BATAN D11-2 Rev. 0 KEGIATAN: PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROCEDURES PENYELENGGARAAN TUGAS DAN FUNGSI BATAN TAHAP: PEDOMAN EVALUASI SOP TIM KERJA PENATAAN TATALAKSANA REFORMASI BIROKRASI BATAN Badan Tenaga Nuklir Nasional Jl. Kuningan Barat Mampang Prapatan Jakarta Selatan, 12710 Telp : 02 551109, Fax : 021-5251110 www.batan.go.id
Pedoman Evaluasi SOP Rev.0 Kata Pengantar Di dalam Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi BATAN 2010-2014 Revisi 2.1, terdapat salah satunya adalah Penataan Tatalaksana sebagai area perubahan yang akan dicapai. Strategi dan langkah telah ditetapkan dalam bentuk program dan kegiatan serta tahapan dalam Dokumen Roadmap Reformasi Birokrasi BATAN 2010-2014 Revisi 2.1. Program Penataan Tatalaksana dibagi dalam dua kegiatan utama, yakni Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi BATAN, serta Pembangunan dan Pengembangan e-government / e-office BATAN. Dokumen pedoman evaluasi SOP ini merupakan salah satu bagian dari kegiatan penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi BATAN. Pengaturan mengenai evaluasi SOP perlu dilakukan agar dokumen SOP yang telah disusun tetap memenuhi syarat, relevan dan semakin meningkat efektif dan efisiensinya. Selain itu, implementasi dari SOP juga agar konsisten dengan yang telah ditentukan. Semoga pedoman ini dapat bermanfaat bagi segenap jajaran dan karyawan BATAN dalam melaksanakan reformasi birokrasi BATAN. Jakarta, 12 Maret 2012 Ketua Tim Kerja Penataan Tatalaksana, Ir. Sjahrudin 19521010 197204 1 001 Tim Kerja Penataan Tata Laksana Reformasi Birokrasi BATAN 2
Pedoman Evaluasi SOP Rev.0 Daftar Isi Kata Pengantar...2 Daftar Isi...3 BAB I Pendahuluan... 4 BAB II Uraian...5 BAB III Penutup... 8 LAMPIRAN 1 Prosedur Pengendalian Dokumen PSJMN... 9 LAMPIRAN 2 Prosedur Audit Internal PSJMN...10 LAMPIRAN 3 Prosedur Sertifikasi Sistem Manajamen Mutu... 11 LAMPIRAN 4 Prosedur Akreditasi Laboratorium BATAN...12 LAMPIRAN 5 Pedoman Tentang Kriteria Penilaian Kinerja... 13 LAMPIRAN 6 Prosedur Audit Kinerja Inspektorat...14 LAMPIRAN 7 Kriteria Audit Internal untuk SOP...15 Tim Kerja Penataan Tata Laksana Reformasi Birokrasi BATAN 3
Pedoman Evaluasi SOP Rev.0 BAB I Pendahuluan Umum Evaluasi SOP merupakan salah satu tahap dari siklus pengelolaan SOP. Siklus pengelolaan SOP mencakup antara lain penyiapan, pengesahan, penggandaan, distribusi, evaluasi, amandemen atau revisi, penarikan dan pemusnahan. Dalam implementasi SOP, kesesuaian antara dokumen yang berisi uraian kegiatan tertulis dengan penerapan yang sebenarnya di tempat kerja perlu terus-menerus dipantau dan dievaluasi, untuk mendeteksi penyimpangan atau pelanggarannya secara tepat waktu. Ketidaksesuaian dapat muncul antara lain akibat perubahan lingkungan, perubahan teknologi, perubahan organisasi, dan perubahan kebutuhan. Oleh karena itu, evaluasi merupakan langkah yang paling penting dalam siklus pengelolaan SOP. Maksud dan Tujuan Maksud pedoman ini adalah untuk menguraikan persyaratan dalam pengelolaan SOP, khususnya mengenai evaluasi SOP, dengan tujuan agar implementasi SOP terus menerus sesuai dan menjamin efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tugas dan fungsi BATAN. Ruang Lingkup Evaluasi SOP mencakup seluruh SOP yang diterbitkan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi BATAN, dan dilakukan oleh personil BATAN. Kegiatan evaluasi SOP merupakan bagian dari audit internal, audit