BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Akuntansi Informasi keuangan mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan. Informasi ini dibutuhkan oleh berbagai pihak yang berkepentingan baik pihak ekstern maupun pihak intern. Guna memenuhi kebutuhan informasi yang cepat, akurat, dan berdaya guna maka didesain suatu sistem akuntansi. Sistem akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen yang mengelola data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pihak intern dan ekstern. Dari pihak intern, sistem akuntansi merupakan sarana bagi pihak manajemen untuk memperoleh informasi keuangan guna mengetahui, mengevaluasi, dan mengambil keputusan-keputusan dalam menjalankan perusahaan, yang tergantung fungsi yang mereka jalankan dalam perusahaan. Bagi pihak ekstern seperti kreditur, investor, supplier, pemerintah, serikat pekerja, memerlukan informasi keuangan dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses secara manual (tanpa mesin-mesin pembantu) dan menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana sampai menggunakan komputer. Menurut Widjayanto (2001: 2) Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga
tahapan yaitu: input, proses dan output. Definisi tersebut bermakna bahwa dalam suatu sistem harus ada tiga tahapan penting yaitu: a. input berupa masukan, penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem tersebut dioperasikan, b. proses yang mengubah input menjadi output, c. output adalah hasil operasi yang berarti tujuan, sasaran bagi suatu sistem. Menurut Mulyadi (2001: 5) sistem adalah suatu jaringan, prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pengertian ini mengandung arti bahwa sistem merupakan jaringan prosedur, dimana prosedur merupakan suatu urutan yang melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Secara umum setiap sistem terdiri dari unsur-unsur dimana unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem. Menurut Warren, dkk (2005: 10) akuntansi didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan. Data tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen maupun pihak luar, maka data tersebut harus diolah dan diproses dalam suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi sehingga dihasilkan suatu informasi yang berguna. Informasi yang datanya berhubungan dengan keuangan dinamakan informasi akuntansi dan sistem
yang memproses data keuangan menjadi informasi akuntansi dinamakan sistem informasi akuntansi. Sistem akuntansi merupakan sarana yang dipakai oleh manajemen untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditur, dan pihak lain yang berkepentingan. Sarana tersebut berupa peraturan, kebijaksanaan, catatan, prosedur dan hubungan keorganisasian yang didesain untuk mengendalikan kegiatan serta sumber-sumber yang dimiliki perusahaan, selain itu sistem akuntansi juga merupakan jaringan penghubung yang sistematis dalam menyajikan informasi yang berguna dan dapat dipercaya untuk membantu pimpinan dalam pencapaian tujuan organisasi yang telah ditentukan. Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan pelaporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan data perusahaan. Sistem akuntansi yang efektif menurut Mulyadi (2001: 189) adalah sebagai berikut : a. sah, b. telah diotorisasi, c. telah dicatat, d. telah dinilai secara wajar, e. telah digolongkan secara wajar, f. telah dicatat pada periode yang seharusnya, g. telah dimasukkan ke dalam buku pembantu yang telah diringkas secara benar.
B. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001: 3) unsur pokok dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan (jurnal, buku besar), serta laporan. a. Formulir Formulir disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini data yang bersangkutan dengan transaksi yang terjadi dalam organisasi dicatat. Formulir juga bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. b. Catatan (jurnal, buku besar dan buku pembantu) Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama mengenai transaksitransaksi suatu perusahaan yang disusun secara lengkap. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. Pencatatan dapat dilakukan pada jurnal umum maupun jurnal khusus. Buku besar (general ledger) adalah kumpulan rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Jumlah dan susunan rekening yang akan digunakan dalam perusahaan tergantung pada sifat, operasi dan volume perusahaan. Apabila data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya maka dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
c. Laporan keuangan, hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan Menurut standar akuntansi keuangan (Ikatan Akuntan Indonesia, 2007: 412) tujuan laporan keuangan adalah menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja serta perubahan posisi keuangan perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan ekonomi. C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2004: 2) mendefinisikan Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Mulyadi (2001: 2) Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari defenisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem yaitu sebagai berikut : a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. b. Unsur-unsur tersebut adalah bagian yang terpadu dari sistem yang bersangkutan. c. Unsur suatu sistem bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lain yang lebih besar.
