Bab I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Dalam menghadapi persaingan di era informasi ini, suatu organisasi membutuhkan informasi yang mendukung pengambilan keputusan yang tepat. Pengambilan keputusan itu hanya bisa dilakukan dengan memanfaatkan informasi atau data yang berkualitas(1,2). Dengan informasi atau data yang berkulitas tersebut, maka organisasi dapat mengambil keputusan-keputusan strategis dengan tepat dan pada akhirnya berdampak langsung pada kelangsungan hidup organisasi. Ada beberapa dimensi yang berhubungan dengan data yang berkualitas yaitu akurasi, dapat diakses, relevan, berorientasi waktu dan lengkap(1). Hal ini berarti bahwa untuk mendapatkan data yang berkualitas, maka organisasi harus mempertimbangkan semua dimensi yang mempengaruhi terbentuknya data yang berkualitas tersebut. Pada awalnya data yang seringkali ditemui adalah data yang tidak akurat, tidak lengkap dan ambiguous(1,2). Itu terjadi karena tidak adanya suatu pedoman yang baik yang dapat digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan data yang berkualitas. Salah satu contoh usaha yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam mewujudkan data yang berkualitas adalah dengan memanfaatkan sistem informasi. Sistem informasi ini digunakan untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang berguna bagi organisasi(1). Akan tetapi pemanfaatan sistem informasi semata tanpa mempertimbangkan dimensi yang terkait dengan data berkualitas tersebut diatas, menjadikan sistem informasi itu tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis organisasi. Agar organisasi mendapatkan data yang berkualitas, maka organisasi harus merencanakannya. Perencanaan arsitektur enterprise merupakan jawaban atas usaha untuk mendapatkan data berkualitas tersebut(2). Pendefinisian yang jelas atas semua hal yang berhubungan dengan data yang berkualitas sangat dibutuhkan. Contoh pendefinisian yang terkait dengan data berkualitas tersebut 1
2 adalah siapa yang bertanggungjawab atas terbentuknya data yang berkualitas, kapan data tersebut terbentuk, teknologi apa yang digunakan untuk data mengelolanya dan cara atau panduan yang dibutuhkan untuk mendapatkan data berkualitas itu. Untuk itu dibutuhkan strategi ini untuk menyatukan arah perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian atas semua hal yang selaras dengan strategi bisnis organisasi (enterprise)(4). Strategi ini dimulai dari perancanaan yang mencoba mengidentifikasikan kebutuhan data yang berkualitas bagi organisasi termasuk didalamnya pertimbangan komponen serta aspek penting yang dapat mempengaruhi terbentuknya data atau informasi yang berkualitas. Strategi ini haruslah direncanakan dengan maksud bahwa organisasi dapat mempunyai sebuah pedoman dalam mencapai visi dan misi organisasi. Perencanaan strategis ini dapat memanfaatkan suatu metodologi yang berisikan langkah-langkah yang dapat digunakan untuk membantu organisasi untuk mendapatkan data atau informasi yang berkualitas dan juga kebutuhan keselasaran dukungan sistem informasi dan juga teknologi informasi bagi bisnis organisasi. Perencanaan ini memanfaatkan suatu metodologi perencanaan arsitektur enterprise yang mengikutsertakan semua dimensi dari data yang berkualitas bagi organisasi. Perencanaan arsitektur tersebut diharapkan akan menghasilkan arsitektur-arsitektur yang berguna bagi organisasi sebagai sebuah pedoman dalam perencanaan data berkualitas. Dengan perencanaan arsitektur enterprise ini, maka organisasi diharapkan mampu menghadapi tantangan bisnis dikemudian hari dengan mempunyai pedoman dalam melakukan investasi sistem informasi atau teknologi informasi termasuk juga pengelolaan sumberdaya organisasi dalam cakupan perencanaan jangka panjang yang mendukung bisnis organisasi. I.2 Rumusan Masalah Masalah utama yang akan dibahas pada tesis ini adalah membuat usulan model umum perencanaan arsitektur enterprise bagi institusi yang melibatkan dimensi
3 data berkualitas. Pada usulan tersebut nantinya akan melibatkan semua aspekaspek penting yang mempengaruhi terbentuknya data berkualitas dan juga sistem informasi maupun teknologi informasi serta sumberdaya organisasi. Usaha tersebut akan mendefinisikan keterlibatan aspek-aspek yang mempengaruhi dalam menghasilkan data berkualitas. Perencanaan arsitektur tersebut meliputi strategi bisnis, aktifitas-aktifitas dan juga aspek-aspek yang mendasari institusi dalam memberikan layanan pendidikan. Model arsitektur informasi yang direncanakan ditujukan untuk kebutuhan organisasi pada bidang akademik, sumber daya manusia, keuangan dan sarana/infrastruktur di Institut Teknologi Harapan Bangsa. I.3 Tujuan Tujuan yang diharapkan dicapai dari penelitian ini adalah mendapatkan suatu model konseptual dari perencanaan arsitektur enterprise yang dapat memberikan gambaran dan pemahaman yang dapat dijadikan dasar oleh insitusi dalam memperoleh data yang berkualitas dan juga pengembangan sebuah sistem informasi serta pemanfaatan teknologi informasi serta pengelolaan sumberdaya enterprise yang mendukung layanan pendidikan. Dengan adanya model konseptual tersebut maka organisasi diharapkan dapat menjalankan proses bisnisnya dengan tetap berfokus pada inti bisnis organisasi dan juga membantu dalam menghasilkan data yang berkualitas. I.4 Batasan Masalah Batasan masalah dari penelitian ini adalah: 1. Perencanaan arsitektur enterprise ini menggunakan Kerangka kerja zachman dan menyentuh enam aspek (6) yaitu : Data (What), How (Function), Where (Network), Who (People), When (Time), Why (Motivation).
