KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL MENULIS EFEKTIF BAB I PENDAHULUAN 1. Umum. a. Agar pelaksanaan peran dan tugas pokok TNI berjalan dengan lancar perlu pembinaan beberapa sistem, salah satu diantaranya adalah pembinaan administrasi secara terus menerus dan terarah yang disesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. b. Penyelenggaraan tulisan efektif merupakan bagian dan hasil dari kegiatan administrasi umum yang harus dilaksanakan secara konsisten dan terus menerus untuk kelancaran kegiatan dan tugas setiap satuan di lingkungan Angkatan Darat. c. Menulis efektif merupakan produk dalam Minu TNI, dibuat/ditertibkan dalam rangka pelaksanaan tugas dan merupakan salah satu mata rantai untuk memperlancar pelaksanaan tugas serta kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok. 2. Maksud dan tujuan. a. Maksud. Naskah ini dimaksudkan sebagai bahan ajaran dan sebagai pedoman bagi Gumil dalam mengajar Menulis efektif pada pendidikan dasar kecabangan. b. Tujuan. Agar Perwira Siswa mengetahui dan dapat terbatas menjelaskan tentang menulis efektif dalam mendukung pelaksanaan tugas. 3. Ruang Lingkup. a. Pendahuluan. b. Prinsip prinsip Tulisan Efektif. c. Ciri ciri Tulisan Efektif. d. Tehnik Menulis Efektif. e. Penutup. 4. Referensi : a. Peraturan Panglima TNI Nomor Perpang / 1 / II / 2007 tanggal 20 Februari 2007 tentang Petunjuk Administrasi Umum TNI 2007. b. Surat Keputusan Kasad Nomor Skep/24/II/2006 tanggal 3 Februari 2006 tentang Buku Petunjuk Pembinaan tentang Doktrin TNI Angkatan Darat. c. Surat Keputusan Dirajenad Nomor Skep/26-A/ X / 2003 tanggal 15 Oktober 2003 tentang Pengesahan berlakunya naskah sementara Buku Petunjuk Induk tentang Ajudan Jenderal.
2 d. Surat Keputusan Dirajenad Nomor Skep/28-A/ X / 2003 tanggal 15 Oktober 2003 tentang Pengesahan berlakunya naskah sementara Buku Petunjuk Pembinaan tentang Ajudan Jenderal. 5. Pengertian. a. Administrasi umum. Administrasi umum adalah usaha pekerjaan, kegiatan dan tata cara tulis menulis di lingkungan TNI yang dilakukan secara tertib dan teratur untuk mencapai tujuan. b. Tulisan Efektif. Tulisan efektif adalah semua tulisan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan TNI dalam rangka melaksanakan tugas/kegiatan dibidang masing-masing dan disusun menurut bentuk bentuk yang telah ditetapkan. c. Cetak Tebal. Cetak tebal digunakan pada kata atau kelompok kata tertentu didalam Tulisan yang menunjukan bahwa kata/kelompok kata tersebut mempunyai kedudukan penting. d. Garis Pemisah. Garis pemisah adalah garis yang digunakan untuk memisahkan bagian Tulisan, yaitu garis yang dibuat dibawah bagian kelompok kepala telegram dan memisahkan bagian isi dan penutup. Panjang garis Pemisah sepanjang batas kiri dan kanan pengetikan pada telegram atau surat telegram. e. Garis Penutup. Garis penutup adalah garis yang digunakan untuk menutup kelompok kata sehingga kata-kata tersebut merupakan suatu bagian tersendiri, misalnya garis yang terdapat dibawah nama badan disudut kiri atas suatu Tulisan. Jarak antara garis dengan baris terakhir kata-kata tersebut maksimal satu enter ukuran single, dan panjang garis sama dengan panjang baris kata/kalimat terpanjang dari kelompok kata. f. Daftar Distribusi. Daftar distribusi adalah daftar susunan jabatan yang dibuat oleh Kepala Sekretariat atau pejabat dibidang Minu, untuk digunakan sebagai pedoman pendistribusian Tulisan. g. Autentikasi. Autentikasi adalah pernyataan keabsahan suatu Tulisan sebelum digandakan dan di distribusikan secara sah sesuai dengan alamat yang telah ditentukan, telah dicatat dan diteliti oleh pejabat yang bertanggung jawab dibidang Minu TNI. Autentikasi ditandai dengan penandatanganan oleh pihak yang berwenang dan cap jabatan yang sah. h. Satminkal. Satuan administrasi pangkal (satminkal) adalah satuan terkecil yang menyelenggarakan kegiatan administrasi dan menjadi satuan pangkal bagi satuan-satuan bawahnya. Setiap satuan dapat dinyatakan sebagai satminkal apabila mempunyai pejabat pengurus personel, materiil, keuangan dan administrasi umum.