Kemudian Hall (2001: 7) menyatakan Sistem informasi adalah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai. Menurut Bodnar dan Hopwood (2004: 1) : Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Romney dan Steinbart (2004: 473) menyatakan bahwa Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggungjawab untuk (1) persiapan informasi keuangan dan (2) informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, bahwa sistem informasi akuntansi itu mempunyai unsur, yaitu : a. Sumber daya, merupakan media yang menjadikan sebuah data, seperti manusia atau peralatan/mesin, b. Pemrosesan, merupakan media yang mengolah data dari input menjadi output. Pemrosesanlah yang mengubah data menjadi informasi, c. Informasi, merupakan hasil akhir dari pemrosesan suatu sistem. Informasi ini berbentuk dalam suatu format yang berisikan keterangan-keterangan yang dibutuhkan manajemen. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi itu adalah suatu sistem pemrosesan yang menghasilkan keluaran dalam bentuk informasi mengenai akuntansi dengan menggunakan masukan input (data atau transaksi) untuk memenuhi tujuan tertentu pihak manajemen. Dalam
pelaksanaannya sistem informasi akuntansi menerima input, disebut sebagai transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output yang akan didistribusikan kepada pemakai informasi. Proses tersebut dijelaskan dalam gambar berikut ini. Transaksi Keuangan Transaksi Non keuangan Sistem Informasi Informasi Keputusan- Keputusan Pemakai Gambar 2.1 Transaksi yang Diproses oleh Sistem Informasi Sumber: James A. Hall, Sistem Informasi Akuntansi, 2001 Dalam hubungan dengan sistem informasi akuntansi, Hall (2001: 9) memberikan pernyataan tentang transaksi yaitu : Transaksi dibagi menjadi dua kelas: transaksi keuangan dan transaksi non keuangan. Transaksi keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akunakunnya, dan diukur dalam satuan moneter. Transaksi non-keuangan: termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi definisi sempit dari transaksi keuangan. Jadi dalam sistem informasi akuntansi tidak hanya mengolah data keuangan saja, data non-keuangan juga diikutsertakan karena dapat pengambilan keputusan tidak hanya informasi keuangan saja yang diperlukan, informasi nonkeuangan tentang suatu kondisi dan keadaan juga dapat dipergunakan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
D. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2004: 12) agar suatu sistem informasi akuntansi berguna sebagai informasi yang berdaya guna harus memperhatikan karakteristik informasi sebagai berikut: relevan, andal, lengkap, tepat waktu, dapat dipahami dan dapat diverifikasi. 1. Relevan Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian memperbaiki kemampuan pengambilan keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasi atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya. 2. Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan dan secara akurat mewakili kejadian atau aktifitas di organisasi. 3. Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya. 4. Tepat Waktu Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambilan keputusan menggunakan dalam membuat keputusan. 5. Dapat Dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas. 6. Dapat diverifikasi Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama. Pada prinsipnya sistem informasi akuntansi mempunyai peranan penting dalam sebuah organisasi. Sistem informasi akuntansi memberikan bantuan dalam proses pengambilan keputusan. Kesimpulannya bahwa sistem informasi yang baik harus memiliki prinsip-prinsip kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi. Sebuah sistem informasi yang baik dan berdaya guna, harus diketahui terlebih dahulu komponen-komponen apa saja yang perlu diperhatikan dalam
