Term of Reference Bimbingan Teknis Penyusunan SOP Sistem Informasi Akuntansi Sebagai Instrumen Akuntabilitas dan Pengendalian Intern Rumah Sakit Diselenggarakan oleh : IMRS PERSI Quantum Management di Hotel Grand Cempaka Jakarta, 11-13 April 2011 PENDAHULUAN Salah satu unsur strategis bagi daya saing organisasi seperti rumah sakit saat ini adalah pengelolaan sistem informasi akuntansi dan keuangan sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen, perencanaan dan pengendalian. Dalam dunia usaha (termasuk rumah sakit), akuntansi memiliki peran yang sangat strategis bagi operasi rumah sakit, karena akuntansi merupakan language of business dan sebagai sebuah sistem informasi. Efektivitas dan efisiensi dalam perencanaan dan pengendalian sangat ditentukan oleh keluaran sistem informasi dan keuangan. Prinsip keadilan, efisiensi, dan kualitas pelayanan di unit pelayanan kesehatan merupakan hal yang penting. Pencapaian efisiensi dari sisi biaya, adil dan bermutu dari sisi layanan menjadi tugas bersama seluruh elemen di dalam setiap organisasi, begitu pula di rumah sakit. Pengelolaan sumberdaya baik manusia, material, peralatan, teknologi, dan keuangan harus dilaksanakan secara tepat. Unit pelayanan kesehatan selalu didorong untuk dapat beroperasi secara efisien, dengan sumber daya terbatas untuk menghasilkan pelayanan kesehatan yang prima. Standart operating procedure (SOP) sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu pedoman operasional bagi manajemen dan pelaksana dalam pengelolaan transaksi-transaksi bisnis rumah sakit supaya memiliki aturan main mengenai tugas dan wewenang yang jelas, accountable, tracerable dan auditable. SOP Sistem Informasi Akuntansi nantinya akan mengatur mengenai prosedur transaksi, bagan alur (flow chart), siapa unit terkait, formulirformulir, dan mengandung unsur pengendalian internal. Oleh karena itu, SOP sistem informasi akuntansi juga sangat penting untuk membantu efektifitas kerja tim SPI di rumah sakit. Selain itu, SOP sistem informasi akuntansi juga sangat penting bagi rumah sakit yang akan mengembangkan sistem informasi terkomputerisasi. Dalam pengembangan sistem informasi terkomputerisasi sebaiknya didasarkan pada suatu desain business process atau SOP yang sistematis, sesuai kaidah-kaidah serta peraturan-peraturan yang berlaku, dan cocok dengan proses bisnis RS yang bersangkutan. Apabila implementasi sistem informasi terkomputerisasi dilakukan secara potong kompas dengan langsung melakukan implementasi sistem informasi terkomputerisasi tanpa menyusun terlebih dahulu desain dari sistem tersebut, seringkali implementasi menjadi kurang efektif dan kurang cocok dengan proses bisnis rumah sakit yang bersangkutan dan akhirnya berhenti di tengah jalan. Hal ini tentunya tidak diinginkan para manajer rumah sakit, karena akan memakan banyak sumber daya dan waktu yang siasia. Meskipun hanya bersifat sebagai pendukung dalam rumah sakit, SIA mampu menjadikan aktivitas utama rumah sakit dalam kaitannya dengan pengelolaan transaksi dan pelaporan keuangan menjadi lebih efektif dan efisien. Aktivitas utama tersebut terangkum dalam siklus transaksi rumah sakit, yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus pelayanan, dan siklus keuangan, dan siklus pelaporan keuangan. Buku SOP SIA yang baik harus disusun secara sistematis dalam bentuk uraian penjelasan, flowchart (bagan alur); dan ilustrasi formulir-formulir. Beberapa pertimbangan yang menjadi dasar dalam penyusunan Buku SOP adalah: 1. Efisiensi dan efektivitas, yaitu penggunaan formulir tidak perlu berlebihan dan harus bisa membantu terciptanya pengendalian. 2. Internal Control (kontrol internal), yaitu prosedur yang ada dapat menjamin terciptanya pengendalian dan meminimalisasi kemungkinan terjadinya berbagai kecurangan. 3. Auditability, artinya bahwa SOP akuntansi yang diusulkan/dibuat ditujukan untuk membantu lancarnya proses akuntansi yang memungkinkan agar laporan keuangan menjadi lebih auditable.
