BAB II PROFIL PT. KPBN CABANG MEDAN A. Sejarah Ringkas Kantor Pemasaran Bersama (KPB-PTPN) PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV dibentuk berdasarkan hasil kesepakatan bersama Direksi PN/PTP Perkebunan I XXXII, pada tanggal 27 Februari 1990 di Jakarta yang disetujui oleh Menteri Pertanian dengan Surat Keputusan Menteri Pertanian Nomor: 166/Kpts/OT. 10/3/1990 tanggal 8 Maret 1990. Berdasarkan keputusan Badan Musyawarah Direksi (BMD) PTPN No. 15/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 1998, diadakan penyempurnaan Struktur Organisasi KPB-PTPN dan sesuai Keputusan BMD PTPN No. 15/BMD-PTPN/Kpts/XII/2001 tanggal 7 Desember 2001 Struktur Organisasi KPB-PTPN PTPN diadakan perubahan/penyempurnaan kembali. Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV didirikan dengan tujuan untuk melaksanakan pemasaran berbagai komoditi perkebunan hasil produksi PTPN dengan berpegang pada prinsip ekonomi dan tugas-tugas Badan Usaha Milik Negara agar didapat manfaat yang sebesar-besarnya bagi BUMN yang bersangkutan. Mekanisme hubungan kerja antara BMD-PTPN, Dewan Pengawas dan KPB-PTPN diatur dan ditetapkan dalam keputusan BMD-PTPN No. 14/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 4 Juni 1998. PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran komoditas perkebunan sebagai perubahan
bentuk/transformasi dari Kantor Pemasaran Bersama PT Perkebunan Nusantara I-XIV. PT. KPBN merupakan Perseroan Terbatas yang dibentuk oleh Direktur Utama PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI bertindak untuk dan atas nama PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI (Persero) melalui Perjanjian Antara PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI Tentang Pendirian Perseroan Terbatas di bidang pemasaran komoditas perkebunan pada tanggal 16 Nopember 2009 di hadapan notaris N.M Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta dan telah mendapatkan pengesahan status badan hukum berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor: AHU- 60488.AH.01.01.Tahun 2009 tertanggal 11 Desember 2009. Perubahan status menjadi Perseroan Terbatas tersebut sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari strategi PTPN I s.d PTPN XIV dan PT. RNI untuk memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusunan ulang komponen-komponen korporat yang dimiliki PT. KPBN dalam menuju performa perusahaan sebagai perusahaan penyedia jasa pemasaran perkebunan yang semakin produktif dan memiliki keunggulan kompetitif di pasar domestik dan pasar internasional. Sejalan dengan rencana pengembangan pemasaran komoditas perkebunan, PT. KPBN juga melakukan kegiatan usaha di Bidang Logistik Komoditas Perkebunan yang merupakan kelanjutan pelaksanaan Pengembangan Usaha Bidang Logistik pada tahun 2013. Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi PT. Kharisma Pemasaran
Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan. 1. Visi PT. KPBN Cabang Medan Menjadi Trading House Komoditas perkebunan Indonesia yang unggul dan terpercaya. 2. Misi PT. KPBN Cabang Medan Menyelenggarakan pemasaran komoditas perkebunan Indonesia dengan berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberi manfaat yang sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli. B. Struktur Organisasi Dalam rangka memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang maka perlu di bentuk struktur organisasi yang baik, sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika, dan terkoordinir. Struktur organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 (tiga) orang Direksi yang terdiri dari: 1. Direktur Utama. 2. Direktur Operasional. 3. Direktur Keuangan, SDM, dan Umum. Dibantu oleh para manajer serta bertanggung jawab kepada komisaris dan pemegang saham. Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro industri, PT. KPBN pusat (Jakarta) dibantu oleh 3 (tiga) Kantor Cabang, yakni sebagai berikut: 1. PT. KPBN Cabang Medan.
2. PT. KPBN Cabang Surabaya. 3. PT. KPBN Perwakilan Dubai. Kantor Cabang/Perwakilan PT. KPBN adalah kantor yang melaksanakan tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. KPBN dan bertanggung jawab kepada Direksi PT. KPBN. Struktur organisasi ini sesuai dengan Surat Keputusan Direksi PT. KPBN No.01/KPB/Kpts/21- SDM/I/2010 tanggal 08 Januari 2010. Struktur organisasi PT. KPBN dapat dilihat di bawah ini. PT. KPBN CABANG MEDAN MANAJER URUSAN PENJUALAN URUSAN LOG. 1 SAWIT & KARET URUSAN LOG. 2 TEH & KAKAO URUSAN KEUANGAN, SDM & UMUM ASS. MANAJER ASS. MANAJER ASS. MANAJER ASS. MANAJER Bidang Pra Shipment Bidang Pra Shipment Bidang Keuangan Bidang Shipment Bidang Shipment Bidang SDM Bidang After Shipment Bidang After Shipment Bidang Umum Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan Sumber : PT. KPBN Cabang Medan
Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM & Umum PT. KPBN Cabang Medan dapat diuraikan sebagai berikut: URUSAN KEUANGAN, SDM & UMUM ASS. MANAJER Bidang Keuangan Bidang SDM Bidang Umum Anggaran/Pembiayaan/Verifikasi Kasir/Moker/Bank Valas Bank Pembukuan/Akuntansi Kepegawaian/Personalia Pengembangan/Diklat Kerohanian Kesehatan Sekretariat Kehumasan Urta Puskom/Teknologi Informasi Gambar II.2 Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM & Umum PT. KPBN Cabang Medan Sumber : PT. KPBN Cabang Medan C. Job Description Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT. KPBN Cabang Medan yang terdiri dari : 1. Manajer Tugasnya adalah : a. Membantu Direktur Utama PT. KPBN melaksanakan tindak lanjut hasil transaksi penjualan PT. KPBN Jakarta dan PTPN. b. Mengkoordinir, mengawasi, dan membimbing Asisten Manajer dan Karyawan/ti agar tercapai hasil kerja dan pelayanan yang maksimal.
