BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam upaya pembangunan kesehatan masyarakat saat ini, diperlukan sarana pelayan kesehatan yang dapat meng-cover berbagai masalah kesehatan. Pembangunan kesehatan bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan yang optimal. Salah satu sarana yang menyediakan pelayanan kesehatan adalah rumah sakit. Menurut Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Pelayanan Kesehatan Paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promosi kesehatan (promotif), pencegahan (preventif), penyembuhan (kuratif), dan pemulihan (rehabilitatif). Dari pengertian diatas, rumah sakit melakukan beberapa jenis pelayanan diantaranya pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, pelayanan perawatan, pelayanan rehabilitasi, pencegahan dan peningkatan kesehatan, sebagai tempat pendidikan dan atau pelatihan medik dan para medik, sebagai 1
tempat penelitian dan pengembangan ilmu dan teknologi bidang kesehatan serta untuk menghindari risiko dan gangguan kesehatan sebagaimana yang dimaksud, sehingga perlu adanya penyelenggaan kesehatan lingkungan rumah sakit sesuai dengan persyaratan kesehatan. Pengembangan ilmu dan teknologi informasi di rumah sakit telah mengubah bentuk rekam medis tertulis menjadi bentuk yang berbasis komputer yang dikenal dengan Rekam Kesehatan Elektronik (RKE) atau Electronic Health Record (EHR). Rekam Kesehatan Elektronik adalah kegiatan komputeriasai isi rekam kesehatan dan proses elektronisasi yang berhubungan dengannya. Elektronisasi ini menghasilkan sistem yang secara khusus dirancang untuk mendukung pengguna dengan berbagai kemudahan fasilitas bagi kelengkapan dan keakuratan data, memberi tanda waspada, sebagai peringatan, tanda sistem pendukung keputusan klinik dan menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya (Hatta, 2011). Maka dibutuhkan yang dapat menjadi acuan dalam kegiatan pelaksanaan kegiatan dalam penggunaan Rekam Kesehatan Elektronik (RKE), sebagai pedoman kerja untuk karyawan. Salah satu pedoman yang digunakan adalah Standar Prosedur Operasional (SPO). SPO adalah suatu perangkat instruksi / langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu 2
proses kerja rutin tertentu, memberikan langkah-langkah yang benar dan terbaik untuk melaksanakan berbagai kegiatan (Komisi Akreditasi Rumah Sakit, 2012). Selain dibutuhkan sebagai acuan dan pedoman kerja, SPO merupakan salah satu dokumen yang harus disiapkan dalam penilaian akreditasi. Menurut Komisi Akreditasi Rumah Sakit (2012) dalam hal akreditasi dokumen dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen regulasi dan dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan. Dokumen regulasi dibedakan menjadi 2 yaitu, Regulasi Pelayanan meliputi: Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit, Pedoman/ Panduan Pelayanan Rumah Sakit, standar prosedur operasional (SPO), Rencana Jangka Panjang, Rencana Kerja Tahunan. Serta Regulasi di Unit Kerja Rumah Sakit meliputi: Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit, Pedoman/ Panduan Pelayanan Rumah Sakit, standar prosedur operasional (SPO), Program (Rencana kerja tahunan unit kerja). Sedangkan dokumen bukti pelaksanaan terdiri dari: Bukti Tertulis Kegiatan/ Rekam Kegiatan dan Dokumen Pendukung Lainnya: misalnya: Ijazah, Sertifikat Pelatihan, Sertifikat Perizinan, Kaliberasi, dll. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan peneliti pada bulan Oktober 2013 di RS Akademik Universitas Gadjah Mada, peneliti memperoleh informasi bahwa Rumah Sakit sedang mempersiapkan Akreditasi Rumah Sakit. Akreditasi merupakan penilaian mutu yang salah satu penilaiannya adalah Standar 3
