Rancang Bangun Sistem Informasi Pendukung Keputusan Pengadaan Barang Menggunakan Metode ROP dan EOQ (Studi Kasus UD. Jaya Swiss) Vincent Hogiono Universitas Ciputra UC Town, Citraland Surabaya 60219 vhogiono@student.ciputra.ac.id Rinabi Tanamal Universitas Ciputra UC Town, Citraland Surabaya 60219 r.tanamal@ciputra.ac.id ABSTRAK UD. Jaya Swiss, salah satu distributor jam dan suku cadang, mengalami kendala dalam menentukan jumlah untuk pengadaan barang. Barang yang berlebih (overstock) meningkatkan biaya ruang dan asuransi, dan juga bisa menjadi stok mati ketika tren permintaan sudah berhenti. Sedangkan kekurangan barang (understock) dapat membuat perusahaan kehilangan profit dan kalah dalam persaingan usaha. Maka, jumlah yang tepat dalam pengadaan barang diperlukan untuk meningkatkan profit perusahaan dan mengurangi biaya operasional. Penelitian ini bertujuan membuat sistem informasi pendukung keputusan (decision support system) dengan metode ROP dan EOQ yang dapat membantu mengatasi masalah tersebut di atas. Aplikasi ini akan menjawab kapan perusahaan harus mulai memesan barang, dan berapa jumlahnya agar mencapai nilai yang paling ekonomis. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara dengan pihak UD. Jaya Swiss, sedangkan ujicoba solusi akan disimulasikan menggunakan sampel data perusahaan untuk mengukur dan membuktikan akurasi sistem ini. Kata Kunci: sistem pendukung keputusan, pengadaan barang, pemesanan, EOQ 1. PENDAHULUAN Pengadaan barang dibutuhkan untuk berbagai keperluan, seperti dimanufaktur, dijual kembali, dipakai sebagai suku cadang, dan lain-lain. Proses ini membutuhkan perhitungan yang cermat pada setiap jenis item yang akan dibeli, karena kesalahan dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan, seperti stok yang berlebih atau malah kekurangan. Proses pengadaan barang bisa menjadi isu sensitif terhadap finansial perusahaan, tergantung jenis industrinya. Solusi pengadaan barang yang baik diperlukan, salah satu caranya adalah dengan menggunakan bantuan sistem pendukung keputusan. Dengan membuat sistem pendukung keputusan, maka diharapkan persediaan barang akan selalu berada pada posisi aman, tidak berlebih maupun kekurangan. Sistem bertugas melakukan penghitungan otomatis tentang jenis dan jumlah barang mana yang perlu dipesan. Divisi pengadaan barang tinggal memanfaatkan rekomendasi tersebut. Keuntungannya, perhitungan manual setiap item yang biasa dilakukan dengan terlebih 17 TIM
dahulu membaca data historikal, dapat dilakukan oleh sistem ini dengan lebih cepat, sehingga tugas menjadi lebih ringan dan kemungkinan kesalahan berkurang. Berdasarkan penelitian awal yang telah dilakukan oleh peneliti, kekurangan pada proses pengadaan barang yang dilakukan oleh UD. Jaya Swiss adalah: 1) Perusahaan tidak dapat memantau kapan barang perlu untuk dipesan ulang, karena tidak mengadopsi sistem pemesanan yang terkomputerisasi. 2) Perusahaan tidak memiliki gambaran yang ideal untuk jumlah yang harus dipesan agar barang tidak berlebih maupun kekurangan. Rumusan masalah yang diangkat adalah bagaimana membuat sistem pendukung keputusan (decision support system) dalam proses pengadaan pada UD. Jaya Swiss? Penelitian ini dibatasi pada pembuatan sistem informasi baru yang menggunakan teknik ROP dan EOQ untuk menjawab permasalahan pengadaan barang yang memiliki demand konstan. Adapun fitur yang dibuat meliputi purchase order, sales order, invoice, receiving, return, receipt, dan payment. Fitur