PANDUAN PERUBAHAN ATAU PENAMBAHAN DATA PERUSAHAAN DAN KOMPETENSI PERUSAHAAN CONTRACT and VENDOR MANAGEMENT Versi 1.0 Dikeluarkan tanggal : 1 Agustus 2016 Telkomsel 2016.doc Page 1
Informasi Dokumen Kontak Dokumen Hubungi pihak berikut untuk penjelasan lebih lanjut terkait dokumen ini: Kontak Alamat Tim Contract and Vendor Performance Management PT. Telekomunikasi Selular Telkom Landmark Tower Menara 1 Lt. 1-23 Jl. Jend. Gatot Subroto Kav 52. Kuningan Barat Jakarta Selatan Alamat Email vendormanagement_hq@telkomsel.co.id Status Dokumen Status dokumen: Versi 1.0 Tanggal Berlaku Status : Berlaku Tanggal Dikeluarkan : 17 Oktober 2016 Perubahan Dokumen NUM KETERANGAN TANGGAL 1.0 1 Agustus 2016 1.1 Revisi 1 13 Oktober 2016 Telkomsel 2016.doc Page 2
DAFTAR ISI Informasi Registrasi... 2 Kontak Dokumen... 2 Status Dokumen... 2 Perubahan Dokumen... 2 Kata Pengantar... 4 Panduan Revisi Data Perusahaan... 4 A. Login Verona... 4 B. Panduan Proses Input Data... 5 1. Perubahan Data Perusahaan... 5 2. Perubahan Penanggung Jawab (Komisaris/Direktur), Susunan Kepemilikan Modal dan Pejabat Yang Berhak Menandatangani PO/Kontrak... 5 a. Perubahan Penanggung Jawab (Komisaris/Direktur)... 5 b. Perubahan Susunan Kepemilikan Modal... 6 c. Perubahan Pejabat Yang Berhak Menandatangani PO/Kontrak... 6 3. Penambahan Kompetensi & Referensi, Dukungan Prinsipal serta Dokumen Pendukung... 7 a. Penambahan Kompetensi & Referensi Perusahaan... 7 b. Perubahan Dukungan Prinsipal... 8 c. Perubahan Dokumen Pendukung... 8 4. Perubahan Admin Legalitas... 9 Telkomsel 2016.doc Page 3
Kata Pengantar Saat ini Telkomsel telah menerapkan sistem registrasi vendor dan pemutakhiran data yang dapat mengakomodasi arus informasi baik bagi Telkomsel dan para vendor maupun supplier dari tingkat pusat, area sampai dengan regional. Dengan hadirnya aplikasi verona maka diharapkan proses integrasi data para vendor maupun supplier dapat diseragamkan. Terkadang para vendor maupun supplier menghadapi kendala untuk berinteraksi secara mudah pada saat melakukan proses registrasi maupun pemutakhiran data. Kemampuan verona dalam bentuk online diharapkan dapat membantu proses registrasi menjadi seragam (nasional dan internasional) dan terintegrasi dalam sebuah sistem yang berlaku di Telkomsel. Untuk pemutakhiran data rekanan, vendor akan diminta kembali untuk login menggunakan alamat email yang dijadikan sebagai username verona serta memasukkan password yang telah dimiliki sebelumnya, untuk selanjutnya diperlukan persiapan dokumen yang mengalami perubahan, baik itu perubahan yang terjadi pada perusahaan anda maupun permintaan dari Telkomsel. Panduan Revisi Data Perusahaan A. Login ke Verona Login ke Verona dengan menggunakan username serta password yang dimiliki sebelumnya. Setelah berhasil login, pada sisi atas sebelah kiri terdapat menu Beranda, Panduan Pengguna, Persetujuan Pakta Integritas dan Profile Vendor. Pilih Profile Vendor kemudian klik Ubah Data Perusahaan. Telkomsel 2016.doc Page 4
B. Panduan Proses Upload Data / Input Data 1. Perubahan Data Perusahaan Pada Data Perusahaan, semua data dapat diupdate kecuali Nama Perusahaan dan alamat email yang dijadikan sebagai Username. Apabila data telah selesai dirubah, klik Continue. Note : Apabila terdapat perubahan data yang lainnya, silahkan klik continue untuk melakukan perubahan data di menu yang lain. Namun apabila tidak ada perubahan yang lain, silahkan masuk ke menu Admin Legalitas kemudian klik tombol Submit yang terdapat pada bagian paling bawah sebelah kiri. Setelah data tersimpan, Anda akan menerima notifikasi bahwa data perusahaan akan di verifikasi admin. 2. Perubahan Penanggung Jawab (Komisaris / Direktur), Susunan Kepemilikan Modal dan Pejabat yang Berhak Menandatangani PO/Kontrak. a. Perubahan Penanggung Jawab (Komisaris / Direktur) Pilih menu Penanggung Jawab, klik Tambah Data pada penanggung jawab (komisaris / direktur) setelah data dimasukkan klik Continue. Note : untuk file NPWP dan file Nomor Identitas, setelah file dipilih klik Upload agar data tersimpan sementara. Telkomsel 2016.doc Page 5