3 BAB II PRINSIP PRINSIP TULISAN EFEKTIF 6. Umum. Penyusunan dan pembuatan tulisan efektif merupakan kegiatan administrasi yang dilaksanakan di jajaran Angkatan Darat. Untuk mencapai hasil yang optimal dalam penyusunan dan pembuatan tulisan efektif harus berpedoman pada prinsip prinsip yang meliputi kedudukan, peranan, Prinsip dan asas-asas pelaksanaan menulis efektif. 7. Kedudukan di Lingkungan Angkatan Darat. Ditinjau dari sudut sistem pembinaan Angkatan Darat, Administrasi Umum (Minu) Angkatan Darat merupakan salah satu komponen dari sistem pembinaan Angkatan Darat. Keberhasilan pembinaan Angkatan Darat, sebagian ditentukan oleh penyelenggaraan Minu yang tertib dan teratur, yang pada gilirannya Minu Angkatan Darat dapat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Angkatan Darat. 8. Peranan. Peranan ditinjau dari lingkup kegiatannya sebagai berikut : a. Mendukung pelaksanaan tugas pokok untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan guna pengambilan keputusan dan tindakan yang tepat. c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi Angkatan Darat secara keseluruhan karena berkecimpung dalam penanganan dokumen yang merupakan sumber informasi. 9. Prinsip-Prinsip dan Asas-Asas Menulis Efektif. a. Prinsip-Prinsip. Setiap penyelenggaraan menulis efektif harus memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut : 1) Ketelitian. Ketelitian dalam bentuk, susunan, isi, dan bahasa yang digunakan serta cara pengetikan Tulisan untuk menghindari kesalahan informasi. 2) Terang dan jelas. Yang dimaksud dengan terang adalah hasil pembuatan tulisan dinas dengan menggunakan alat penggandaan yang ada, dapat dibaca dengan baik, sedangkan jelas menyangkut isi tulisan dinas itu sendiri, yang memuat rumusan fakta dan argumentasi yang jelas, tidak menimbulkan keragu-raguan ataupun tafsiran lain, oleh karena itu penggunaan kata-kata yang tidak lazim/baku perlu dihindari. 3) Singkat dan padat. Suatu gagasan yang lengkap harus dapat dirumuskan secara singkat dan padat dengan menggunakan kalimat efektif tanpa mengubah arti. Hal-Hal yang tidak perlu atau kurang penting dapat dihilangkan. 4) Mantik dan meyakinkan. Mantik berarti bahwa penuangan dan pemolaan gagasan ke dalam Tulisan dilakukan menurut urut-urutan yang logis dan sistematik sehingga mampu meyakinkan pembaca.
4 5) Pembakuan. Setiap tulisan dinas harus disusun menurut aturan dan bentuk yang telah dibakukan sesuai dengan tujuan pembuatan, guna memperlancar penanganan dan pedoman yang pasti bagi petugas. b. Asas-Asas Menulis Efektif. Untuk memperoleh hasil dan daya guna secara maksimal, setiap penyelenggaraan menulis efektif agar memperhatikan asas-asas sebagai berikut : 1) Asas tanggung jawab. Semua penyelenggaraan Tulisan harus menunjukan siapa yang bertanggungjawab, hal ini dapat dilihat pada kop surat dan tajuk tanda tangan Tulisan. Oleh karena itu perlu ditentukan organisasi terendah bertanggung jawab atas pelaksanaan minu Angkatan Darat. Organisasi tersebut adalah Satuan Administrasi Pangkal (Satminkal). Manfaat asas ini sangat terasa pada satuan lapangan yang memerlukan mobilitas tinggi. 2) Asas keamanan. Semua Tulisan di lingkungan Angkatan Darat mempunyai tingkat keamanan tertentu yang dinyatakan dengan klasifikasi. Perlakuan terhadap Tulisan harus disesuaikan dengan tingkat keamanan tersebut. Namun, semua Tulisan Angkatan Darat pada dasarnya bersifat tertutup. Tanpa adanya wewenang yang sah, petugas minu Angkatan Darat tidak dibenarkan untuk menyampaikan isi Tulisan kepada yang tidak berhak, baik secara tertulis maupun lisan. 3) Asas saluran administrasi. Pelaksanaan minu Angkatan Darat hendaknya mengikuti saluran administrasi yang telah ditetapkan, sehingga seluruh proses dapat diselesaikan lebih cepat dengan memperhatikan pengawasan dan pengendalian, serta hasilnya dapat dipertanggungjawabkan. 4) Asas kesinambungan. Seluruh kegiatan minu Angkatan Darat pada dasarnya merupakan suatu proses yang berkesinambungan dan saling berhubungan erat. Untuk itu dituntut adanya kerapian dalam pelaksanaan minu disertai penataan yang tertib dan teratur, sehingga memudahkan pengambilan keputusan. 5) Asas kecepatan. Guna mendukung kelancaran tugas satuan, semua kegiatan minu Angkatan Darat harus dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Penegasan tentang tingkat kecepatan penyelesaian dan penyampaian Tulisan dinyatakan dengan derajat. Setiap petugas minu Angkatan Darat berkewajiban memperhatikan tingkat kecepatan tersebut karena erat hubungannya dengan pelaksanaan tugas organisasi.
5 BAB III CIRI CIRI TULISAN EFEKTIF 10. Umum. Guna menjamin keberhasilan penyelenggaraan tulisan efektif dalam rangka mendukung dan membantu kelancaran perkembangan organisasi di lingkungan Angkatan Darat maka terlebih dahulu harus mengetahui ciri ciri yang terdiri dari ciri umum dan ketentuan yang berlaku dalam menulis efektif. 11. Ciri-Ciri Umum. Ciri-Ciri umum adalah sebagai berikut : a. Bersifat dukungan guna memudahkan pekerjaan lain. b. Dilaksanakan diseluruh organisasi, memasuki seluruh bagian organisasi, dan diperlukan dimana-mana. c. Dilaksanakan oleh semua personel dalam organisasi tanpa memandang tugas pokok personel yang bersangkutan. d. Menggunakan alat tulis kantor dan media rekam lainnya. e. Memerlukan ketelitian, kecermatan, dan kecepatan. 12. Ketentuan yang Berlaku. a. Bentuk bentuk tulisan. 1) Bentuk tulisan yang diatur dalam Minu TNI terdiri atas : a) Peraturan. b) Perintah Harian. c) Instruksi. d) Keputusan. e) Surat Edaran. f) Surat Perintah/Surat tugas. g) Surat. h) Nota Dinas. i) Telegram. j) Surat Telegram. k) Laporan. l) Pengumuman. m) Surat Pengantar. n) Ralat, Perubahan, Pencabutan dan Pembatalan. o) Naskah dinas lainnya, seperti Surat Perjalanan Dinas, Surat Izin, Surat Izin Jalan/Surat Jalan, Surat Kuasa, Kartu Undangan dan Amanat/Sambutan serta Berita Acara.