tersebut akan dilengkapi dengan ROP dan EOQ. 2. LANDASAN TEORI 2.1. Formula titik memesan (Order Point formula) Permintaan yang independen diasumsikan sebagai permintaan yang konstan, dimana permintaan terus ada, dan tidak berhenti sewaktu-waktu. Oleh karena itu, level titik pemesanan barang diperlukan untuk memantau stok barang. Titik order ini disebut sebagai ROP (Reorder Point). ROP untuk setiap jenis barang akan berbeda-beda dan merupakan indikasi bahwa pemesanan barang harus segera dilakukan agar tidak terjadi kehabisan stok. ROP bisa diaplikasikan dengan menggunakan sistem-stok (bin-system). Sistem yang ideal akan membagi stok menjadi 3-bin-system. Sistem 1-bin memiliki kepastian terjadinya kehabisan stok, karena dengan 1-bin maka barang hanya akan dipesan kembali ketika stok (bin) mencapai nilai 0 atau kosong. Sedangkan sistem 2-bin lebih aman, karena bin kedua berfungsi sebagai stok cadangan. Nilai daripada bin-2 adalah sebesar kebutuhan barang itu pada selang waktu pengiriman dari vendor. Pada sistem 2 bin, ketika stok pada bin-1 mencapai 0, dan mulai menggunakan bin-2, maka pada saat itu juga pemesanan barang harus dilakukan. Dengan demikian, ketika pada hari stok tersebut habis, barang akan tepat waktu datang pada hari itu juga. Akan tetapi sistem ini berasumsikan bahwa selang waktu pengiriman dari vendor selalu sama, permintaan selalu tetap, tidak ada barang yang cacat, vendor tidak mungkin 18 TIM
kehabisan barang. Padahal pada faktanya, sering terjadi keterlambatan dalam pengiriman, permintaan yang tiba-tiba melonjak, atau masalah lain. Oleh karena itu untuk menjaga stok pada level yang paling aman adalah dengan pengaplikasian sistem 3-bin (3 bin-system). Pada sistem 3- bin, maka bin-3 berfungsi sebagai cadangan ekstra atau biasa disebut sebagai safety stock. Besar jumlah daripada bin-3 bisa bervariasi tergantung dari keputusan perusahaan, tetapi secara umum digunakan 50% dari nilai bin-2, karena terjadinya permintaan lebih atau semakin berkurang memiliki kemungkinan yang sama besar. Formula ROP berdasarkan bin-system bisa dijabarkan sebagai berikut: 2.2. Nilai Order Ekonomis (Economic Order Quantity) Nilai Order Ekonomis atau bisa disebut juga sebagai EOQ, merupakan model yang diciptakan F. W. Haris pada tahun 1915. Model ini menjawab jumlah barang yang harus dipesan agar biaya menjadi minimal (pembelian yang optimal). Adapun penggunaan model ini memiliki batasan yaitu dengan mengasumsi permintaan yang konstan dan sudah diketahui (sudah diestimasi), waktu pengiriman tidak berubah, tidak terjadi kehabisan stok (stock-out) pada supplier, tidak ada diskon, dan hanya berlaku untuk satu jenis barang. Perhitungan EOQ dijabarkan sebagai berikut: (1) Dimana, RC (Reorder cost / Replenishment cost), adalah biaya yang dibutuhkan pada setiap kali melakukan pemesanan barang. Biaya ini biasanya tetap (fixed cost), seperti biaya administrasi, biaya proses pemesanan barang (telpon, fax, dll), dan biaya perbankan. D (Demand), adalah permintaan dalam unit untuk satuan periode tertentu. HC (Holding Cost / Carrying cost), adalah biaya yang berhubungan dengan menyimpan barang dalam jumlah tertentu untuk satuan periode tertentu. Contohnya: biaya bunga apabila modal diperoleh melalui pinjaman untuk membeli barang tersebut (apabila tidak diperoleh melalui pinjaman, maka digunakan rate investasi, seperti bunga deposito), biaya asuransi barang, dan biaya sewa gudang terhadap barang. Dengan mengaplikasikan model EOQ, perusahaan juga dapat memperoleh data penting lainnya seperti, frekuensi order yang perlu dilakukan dalam kurun waktu tertentu (diperoleh melalui D/Qo). 3. PERANCANGAN SISTEM 3.1. Rancangan Penelitian Wawancara dilakukan dengan metode kualitatif dan hasil wawancara verbal bersifat deskriptif dari klien. Uji coba dilakukan pada sampel yang diambil dengan metode purposive sampling, yaitu didasarkan dari sejumlah pihak yang lebih 19 TIM