Kebijakan pemerintah mengenai Badan Layanan Umum Daerah melalui Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 61 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah, bagi rumah sakit daerah merupakan tonggak baru untuk pembenahan rumah sakit dari berbagai sisi, termasuk sisi keuangan ke arah yang lebih baik dimana rumah sakit harus mempunyai infrastruktur keuangan yang baik yaitu sistem keuangan yang bisa dipertanggungjawabkan. Perubahan status ini tentu saja menuntut perubahan pengelolaan yang lebih baik lagi, yang memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan keuangan suatu organisasi yang bisa dipertanggungjawabkan, transparan dan dapat diperbandingkan. Dengan adanya pengembangan sistem informasi diharapkan dapat memberikan dampak pada peningkatan kinerja menjadi lebih efektif, informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas, dan dapat memberikan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Dan juga diharapkan sistem informasi dapat menjamin pelayanan terhadap masyarakat lebih optimal. TUJUAN Memberikan kemampuan untuk memahami dan melakukan proses penyusunan desain manual SOP Sistem Informasi Akuntansi di Rumah Sakit. MANFAAT Manfaat yang bisa diperoleh dengan adanya workshop ini adalah: 1. Meningkatkan skill dan knowledge dalam bidang sistem akuntansi khususnya bagaimana menyusun SOP SIA yang efektif; 2. Peserta memiliki pengetahuan tentang prinsip-prinsip dalam penyusunan SIA yang efektif, controllable, dan auditable; 3. Peserta memiliki pemahaman tentang siklus transaksi rumah sakit dan aspek pengendalian internalnya; 4. Memahami keterkaitan antar unit kerja dalam setiap siklus transaksi rumah sakit; 5. Mampu menuangkan proses bisnis rumah sakit dari masing-masing siklus dalam bagan alur yang berkesinambungan; 6. Dapat menjadi alat pengendalian internal dan peningkatan akuntabilitas pelaporan keuangan rumah sakit; METODE Pelaksanaan kegiatan pelatihan ini didesain dengan implementative and practical methode agar lebih mudah dipahami dan nantinya dapat dikembangkan secara real oleh masing-masing peserta di Rumah Sakit masing-masing. Pelatihan ini dilaksanakan selama 3 (tiga) hari yang terdiri dari 15 (lima belas) sesi dengan bobot 20% untuk teori dan 80% untuk diskusi dan latihan. MATERI 1. Peran Penting SOP Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam Manajemen Rumah Sakit 2. Kebijakan Akuntansi dan Keuangan Rumah Sakit 3. Pedoman Akuntansi Rumah Sakit 4. Auditing dan Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Internal 5. Keterkaitan SOP SIA dengan Pelaporan Keuangan Rumah Sakit 6. Langkah-langkah Penyusunan SOP SIA di Rumah Sakit 7. Alur Pengelolaan Pendapatan Tunai 8. Alur Pengelolaan Pendapatan Non-Tunai 9. Alur Pengelolaan Pengupahan 10. Alur Pengelolaan Persediaan 11. Alur Pengelolaan Aset 12. Alur Pengelolaan Kas 13. Alur Pelaporan Keuangan 14. Implementasi SOP SIA di Rumah Sakit 15. Plan of Action NARASUMBER 1. Liliek Marhaendro, Ak, MM Konsultan Akuntansi dan Audit Rumah Sakit (Tim penyusun pedoman akuntansi Rumah Sakit bersama IAI, BPKP, Pejabat Akuntansi RSCM)