6 2) Bentuk tulisan yang tidak diatur dalam Minu TNI dan tetap digunakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di bidang masing-masing sebagai berikut : a) Tulisan dibidang Operasi meliputi Perintah Operasi, Perintah Administrasi, Analisa daerah Operasi, Perkiraan Intelijen, Perkiraan Operasi, dan Perkiraan Personel, Perkiraan logistik, Perkiraan teritorial. b) Tulisan di bidang Yudikatif meliputi Tulisan yang dikeluarkan oleh badan-badan peradilan Militer dan Keodituran Militer, yang menyangkut penyelidikan, penyidikan, Penuntutan, Penjatuhan dan Pelaksanaan Hukuman. c) Tulisan di bidang Polisional meliputi Tulisan yang dikeluarkan oleh Polisi Militer/Provoost yang isinya berhubungan dengan Pengamanan, Penyelidikan, Penyidikan dan Penertiban terhadap pelanggaran hukum dilingkungan Angkatan Darat. d) Tulisan di bidang Perbendaharaan meliputi Tulisan yang dikeluarkan oleh badan-badan keuangan dan pembekalan Angkatan Darat atau oleh badan-badan tersebut bersama dengan badan-badan lain diluar Angkatan Darat dan berhubungan erat dengan Undang- Undang Perbendaharaan. e) Tulisan di bidang intelejen antara lain meliputi laporan harian (laphar), Laporan Khusus (Lapsus), Laporan harian khusus (lapharsus), Laporan informasi (Lapinfo), dan laporan pelaksanaan tugas yang meliputi tugas pengamatan,penggambaran,penyelidikan,penjejakkan,interogasi dan lain-lain. b. Tataran Tulisan. Tataran Tulisan s adalah tingkat atau kedudukan suatu tulisan terhadap Tulisan lainnya yang ditentukan menurut liputan isi, tingkat klasifikasi, serta pejabat yang berwenang mengeluarkan. Tataran Tulisan diatur sebgai berikut 1) Tataran Pertama a) Tulisan yang memuat kebijaksanaan pokok dan bersifat mengatur, yaitu Doktrin, Organisasi dan Prosedur, Rencana Strategis, Pembinaan dan Amanat Anggaran, Petunjuk Induk, atau Petunjuk Dasar yang menjadi dasar bagi Tulisan lainnya dan liputan isi mencakup seluruh Angkatan Darat. Wewenang penandatanganan hanya ada pada Kepala staf Angkatan darat, dan tidak dapat dilimpahkan. Bentuk Tulisan tersebut adalah Peraturan, Perintah Harian dan Instruksi. b) Tulisan yang memuat kebijaksanaan pelaksanaan dan bersifat mengatur serta merupakan penjabaran dari kebijaksanaan pokok yaitu Petunjuk Pelaksanaan, Petunjuk Pembinaan, Petunjuk Operasi,Petunjuk Administrasi, Petunjuk Lapangan, Petunjuk Teknis, wewenang penandatanganan ada pada Kepala Staf Angkatan Darat, dan dapat dilimpahkan kepada Pejabat dibawahnya. Bentul Tulisan tersebut adalah Peraturan
7 2) Tataran Kedua. Tulisan yang memuat kebijaksanaan pelaksanaan yang tidak mengatur sebagai pelaksanaan dari kebijaksaaan Pokok dan bersifat permanen antara lain Pelaksanaan Dana dan Penentuan Status Personel/Materi Wewenang penandatanganan ada pada Kepala Staf Angkatan Darat, dan dapat dilimpahkan kepada Pejabat dibawahnya.bentuk Tulisan tersebut adalah Keputusan. 3) Tataran Ketiga. Tulisan yang memuat kebijakan pelaksanaan yang tidak mengatur sebgai penjabaran dari kebijakan pokok dan bersifat temporer antara lain Pembentukan dan pembubaran kepanitiaan, pemberitahuan yang harus dilaksanakan. Wewenang penandatanganan ada pada Kepala Staf Angkatan Darat dan dapat dilimpahkan kepada Pejabat dibawahnya. Bentuk Tulisan tersebut adalah Surat Edaran. 4) Tataram Keempat. Tulisan yang memuat Perintah untuk melaksanakan tugas tertentu dalam rangka pelaksanaan suatu kebijakan pelaksanaan. Bentuk Tulisan tersebut adalah Surat Perintah/Surat Tugas. 5) Tataran Kelima. Bentuk - Bentuk Tulisan seperti Laporan, Surat, Nota Dinas, Telegram dan Surat Telegram, Pengumuman, Surat Pengantar dan Naskah Dinas lainnya digunakan sebagai alat komunikasi dalam hal penekanan, Pemberitahuan, usul/saran, permohonan yang berkaitan dengan kedinasan. BAB IV TEHNIK MENULIS EFEKTIF 13. Umum. Kemampuan untuk menulis secara jelas, singkat dan logis, dengan menggunakan bentuk-bentuk yang telah ditentukan adalah syarat yang penting dalam menulis efektif. Seorang Perwira merupakan penasehat, koordinator dan pengawas. Fungsi-fungsi ini membutuhkan sesuatu kemampuan menyampaikan pendapat, buah pikiran, kesimpulan-kesimpulan serta keterangan-keterangan kepada pihak lain. Tulisan adalah merupakan salah satu sarana komunikasi untuk lebih mengoptimalkan tulisan efektif harus berpedoman pada Tata cara Penulisan, Penataan Tulisan dan Tata cara pembuatan Ralat, Perubahan / Pencabutan. 14. Tata Cara Penulisan. a. Ukuran kertas. Ukuran kertas yang resmi digunakan dalam Tulisan adalah kuarto (A-4: 297 mm x 210 mm). Dalam keadaan tertentu, dapat pula digunakan kertas dengan ukuran : 1) 330 mm x 215 mm (Folio). 2) 430 mm x 330 mm (Folio ganda). 3) A-3: 420 mm x 297 mm (Kuarto ganda). 4) A-5: 210 mm x 148 mm (Setengah kuarto).