4 2. Dalam perencanaan arsitektur ini meliputi dua cara pandang (View) dari perspektif yang ada yaitu hanya mencakup dua perspektif. Perspektif tersebut adalah: Perspektif Planner dan Perspektif Owner. 3. Pengkajian didasarkan pada pengambilan data pada institusi tertentu. I.5 Kegunaan Hasil Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah : 1. Menghasilkan rekomendasi pada perencanaan arsitektur enterprise pada suatu institusi dalam merencanakan data yang berkualitas untuk pengambilan keputusan strategis. 2. Memberikan kontribusi bagi institusi dalam perencanaan arsitektur enterprise yang berfokus pada strategi bisnis institusi dimasa depan. I.6 Metodologi Metodologi yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Studi literatur, yaitu melakukan pengumpulan bahan yang digunakan dengan memanfaatkannya sebagai pedoman dalam penyelesaian masalah yang diteliti. 2. Penggunaan kerangka kerja Zachman pada perencanaan arsitektur enterprise. Kerangka kerja ini diharapkan dapat digunakan dalam mendefinisikan organisasi secara menyeluruh, dimulai dari : Mendefinisikan Data (What), How (Function), Where (Network), Who (People), When (Time) dan Why (Motivation) yang kesemuanya terkait dengan enterprise. 3. Enteprise Architecture Planning (EAP) EAP ini bertujuan untuk memberikan gambaran dan cara membangun arsitektur enterprise. Di dalam EAP ini terdapat komponen-komponen dan lapisan-lapisan yang membantu dalam mendefinisikan awal perencanaan, analisis, arah tujuan dan cara pencapaian tujuan tersebut. 4. Business System Planning (BSP)
5 BSP ini bertujuan untuk menyediakan perencanaan data atau informasi yang berkualitas serta sistem informasi yang mendukung kebutuhan informasi jangka panjang dan jangka pendek dan integral dengan perencanaan bisnis. 5. IDEF0 (Integrated computer-aided manufacturing DEFinition) IDEF0 adalah sebuah sebuah tools untuk memodelkan proses bisnis organisasi dan juga bisa digunakan untuk pemodelan fungsi. IDEF0 juga dapat digunakan menggambarkan aliran material dan aliran kontrol. 6. Pengumpulan data, dilakukan melalui pengamatan serta pengumpulan data yang terkait dengan organisasi, melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. I.7 Sistematika Penulisan Materi pembahasan dalam tesis ini terdiri dari 5 bab yaitu: BAB I Pendahuluan Berisi latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, kegunaan hasil, metodologi dan sistematika penulisan. BAB II Tinjauan Pustaka Berisikan teori-teori yang menjadi acuan dalam melakukan analisis dan juga berisikan teori penunjang dalam memecahkan masalah. BAB III Analisis Enterprise Bab ini berisikan tentang analisa organisasi yang berkaitan dengan visi, misi, struktur organisasi, indentifikasi model bisnis organisasi dan juga sistem informasi yang ada saat ini. BAB IV Perancangan Model Arsitektur Enterprise Bab ini berisikan tentang perancangan model enterprise architecture di institut teknologi harapan bangsa dan juga berisikan hasil dari perancangan model yang telah dibuat. BAB V Kesimpulan dan Saran Berisikan kesimpulan dan saran yang merupakan hasil dari dari tesis ini dan didalamnya terdapat saran untuk pengembangan penelitian lainnya dimasa mendatang.