Prosedur Operasional (SPO). Di rumah sakit ini, sudah mengimplementasikan Rekam Kesehatan Elektronik (RKE) sehingga tidak semua riwayat pasien yang datang ke rumah sakit diberkaskan. Dari Studi Pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti, diketahui bahwa RSA Universitas Gadjah Mada belum memiliki SPO dengan penggunaan RKE di RSA Universitas Gadjah Mada. Dengan digunakannya RKE seharusnya ada SPO yang mengatur tentang tata cara terlaksananya, sehingga ada pedoman yang menjadi acuan petugas dalam menjalani pekerjaannya. B. Rumusan Ide Perancangan Berdasarkan latar belakang di atas, perancang mendapatkan suatu ide yaitu merancang standar prosedur operasional (SPO) di Instalasi Rekam Medis dengan penggunaan RKE yang ada di RSA Universitas Gadjah Mada. C. Tujuan 1. Tujuan Umum Merancang standar prosedur operasional (SPO) sesuai dengan format KARS (2012), sebagai bahan pertimbangan yang dapat digunakan untuk menyusun SPO yang ada di Instalasi Rekam Medis dalam pelaksanaan penggunaan RKE. 4
2. Tujuan Khusus a. Merancang standar prosedur operasional (SPO) Penerimaan Pasien Rawat Jalan di RSA Universitas Gadjah Mada. b. Merancang standar prosedur operasional (SPO) Pengkodean di RSA Universitas Gadjah Mada. D. Manfaat 1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi Rumah Sakit dalam menyusun Standar Prosedur Operasional (SPO) dalam upaya persiapan akreditasi Rumah Sakit. b. Bagi Peneliti Dapat menambah pengetauan dan wawasan serta pengalaman yang berharga secara langsung dengan mengetahui permasalahan yang diteliti dan dapat menerapkan teori yang telah diperoleh dan diterima dari institusi pendidikan. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Dapat dimanfaatkan sebagai sarana pembanding maupun tambahan pengetahuan serta bahan diskusi dalam 5
proses mengajar, dan dapat menjadi bahan masukan dalam pembelajaran ilmu rekam medis. b. Bagi Peneliti Lain Dapat digunakan sebagai refrensi dan sebagai acuan dalam pendalaman materi. E. Keaslian Perancangan Perancangan Standar Prosedur Operasional (SPO) Penerimaan Pasien Rawat Jalan dan Pengkodean dalam Pelaksanaan Rekam Kesehatan Elektronik (RKE) di RSA Univeritas Gadjah Mada belum pernah dilakukan oleh orang lain, namun penelitian yang hampir sama pernah dilakukan, antara lain: 1. Masfuah (2009) dengan judul Pelaksanaan Pembuatan Prosedur Tetap Rekam Medis di RS Islam Cawas. Hasil dari penelitian ini yaitu visi misi rumah sakit dan visi misi rekam medis serta kebijakan rumah sakit di RS Islam Cawas Belum dibuat. Pembuatan protap rekam medis diperoleh dua protap yaitu pengelolaan sensus harian rawat inap dan penyimpanan serta pengembalian berkas rekam medis. Pelaksana pembuatan protap adalah koordinator rekam medis dan petugas rekam medis. Pembuatan protap dilaksanakan dengan analisis kegiatan. Pelaksanaan pembuatan protap mempunyai volume kerja yang cukup tinggi sehingga dalam proses pembuatannya 6
tidak fokus dan kurang mendapat perhatian. Usulan protap rekam medis diperoleh dari membaca refrensi yang terkait, wawancara, observasi dan kuesioner. Persamaan penelitian dengan Masfuah adalah sama-sama membuat prosedur tetap atau SPO, dan sama-sama menggunakan teknik pengumpulan data wawancara, sedangkan perbedaan penelitian ini dengan Masfuah adalah, penelitian masfuah membahas tentang pelaksanaan pembuatan prosedur tetap rekam medis dan dapat memberikan usulan prosedur tetap tentang pengelolaan sensus harian rawat inap dan penyimpanan serta pengembalian berkas rekam medis sedangkan peneliti memberikan