8 b. Ruang tepi. Demi keserasian dan kerapian, tidak seluruh halaman kertas digunakan dalam pembuatan Tulisan. Untuk itu, perlu ditetapkan ruang tepi atas, tepi bawah, tepi kiri, dan tepi kanan yang tetap dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada mesin ketik/komputer. 1) Ruang tepi atas ditetapkan tiga kait/0,8 inci (2.03 cm) dari tepi atas kertas. Tulisan paling atas adalah klasifikasi (bila ada), nama instansi (kop), dan nomor halaman. 2) Ruang tepi bawah kertas ditetapkan sekurang-kurangnya dua kait/0,5 inci (1.27 cm) dari tepi bawah kertas. Tulisan paling bawah adalah klasifikasi (bila ada), untuk yang berupa kolom apabila belum selesai, maka kolom tersebut tidak ditutup. 3) Ruang tepi kiri ditetapkan sekurang-kurangnya sepuluh dan sebanyakbanyaknya lima belas ketukan/satu inci (2.54 cm) dari tepi kiri kertas. Jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman nomor genap berlaku sebaliknya, yaitu lima ketukan. Ketentuan ini berlaku untuk pengetikan naskah yang akan dibendel menjadi buku. 4) Ruang tepi kanan ditetapkan sekurang-kurangnya lima ketukan/0,6 inci (1.52 cm) dari tepi kanan kertas. Jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman ganjil berlaku ketentuan sebaliknya, yaitu sekurang-kurangnya sepuluh dan sebanyak-banyaknya lima belas ketukan. Ketentuan ini berlaku antara lain untuk pengetikan naskah yang dibendel menjadi buku. 5) Konfigurasi margin (Vertikal/Portrait) sebagai berikut : a) Top (atas) : 0,8 = 2.03 cm. b) Bottom (bawah) : 0,5 = 1.27 cm. c) Left (kiri) : 1 = 2.54 cm. d) Right (kanan) : 0,6 = 1.52 cm. e) Header (klasifikasi atas) : 0,5 = 1.27 cm. f) Footer (klasifikasi bawah) : 0,5 = 1.27 cm. 6) Konfigurasi margin (Horisontal/Landscape) sebagai berikut : a) Top (atas) : 0,8 = 2.03 cm. b) Bottom (bawah) : 0,5 = 1.27 cm. c) Left (kiri) : 1,2 = 3.05 cm. d) Right (kanan) : 0,4 = 1.02 cm. e) Header (klasifikasi atas) : 0,5 = 1.27 cm. f) Footer (klasifikasi bawah) : 0,5 = 1.27 cm. 7) Ketentuan untuk penggunaan spasi baik horisontal/ vertikal dalam Tulisan yang dicetak/berbentuk formulir/ blanko, untuk pembuatan piagam/keputusan/salinan/petikan dan sejenisnya diatur sesuai kebutuhan.
9 c. Jenis dan Ukuran Huruf. Ukuran huruf dan angka yang digunakan untuk pembuatan Tulisan dibedakan antara ukuran huruf dan angka untuk produk Tulisan yang tidak dicetak dengan yang dicetak/berbentuk buku/berbentuk formulir khusus ditentukan sebagai berikut : 1) Ukuran huruf dan angka untuk produk Tulisan yang digunakan dalam kegiatan surat menyurat dinas/pelaksanaan administrasi umum bila menggunakan komputer untuk keseragaman dan keserasian dibuat dengan huruf Arial ukuran 12 sedangkan untuk naskah yang seluruhnya huruf kapital menggunakan huruf Arial ukuran 11, khusus untuk telegram atau surat telegram menggunakan huruf Arial ukuran 9, dan amanat/sambutan menggunakan huruf Arial ukuran 14, sedangkan untuk yang masih menggunakan mesin tik dengan huruf yang standar/ terdapat dalam mesin tik tersebut. 2) Ukuran huruf dan angka untuk produk Tulisan yang dicetak/berbentuk buku/berbentuk formulir khusus, dibuat dengan huruf yang disesuaikan dengan bentuk dan memperhatikan keserasian serta sistematika penyusunannya. d. Penulisan Klasifikasi. Apabila suatu Tulisan mempunyai tingkat klasifikasi tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia), penulisannya diatur sebagai berikut : 1) Pada tulisan/naskah yang berbentuk buku atau dibendel : a) Klasifikasi Sangat Rahasia ditulis di tengah-tengah naskah sebelah atas dan bawah tiap halaman, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital. Sedangkan Rahasia hanya ditulis pada naskah halaman pertama dan naskah halaman terakhir, termasuk lampiran juga ditulis pada halaman pertama dan terakhir. b) Klasifikasi tersebut ditulis pula pada sampul buku. 2) Tingkat klasifikasi untuk surat, telegram, dan surat telegram diletakkan pada nomor dan ruang klasifikasi. Sedangkan nota dinas diletakkan pada nomor saja dengan kode singkatan. Selanjutnya, seluruh naskah diperlakukan sesuai dengan tingkat klasifikasi tanpa mencantumkannya pada tiap halaman. 3) Tingkat klasifikasi surat pengantar sama dengan tingkat klasifikasi Tulisan yang diantar. Jika Tulisan tersebut berklasifikasi rahasia, maka surat pengantarnya pun diberi nomor dan klasifikasi rahasia. 4) Surat pengantar untuk beberapa Tulisan yang berbeda klasifikasinya, maka klasifikasi surat pengantar disamakan dengan klasifikasi Tulisan yang tertinggi. 5) Pada dasarnya tingkat klasifikasi ditentukan oleh pejabat yang menandatangani Tulisan. Jika pejabat yang bersangkutan tidak menetapkan, maka kepala sekretariat/sekretaris/kepala tata usaha dapat menetapkan sesuai dengan kepentingan Tulisan tersebut.