sertifikasi dan akreditasi sesuai standar internasional (ISO), pemantauan manajemen mutu terpadu dan audit inspektorat. Acuan 1. Peraturan Kepala BATAN no. 123/KA/VIII/2007 tentang Rincian Tugas Unit Kerja di Lingkungan BATAN 2. Pedoman Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi no. 20 tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014 3. Pedoman Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi no. 12 tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Tatalaksana (Business Process) Definisi SOP (standar operating procedure) adalah prosedur tertulis berisi serangkaian instruksi baku mengenai proses penyelenggaraan administrasi maupun teknis pemerintah. Evaluasi SOP adalah analisis secara sistematis terhadap serangkaian proses dan kegiatan yang telah dibakukan dalam SOP. Tim Kerja Penataan Tata Laksana Reformasi Birokrasi BATAN 4
Pedoman Evaluasi SOP Rev.0 BAB II Uraian Umum II.1. Evaluasi dilakukan secara berjenjang, yaitu melalui audit internal, audit sertifikasi, pemantauan manajemen mutu terpadu, dan audit kinerja inspektorat. Evaluasi berjenjang Pelaksana Jenis Evaluasi Tim Evaluasi Kinerja Inspektorat Audit Kinerja Tim Penilai BQA TPKSB / TPKAB Pemantauan Manajemen Mutu Terpadu Audit Sertifikasi / Akreditasi Ump an Balik untuk Unit Kerja Unit Kerja Audit Mutu Internal II.2. II.3. II.4. II.5. II.6. Substansi evaluasi SOP harus disesuaikan dengan jenis evaluasinya, misalnya dalam checklist audit ISO 9001. Hasil evaluasi SOP harus dikomunikasikan kepada auditi untuk menentukan tindak lanjutnya. Tindak lanjut hasil evaluasi dapat berupa revisi atau amandemen SOP, bila perlu. Unit kerja harus menyusun prosedur pengendalian SOP untuk mengatur revisi atau amandemen SOP tersebut. Contoh Prosedur Pengendalian Dokumen PSJMN dapat dilihat pada lampiran 1. Revisi / amandemen setidaknya mencakup identifikasi kesesuaian SOP secara periodik oleh personil yang ditunjuk, pengubahan dokumen melalui rapat pembahasan, dan distribusi dokumen baru serta penarikan dokumen kadaluwarsa (sebagai contoh, lihat pasal 6.5 pemeliharaan dokumen dan pasal 6.6 pengubahan dokumen dari Prosedur Pengendalian Dokumen PSJMN). Evaluasi SOP melalui Audit Mutu Internal Tim Kerja Penataan Tata Laksana Reformasi Birokrasi BATAN 5
Pedoman Evaluasi SOP Rev.0 II.7. II.8. II.9. Unit kerja harus menyusun prosedur audit internal untuk mengevaluasi kesesuaian SOP masing-masing tugas dan fungsi. Contoh prosedur audit internal PSJMN dapat dilihat pada lampiran 2. Audit internal harus dilaksanakan secara periodik oleh personel atau tim yang memenuhi kompetensi auditor. Auditor internal harus memeriksa SOP untuk melihat kecukupannya terhadap berbagai persyaratan, serta menyusun daftar periksa SOP. Lihat pasal 6.2 Prosedur Audit Internal PSJMN. Berdasarkan daftar periksa SOP, auditor internal harus mengamati implementasi SOP oleh personel terkait, dan melakukan wawancara bila perlu. Evaluasi SOP melalui audit sertifikasi atau audit akreditasi II.10. PSJMN menyusun dan menerapkan Prosedur Sertifikasi dan Prosedur Akreditasi, seperti diperlihatkan pada Lampiran 3 dan Lampiran 4. II.11. Kriteria audit sertifikasi / akreditasi ditetapkan berdasarkan persyaratan standar manajemen internasional, misalnya ISO 9001, ISO 17025, OHSAS 18001, ISO 28000, dan lain-lain. Sertifikat berlaku selama 3 (tiga) tahun dan harus diperpanjang sesudahnya. II.12. Audit sertifikasi / akreditasi dilakukan