2. Widiyas Hidhayanto, SE, MBA Konsultan Akuntansi dan Keuangan Rumah Sakit (Konsultan, Peneliti, dan Dosen Akuntansi dan Manajemen Keuangan) SARAN PESERTA 1. Direktur Utama dan/atau Direktur Keuangan 2. Satuan Pengendalian Internal (SPI) 3. Manajer, kepala, atau staf bagian keuangan, mobilisasi dana, bendahara, anggaran, akuntansi, dan/atau verifikasi. 4. Manajer, Kepala, atau staf bagian perencanaan, pengembangan, dan pengelola sistem informasi. 5. Staf atau pihak-pihak lain yang terkait. WAKTU DAN TEMPAT Hari/tanggal : Senin - Rabu / 11-13 April 2011 T e m p a t : Hotel Grand Cempaka, Jl. Letjend. Suprapto, Cempaka Putih Jakarta 10520. INVESTASI DAN PEMBAYARAN Biaya investasi: 1. Paket A : Rp. 4.200.000,- per orang (termasuk akomodasi menginap 2 malam / single, di Hotel Grand Cempaka Jakarta) dibayarkan sebelum 9 April 2011. 2. Paket B : Rp. 3.700.000,- per orang (termasuk akomodasi menginap 2 malam / twin share, di Hotel Grand Cempaka Jakarta) dibayarkan sebelum 9 April 2011. 3. Paket C : Rp. 3.200.000,- per orang (tidak menginap di Hotel Grand Cempaka Jakarta) dibayarkan sebelum 9 April 2011. Semua pembayaran dilakukan melalui transfer ke rekening Bank BNI Cab. Karangayu Semarang Rek. 0174041629 a.n. Anggita Pratami Langsa PENDAFTARAN Pendaftaran peserta dimulai tanggal 7 Maret 2011 s.d. 9 April 2011, dengan cara : 1. Melalui SMS ke, No. 081 213 236 988 (Eko Winoto), 081 329 599 189 (Edhy) dan No 085 697 844 435 (Halimatu Sadiah) 2. Melalui website www.quantummanagement.biz 3. Mengirimkan fax formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap disertai bukti transfer biaya investasi ke Quantum Management No. Fax : 0271-664982 atau Sekretariat Persi dengan No. Fax: 021-45857833. Peserta yang terdaftar adalah peserta yang telah mengirim fax formulir pendaftaran sebelum batas akhir masa pendaftaran. Pendaftaran dapat ditutup sebelum batas akhir masa pendaftaran (9 April 2011) apabila jumlah peserta telah mencapai batas maksimal yang ditetapkan penyelenggara. Catatan : Mengingat adanya pembatasan tempat, dimohon segera dapat mendaftarkan diri sedini mungkin. FASILITAS 1. Akomodasi di Hotel Grand Cempaka Jakarta selama 2 malam (bagi yang mengambil Paket A atau Paket B); 2. Mengikuti Bimtek selama 3 hari; 3. Coffee break, lunch dan dinner selama Bimtek; 4. Bimtek kits, modul dalam bentuk hard copy dan soft copy; 5. Member card, foto bersama dan sertifikat. Catatan : Bagi peserta yang menginap di Hotel Grand Cempaka Jakarta: a. Check in mulai pukul 14.00 wib (dapat lebih awal kalau keadaan hunian hotel memungkinkan) hari Senin tanggal 11 April 2011. b. Check out pukul 12.00 wib hari Rabu tanggal 13 April 2011 Selain tanggal tersebut, bagi peserta yang hendak menginap di Hotel Grand Cempaka Jakarta, biayanya di luar paket bimtek / masuk Personal Account.