10 6) Penjelasan lebih lanjut mengenai klasifikasi untuk Tulisan yang mempunyai tingkat klasifikasi biasa tidak perlu dicantumkan, kecuali pada surat, telegram, surat telegram, dan nota dinas. e. Kop/Kepala Surat. Pada Tulisan digunakan dua macam kop/kepala surat yaitu : 1) Kop nama jabatan. a) Kop nama jabatan adalah tulisan yang menunjukkan jabatan tertentu pada setiap halaman pertama Tulisan tertentu, yang hanya digunakan untuk bentuk amanat, dan perintah harian, serta surat dengan perlakuan khusus yang ditandatangani sendiri oleh Kepala Staf Angkatan Darat. Sedangkan Tulisan lainnya, walaupun ditandatangani sendiri oleh Kepala Staf Angkatan Darat, tidak menggunakan kop ini. b) Kop nama jabatan berturut-turut terdiri atas gambar lambang Angkatan Darat dengan bintang dibawahnya, sesuai dengan pangkat pejabat yang bersangkutan, dan sebutan jabatan yang ditulis sebanyak-banyaknya dua baris. Seluruhnya dicetak secara simetris di sebelah atas tengah halaman. Perbandingan ukuran lambang, bintang, dan huruf yang digunakan hendaknya serasi, sesuai dengan ukuran kertas. 2) Kop nama badan. a) Kop nama badan adalah tulisan yang menunjukkan nama badan/satuan/satminkal di lingkungan Angkatan Darat. Kop ini digunakan pada halaman pertama semua bentuk Tulisan, termasuk halaman pertama setiap lampirannya (jika berlampiran). b) Kop nama badan terdiri atas sebutan nama badan yang ditulis di sebelah kiri atas kertas. f. Susunan Tulisan. Tulisan hendaknya dibuat menurut penge-lompokan ruang lingkupnya. Ruang lingkup Tulisan terdiri atas bagian, bab, pasal, subpasal, dan seterusnya. Tidak setiap Tulisan harus dibuat menurut susunan ini. Dalam hal ini, keluasan dan kedalaman materi harus dijadikan pertimbangan utama. Untuk itu ada beberapa kemungkinan yang dapat digunakan. 1) Susunan bagian, bab, dan pasal. Dalam susunan ini bagian merupakan kelompok terbesar yang terdiri atas beberapa bab, dan bab terdiri atas beberapa pasal. Urut-urutan ini bersifat mutlak, bagian dan bab dicantumkan di tengah, sedangkan pasal dapat dicantumkan di samping kiri atau di tengah. a) Jika pasal dicantumkan di samping kiri, maka penulisannya tidak menggunakan kata pasal, cukup nomor pasal saja. b) Jika pasal dicantumkan di tengah, maka penulisannya terdiri atas kata pasal dan nomor pasal serta judul pasal, jika diperlukan.
11 2) Susunan bab dan pasal. Dalam susunan ini bab merupakan kelompok terbesar yang terdiri atas sejumlah pasal. Urut-urutan ini bersifat mutlak. Bab dicantumkan di tengah, sedangkan pasal dapat dicantumkan di samping kiri atau di tengah (penulisannya sama dengan subsubsubpasal (1). 3) Susunan judul tengah, samping, dan pasal. Dalam susunan ini tidak digunakan kata bagian, bab ataupun pasal. Judul tengah merupakan kelompok terbesar yang mencakup beberapa judul samping, dan judul samping meliputi pasal-pasal dibawahnya. Nomor urut pasal seluruhnya ditulis di samping kiri. 4) Susunan judul tengah dan pasal. Dalam susunan ini juga tidak digunakan kata bagian, bab ataupun pasal. Judul tengah mencakup pasalpasal dibawahnya. Nomor pasal seluruhnya ditulis di samping kiri. 5) Susunan judul samping dan pasal. Susunan ini pun tidak menggunakan kata bagian, bab ataupun pasal. Judul samping mencakup pasal-pasal yang terdapat dibawahnya. Semua nomor pasal ditulis di samping kiri. 6) Susunan pasal. Dalam susunan ini, seluruh materi Tulisan dituangkan ke dalam urut-urutan pasal, baik pasangannya di samping kiri ataupun tengah. Susunan ini digunakan untuk suatu Tulisan dengan ruang lingkup yang sederhana. Khusus pada Tulisan yang berbentuk surat, pemakaian nomor pasal tidak merupakan keharusan. g. Pembuatan Judul Tulisan. 1) Bentuk naskah yang sistematis terbagi dalam beberapa judul. Hal tersebut sangat membantu penyusun mengembangkan suatu gagasan, dan sekaligus mengarahkan perhatian pembaca pada apa yang diuraikan. Judul hendaknya berdiri sendiri dan tidak menjadi bagian dari kalimat yang mengikutinya. Contoh yang benar : Pelayanan. Tugas-tugas pelayanan dilaksanakan secara fungsional oleh Denma Mabesad. Contoh yang salah : Pelayanan. Dilaksanakan secara fungsional oleh Denma Mabesad. 2) Judul Tulisan. Kebanyakan isi Tulisan dimulai dengan suatu rumusan singkat dan lazim disebut judul Tulisan. Dalam Tulisan yang sederhana, misalnya surat dan nota dinas, judul Tulisan ditulis di ruang perihal. Dalam peraturan, keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, surat edaran, dan pengumuman, judul Tulisan ditulis di bawah tentang. 3) Judul tengah. Judul tengah ditulis di tengah, seluruhnya dalam huruf kapital, ditebalkan, dan tidak diakhiri dengan titik. Judul tengah digunakan untuk menggambarkan seluruh isi teks yang terdapat dibawahnya sampai ke judul tengah berikutnya. Oleh karena itu, rumusannya harus merangkum seluruh isi teks tersebut.