c. Memonitor persediaan barang di gudang/tangki timbun PTPN. d. Memonitor pelaksanaan pengapalan barang PTPN & Pembeli. e. Memonitor persiapan dokumen pengapalan s/d pencairan wesel dari hasil penjualan ke Bank Devisa dan langsung ditransfer ke rekening PTPN yang bersangkutan. f. Mengusulkan kenaikan golongan/berkala Karyawan PT. KPBN Cabang Medan kepada Direktur Utama. g. Mengkoordinir, memonitor, dan menyelesaikan segala pekerjaan dan permasalahan di PT. KPBN Cabang Medan. h. Memonitor pelaksanaan pengelolaan Keuangan PT. KPBN Cabang Medan sesuai dengan Anggaran yang tersedia. i. Memonitor/memeriksa dan mengusulkan RKAP PT. KPBN Cabang Medan kepada PT. KPBN Jakarta. j. Melaksanakan tugas-tugas lain bila diperlukan oleh Direktur Utama. 2. Bagian Urusan Penjualan Tugasnya adalah : a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit dan tetes Molasses. b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender. c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan pasar harian Malaysia dll.
d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri. e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan. f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit. g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke PT. KPBN Jakarta. h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil tender Inti Sawit. i. Meneliti/ memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti Sawit/Molasses. j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit. k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan. l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit. 3. Bagian Urusan Log. 1 Sawit & Karet Tugasnya adalah : a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari
PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit dan tetes Molasses. b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender. c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan pasar harian Malaysia dll. d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri. e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan. f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit. g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke PT. KPBN Jakarta. h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil tender Inti Sawit. i. Meneliti/ memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti Sawit/Molasses. j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit. k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan Karet dan Sawit. 4. Bagian Urusan Log. 2 Teh & Kakao Tugasnya adalah : a. Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, L/C nominasi dan bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya. b. Menjawab dan menindaklanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2 Teh & Kakao. c. Memonitor kelengkapan dokumen dan negosiasi wesel pada advise/negotiating Bank serta menyelesaikan discrepancy pada Negotiating/Paying Bank. d. Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang berhubungan dengan Log-2 Teh & Kakao. e. Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan S/I dan dokumendokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen pendukungnya sudah dilengkapi. f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2 Teh & Kakao yang diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya. g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer. h. Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan. 5. Bagian Urusan Keuangan, SDM & Umum Tugasnya adalah:
a. Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggungjawaban Keuangan kantor Cabang Medan. b. Mengontrol dan memeriksa bukti-bukti keluar masuk Kas/Bank serta data-data pendukungnya. c. Memantau dropping/transfer Modal Kerja dari Kantor Pusat. d. Memantau dan meneliti pembuatan daftar gaji dan hak-hak Karyawan lainnya. e. Mengontrol pembukuan atas semua transaksi keuangan di Kantor Cabang Medan. f. Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya. g. Mengkoordinir SDM sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh kantor pusat. h. Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor cabang Medan. i. Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk kepentingan Karyawan maupun pemeliharaan aset-aset kantor cabang. j. Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang. k. Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH serta penyelesaian rampung PPH Karyawan. l. Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim pemeriksa baik intern maupun extern.
m. Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU. n. Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang Medan kepada masing-masing Karyawan. o. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dengan sebaik-baiknya. D. Kinerja Usaha Terkini Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada PT. KPBN Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja terkini yang dijalankan perusahaan adalah : 1. Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses tanaman, produksi, pabrik sampai dengan proses bisnis administrasi. 2. Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen utama dan pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik dengan pembeli. 3. Melaksanakan studi banding (Benchmark) secara berkala.
E. Rencana Usaha Rencana usaha PT. KPBN Cabang Medan antara lain : 1. Jadwal penyelesaian dokumen pengapalan dan pembayaran dapat terukur. 2. Penempatan SDM yang memiliki kemampuan dan pengalaman dibidangnya. 3. Memaksimalkan kinerja masing-masing urusan. 4. Memaksimalkan penggunaan Kantor Cabang Pembantu/Perwakilan di Pelabuhan Belawan.