1. TUJUAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI Kode : POB-DATA-302 1.1. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, serta kemajuan dalam segala bidang berlangsung dengan sangat pesat. Hal ini pun terjadi di lingkungan masyarakat ilmiah lingkungan IPB dan di luar IPB. Sehingga semakin banyak, beragam dan semakin kompleksnya kebutuhan masyarakat pemustaka yang menjadi sasaran dan target layanan Perpustakaan IPB. Sudah barang tentu ini berpengaruh kepada Perpustakaan IPB, yaitu semakin banyak dan beragam serta semakin kompleksnya kegiatan dan pekerjaan di lingkungan Perpustakaan IPB. Sebagai akibat dari perubahan pesat itu, sering terjadi kegiatan yang tumpangtindih atau bahkan ada kegiatan yang tidak jelas siapa yang harus mengerjakannya di lingkungan Perpustakaan IPB.. 1.2. Untuk mengurangi dan meminimalkan tumpang-tindih kegiatan itu serta menjamin agar setiap pekerjaan yang harus dilakukan ada yang bertanggungjawab mengerjakannya, maka dirasa perlu untuk melakukan penataan ulang Tugas Pokok dan Fungsi serta Mekanisme Kerja di lingkungan Perpustakaan IPB, agar pelayanan prima Perpustakaan IPB dapat dilaksanakan dengan baik. 2. RUANG LINGKUP 2.1. Prosedur operasional baku ini mendukung Visi dan Misi IPB tersebut dan dalam menghadapi tantangan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini, maka Visi Perpustakaan IPB tahun 2013 adalah: Menjadikan Perpustakaan IPB sebagai sistem layanan informasi, deposit dan kearsipan yang berbasis teknologi informasi yang mendukung riset kelas dunia dengan kompetensi utama pertanian tropika dan biosains serta berkarakter kewirausahaan. 3. DEFINISI 3.1. DKSI: Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi. 3.2. Mahasiswa: mahasiswa reguler IPB atau mahasiswa non reguler dari perguruan tinggi lain, atau anggota masyarakat yang telah terdaftar dalam penyelenggaraan mata kuliah tertentu. 3.3. Pendidik: dosen tetap di lingkungan IPB yang telah memenuhi persyaratan kualifikasi pendidikan. 3.4. Teknologi informasi dan komunikasi (TIK): perangkat teknologi yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak baik komputer maupun telekomunikasi untuk mencatat, menyimpan, mengolah, dan menyebarkan informasi. 3.5. Karya Ilmiah: hasil pemikiran civitas akademika IPB meliputi dosen, peneliti, dan mahasiswa yang diakui secara akademis baik secara nasional maupun internasional. 3.6. Arsip: Kumpulan berkas baik ilmiah maupun tidak yang tersimpan secara cetak maupun digital di perpustakaan IPB. Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB 1
4. REFERENSI INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI Kode : POB-DATA-302 4.1. Undang-undang RI Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 4.2. Undang-undang RI Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan; 4.3. Undang-undang RI Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem pendidikan Nasional; 4.4. Undang-undang RI Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan; 4.5. Undang-undang RI Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; 4.6. Undang-undang RI Nomor 14 tahun 2008 tentang Kebebasan Informasi Publik; 4.7. Undang-undang RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan; 4.8. Peraturan Pemerintah RI Nomor 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam 4.9. Peraturan Pemerintah Nomor 66 tahun 2010 tentang Pengelolaan Perguruan Tinggi; 4.10. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 132/KEP/M.PAN/12/2002 tentang Jabatan Pustakawan dan Angka Kreditnya; 4.11. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 2 tahun 2008 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya; 4.12. Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor No.06/I3/PL/2010 tentang Serah Simpan Karya Ilmiah di Lingkungan Institut Pertanian Bogor; 4.13. Ketetapan MWA IPB No. 17/MWA-IPB/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga IPB; 4.14. Ketetapan MWA IPB No.72/MWA-IPB/2008 tentang Pengangkatan Rektor IPB tahun 2007-2012; 4.15. Ketetapan MWA IPB No. 77/MWA-IPB/2008 tentang Struktur Organisasi IPB; 5. KETENTUAN UMUM No. Uraian Kerja Tercetak No. Uraian Kerja Digital 1. Mulai 2. Menerima dan memeriksa dokumen (STD) dan softfile 3. Memasukkan data dokumen oleh civitas 4. Memberikan tanda bukti penerimaan dokumen 5. Menyalin softfile ke harddisk 6. Menyalin abstrak untuk penyusunan bibliografi IV Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB 2
7. Memisahkan dokumen tercetak dan digital 1. Menerima dokumen dalam format PDF 8. Melakukan registrasi dokumen 9. Melakukan pengindeksan subjek 2. Menstandarkan nama file 3. Mengolah file 10. Melengkapi data bibliografi 4. Melakukan kontrol mutu file 11. Melakukan kontrol mutu 12. Mengindeks database 13. Membuat kelengkapan bahan perpustakaan 5. Menerima metadata 14. Mengirim dokumen dan daftar kirim ke pelayanan dan metadata ke server 15. Mengerakkan dokumen 6. Menambahkan link pada metadata 16. Siap melayankan dokumen 7. Menggabung data ke server dan Siap dilayankan 17. Selesai 8. Selesai Keterangan: Pengadaan dan Digital Pelayanan Transisi Ke Proses Lain Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB 3
6. PROSEDUR MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP STATIS (Akuisisi,, dan Pelayanan) No. Uraian Kerja Tercetak No. Uraian Kerja Digital 1. Mulai 2. Akuisisi arsip statis dari unit kerja 3. Memeriksa dan memilah arsip statis berdasarkan Kriteria Arsip Statis IPB 4. Mengolah fisik arsip statis 5. Memasukkan data arsip statis ke komputer 6. Mengalihkanmediakan/ preservasi arsip statis 7. Memasukkan fisik Arsip Statis ke boks 1. Mengolah database dan file digital arsip statis 2. Menggabung database ke dalam sistem otomasi arsip 8. Memberi label pada boks 9. Menata boks arsip statis di lemari arsip (Roll-o- Pact) 10. Menyediakan layanan arsip statis 3. Menyiapkan database dan arsip statis digital dalam sistem otomasi untuk mendukung layanan arsip 4. Selesai 11. Selesai Keterangan: Pengembangan Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB 4
MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF (Akuisisi,, dan Pelayanan) No. Uraian Kerja Tercetak No. Uraian Kerja Digital 1. Mulai 2. 2Menerima dan memeriksa arsip inaktif dari unit kerja 3. 3Memeriksa dan memilah arsip statis berdasarkan Klasifikasi Arsip IPB dan Jadwal Retensi Arsip IPB 4. 6Mengolah fisik arsip inaktif 5. 7Memasukkan data arsip inaktif ke komputer 6. 9Memasukkan fisik arsip statis ke boks 1. Mengolah database arsip inaktif 7. Memberi label pada boks 2. Menggabung database ke dalam sistem otomasi arsip 8. Menata boks arsip inaktif di lemari arsip (Roll-o- Pact) 3. Menyiapkan database dalam sistem otomasi untuk mendukung layanan arsip 9. 1Menyediakan layanan 0arsip inaktif 4. Selasi 10. Selesai Keterangan: Pengembangan Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB 5
7. DOKUMEN PENDUKUNG 7.1. Standar Nasional Indonesia Nomor 7330 tahun 2009 tentang Perpustakaan Perguruan Tinggi; 7.2. Standar Perpustakaan Perguruan Tinggi Kategori C, terbitan Perpustakaan Nasional RI tahun 2001; 7.3. Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi; 7.4. Prosedur Operasional Baku (Standard Operation Procedure) Perpustakaan IPB tahun 2009; 8. Penanggung Jawab : Subdit Data Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB 6