berpengalaman. Hasil wawancara berupa informasi awal masalah dan kebutuhan klien terhadap sistem yang baru. Informasi yang digali dari wawancara dikelompokkan menjadi tiga aspek yaitu: 1) Aspek latar belakang masalah yang terjadi pada proses pengadaan barang, meliputi: a) Jumlah, yaitu penentuan jumlah barang yang harus dipesan saat pengadaan. b) Waktu, yaitu penentuan kapan barang harus dipesan sehingga tidak terjadi kekurangan maupun berlebih. 2) Aspek kondisi proses yang sudah ada pada pengadaan barang saat ini, yaitu: a) Proses memonitor stok secara manual dan tidak terjadwal rutinitasnya. b) Tidak mengadaptasi sistem komputerisasi yang lengkap, sehingga kegiatan pra pembelian tidak dapat dicatat, seperti PO. c) Kalkulasi perhitungan pengadaan barang dilakukan dengan sederhana (sebatas perkiraan, dan bukan dari data yang ada). d) Operasional data masih banyak yang bersifat manual. 3) Aspek penyelesaian masalah untuk proses pengadaan barang tersebut. a) Menerapkan perhitungan ROP (Reorder Point), untuk menentukan waktu yang tepat dalam pembelian barang. b) Menerapkan perhitungan EOQ (Economic Order Quantity), untuk menentukan jumlah yang harus dipesan agar biaya menjadi optimum. 3.2. Alur Sistem Lama Pada sistem lama, proses pengadaan barang dimulai saat terjadi kehabisan stok suatu barang, dimana ada permintaan dari pelanggan tapi tidak dapat dipenuhi. Kemudian dilakukan cek fisik terhadap stok, dan apabila benar stok habis, maka pihak yang berwajib akan membuat form pemesanan barang dengan jumlah yang ditentukan sendiri. Pesanan tersebut dikirimkan ke vendor, dan ketika barang sudah sampai akan dilakukan pengecekan dan dipindahkan ke gudang. 3.3. Alur Sistem Baru Pada sistem baru ini, setiap jenis item barang akan mempunyai nilai ROP. Semua barang yang jatuh pada titik ROP-nya, dapat terlihat pada sistem. Kemudian, dilakukan pengecekan stok fisik di gudang. Petugas pengadaan akan meminta saran pada sistem dan akan dibuatkan PO otomatis untuk barang yang perlu dipesan dengan jumlah sesuai EOQ. PO ini masih dapat direvisi, dan kemudian akan diserahkan ke vendor. Setelah barang 20 TIM
datang, akan dilakukan pengecekan dan kemudian dipindah ke gudang untuk penambahan stok. 4. PENERAPAN DAN PENGUJIAN 4.1. Menentukan Sampel Data Pengambilan sampel hasil diambil menggunakan metode purposive sampling dan akan dihitung untuk mendapatkan validasi. Barang yang valid untuk digunakan oleh metode ROP dan EOQ adalah barang yang memiliki pola demand konstan. Mean (x) = Tabel 1. Demand jd-3268 Demand/pcs 2010 2011 1 205 229 2 221 421 3 264 373 4 445 125 5 335 244 6 552 442 7 265 273 8 325 215 9 201 243 10 193 447 11 269 175 12 257 273 (205+221+264+445+335+552+265+325+2 01+193+269+257+229+421+373+125+244 +442+273+215+243+447+175+273)/24 = 291 Variance = 14517 Standard Deviasi (s) = 14517 = 120 Data yang menyimpang adalah: Tahun 2010: bulan 1, 4, 6 Tahun 2011: bulan 1, 2, 4, 6, 10 Koefisiensi Keragaman (KK) = s / x * 100% = 120 / 291 = 41% Mean (x) = Tabel 2. Demand V-MS AL21 Demand/pcs 2010 