KAJIAN PERMASALAHAN PENERAPAN MANAJEMEN MUTU TERPADU (Kasus: CV. Putri Segar Lembang, Jawa Barat) Oleh : MOCHAMMAD MARWAN A14103687 PROGRAM SARJANA EKSTENSI MANAJEMENAGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2008
RINGKASAN MOCHAMMAD MARWAN. Kajian Permasalahan Penerapan Manajemen Mutu Terpadu (Kasus : CV. Putri Segar Lembang, Jawa Barat). Dibawah bimbingan NETTI TINAPRILLA Sayuran merupakan salah satu komoditas yang banyak mengandung vitamin, protein, karbohidrat, air, dan mineral yang sangat berguna bagi tubuh. Adanya peningkatan jumlah konsumsi dari tahun-ketahun harus diiringi dengan jumlah produksi untuk mengimbangi permintaan sayuran. Kondisi tersebut menuntut adanya pengadaan sayuran yang bermutu. Tuntutan terhadap kualitas dan didorong oleh perkembangan bisnis ritel modern, karena ritel modern sangat mementingkan mengenai kualitas. CV. Putri Segar merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang distributor sayuran segar yang memanfaatkan peluang tersebut. Manajemen Mutu Terpadu (MMT) merupakan pendekatan untuk meningkatkan efektifitas dan daya lentur sebuah bisnis secara keseluruhan, dengan berpusat disekitar mutu. Untuk mengetahui permasalahan apa yang paling berpengaruh terhadap penerapan MMT, maka dapat dirumuskan masalah dengan menggunakan suatu metode analisis yaitu Proses Hirarki Analitik (PHA) yang diidiskusikan terlebih dahulu dengan pihak perusahaan. Penggunaan PHA tersebut dimulai dengan mengidentifikasi permasalahan yang dilanjutkan dengan penyusunan struktur hirarki, sehingga dapat memprioritaskan masalah yang akan dihadapi dan mampu menentukan kebijakan dengan mempertimbangkan masalah yang dihadapi dalam rangka peningkatan kualitas. Setelah struktur hirarki selesai kemudian dilakukan pengukuran skala prioritas dengan menggunakan software Expert Choice version 2000 yang dapat dijelaskan dalam bentuk gambar, uraian, dan tabel. Teknik pengendalian mutu yang diterapkan oleh CV. Putri Segar terbagi menjadi pengendalian mutu di bagian pengadaan, pengendalian mutu di bagian proses, pengendalian mutu di bagian distribusi dan pengendalian mutu di bagian keuangan. Pengendalian mutu dilaksanakan mulai dari pemilihan petani mitra atau pemasok. Pemasok yang dipilih adalah pemasok yang mampu mensuplai sayuran dengan kuantitas dan kualitas yang memenuhi standar antara lain warna, bentuk, ukuran, dan tingkat kematangan. Pengendalian mutu di bagian proses ini dihadapkan pada permasalahan tingginya biaya bahan pengemas serta waktu proses yang cukup lama sehingga sering terjadi keterlambatan pengiriman ke pihak retail. Pengendalian mutu di bagian distribusi harus memperhatikan kecepatan pengiriman yang di jadwalkan oleh konsumen (Misal: Sayuran harus sampai pada toko/tangan konsumen H-1 (1 hari sebelum dijual)) hal ini sangat berkaitan dengan delivery speed dan service level yang diberlakukan oleh konsumen tersebut. Pengendalian mutu di bagian keuangan yang terpenting harus dilakukan CV Putri Segar adalah pengawasan kontrak kerja antar pelanggan, dalam hal ini pengawasan lebih ditekankan pada waktu pembayaran order dan pembelian produk dari CV. Putri Segar. Masalah yang dihadapi oleh CV. Putri Segar dalam menerapkan MMT meliputi mutu, biaya, kontinuitas, dan waktu. Faktor penyebab dari masalah tersebut antara lain : sarana, sistem dan keuangan. Struktur hirarki permasalahan dalam penelitian ini terdiri dari lima tingkat dimana