12 4) Judul samping. Judul samping merupakan satu baris tersendiri, diketik mulai dari tepi kiri, seluruhnya dalam huruf kapital, ditebalkan dan tidak diakhiri dengan titik. Judul samping digunakan untuk menggambarkan seluruh isi pasal-pasal yang terdapat dibawahnya sampai ke judul samping atau judul berikutnya. Oleh karena itu, rumusannya harus dapat merangkum seluruh isi pasal-pasal tersebut. 5) Judul pasal. Judul pasal adalah rumusan singkat tentang isi pasal, ditulis mulai dari tepi kiri sebaris dengan nomor pasal. Huruf kapital dipakai pada permulaan kata-kata yang dipandang penting, ditebalkan dan diakhiri dengan titik. Judul pasal mencakup seluruh isi pasal yang bersangkutan, termasuk subpasal dibawahnya. 6) Judul subpasal. Judul subpasal adalah rumusan singkat tentang isi subpasal, ditulis sebaris dengan nomor subpasal, ditebalkan dan diakhiri dengan titik. Huruf kapital digunakan pada permulaan kata-kata yang dipandang penting. Judul subpasal mencakup seluruh isi subpasal yang bersangkutan, termasuk subsubpasal dibawahnya. 7) Judul subsubpasal. Judul subsubpasal adalah rumusan singkat tentang isi subsubpasal, ditulis sebaris dengan nomor subsubpasal, tidak ditebalkan. Huruf kapital digunakan pada permulaan kata-kata yang dipandang penting. Judul subsubpasal mencakup seluruh isi subsubpasal yang bersangkutan, termasuk subsubsub pasal dibawahnya. 8) Judul subsubsubpasal. Judul subsubsubpasal adalah rumusan singkat tentang isi subsubpasal, ditulis sebaris dengan nomor subsubsubpasal, tidak ditebalkan. Huruf kapital digunakan pada permulaan kata-kata yang dipandang penting. Judul subsubsubpasal mencakup seluruh isi subsubsubpasal yang bersangkutan, termasuk subsubsubsub pasal dibawahnya, apabila sangat diperlukan untuk sampai ke subsubsubsubpasal dapat dirumuskan yang mencakup isi subsubsubsubsub pasal tersebut dan seterusnya. 9) Hal-Hal yang perlu diperhatikan. a) Perumusan judul hendaklah singkat, padat, dan dapat menggambarkan seluruh persoalan yang tercakup di dalamnya. b) Sesuai dengan pengertian judul tengah, bagian dan bab dapat pula digolongkan ke dalam judul tengah. Dalam hal ini, kata bagian dan atau bab harus dicantumkan di sebelah atas judul tengah. c) Pemakaian judul di dalam suatu Tulisan hendaklah konsisten. Jika suatu Tulisan menggunakan judul pasal, maka hendaknya seluruh pasal di dalam Tulisan tersebut diberi judul. Demikian pula, jika di dalam suatu Tulisan digunakan susunan judul tengah, judul samping, judul pasal, maka pengelompokan persoalan di dalam Tulisan tersebut hendaknya mengikuti susunan ini. d) Penggunaan garis bawah untuk penekanan pada kata dapat digunakan untuk mesin tik manual sedangkan pada komputer untuk penekanan pada kata, diganti dengan huruf tebal.