dalam dua tahap yaitu audit kecukupan dan audit lapangan. Dalam audit kecukupan, SOP diperiksa kecukupannya atas persyaratan standar, sedangkan dalam audit lapangan, SOP diperiksa terhadap efektivitas penerapannya. Dalam audit lapangan, kegiatan audit internal unit kerja juga termasuk sebagai obyek audit. II.13. Temuan audit kecukupan maupun audit lapangan diumpan-balikkan dan harus diselesaikan unit kerja dalam jangka waktu tertentu. Perbaikan SOP yang dilakukan berdasarkan hasil temuan ini harus dikendalikan sesuai prosedur pengendalian dokumen unit kerja. II.14. Selama periode sertifikasi / akreditasi, audit survailen dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa SOP dipatuhi dan diterapkan secara efektif. Evaluasi SOP melalui pemantauan manajemen mutu terpadu II.15. PSJMN melakukan pemantauan ke seluruh unit kerja dalam hal penerapan sistem manajemen mutu secara terpadu berdasarkan Pedoman tentang Kriteria Penilaian Kinerja. II.16. Dalam pemantauan manajemen mutu terpadu, seluruh unsur unit kerja, yang meliputi kepemimpinan; rencana strategis fokus pada pengguna dan pasar; pengukuran, analisis dan manajemen pengetahuan; fokus sumber daya manusia; dan manajemen proses dievaluasi dan dilakukan penilaian berdasarkan sistem Tim Kerja Penataan Tata Laksana Reformasi Birokrasi BATAN 6
Pedoman Evaluasi SOP Rev.0 skoring tertentu. Selengkapnya lihat Pedoman tentang Kriteria Penilaian Kinerja pada Lampiran 5. II.17. Indikator manajemen proses mencakup unsur-unsur masukan dari pengguna dan efisiensi biaya dalam pengembangan proses-proses. Indikator manajemen proses juga memastikan secara umum bahwa seluruh proses utama unit kerja telah dirancang, dikembangkan dan terus-menerus dievaluasi dan diperbaiki. II.18. Pemantauan manajemen mutu terpadu juga mengevaluasi adanya sertifikasi / akreditasi pada unit kerja / auditi dan penerapan standar sistem manajemen internasional, bila ada. II.19. Hasil pemantauan diberikan kepada unit kerja, dan peringkat ditetapkan berdasarkan skoring yang telah dihitung. Unit kerja yang memperoleh skor tertinggi dari hasil pemantauan ini akan diberi penghargaan di akhir tahun berjalan. Evaluasi SOP melalui audit kinerja II.20. Prosedur Audit Kinerja disusun dan dilakukan oleh Inspektorat, untuk memeriksa antara lain aspek metode kerja tertulis beserta implementasinya. Checklist berupa Program Kerja Audit (PKA). Prosedur audit kinerja Inspektorat, termasuk di dalamnya Program Kerja Audit dan format laporan dapat dilihat pada lampiran 6. II.21. Audit kinerja mencakup penilaian terhadap pelaksanaan tugas beserta aspek penunjangnya, dibandingkan dengan peraturan yang berlaku, kebijakan maupun prosedurnya. II.22. Temuan dan atau rekomendasi dikonfirmasikan ke auditan. Laporan dibuat tepat waktu dan mudah dimengerti. LHA dan executive summary disahkan Ka BATAN dan diumpan-balikkan ke auditan. Dalam batas waktu tertentu harus dilakukan tindak lanjut. Tim Kerja Penataan Tata Laksana Reformasi Birokrasi BATAN 7