2011 1 450 755 2 875 670 3 775 830 4 445 525 5 1050 480 6 385 1050 7 855 630 8 1170 775 9 665 825 10 735 660 11 1010 1325 12 585 980 (450+875+775+445+1050+385+855+1170 +665+735+1010+585+755+670+830+525+ 480+1050+630+775+825+660+1325+980)/ 24 = 771 Variance = 84154 Standard Deviasi (s) = 84154 = 290 Data yang menyimpang adalah: Tahun 2010: bulan 1, 4, 6, 8 Tahun 2011: bulan 5, 11 Koefisiensi Keragaman (KK) = s / x * 100% = 290 / 771 = 38% Mean (x) = Tabel 3. Demand SR626SW Demand/pcs 2010 2011 1 12300 13400 2 14900 15100 3 14500 14300 4 15500 14700 5 13100 15200 6 14200 9200 7 14700 15300 8 13100 14300 9 7000 14700 10 17000 15500 11 15000 15900 12 13500 12200 (12300+14900+14500+15500+13100+1420 0+14700+13100+7000+17000+15000+135 21 TIM
00+13400+15100+14300+14700+15200+9 200+15300+14300+14700+15500+15900+ 12200)/24 = 13.941 Variance = 4396597 Standard Deviasi (s) = 4396597 = 2.096 Data yang menyimpang adalah: Tahun 2010: bulan 9 dan 10 Tahun 2011: bulan 6 Koefisiensi Keragaman (KK) = s / x * 100% = 2.096 / 13.941 = 15% Dari perhitungan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa ketiga data tersebut tidak valid sebagai barang yang memiliki demand berpola konstan karena adanya simpangan yang melebihi batas atas atau bawah standard deviasi. Namun, berdasarkan wawancara, untuk sampel ketiga, simpangan yang terjadi merupakan akibat dari stok yang kehabisan dan bukan karena demand yang bergejolak. Begitu pula dengan nilai koefisiensi keragaman yang lebih kecil dibanding kedua sampel sebelumnya, sehingga menunjukkan bahwa demand tidak terlalu beragam. 4.2. Simulasi Perhitungan ROP dan EOQ Dari sampel di atas, dilakukan uji coba perhitungan ROP dan EOQ. Sparepart masuk ke dalam kategori A (sensitif) sehingga menggunakan safety stock. Berikut perhitungan data: Tahun 2010: Demand: 164.800 (13.733/month) Average Lead Time: 25 hari Cost: IDR 1386/pcs Reorder cost : (Full Amount = $20/transaction, TT = IDR 50.000-80.000/transaction, Provisi = IDR 50.000, RTGS = IDR 30.000, Mileage = IDR 10.000). Pembayaran dilakukan 2 tahap, dengan pertama sebesar 30% dari invoice, dan tahap kedua sebagai pelunasan. Holding cost: (Expire 3 years, storage IDR 4.000.000/year; capacity 500.000 pcs, interest 6%/year, defect/lost 2%/year). Perhitungan: ROPs = D (month) * Lt + SS ROPs = 13.733 * (25/30) + (50/100 * (13.733 * (25/30)) ROPs = 11.444 + 5.722 ROPs = 17.166 pcs RC = 2 * ( (20 * 9.200) + 80.000 + 50.000 + 30.000 + 10.000 ) RC = IDR 708.000 Storage % = 4.000.000/200.000 = IDR 20/pcs setiap tahun = 20/1386*100 = 1.4%. = 1% Expire % = 3 years = 33% Total HC = 1% + 33% + + 6% + 2% = 42% EOQ = Sqrt ( (2 * D (year) * RC) / HC) EOQ = Sqrt ( (2 * 164.800 * 708.000) / (42/ 100 * 1386) EOQ = Sqrt ( 233.356.800.000 / 582 ) EOQ = 20.023 pcs 22 TIM
4.3. Simulasi Perbandingan Total Biaya Total biaya dalam 1 tahun apabila order mengikuti nilai EOQ dapat dihitung sebagai berikut. TC = P * D + H * (Q/2) + S * (D/Q) TC = (1386 * 164.800) + 582 * (20.023/2) + 708.000 * (164.800/20.023) TC = 228.412.800 + 5.826.693 + 5.827.218 TC = 240.066.711 Pembuktian nilai EOQ sebagai nilai paling ekonomis dapat dibuktikan sebagai berikut. Apabila pengambilan diatas EOQ, yaitu 25.000 pcs: TC = (1386 * 164.800) + 582 * (25.000/2) + 708.000 * (164.800/25.000) TC = 228.412.800 + 7.275.000 + 4.667.136 TC = 240.354.936 Apabila pengambilan dibawah EOQ, yaitu 15.000 pcs: TC = (1386 * 164.800) + 582 * (15.000/2) + 708.000 * (164.800/15.000) TC = 228.412.800 + 4.365.000 + 7.778.560 TC = 240.556.360 Dengan demikian, perusahaan dapat meminimalkan biaya apabila menggunakan jumlah EOQ pada waktu memesan barang. Pengambilan barang di luar jumlah EOQ akan menghasilkan total biaya yang lebih besar. 