tingkat pertama merupakan fokus permasalahan. Tingkat 2 adalah kriteria permasalahan utama dan harus segera diperbaiki adalah masalah mutu,, ini didukung oleh data yang ada bahwa masih banyaknya sayuran yang ditolak oleh swalayan (Lampiran 1). Pada tingkat 3 merupakan sub kriteria masalah dimana merupakan suatu penjabaran dari tingkat 2 (masalah), yang menjadi permasalahan utama dan perlu ditingkatkan adalah mutu sayuran kemasan. Untuk masalah biaya, yang perlu diefisiensikan adalah sub kriteria masalah biaya pengemasan Mengenai masalah waktu yang harus dibenahi adalah waktu proses. Faktor penyebab (tingkat 4) yang menjadi permasalahan utama yang paling berpengaruhi bagi perusahaan adalah sub faktor penyebab sistem. Tingkat 5 merupakan sub faktor penyebab yang merupakan penjabaran dari tingkat 4. Sub faktor penyebab yang harus segera dilakukan langkah perbaikan untuk faktor penyebab sistem adalah pelaksanaan. Pelaksanaan yang baik dan disiplin dari pegawai dalam proses sayuran harus lebih ditingkatkan lagi. Pada sub faktor penyebab sarana, yang menjadi sub faktor penyebab utama dan perlu dilakukan penanganan ialah alat dan bahan. Pada bagian faktor penyebab keuangan yang menjadi sub faktor penyebab utama dan perlu dibenahi ialah alokasi dana yang kurang baik. Langkah-langkah perbaikan yang dapat dipertimbangkan dalam meningkatkan mutu antara lain : 1)Menambah sarana yang dibutuhkan terutama pada tahap pengadaan, proses dan pengiriman. Pada tahap pengadaan produk setidaknya dibutuhkan satu mobil Pick-Up untuk mengangkut sayuran dari pedagang pengumpul. Pada tahap proses perlu beberapa alat yang perlu ditambah, misalnya alat wrapping ditambah 3 buah, kipas pengering ditambah 1 buah, selotip dispenser ditambah 3 buah, serta container harus ada yang diganti sangat perlu ditambah sebanyak 100 buah. 2) Memperbaiki koordinasi dan proses pengambilan keputusan agar lebih mudah dan efisien, misalnya dengan menunjuk orang yang paling bertanggung jawab pada setiap bagian. Hal ini sangat bermanfaat baik untuk direktur utama maupun para pekerja. 3) Karyawan baru sebaiknya tidak langsung diberikan tanggung jawab pada bagian yang membutuhkan ketelitian dan pengalaman misalnya pada tahap pengemasan atau sortasi produk awal yang membutuhkan ketelitian seperti brocolly, lettuce, tomat dan sawi. Sebaiknya karyawan baru diberikan masa percobaan dengan menangani kegiatan yang tidak terlalu berkaitan dengan pengemasan produk, misalnya hanya melakukan pencucian produk awal dan menimbang sayuran yang diterima dan dikirim.
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sebagai produk hortikultura, sayuran merupakan salah satu komoditas yang banyak mengandung vitamin, protein, karbohidrat, air, dan mineral yang sangat berguna bagi tubuh. Dengan meningkatnya kesadaran masyarakat akan gizi, diperkirakan jumlah permintaan akan sayuran meningkat. Rata-rata konsumsi penduduk Indonesia terhadap sayuran dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Konsumsi Sayuran Indonesia Pada Tahun 2000-2004 Tahun Konsumsi ( Kg/kapita/thn ) 2000 42,83 2002 43,48 2004 45,04 Sumber : Badan Pusat Statistik 2005 Pada Tabel 1 menunjukkan bahwa konsumsi sayuran Indonesia pada umumnya cenderung mengalami kenaikan. Berdasarkan rekomendasi FAO, konsumsi sayuran yang dianjurkan adalah sebanyak 65,75 kg per kapita per tahun. Dengan demikian, jumlah konsumsi sayuran di Indonesia masih jauh di bawah jumlah konsumsi yang dianjurkan oleh FAO. Adanya peningkatan jumlah konsumsi dari tahun-ketahun harus diiringi dengan jumlah produksi untuk mengimbangi permintaan sayuran. Kondisi tersebut menuntut adanya pengadaan sayuran yang bermutu dan memiliki kontinuitas yang baik. Tuntutan terhadap kualitas dan kontinuitas produksi juga didorong oleh perkembangan bisnis ritel modern, karena ritel modern sangat mementingkan mengenai kualitas dan kontinuitas bagi kenyamanan konsumen.