b. Perubahan Susunan Kepemilikan Modal Klik Tambah Data, setelah data dimasukkan kemudian klik Continue. c. Perubahan Pejabat yang berhak Menandatangani PO/Kontrak Klik Tambah Data, setelah data terisi klik Continue Note : Apabila terdapat perubahan data yang lainnya, silahkan klik continue untuk melakukan perubahan data di menu yang lain. Namun apabila tidak ada perubahan yang lain, silahkan masuk ke menu Admin Legalitas kemudian klik tombol Submit yang terdapat pada bagian paling bawah sebelah kiri. Setelah data tersimpan, Anda akan menerima notifikasi bahwa data perusahaan akan di verifikasi oleh admin. Telkomsel 2016.doc Page 6
3. Penambahan Kompetensi & Referensi, Dukungan Prinsipal serta Dokumen Pendukung. a. Penambahan Kompetensi & Referensi Perusahaan Siapkan softcopy PO/Kontrak kerja baik yang pernah diperoleh di Telkomsel maupun dengan perusahaan lain yang sesuai dengan kategori yang akan diajukan, untuk setiap 1 kategori yang dipilih wajib melampirkan maksimal 3 PO/Kontrak kerja terbaru yang berkaitan dengan kategori yang dipilih. Setelah mengisi data kompetensi, klik tambah data untuk mengupload PO/Kontrak kerja. Setelah selesai klik continue agar data tersimpan sementara. Pilih kompetensi yang ingin ditambahkan, setelah selesai klik Tambah Data untuk mengunggah file Referensi Pelanggan. Masukkan data data PO/Kontrak kerja serta mengunggah file tersebut, setelah selesai klik Continue. Setelah semua data terisi dengan benar, klik continue agar data tersimpan. Telkomsel 2016.doc Page 7
b. Perubahan Dukungan Prinsipal Klik Tambah Data masukkan data yang sesuai, setelah selesai klik continue agar data tersimpan sementara. Setelah file dipilih, pastikan untuk mengklik Upload agar data tersimpan. c. Perubahan Dokumen Pendukung Klik Tambah Data, masukkan data yang sesuai setelah selesai klik continue agar data tersimpan sementara. Setelah file dipilih, pastikan untuk mengklik Upload agar data tersimpan. Note : Apabila terdapat perubahan data yang lainnya, silahkan klik continue untuk melakukan perubahan data di menu yang lain. Namun apabila tidak ada perubahan yang lain, silahkan masuk ke menu Admin Legalitas kemudian klik tombol Submit yang terdapat pada bagian paling bawah sebelah kiri. Setelah data tersimpan, Anda akan menerima notifikasi bahwa data perusahaan akan di verifikasi admin. Telkomsel 2016.doc Page 8
4. Perubahan Administrasi Legalitas Untuk perubahan Admininstrasi Legalitas, silahkan pilih menu Administrasi Legalitas. Update perubahan data yang biasa terjadi setiap setahun sekali seperti Surat Domisili, SPT tahun terakhir, SPT badan pasal 29, SPT masa PPN dan Laporan Keuangan. Setelah data tersimpan klik Submit yang ada pada bagian bawah Admin Legalitas. Note : Setelah pilih data yang sesuai dengan perubahan, klik Upload. Setelah semua data perubahan diupload, klik Submit yang ada pada bagian paling bawah Admin Legalitas agar data tersimpan. Anda akan menerima notifikasi dari adminverona@telkomsel.co.id ke alamat email yang dijadikan sebagai username yang menyatakan bahwa data perusahaan Anda akan diverifikasi oleh admin. Telkomsel 2016.doc Page 9