sistem informasi akuntansi. Romney dan Steinbart (2004: 3) menyatakan ada lima komponen sistem informasi akuntansi, yaitu: 1. orang-orang, yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi, 2. prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi, 3. data tentang proses-proses bisnis organisasi, 4. software yang dipakai untuk memproses data organisasi, 5. infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device) dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Dalam membentuk suatu sistem informasi akuntansi tidak hanya dibutuhkan operator yang menjalankannya, karena pada dasarnya operator yang menjalankan sistem harus berpedoman pada prosedur-prosedur dan didukung oleh infrastruktur teknologi seperti software, komputer, dan peralatan pendukung lainnya. Tanpa itu semua sebuah sistem tidak akan berjalan dengan baik. E. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi dirancang dan dilaksanakan pada dasarnya untuk memberikan informasi kepada pihak manajemen perusahaan. Dari hasil sistem informasi akuntansi ini akan diperoleh mengenai informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dalam mencapai tujuan perusahaan. Romney dan Steinbart (2004: 3) menjelaskan tiga fungsi sistem informasi akuntansi yaitu : 1. mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitasaktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi,
2. mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan, 3. menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal. Dari uraian diatas terlihat bahwa sistem informasi akuntansi akan menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen. Informasi merupakan data yang telah tersusun dan telah diproses untuk memberikan arti bagi pihak yang membutuhkannya. Informasi dapat berupa laporan bentuk tercetak maupun dalam bentuk digital atau komputer. Selanjutnya Romney dan Steinbart (2004: 38) menyatakan informasi yang disediakan sistem informasi akuntansi terbagi dalam dua ketegori yaitu laporan keuangan dan laporan manajerial. Laporan keuangan sebenarnya lebih mentitikberatkan pada pengguna luar perusahaan dalam mengambil keputusan. Laporan manajerial merupakan laporan di luar laporan keuangan dimana prinsip dan kaitannya masih di dalam konteks akuntansi. Laporan manajerial dapat berupa informasi operasional terinci terutama kinerja organisasi dan laporan atas pelaksanaan anggaran. Fungsi sistem informasi akuntansi yang ketiga adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai. Pengendalian dilakukan agar tujuan sistem informasi akuntansi dapat tercapai. Adapun tujuan sistem informasi akuntansi menurut Romney dan Steinbart (2004: 42) adalah: 1. memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan, 2. memastikan bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku,
3. menjaga aset-aset organisasional, termasuk data. Setidaknya untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan dua model penting, yaitu menyediakan dokumentasi yang memadai atas seluruh aktivitas bisnis, serta memastikan pemisahan tugas yang efektif. Dokumen yang memadai atas semua transaksi bisnis adalah kunci akuntabilitas. Dokumen memungkinkan para manajer memverifikasi bahwa tanggung jawab yang diberikan telah dilakukan dengan benar. Pemisahan tugas yang memadai berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaski. Tujuannya adalah mencegah seseorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi bisnis. F. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Sistem informasi akuntansi penggajian untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem, prosedur dan catatan atau formulir yang digunakan untuk menetapkan secara tepat dan akurat berapa gaji yang harus diterima oleh setiap pegawainya, berapa gaji yang harus dipotong, misalnya untuk pajak penghasilan pegawai, pinjaman pegawai pada perusahaan serta sisa gaji yang benar-benar dibayarkan kepada pegawai. Bagi karyawan, gaji merupakan hal yang sangat penting dan sensitif sebab menyangkut kepentingannya secara langsung terhadap perusahaan yang akan mempengaruhi motivasinya di dalam bekerja. Bagi perusahaan, gaji merupakan bagian yang penting bagi unsur biaya perusahaan serta menyangkut jumlah yang material, karenanya perlu ditekankan agar tujuan efisiensi atas gaji tersebut dapat tercapai.