Saat ini masyarakat menengah ke atas menjadikan belanja sebagai salah satu sarana rekreasi sehingga keberadaan ritel modern dapat dijadikan tempat untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari mereka. Pada umumnya ritel modern memberikan kepuasan lebih kepada konsumen karena selain memberikan suasana yang nyaman, ritel modern juga lebih mengutamakan kualitas produk yang mereka jual. Hal ini menyebabkan banyak konsumen yang mengalihkan tempat belanja mereka dari pasar tradisional ke ritel modern. Dengan adanya perubahan pola perilaku konsumen tersebut menyebabkan cepatnya pertumbuhan ritel modern di Indonesia. Data pertumbuhan ritel modern di Indonesia dapat dilihat pada Gambar 1. Pertumbuhan Pasar Modern (1997-2003) 1200 1000 972 858 Jumlah 800 600 400 442 385 290 290 440 315 494 552 538 730 573 559 Supermarket Minimarket Hypermarket 200 0 45 53 59 10 15 18 22 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Tahun Gambar 1. Pertumbuhan Pasar Modern di Indonesia. Sumber : Visidata Riset Indonesia, 2006 Melihat kondisi tersebut, hal ini merupakan peluang yang harus dapat dimanfaatkan secara baik oleh perusahaan-perusahaan yang bertindak sebagai distributor sayuran. CV Putri Segar merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang distributor sayuran segar yang memanfaatkan peluang tersebut. Besarnya peluang menyebabkan banyak munculnya pesaing-pesaing yang bergerak dalam bidang yang sama.
Saat ini sudah banyak bermunculan perusahaan-perusahaan yang bergerak dibidang distributor sayuran. Hal ini dapat dilihat didaerah sekitar perusahaan terdapat perusahaan sejenis yaitu CV. Bimandiri, Kemfarm, Ratna, dan perusahaan distributor kecil lainnya. Dari beberapa nama pesaing di atas yang menjadi pesaing utama adalah CV. Bimandiri, karena memiliki pangsa pasar yang sama yaitu Carrefour di daerah Bandung dan Jakarta, serta memiliki pemasok yang sama yaitu petani disekitar Lembang, Ciwidey, Garut dan Cianjur. CV Putri Segar bertindak sebagai perusahaan distributor yang membantu petani dalam memasarkan hasil panennya. Dalam pemasarannya perusahaan dihadapkan pada persaingan ketat yang merupakan tuntutan dari pihak swalayan, dimana perusahaan biasanya bersaing dalam penawaran harga dan khususnya mengenai mutu sayuran yang dihasilkan. Dengan demikian diperlukan suatu strategi dalam menghadapi persaingan tersebut, salah satu caranya yaitu menyediakan sayuran dengan kualitas yang baik sehingga dapat diterima oleh pasar. Kualitas yang ingin dipenuhi oleh perusahaan dapat dilihat dari sudut pandang konsumen, sebab bagaimanapun juga konsumen merupakan penilai akhir dari suatu produk. Produsen yang memiliki sumberdaya manusia dengan ilmu pengetahuan, menguasai teknologi, sumberdaya manusia yang terampil serta memiliki peralatan produksi yang fleksibel untuk memenuhi keinginan konsumen, dan mempunyai jaringan distribusi penyerahan yang cepat dan aman, memiliki peluang yang lebih besar untuk sukses dalam pasar persaingan. Salah satu cara untuk tetap bertahan dalam pasar persaingan adalah dengan menghasilkan produk yang bermutu tinggi. Untuk dapat menghasilkan produk yang berkualitas, pihak
perusahaan tidak dapat hanya mengandalkan pada bagian produksi saja. Produk yang bermutu tinggi menjadi tanggung jawab dari seluruh pihak yang terkait dalam perusahaan (Suardi, 2001). Manajemen Mutu Terpadu (MMT) merupakan pendekatan untuk meningkatkan efektifitas dan daya lentur sebuah bisnis secara keseluruhan, dengan berpusat disekitar mutu. MMT pada prinsipnya adalah cara mengorganisasi dan mengerahkan seluruh organisasi, setiap departemen, setiap aktivitas, dan setiap individu di setiap tingkatan untuk mencapai kualitas. MMT berkaitan dengan masalah strategis, masalah pemasaran, dan aspek-aspek manusia dari organisasi tersebut (Suardi, 2001). 1.2. Perumusan Masalah Dewasa ini konsumen sangat memperhatikan mengenai mutu produk yang diinginkan, oleh sebab itu CV. Putri Segar harus menghindarkan segala kegiatan yang dapat mengurangi mutu produknya. Produk yang dipasarkan merupakan produk hortikultura yang memiliki sifat yang mudah rusak, sehingga kegiatankegiatan seperti pembelian, sortasi, grading, pengemasan dan pengangkutan selayaknya mendapat perhatian khusus. Dalam persaingan yang semakin ketat, setiap perusahaan dituntut untuk mencapai tujuannya dengan cara yang lebih unggul dari yang dilakukan oleh perusahaan lain, salah satu caranya adalah dengan penerapan Manajemen Mutu Terpadu (MMT). Dengan menerapkan MMT diharapkan perusahaan dapat meningkatkan kinerja manajemennya sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan dengan strategi-strategi bisnis yang tepat. Hal ini juga dilakukan oleh CV Putri Segar yang merupakan salah satu perusahaan yang