usulan SPO Penerimaan pasien rawat jalan dan pengkodean dalam pelaksanaan RKE di RSA Universitas Gadjah Mada. 2. Nastiti (2010) dengan judul Rancangan Rekam Medis Lansia Pada Praktik Dokter Keluarga Wilayah Kota Yogyakarta. Hasil dari rancangan ini menunjukkan bahwa empat komponnen POMR (Problem Oriented Medical Record) dan pendapat dari subjek peneliti maka rekam medis lansia dokter keluarga terdiri dari identitas pasien, riwayat penyakit dahulu, riwayat kesehatan keluarga, gaya hidup, pohon keluarga, pengkajian, daftar masalah pasien, catatan perkembangan pasien, pemeriksaan fisik, dan diagram perkembangan penyakit. 7
Persamaan perancangan terletak pada proses perancangan yaitu dengan hasil wawancara pada subjek penelitian dijadikan dasar perancangan. Perbedaan perancangan terletak pada tujuan perancangan, tujuan perancangan Nastiti adalah merancang rekam medis lansia pada dokter keluarga untuk mendukung prinsip dasar pelyanan dokter keluarga dan merekam aspek isi yang disesuaikan dengan kondisi pelayanan kesehatan pada praktik dokter keluarga. Sedangkan peneliti membuat usulan SPO Penerimaan pasien rawat jalan dan pengkodean dalam pelaksanaan RKE di RSA Universitas Gadjah Mada. 3. Wulandari (2011) dengan judul Evaluasi Standard Operational Procedure (SOP) Pasien Rawat Inap Di RSUD Muntilan Kabupaten Magelang. Hasil dari penelitian ini, urutan dalam pelaksanaan pekerjaan petugas di TPPRI RSUD Muntilan Kabupaten Magelang dikelompokkan menjadi 6 yaitu Penerimaan pasien dari klinik, Penerimaan pasien dari UGD, Penerimaan pasien Pre Operasi, pemanggilan pasien pre Operasi, Penerimaan pasien CITO dan pemindahan pasien dari satu bangsal ke bangsal lain. Format standar prosedur operasional (SPO) pasien masuk rawat inap di RSUD Muntilan Kabupaten Magelang sudah benar, tetapi isi SPO yang ada belum sesuai dengan urutan pelaksanaan pekerjaan diatas. 8
Teknik pengumpulan data dengan wawancara, pengamatan (observasi) dan studi dokumentasi. Persamaan dengan penelitian wulandari yaitu sama-sama menggunakan teknik pengambilan data dengan metode wawancara dan uji pemeriksaan keabsahan data dengan triangulasi sumber. Perbedaan penelitian terletak pada tujuan penelitian, penelitian wulandari ini adalah mengevaluasi SPO pasien masuk rawat inap. Sedangkan peneliti membuat usulan SPO Penerimaan pasien rawat jalan dan pengkodean dalam pelaksanaan RKE di RSA Universitas Gadjah Mada. 4. Nurfitaningsih (2012) dengan judul Perancangan Job Description, Instruksi Kerja dan standar prosedur operasional (SPO) di Bagian Rekam Medis Klinik Dokter Keluarga Korpagama Yogyakarta. Hasil dari penelitian ini yaitu rancangan yang sudah dibuat antara lain job description pelaksanaan Penerimaan pasien; job description pelaksanaan pengkodean; job description pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan; job description pelaksanaan penyusutan; job description pelaksanaan pelaporan; instruksi kerja Penerimaan pasien; instruksi kerja pelaksanaan pengkodean; instruksi kerja penyimpanan dan pengambilan; instruksi kerja pelaksanaan penyusutan; instruksi kerja pelaksanaan pelaporan; standar prosedur operasional (SPO) pelaksanaan Penerimaan pasien; 9