13 e) Jangan meletakkan judul pada bagian kertas paling bawah, untuk kerapian sebaiknya judul dipindahkan pada halaman berikutnya. h. Tata Cara Penomoran. Nomor di dalam Tulisan dibuat secara berurutan, mulai dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar, dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Bagian. Bagian dan nomornya ditulis sebagai berikut : BAGIAN PERTAMA, BAGIAN KEDUA dan seterusnya. Bagian selalu dibuat di halaman baru, diletakkan secara simetris di tengah atas halaman. 2) Bab. Bab-bab di dalam satu bagian diberi nomor urut dengan angka Romawi, seluruhnya dalam huruf kapital, ditebalkan, dan tidak diakhiri dengan titik. Bab ditulis di tengah, langsung setelah bagian atau pasal terakhir dari bab sebelumnya. Contoh: BAB I, BAB II, dan seterusnya. 3) Pasal. Pasal-pasal dari satu bagian diberi nomor secara berurutan dalam angka Arab, mulai dari nomor 1. 2. 3. dan seterusnya. Nomor pasal diakhiri dengan titik. 4) Subpasal. Setiap subpasal dari pasal diberi nomor dengan menggunakan huruf kecil (abjad) : a. b. c. dan seterusnya. Nomor subpasal diakhiri dengan titik. apabila diperlukan sampai melebihi huruf z. dapat menggunakan huruf kecil (abjad) dua kali seperti aa. bb. cc. dan seterusnya. 5) Subsubpasal. Subsubpasal dari sebuah subpasal diberi nomor dengan menggunakan angka arab yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik seperti 1) 2) 3) dan seterusnya. 6) Subsubsubpasal penomorannya menggunakan huruf kecil (abjad) diikuti kurung tutup tanpa diakhiri titik seperti a) b) c) dan seterusnya. 7) Subsubsubsubpasal menggunakan angka Arab di dalam kurung dan tanpa diakhiri titik seperti (1) (2) (3) dan seterusnya. 8) Subsubsubsubsubpasal menggunakan huruf kecil (abjad) di dalam kurung dan tanpa diahkiri titik seperti (a) (b) (c) dan seterusnya. 9) Subsubsubsubsubsubpasal menggunakan angka Romawi kecil yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik seperti i ) ii ) iii ) dan seterusnya. 10) Subsubsubsubsubsubsubpasal menggunakan 2 (dua) huruf kecil (abjad) diikuti kurung tutup tanpa diakhiri titik seperti aa) bb) cc) dan seterusnya. 11) Subsubsubsubsubsubsubsubpasal menggunakan angka Romawi kecil dalam kurung dan tanpa diakhiri titik seperti ( i ) ( ii ) ( iii ) dan seterusnya.
14 12) Apabila sangat diperlukan sub dari subsubsubsubsubsubsubsubpasal dapat menggunakan 2 (dua) huruf kecil (abjab) dalam kurung dan tanpa diakhiri dengan titik seperti (aa) (bb) (cc) dan seterusnya. 13) Nomor halaman. Penomoran halaman dalam Tulisan diatur sebagai berikut : a) Untuk penomoran halaman pada Tulisan/naskah yang berbentuk buku (seperti Bujuk, Juknik, Juklap, Juklak, dsb) : (1) Nomor halaman ditulis di atas tengah halaman. (2) Tulisan/naskah yang berklasifikasi sangat rahasia dan rahasia nomor halaman diletakkan di bawah klasifikasi. (3) Nomor halaman dihitung mulai dari daftar isi dengan menggunakan angka Romawi kecil ( i, ii, iii, dst ). (4) Nomor halaman pertama dimulai dari peraturan pengesahan, tetapi tidak dicantumkan. (5) Nomor halaman kedua/berikutnya dimulai dari halaman kedua peraturan pengesahan dan seterusnya dengan menggunakan angka Arab ( 2, 3, 4, dst ). (6) Apabila memiliki lampiran maupun sublampiran, penomoran halaman dicantumkan pada halaman kedua lampiran tersebut (nomor halamannya masih melanjutkan nomor sebelumnya) dan seterusnya sampai dengan halaman terakhir. b) Penomoran halaman yang digunakan dalam setiap bentuk Tulisan : (1) Nomor halaman di tulis di atas tengah halaman. (2) Bentuk Tulisan yang terdiri lebih dari satu halaman pada halaman kedua dan seterusnya diberi nomor halaman dengan menggunakan angka Arab (2, 3, 4 dst). (3) Penulisan nomor halaman untuk Tulisan yang memiliki lampiran/sublampiran, penomoran halaman dimulai pada halaman kedua lampiran/ sublampiran tersebut dan seterusnya. (penomorannya bukan merupakan lanjutan nomor dari induk Tulisannya tetapi nomor lampiran/sublampiran itu sendiri) dengan menggunakan angka Arab (2, 3, 4 dst). (4) Tulisan yang berklasifikasi sangat rahasia dan rahasia nomor halamannya diletakkan di bawah klasifikasi. 14) Penomoran alamat dan tata cara mengurutkan alamat pejabat pada tembusan. Alamat kepada, tembusan, dan salinan yang lebih dari satu diberi nomor angka Arab dan diakhiri dengan tanda titik. Untuk mencantumkan urutan alamat pejabat pada tembusan disusun berdasarkan
15 pangkat, jabatan, dan tingkat organisasi. Untuk pengetikan huruf pertama pada alamat kepada/pada tembusan diketik tiga ketukan setelah titik, namun untuk kerapian dan keseragaman dapat pula diketik pada ketukan kelima setelah titik atau menggunakan tabulasi (untuk penomoran alamat yang lebih dari sepuluh nama pejabat yang dituju). i. Ketukan (Spasi Horizontal). 1) Pasal dengan judul. Pengetikannya dilakukan dengan urutan sebagai berikut : a) Nomor pasal diketik di ruang tepi, diikuti dengan titik. b) Huruf pertama judul pasal diketik pada ketukan ke-10 s.d. 15 dari ruang tepi. c) Huruf pertama teks dimulai pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris berurutan diketik lurus di bawah nomor pasal. 2) Pasal tanpa Judul. Pengetikannya dilakukan dengan urutan sebagai berikut : a) Nomor pasal diketik di ruang tepi kiri, diikuti dengan titik. b) Huruf pertama teks dimulai pada ketukan ke-10 s.d. 15 dari ruang tepi, sedangkan huruf pertama baris kedua dan seterusnya diketik lurus di bawah nomor pasal. Pengetikan huruf pertama tetap mengikuti ketentuan ini, meskipun nomor pasal lebih dari satu angka (nomor 10 ke atas). c) Subpasal dengan judul. Pengetikannya dilakukan dengan urutan sebagai berikut : (1) Huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari nomor pasal, dan diakhiri dengan titik. (2) Huruf pertama judul subpasal diketik pada ketukan keempat setelah titik. (3) Huruf pertama teks diketik pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah nomor subpasal. d) Subpasal tanpa judul. Pengetikannya dilakukan dengan urutan sebagai berikut : (1) Huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari paragraf pertama, dan diakhiri dengan titik. (2) Huruf pertama teks diketik pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah nomor subpasal.