1. Pengertian Gaji Gaji adalah pemberian imbalan balas jasa oleh perusahaan kepada karyawan dalam bentuk upah, gaji, insentif, bonus atau dalam bentuk tunjangan yang merupakan hal yang rutin dihadapi oleh pimpinan perusahaan. Mulyadi (2001: 373) memberikan definisi gaji dan upah adalah sebagai berikut: gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya gaji diberikan secara tetap perbulan. Sedangkan menurut Manullang (2001: 57) gaji adalah pemberian kepada pegawai dengan pembayaran berupa uang sebagai balas jasa suatu pekerjaan yang telah dilaksanakan sebagai pemberian kegairahan untuk pelaksanaan dan kegiatan diwaktu yang akan datang. Dalam lingkungan perusahaan dengan jenis manufaktur dikenal dua elemen dasar klasifikasi biaya yaitu biaya manufaktur dan biaya komersial. Biaya manufaktur terdiri dari biaya utama (prime cost) dan biaya overhead pabrik (factory overhead). Biaya utama terdiri dari biaya bahan baku langsung (raw material) dan biaya tenaga kerja langsung (direct labour). Sedangkan biaya overhead (factory overhead) terdiri dari biaya bahan baku tidak langsung, biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tidak langsung lainnya. Biaya tenaga kerja langsung merupakan biaya yang merefleksikan tenaga kerja yang melakukan konversi bahan baku langsung menjadi produk jadi dan dapat dibebankan secara langsung kesuatu produk tertentu. Sedangkan biaya tenaga kerja tidak langsung ke suatu produk biaya yang tidak dapat ditelusuri secara langsung ke suatu produk tertentu. Biaya konversi terdiri dari dua
klasifikasi besar yaitu beban gaji pemasaran dan beban yang terjadi mulai dari titik pada saat biaya manufaktur berakhir, sehingga pada titik tersebut produk siap dijual. Melalui penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa upah termasuk ke dalam kelompok biaya manufaktur, yaitu biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja tidak langsung. Sedangkan gaji merupakan biaya yang termasuk ke dalam golongan biaya konversi, yaitu biaya pemasaran dan administrasi. Gaji sangat penting bagi pegawai sebagai individu, karena gaji merupakan suatu ukuran nilai atau karya diantara para pegawai itu sendiri, keluarga dan masyarakat. Menurut Ruky (2001: 191) faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat patokan gaji (standar upah/gaji) perusahaan adalah : a. ketetapan pemerintah, b. tingkat upah/gaji pasaran, c. kemampuan perusahaan, d. kualifikasi sumber daya manusia yang digunakan, e. tuntutan pekerjaan. Salah satu faktor diatas yaitu kesepakatan pemerintah mengeluarkan peraturan mengenai ketentuan pemerintah mengenai upah minimum regional (UMR) atau upah minimum sentral regional (UMSR) sebagai pasangan untuk menetapkan tingkat upah patokan bagi perusahaannya. Tentunya ini hanya berlaku untuk jabatan pelaksana tingkat tertentu. Seluruh faktor-faktor yang mempengaruhi patokan gaji diatas, perusahaan juga harus memperhatikan prinsipprinsip pembayaran gaji dengan maksud agar pegawai merasa puas dan meningkatkan prestasinya dalam operasi perusahaan untuk mencapai tujuan. Adapun prinsip-prinsip gaji tersebut (Ruky, 2001: 193) adalah:
a. Gaji yang diberikan harus mencukupi kebutuhan pokok minimum pegawai dan keluarganya, b. Pemberian gaji harus adil, artinya besar kecil gaji tergantung pada berat atau ringannya tanggung jawab yang diberikan kepada pegawai, c. Gaji yang diberikan harus tepat pada waktunya, d. Besar kecilnya suatu gaji harus mengikuti perkembangan harga pasar. Hal ini harus diperhatikan, sebab bukan banyaknya gaji yang diterima, tetapi banyaknya barang atau jasa yang dapat dibeli dengan gaji yang diperoleh, e. Sistem pembayaran gaji harus mudah dipahami dan dilaksanakan sehingga pembayaran dapat dilakukan dalam waktu yang relatif singkat, f. Perbedaan gaji harus didasarkan atas evaluasi jabatan yang relatif, g. Struktur gaji harus kembali dan mungkin harus diperbaiki apabila kondisi perusahaan berubah. Selain gaji pokok yang diberikan, perusahaan juga memberikan jenis kompensasi lain kepada pegawai atau karyawannya, misalnya tunjangantunjangan. Beberapa jenis tunjangan penting adalah libur, cuti, bonus, asuransi, pensiun, dan premi (Wungu, 2003: 98-101). a. Libur Setiap tahunnya untuk hari-hari libur tertentu bagi kebanyakan perusahaan membayar karyawan yang berlibur dimana mereka yang mendapatkan gaji sebagaimana pada hari kerja biasa. b. Cuti Hampir semua perusahaan memberikan cuti kepada karyawannya, dan selama cuti mereka mendapat gaji. Lamanya cuti dikaitkan dengan masa dinas, misalnya cuti dua minggu per tahun untuk karyawan yang masa dinasnya sampai lima tahun. Jika diatas lima tahun cuti diberikan selama tiga minggu.