SPO pelaksanaan pengkodean; SPOpenyimpanan dan pengambilan; SPO pelaksanaan penyusutan; dan SPO pelaksanaan pelaporan. Adanya rancangan ini pelayanan di Klinik Dokter Keluarga Korpagama Yogyakarta akan mengikuti peraturan yang berlaku sesuai standar yang sudah disepakati. Standar tersebut akan diikuti dengan cara bertahap. Persamaan merancang standar prosedur operasional (SPO), sedangkan perbedaannya penelitian rancangan Nurfitaningsih mencakup lengkap dengan job description, instruksi kerja, dan SPO, sedangkan peneliti hanya menitik beratkan pada SPO yang terkait dengan pelaksanaan RKE. Selain itu, Nurfitaningsih menggunakan Focus Grup Dicussion (FGD) sedangkan peneliti melakukan verifikasi data ke setiap pihak yang terkait dalam pembuatan SPO tanpa melakukan Focus Grup Dicussion (FGD). F. Gambaran Umum RSA Universitas Gadjah Mada Menurut Buku Profil RS Akademik UGM tahun 2013, gambaran umum mengenai RSA Universitas Gadjah Mada adalah sebagai berikut: 1. Status RSA Universitas Gadjah Mada RSA Universitas Gadjah Mada pada awalnya didirikan dengan peraturan Rektor No. 69/P/SK/HT/2010 tanggal 4 10
Januari 2010 dengan nama HOSPITAL AKADEMIK kemudian diperbarui dengan Peraturan Rektor No. 245/P/SK/HT/2011 tanggal 1 Maret 2011 dengan nama Rumah Sakit Akademik UGM. RS Akademik UGM mendapat ijin pendirian dari Dinas Kesehatan Propinsi DI Yogyakarta berdasarkan Surat Ijin Pendirian Rumah Sakit Umum keputusan Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta No. 445/8285/V.2 tanggal 30 September 2011. RS Akademik UGM yang telah beroperasional sejak 3 Maret 2012 ini juga telah mendapatkan ijin operasional sebagai Rumah Sakit Umum berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman tanggal 5 Januari 2013 No. 503/2816/DKS/2013 tentang Pemberian Izin Operasional Sementara Rumah Sakit Akademik Universitas Gadjah Mada. RS Akademik UGM terletak di Jl. Kabupaten Lingkar Utara, Kronggahan, Trihanggo, Gamping, Sleman, Yogyakarta, Telp. 0274-4530303, 0274-4530404, 0274-4530505, dan Fax. 0274-2530606 Website: www.rsa.ugm.ac.id RS Akademik UGM ini dibangun diatas tanah seluas 44.637 m2 dan luas total kopling bangunan 9.282,5 m2 (sekitar 20,8% dari luas tanah). Bangunan RS Akademik UGM berlantai lima seluas 41,8666,96 m2 dan memiliki fasilitas area parkir 11
11.728 m2 (13,85%) dan area jalan masuk 6.182,36 m2 (13,85%) dan area taman hijau 17.444,14 m2 (39,08%) 2. Visi dan Misi a. Visi Menjadi Rumah Sakit Akademik yang melaksanakan pelayanan, pendidikan dan riset yang unggul, berkelas dunia, mandiri, bermartabat dan mengabdi kepada kepentingan masyarakat. b. Misi 1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan terpadu yang bermutu dengan mengutamakan aspek pendidikan berbasis riset. 2) Melaksanakan pelayanan kesehatan paripurna berdasarkan evidence dan riset IPTEKDOK. 3) Menyelenggrakan riset klinik dan non klinik tang berwawasan global. 4) Melaksanakan pengabdian kepada kepentingan kesehatan masyarakat. 5) Meningkatkan kemandirian Rumah Sakit Akademik dan kesejahteraan karyawan. 12
3. Motto Pelayanan RS Motto RSA Universitas Gadjah Mada adalah friendly and caring hospital (ramah dan peduli), dimana institusi ini berkomitmen mewujudkan rumah sakit yang benar-benar nyaman, sejuk, penuh keramahan dalam pelayanan serta menghadirkan nuansa yang menunjang kesembuhan pasien. 4. Pelayanan RSA Universitas Gadjah Mada Desain pelayanan klinis RSA Universitas Gadjah Mada dalam membentuk klaster dengan ciri khas pelayanan dalam tim terpadu dan multiprofesional/ multidisiplin. Pelayanan klaster ini meliputi pelayanan rawat jalan maupun rawat inap. Adapun klaster yang dikembangkan adalah: a. Klaster Pelayanan Kesehatan Primer b. Klaster Penyakit Dalam dan Metabolisme c. Klaster Jantung Terpadu d. Klaster Bedah Terpadu e. Klaster Kesehatan Ibu dan Reproduksi f. Klaster Kesehatan Anak Terpadu g. Klaster Saraf dan Perilaku h. Klaster Ginjal Terpadu i. Klaster Gawat Darurat dan Perawatan Intensif j. Klaster Diagnostik Terpadu k. Klaster Rehabilitasi Terpadu 13