Pedoman Evaluasi SOP Rev.0 BAB III Penutup Penyusunan SOP, diikuti dengan evaluasi SOP yang baik akan menghasilkan proses penyelenggaraan administrasi pemerintah yang efektif, efisien, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, pelaksanaan evaluasi SOP menjadi hal penting setelah unit kerja menyusun dan menerapkan SOP dalam tugas dan fungsinya masing-masing. Agar lebih berdayaguna, BATAN melakukan evaluasi secara berjenjang melalui proses audit internal, kegiatan audit sertifikasi, dan audit kinerja. Langkah yang harus diambil oleh unit kerja setelah diadakan evaluasi SOP adalah merevisi atau mengamandemen SOP, sehingga dapat dicapai perbaikan secara berkelanjutan sesuai dengan perubahan dan perkembangan keadaan. Lampiran: 1. Contoh Prosedur Pengendalian Dokumen PSJMN 2. Contoh Prosedur Audit Internal PSJMN 3. Prosedur Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu BATAN 4. Prosedur Akreditasi Laboratorium BATAN 5. Pedoman tentang Kriteria Penilaian Kinerja 6. Prosedur Audit Kinerja Inspektorat Tim Kerja Penataan Tata Laksana Reformasi Birokrasi BATAN 8
LAMPIRAN 1 Prosedur Pengendalian Dokumen PSJMN
LAMPIRAN 2 Prosedur Audit Internal PSJMN
LAMPIRAN 3 Prosedur Sertifikasi Sistem Manajamen Mutu
LAMPIRAN 4 Prosedur Akreditasi Laboratorium BATAN
LAMPIRAN 5 Pedoman Tentang Kriteria Penilaian Kinerja
LAMPIRAN 6 Prosedur Audit Kinerja Inspektorat
LAMPIRAN 7 Kriteria Evaluasi SOP
Lampiran 7 Kriteria Audit Internal untuk SOP Kriteria Evaluasi Standar Operasional Prosedur 1. Umum Evaluasi SOP bisa disebut juga dengan kaji ulang dokumen, yang dilakukan secara periodik atau setiap terjadi perubahan SOP. Evaluasi SOP dititikberatkan pada identifikasi korelasi SOP dengan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan, dimana SOP tersebut sudah diterapkan minimal 3 bulan. Tabel evaluasi SOP berikut agar disesuaikan dengan kebijakan, strategi dan nilai organisasi. Setiap tabel agar dilengkapi dengan nama unit kerja dan tanggal evaluasi. 2. Aspek Format 2.1. Header Halaman No. Nama SOP Nama Unit Nama SOP Nomer Tgl Berlaku Status Revisi Halaman 1 2 3 4 5 6 7 8 2.2. Halaman Pendukung No. Nama SOP Judul Logo Nama Unit Pengesa Daftar Daftar Tujuan Ruang Tanggung Definisi Referensi Kerja / Tahun han Distribus i Isi Lingkup Jawab 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 2.3. Halaman Isi No. Nama SOP Dasar Huku m Keter kaita n Peringata n Kualifika si Peralata n Rekama n No Proses Uraian Pelaksan a 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 Input Output Waktu 2 13 14 Keterangan : Kolom 1 dan 2 diisi dengan nomer urut evaluasi dan nama SOP yang dievaluasi, sedangkan kolom berikutnya diisi dengan A: Ada, SA: Sebagian Ada, atau TA: Tidak Ada. 3. Aspek Manajemen No. Nama SOP Pengesahan Distribusi Cap Kendali Amandemen / Revisi 1 2 3 4 5 6 Keterangan : Kolom 1 dan 2 diisi dengan nomer urut evaluasi dan nama SOP yang dievaluasi, sedangkan kolom berikutnya diisi dengan A: Ada, SA: Sebagian Ada, atau TA: Tidak Ada. 4. Aspek Substansi 4.1 Evaluasi Isi No. Nama SOP Dasar Hukum Keterkaitan Kebutuhan Mudah dipahami Mudah dilakukan Tanggung jawab jelas 1 2 3 4 5 6 7 8 Keterangan: diisi dengan Sesuai, Kurang Sesuai, atau Tidak Sesuai
Lampiran 7 Kriteria Audit Internal untuk SOP 4.2. Evaluasi Manfaat No. Nama SOP Sinergi Peningkatan Solusi Efektif Efisien Transparan Aman / Selamat Produktivitas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Keterangan: diisi dengan Tidak Memadai, Cukup Memadai, Memadai, atau Sangat Memadai 5. Pelaporan Tindak lanjut dari evaluasi SOP dengan keterangan SA / TA, Tidak Sesuai atau Tidak Memadai adalah dengan mencari penyebab dan akar penyebabnya. Setelah itu harus dirangkum dalam laporan temuan audit internal atau hasil kaji ulang dokumen. Format dari laporan ini disesuaikan dengan ketentuan unit kerja dan atau sistem manajemen yang diikutinya.