata selama lead time sama atau kurang dari 20. 6. Lead time tidak pasti Adanya jumlah permintaan yang tidak pasti pada periode tertentu akan berakibat lead time untuk setiap siklus pemesanan bervariasi. Untuk itu perusahaan akan berusaha menyediakan safety stock atau buffer stock selama lead time. 7. Biaya stock out Peningkatan biaya penyimpanan akan meningkat service level, sehingga semua usaha yang digunakan untuk menutup semua level yang
32 memungkinkan pada saat terjadi lead time permintaan merupakan tujuan yang sangat sulit dicapai. Untuk semua produk, permintaan maksimum akan lebih murah dibandi nngkan dengan terjadinya stockout.permasalahannya adalah menentukan tingkat safety stock yang dapat menyeimbangkan biaya penyimpanan dengan biaya safety stockout. Untuk menafsir besarnya safety stock, dapat dipakai cara yang relatif lebih teliti yaitu dengan metode sebagai berikut : 1) Metode Perbedaan Pemakaian Maksimum dan Rata-Rata. Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara pemakaian maksimum dengan pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu (misalnyaperminggu), kemudian selisih tersebut dikalikan dengan lead time. Safety Stock = (Pemakaian Maksimum Pemakaian Rata-Rata) Lead Time 2) Metode Statistika. Untuk menentukan besarnya safety stock dengan metode ini, maka dapat digunakan program komputer kuadrat terkecil (least square). 2.4.2 Meminimalisasi Biaya Tujuan dari kebanyakan model persediaan adalah untuk meminimisasi biaya total (keseluruhan). Dengan biaya biaya yang biasanya ada di perusahaan, biaya yang signifikan adalah biaya pemasangan (pemesanan) dan biaya penahanan (penyimpanan). Biaya biaya yang lainnya, seperti biaya persediaan itu sendiri, sifatnya konstan. Maka, dengan meminimisasi jumlah biaya pemasangan dan penahanan, kita juga meminimisasi biaya total. Dengan model EOQ, jumlah pesanan yang optimal akan muncul di titik dimana biaya pemasangan totalnya sama dengan biaya penahanan total. Adapula persamaan yang langsung mencari nilai Q* atau EOQ, tahapannya adalah : 1. Mengembangkan persamaan untuk biaya pemasangan atau pemesanan 2. Mengembangkan persamaan untuk biaya penahanan atau penyimpanan
33 3. Menetapkan biaya pemasangan sama dengan biaya penahanan 4. Menyelesaikan persamaan dengan hasil angka jumlah pesanan yang optimal. Dengan menggunakan variabel variabel dibawah ini, kita dapat menentukan biaya pemasangan dan penyimpanan, sehingga didapatkan nilai Q* : Q = Jumlah barang setiap pesanan Q* = Jumlah optimal barang per pesanan (EOQ) D = Permintaan tahunan barang persediaan, dalam unit S = Biaya pemasangan atau pemesanan untuk setiap pesanan H = Biaya penahanan atau penyimpanan per unit per tahun 1. Biaya Pemasangan tahunan atau Biaya Pemesanan (Ordering Cost) = (Jumlah pesanan yang dilakukan per tahun) (Biaya pemasangan atau pemesanan setiap kali pesan) atau, = (Permintaan tahunan / Jumlah barang setiap pemesanan) (Biaya pemesanan atau pemasangan setiap pesanan) = (D/Q) (S) 2. Biaya Penyimpanan tahunan atau Biaya Penahanan (Holding Cost) = (Tingkat persediaan rata rata) (Biaya penyimpanan per unit per tahun) atau, = (Jumlah pesanan / 2) (Biaya penyimpanan per unit per tahun. = (Q/2)(H)
34 3. Jumlah pesanan optimal ditemukan pada saat biaya pemasangan tahunan sama dengan biaya penyimpanan tahunan, yakni : = (D/Q) (S) = (Q/2) (H) = S 4. Untuk mendapatkan biaya total, maka dapat dihitung dengan menggabungkan Biaya Pemesanan dan Biaya Penyimpanan, yakni : TC = (D/Q) (S) + (Q/2) (H) = S 2.5 QM for Windows Pada penelitian ini di gunakan software QM for Windows. QM for Windows adalah sebuah software yang dirancang untuk melakukan perhitungan yang diperlukan pihak manajemen untuk mengambil keputusan di bidang produksi dan pemasaran. Software ini dirancang oleh Howard J. Weiss tahun 1996 untuk membantu menejer produksi khususnya dalam menyusun prakiraan dan anggaran untuk produksi bahan baku menjadi produk jadi atau setengah jadi dalam proses pabrikasi. Software ini dibekali beberapa modul, namun kali ini saya akan membahas pengoperasian modul forecasting saja. Yang patut diketahui, software ini dirancang hanya untuk membantu perhitungannya saja jadi kita harus dapat menginterpretasikan masalah dan teori forecasting serta inventory.
35 2.6 Kerangka Pemikiran CV. Andela Jaya Forecasting Naive Method Exponential Smoothing Moving Averages Exponential Smoothing with Trend Weighted Moving Averages Linear Regression MAD dan MSE Inventory EOQ Safety Stock Holding Cost Ordering Cost Ordering per Period Reorder Point Implikasi Hasil Penelitian (Rekomendasi)
Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran 36