SUSUNAN ACARA H ari P ertam a : W aktu D u rasi M ateri N arasum ber 13.00-14.00 60 menit Registrasi peserta 14.0 0-14.30 3 0 m enit Opening Sesion P E R S I/IM R S 14.3 0-15.30 6 0 m enit Sesi 1 : P E R S I/IM R S P era n P e ntin g S O P S istem Inform asi A kuntansi (S IA ) dalam Manajemen Rumah Sakit 15.3 0-16.30 6 0 m enit Sesi 2 : Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi (SIA ) Rumah Sakit Widiyas Hidhayanto,SE, MBA 16.3 0-17.30 6 0 m enit Sesi 3 : Auditing dan Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Internal Liliek Marhaendro, SE, Ak, MM 17.3 0-19.00 9 0 m enit Is tirahat, M akan M alam dan S holat 19.0 0-20.30 9 0 m enit Sesi 4 : Pedoman dan Kebijakan Akuntansi Rumah Sakit Liliek Marhaendro, SE, Ak, MM H ari K edua : 07.3 0-08.30 6 0 m enit Sesi 5 : Keterkaitan SOP SIA dengan Pelaporan Keuangan Rumah Sakit Widiyas Hidhayanto,SE, MBA 08.3 0-09.30 60 menit Sesi 6 : Widiyas Hidhayanto, SE, MBA Langkah-langkah Penyusunan SOP SIA di Rumah Sakit 09.3 0-09.45 1 5 m enit C o ffe B re ak 09.4 5-10.45 60 menit Sesi 7 : Widiyas Hidhayanto, SE, MBA Teknik PenyusunanBagan Alur ( Flow C hart ) 10.4 5-12.00 75 menit Sesi 8 : Widiyas Hidhayanto, SE, MBA Alur/Prosedur Pendapatan Tunai 12.0 0-13.00 6 0 m enit Istirahat, Makan Siang, dan Sholat 13.0 0-14.15 75 menit Sesi 9 : Widiyas Hidhayanto, SE, MBA A lur/p rosedur P enda patan N on Tunai 14.1 5-15.30 75 menit Sesi 10 : Widiyas Hidhayanto, SE, MBA A lur/p rosedur P enge lolaan P eng upahan 15.3 0-16.45 75 menit Sesi 11 : Widiyas Hidhayanto, SE, MBA A lur/p rosedur P enge lolaan P ersed iaan 16.4 5-17.00 1 5 m enit C o ffee B reak 17.0 0-18.00 60 menit Sesi 12 : Widiyas Hidhayanto, SE, MBA A lur/p rosedur P enge lolaan A set 18.0 0-19.30 9 0 m enit Is tirahat, M akan M alam, da n S hola t 19.3 0-21.00 90 menit Sesi 13 : Widiyas Hidhayanto, SE, MBA A lur/p rosedur P enge lolaan K as Hari Ketiga : 08.0 0-09.00 60 menit Sesi 14 : Widiyas Hidhayanto, SE, MBA A lur/p rosedur P elap oran K euan gan 09.0 0-10.00 6 0 m enit Sesi 15 : Implementasi SOP SIA di Rumah Sakit Widiyas Hidhayanto, SE, MBA 10.0 0-10.30 3 0 m enit C o ffee B reak 10.3 0-11.30 6 0 m enit Sesi 16 : Review & Plan of Action Widiyas Hidhayanto, SE, MBA 11.3 0-12.00 3 0 m enit P enutu p an P E R S I/IM R S INFORMASI TAMBAHAN Hotline Service : Quantum Management. Jl. Cahaya IV No. 3 Ngoresan Jebres Solo Telp. / Fax. 0271-664982, e-mail quantum.management@yahoo.com. Website URL : www.quantummanagement.biz Contact person : Sdr. Eko Winoto No 081 213 236 988, Edhy No. HP 081 329 599 189 Surakarta, 1 Maret 2011 Quantum Management Dra. Anggita Pratami Langsa, MM. Director
FORMULIR PENDAFTARAN Bimbingan Teknis Penyusunan SOP Sistem Informasi Akuntansi Sebagai Instrumen Akuntabilitas dan Pengendalian Intern Rumah Sakit Hotel Grand Cempaka Jakarta, 11-13 April 2011 Kepada Yth. : Penyelenggara Bimtek Penyusunan SOP SIA Fax. Nomor : 0271 664 982 Mohon didaftar sebagai peserta bimtek (Mohon tulis nama / jabatan / instansi / handphone dengan jelas dan lengkap, sekaligus untuk data sertifikat, pilih paket menginap A single atau B twin share, atau C tidak menginap ). Peserta No Nama Jabatan No. HP 1 2 3 4 5 6 7 8 Instansi Pengirim Alamat Telepon Contact Person Pernyataan Pembayaran : PAKET A 1 org/kmr Jenis kamar PAKET B 2 org/kmr PAKET C Tidak Menginap :...... :......... :......Fax......... : Nama............ HP......... * Terlampir kami fax. bukti transfer biaya Bimtek yang akan kami ikuti, seperti tersebut di atas sebesar Rp... Catatan : Bagi peserta yang menginap di Hotel Grand Cempaka Jakarta, Check in tgl...check out tgl......,..... April 2011 Pengirim, * Formulir ini dapat digandakan sesuai kebutuhan.....