4.4. Aspek Entrepreneurial Aspek entrepreneurial yang berkaitan dengan pembuatan sistem ini adalah: 1) Kemampuan perusahaan untuk mengelola persediaan barang pada jumlah optimum akan menjadi nilai plus bagi perusahaan untuk berkompetisi di bidang usahanya. Dampak secara khusus adalah efisiensi penggunaan biaya saat melakukan pemesanan barang yang memiliki pola demand konstan sekaligus menjaga jumlah stok selalu pada kondisi aman. 2) Sistem informasi ini dapat dikembangkan atau diubah sesuai dengan kebutuhan khusus tertentu. Misalnya, bila ada kebutuhan penanganan produksi barang atau perakitan, sistem ini cukup diubah berdasarkan model penghitungan atau penambahan atribut lain tanpa membangun sistem dari awal. 5. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan yang dapat ditarik dari hasil ujicoba sistem ini adalah: 1) Pendukung keputusan pengadaan barang menggunakan metode ROP dan EOQ telah berhasil dibuat pada sistem informasi inventaris dan dapat digunakan hanya pada barang yang memiliki pola demand konstan. 2) Satu dari tiga barang yang diuji menunjukkan pola demand konstan, sehingga sistem informasi ini hanya dapat menjawab 33% dari seluruh jumlah barang. Namun, tetap tidak bisa 23 TIM
dikatakan bahwa tingkat kesuksesan sistem informasi ini sebesar 33%, karena sampling yang dilakukan masih kurang. 3) Sistem informasi baru ini tidak dapat menjawab permasalahan UD. Jaya Swiss sepenuhnya, dikarenakan metode ROP dan EOQ hanya dapat berfungsi apabila demand barang adalah konstan. Barang yang tidak memiliki demand konstan tetap menjadi problem yang belum terpecahkan oleh proyek ini. 4) Penggunaan metode ROP dan EOQ belum tentu dapat diaplikasikan pada kebutuhan perusahaan di era ini. Ini disebabkan parameter dari kedua metode menggunakan banyak asumsi konstan, sehingga apabila diimplementasikan pada keadaan sebenarnya maka belum tentu dapat berjalan dengan benar. 5) Sistem informasi baru memiliki fitur baru yang dibutuhkan oleh klien yaitu, pra-penjualan dan pra-pembelian (PO, SO), pelunasan hutang-piutang (Receipt, Payment), serta retur barang (Customer Return, Vendor Return). Saran untuk pengembangan sistem informasi ini antara lain: 1) Sistem informasi yang baik dapat menjawab kebutuhan klien secara menyeluruh, maka itu masih dibutuhkan sebuah metode lain untuk mengatasi barang yang memiliki demand tidak konstan. 2) Sistem informasi dapat dilengkapi lebih lanjut dengan modul pelaporan dan otentikasi, agar dapat digunakan lebih efektif dan aman oleh klien. 3) Sistem informasi dapat dikembangkan untuk bekerja pada lingkungan multi komputer dan multi user, demi kemudahan dan kecepatan proses bisnis. 6. DAFTAR PUSTAKA Arrand, Martin. 2008. Reorder point (ROP) control. Supply Chain View Reference Sheet. Hadley, G, and T, M, Whitin. 1963. Analysis of Inventory Systems. Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice-Hall. Inman, R. A. 2012. Inventory Management. Reference for business. [Online] Accessed 2012. From http://www.referenceforbusiness.com/management/int-loc/inventory- Management.html. Piasecki, D. 2001. Optimizing Economic Order Quantity (EOQ). inventoryops. [Online] Tersedia di: http://www.inventoryops.com/economic_order_quantity.htm. [Diakses 2012] 24 TIM