c. Bonus Biasanya bonus dihitung pada akhir tahun. Besarnya bonus tergantung kesepakatan antara majikan (pemilik) dengan karyawannya dan didasarkan pada seberapa jauh laba perusahaan, divisi atau pabrik melampaui target yang ditentukan. d. Asuransi Banyak perusahaan membayar semua atau sebagian premi asuransi karyawan untuk kesehatan, perawatan gigi atau asuransi jiwa. e. Pensiun Ini merupakan tunjangan yang disediakan hampir semua perusahaan, akan tetapi karyawan biasanya baru akan menikmatinya dalam waktu lama setelah hal itu dihasilkan. Program ini sangat berbeda antar perusahaan. f. Premi (over time premium pay) Merupakan tambahan tarif per jam apabila karyawan melampaui jam kerja normal. Selain membayar gaji sesuai dengan ketentuan pemerintah, manajemen juga mempertimbangkan cara memaksimumkan produktifitas kerja. Salah satu alat untuk mencapai hal itu adalah program kompensasi intensif, yang memberikan tambahan kompensasi kepada karyawannya. Kinerjanya melampaui standar yang ditentukan. Kompensasi ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja pada karyawan. 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Menurut Mulyadi (2001: 12) sistem akuntansi penggajian dirancang untuk menanggani transaksi perhitungan gaji karyawan dan pembayarannya. Mulyadi
(2001: 285) sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulanan. Menurut Bodnar dan Hopwood (2004: 3) sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama satu periode. Penggajian itu penting karena alasan sebagai berikut: a. karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau hal-hal yang tak wajar, b. penggajian merupakan hal yang diatur oleh peraturan pemerintah, c. penggajian secara pajak gaji yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji serta yang berkaitan dengan gaji. Sedangkan informasi yang diperlukan untuk manajemen dari kegiatan penggajian (Mulyadi, 2001: 374) adalah: a. jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tidak tentu, b. jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu, c. jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu, d. rincian unsur biaya gaji yang beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
Dalam merancang sistem penggajian, data-data harus disimpan secara akurat untuk setiap karyawan. Laporan periodik yang menggunakan data-data penggajian harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi menjaga jika sewaktu-waktu badan-badan yang dimaksud melakukan inspeksi. Sistem penggajian harus dirancang untuk membayar gaji karyawan secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhankebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidakpuasan dan negosiasi menyangkut iuran dan tunjangan lainnya. Umumnya sistem penggajian berbeda pada setiap perusahaan, namun unsur-unsur utama yang umum dalam sebagian besar adalah registrasi pembayaran gaji, catatan pendapatan karyawan dan cek gaji. a. Registrasi Pembayaran Gaji Status multi kolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian. b. Catatan Pendapatan Karyawan Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian, jumlah kumulatif ini diperlukan dalam rangka penghitungan potongan pajak kesejahteraan sosial dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan c. Cek Gaji Pada akhir setiap periode penggajian cek gaji disiapkan, cek memiliki potongan-potongan yang dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian
tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung tidak perlu mencatat setiap gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam registrasi gaji. 3. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah (Mulyadi, 2001: 374) dokumen pendukung perubahan gaji, kartu jam hadir, kartu jam kerja, daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, surat pernyataan gaji dan upah, amplop gaji dan upah, dan bukti kas keluar. a. Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikkan pangkat, perubahan tarif gaji, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirim ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji. b. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan untuk fungsi waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Dokumen diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. d. Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya. e. Rekap daftar gaji dan upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah. f. Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
g. Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor indentitas karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. h. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji adalah jurnal umum, kartu harga pokok, kartu biaya dan kartu penghasilan karyawan. a. Jurnal Umum Dalam pencatatan gaji jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam setiap perusahaan. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal adalah bukti kas keluar. Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap berikut ini. Tahap pertama, berdasarkan dokumen bukti kas keluar dicatat bagian utang kewajiban gaji dalam registrasi bukti kas keluar sebagai berikut:
Gaji xxx Bukti kas keluar xxx Dalam jurnal tersebut digunakan rekening gaji sebagai clearing account. Tahap kedua, berdasarkan bukti nominal, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut : Biaya overhead pabrik Biaya administrasi umum Biaya pemasaran xxx xxx xxx Gaji xxx Tahap ketiga, berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap LUNAS oleh fungsi keuangan. Bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam registrasi cek sebagai berikut. Bukti kas keluar xxx Kas xxx Tahap keempat, berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu (kartu biaya). Kartu biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol yaitu biaya administrasi dan umum serta biaya pemasaran. b. Kartu Harga Pokok Catatan ini digunakkan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah daftar upah.
c. Kartu Biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat tenaga kerja tidak langsung dengan biaya tenaga kerja memproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum dan rekap daftar gaji d. Kartu Penghasilan Karyawan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dengan berbagai potongannya yang diterima dari perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap perusahaan. Disamping itu, kartu penghasilan bahan setiap perusahaan. Kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan. 5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penggajian Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini (Mulyadi, 2001 : 385-386): prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur distribusi biaya gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji. a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat tidak kehadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan
untuk menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. b. Prosedur pembuatan Daftar Gaji Dalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji membuat gaji karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir. c. Prosedur Distribusi Biaya Gaji Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya. d. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Prosedur pembuatan bukti kas keluar oleh fungsi akuntansi setelah menerima daftar gaji dari fungsi kepegawaian. Kemudian bukti kas keluar diserahkan ke fungsi keuangan, sebagai dasar pembayaran. e. Prosedur Pembayaran Gaji Dalam prosedur ini, fungsi keuangan menerima perintah untuk membayar gaji karyawan dalam bukti kas keluar. Kemudian fungsi keuangan memasukkannya ke dalam cek dan menguangkannya ke bank dan memasukkan uang tersebut ke dalam amplop setiap karyawan atau memasukkan uang tersebut ke dalam rekening karyawan yang ada di bank. Hall (2001: 56) menyatakan bahwa seluruh transaksi perusahaan dapat dikelompokkkan menjadi tiga siklus, yaitu : a. Siklus pengeluaran, b. Siklus konversi, c. Siklus pendapatan. Sistem akuntansi penggajian merupakan salah satu sistem akuntansi yang penting untuk menetapkan secara tepat dan teliti mengenai jumlah gaji yang akan diterima oleh setiap pegawai. Pengeluaran gaji merupakan hal yang penting karena karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau terhadap hal lainnya yang bersifat tidak wajar dan juga penting untuk menjaga suasana kerja yang baik. Keterlambatan atau kesalahan yang terjadi dalam sistem