memasarkan sayuran serta memproses lebih lanjut/memberi nilai tambah (value added) terhadap sayuran. Tingkat kelemahan yang dimiliki banyak perusahaan dalam penerapan manajemen mutu terpadu menyebabkan pihak perusahaan kurang tanggap dalam mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan permasalahan yang dihadapi dan hanya mengandalkan kegiatan-kegiatan rutin saja. Hal ini pula yang dialami oleh CV Putri Segar, dimana pelaksanaan MMT belum dilaksanakan secara baik dan menyeluruh, walaupun secara keseluruhan unsur-unsur dan prinsip dasar MMT sudah tersedia, oleh karena itu perlu adanya pengkajian mengenai MMT yang dilaksanakan oleh perusahaan. Masalah yang dihadapi sampai saat ini adalah belum sepenuhnya sayuran yang dipasarkanl mampu memenuhi standar yang di tetapkan oleh swalayan yang menjadi tujuannya, hal ini dapat di lihat pada Lampiran 1 di mana masih terdapatnya sayuran yang ditolak oleh swalayan dengan persentasi total dari seluruh sayuran adalah 23,5 %. Persentasi yang ditetapkan oleh pihak perusahaan mengenai persentasi sayuran yang ditolak adalah 7% sampai10 %. Pada lampiran 2 dapat kita lihat persentase tingkatan barang yang di kirim dan di tolak. Adapun tingkat persentase sayuran yang dikirim dan ditolak dan persentasenya paling besar dapat kita lihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Tingkat Persentase Sayuran yang Dikirim dan Ditolak No Dikirim (Kg) Tolakan (Kg) Tolakan (%) 1 Tomat Sawi Putih Lettuce 2 Sawi Putih Brocolly Paprika Hijau 3 Wortel Wortel Kembang Kol 4 Brocolly Lettuce Tomat Cherry 5 Lettuce Kembang Kol Sawi Putih 6 Kembang Kol Tomat Paprika Merah 7 Kol Putih Bayam Hijau Brocolly 8 Kangkung Kol Putih Pare Hijau 9 Kentang Granula Daun Bawang Daun Salam 10 Bayam Hijau Kangkung Paprika Kuning Sumber : CV. Putri Segar 2007 Biasanya standar mutu yang diinginkan swalayan dilihat dari berat sayuran, kemasannya dan tingkat kematangan sayuran. Sistem pengendalian mutu pada CV. Putri Segar yang telah diterapkan meliputi usaha-usaha pencegahan dan pemeliharaan mutu mulai dari bahan baku sayuran masuk, pengendalian proses produksi sampai dengan penanganan produk akhir. Apabila pengendalian mutu terpadu ini dilaksanakan pada perusahaan secara menyeluruh, maka pengendalian mutu ini dapat turut memperbaiki kinerja perusahaan. Pengendalian mutu ini harus disusun sepenuhnya secara efektif untuk memenuhi permintaan pasar. Keterlibatan seluruh karyawan, terutama karyawan yang terlibat dalam pekerjaan teknis dapat mendorong secara langsung peningkatan produktifitas, penghematan biaya dan peningkatan mutu hasil. Berdasarkan uraian tersebut, permasalahan yang dihadapi oleh CV Putri Segar dirumuskan dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut : 1. Bagaimana penerapan sistem manajemen mutu terpadu yang dilakukan oleh CV. Putri Segar? 2. Memprioritaskan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dalam penerapan manajemen mutu terpadu?
1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan permasalahan yang telah dirumuskan, maka tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Mengkaji penerapan manajemen mutu terpadu di CV Putri Segar. 2. Mengkaji dan menganalisis prioritas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dalam penerapan manajemen mutu terpadu. 1.4. Kegunaan Penelitian Hasil penelitian diharapkan berguna bagi CV. Putri Segar maupun pembaca. Penelitian diharapkan berguna bagi perusahaan dalam mengetahui permasalahan yang berhubungan dengan penerapan manajemen mutu terpadu. Kegunaan penelitian bagi pembaca adalah sebagai sumber informasi mengenai penerapan manajemen mutu terpadu di CV. Putri Segar dan sebagai masukan bagi penelitian selanjutnya. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian adalah suatu bentuk kajian terhadap permasalahan penerapan sistem Manajemen Mutu Terpadu/Total Quality Mangement, dengan CV Putri Segar sebagai pusat kajian. Pengamatan mengenai MMT di CV Putri Segar dilakukan secara menyeluruh pada semua divisi dengan responden internal yaitu direktur CV. Putri Segar, manajer produksi dan manajer pemasaran.