penggajian dapat menyebabkan para pegawai tidak dapat menerima penghasilannya sedangkan di lain pihak kebutuhan hidupnya harus tetap terpenuhi. G. Tinjauan Penelitian Terdahulu Studi empiris yang dilakukan oleh beberapa penelitian terdahulu mengenai sistem informasi akuntansi penggajian dapat dilihat pada tabel 2.1 dibawah ini. Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu Tahun Penelitian Judul Hasil 2006 Fifi Maria Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PT. Bank Buana Indonesia Tbk. 2006 Roganti J. Nababan 2006 Sri Henny Apriany Analisa Sistem Akuntansi Penggajian Sebagai Alat Bantu Pada PT. Nindya Karya (Persero) Cabang Sumatera Utara. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Pada PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandara Soekarno Hatta Jakarta. Hasil penelitian mengemukakan bahwa analisis sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Bank Buana Indonesia Tbk. sudah efektif, ditandai pada dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan dan prosedur penggajian pada perusahaan sudah cukup efektif. Hasil penelitian ini mengemukakan bahwa analisa sistem akuntansi penggajian sebagai alat bantu pengendalian pada PT. Nindya Karya sudah cukup memadai untuk digunakan sebagai alat bantu pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Hasil penelitian ini mengemukakan bahwa penerapan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. (Persero) Angkasa Pura II telah menerapkan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan secara efektif. Sumber: Fakultas Ekonomi, Skripsi, 2010 Fifi Maria (2006) melakukan penelitian dengan judul analisis sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Bank Buana Indonesia Tbk. Penelitian tersebut menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penggajian sudah
efektif. Nababan (2006) menganalisis sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai alat bantu pengendalian pada PT. Nindya Karya (Persero) Cabang Sumatera Utara. Kesimpulan yang didapat adalah sistem penggajian dan pengupahan sudah memadai untuk digunakan sebagai alat bantu pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Sri Henny Apriany (2008) melakukan penelitian dengan judul penerapan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandara Soekarno Hatta Jakarta. Kesimpulan yang didapat adalah penerapan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan sudah cukup efektif. Berdasarkan ketiga penelitian terdahulu dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi penggajian masing-masing perusahaan sudah cukup baik, ditandai dengan dokumen-dokumen, catatan-catatan akuntansi dan prosedurprosedur penggajian di masing-masing perusahaan sudah cukup efektif. Dan juga sudah dapat digunakan sebagai alat bantu pengendalian intern terhadap gaji dan upah pada masing-masing perusahaan tersebut. Perbedaan dari ketiga penelitian terdahulu yaitu pada analisis, sebagai alat bantu pengendalian dan pada penerapan sistem informasi akuntansi penggajian pada masing-masing perusahaan tersebut. H. Kerangka Konseptual Kerangka konseptual merupakan sintesa atau ekstrapolasi dari tinjauan teori dan penelitian terdahulu yang mencerminkan keterkaitan antar variabel yang diteliti dan merupakan tuntutan untuk memecahkan masalah penelitian. (Fakultas Ekonomi, 2004: 13). Untuk menggambarkan pengaruh
antara variabel, maka penulis menyusun kerangka konseptual (theoretical framework). Kerangka konseptual tersebut dapat dilihat pada gambar 2.2 dibawah ini. RUMAH SAKIT UMUM BINA KASIH MEDAN GAJI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN INFORMASI PENGAMBILAN KEPUTUSAN Gambar 2.2 Kerangka Konseptual Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Rumah Sakit Umum Bina Kasih Medan adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa, yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Perusahaan ini memiliki karyawan yang cukup banyak sehingga biaya gaji merupakan biaya yang cukup penting. Penerapan sistem informasi akuntansi penggajian di Rumah Sakit Umum Bina Kasih Medan yang akan peneliti bahas sudah efektifkah atau belum. Apakah dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan dan jaringan prosedur yang membentuk sistem sudah digunakan dan diterapkan sesuai prosedur. Proses pembayaran gaji akan membentuk suatu
sistem informasi akuntansi penggajian dan kemudian dihasilkan suatu informasi yang dapat dijadikan sebagai alat bantu pengambilan keputusan.