16 e) Subsubpasal. Pengetikan subsubpasal dilakukan dengan urutan sebagai berikut : (1) Angka penunjuk nomor subsubpasal diketik di bawah huruf pertama judul/teks subpasal diikuti dengan kurung tutup dan tidak diakhiri dengan titik. (2) Huruf pertama teks subsubpasal diketik pada ketukan keempat setelah kurung tutup, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah nomor subsubpasal. f) Tulisan tanpa nomor pasal. Tiap alinea dalam Tulisan tanpa nomor pasal dianggap sebagai satu pasal. Oleh karena itu, pengetikan huruf pertama dari setiap alinea dimulai pada ketukan keenam dari awal mengetik, sedangkan huruf pertama baris-baris berikutnya diketik mulai dari ruang tepi. g) Hal-Hal yang perlu diperhatikan. (1) Ketentuan tersebut pada subsubpasal a) dan b) di atas tidak berlaku untuk pasal dan nomor pasal yang ditulis di tengah. (2) Pengetikan dengan komputer yang pengaturan garis tepi kirinya berjalan secara otomatis, agar diusahakan jarak antara kata tidak melebihi dua ketukan. j. Kait/Baris/Enter (Spasi Vertikal). Pemakaian kait/baris/enter (spasi vertikal) dalam Tulisan diatur sebagai berikut : 1) Satu kait (dua gigi). Satu kait/enter digunakan untuk naskah akhir Tulisan. Jika isi Tulisan tidak terlalu panjang, maka demi kerapian dan keserasian, jaraknya dapat lebih dari satu kait, maksimal tiga kait. 2) Dua kait (empat gigi). Dua kait/enter digunakan : a) Antara pasal dan pasal/subpasal. b) Antara subpasal dan subpasal/subsubpasal. c) Antara subsubpasal dan subsubpasal/subsubsub-pasal. d) Antara subsubsubpasal dan subsubsubpasal/subsubsubsubpasal. e) Antara subsubsubsubpasal dan subsubsubsubsubpasal. f) Antara judul samping dan teks di bawahnya. g) Pada kelompok rujukan dan lampiran suatu Tulisan. h) Antara U.p. dengan teks dibawahnya.
17 i) Antara kelompok alamat kepada dan kelompok alamat tembusan jika kedua kelompok ini diletakkan di bagian penutup di sebelah kiri bawah halaman, dan antara tulisan kepada dan alamat serta antara tulisan tembusan dan alamat. j) Antara klasifikasi dengan nomor halaman, dan antara klasifikasi dan kop nama badan. 3) Tiga kait/enter (enam gigi). Tiga kait/enter digunakan : a) Antara klasifikasi dan tepi atas kertas. b) Antara nomor halaman dan baris pertama teks di bawahnya. c) Antara penunjukan lampiran dan teks Tulisan. d) Antara baris terakhir dan judul samping. e) Antara baris terakhir dan judul tengah. f) Antara klasifikasi dan tepi bawah kertas. g) Antara baris terakhir tulisan dan tajuk tanda tangan (jarak minimal). h) Antara baris terakhir dan klasifikasi, dan dengan tepi bawah kertas (jarak minimal) bila tidak ada klasifikasi. k. Tajuk Tanda Tangan. Penulisan tajuk tanda tangan dalam Tulisan diatur sebagai berikut : 1) Penandatanganan atas nama sendiri. a) Nama jabatan dan nama badan ditulis lengkap, dengan huruf kapital pada awal kata (Title Case). b) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tiga kait/enter. c) Nama pejabat yang berhak membubuhkan tanda tangan adalah pejabat yang bersangkutan, ditulis dengan huruf kapital pada awal kata (Title Case). d) Pangkat pejabat yang bersangkutan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata (Title Case). e) Tanda tangan menggunakan alat tulis/tinta warna hitam/biru. 2) Penandatanganan atas nama pejabat lain. a) Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap, dengan huruf kapital pada awal kata (Title Case).
18 b) Penandatanganan atas nama dan atau atas perintah, ditulis di depan nama jabatan pejabat yang berwenang menandatangani dengan singkatan A.n. dan atau A.p. c) Nama jabatan pejabat yang menandatangani Tulisan tersebut, dapat dituliskan singkatannya, dengan huruf kapital pada awal kata (Title Case). d) Penandatanganan untuk beliau ditulis secara simetris di bawah nama jabatan pejabat yang menandatangani atas nama, dengan singkatan U.b. e) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tiga kait/enter. l. Nomor Kopi. Nomor kopi adalah nomor yang digunakan untuk menunjukkan bahwa Tulisan dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Pencantuman nomor kopi diatur sebagai berikut : 1) Pada dasarnya semua Tulisan yang mempunyai tingkat klasifikasi sangat rahasia/rahasia harus diberi nomor kopi pada halaman pertama. Dikecualikan dari ketentuan ini adalah tulisan dinas yang berbentuk surat. Dalam keadaan demikian, jumlah kopi harus tetap dibatasi pada alamat kepada dan tembusan ditambah sebanyak-banyaknya dua eksemplar untuk arsip. 2) Nomor kopi tetap harus dicantumkan, meskipun naskahnya hanya satu. 3) Halaman pertama lampiran memuat nomor kopi yang sama dengan Tulisan induk. 4) Pendistribusian Tulisan yang bernomor kopi harus sama dengan daftar distribusinya. Oleh karena itu, daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran, kecuali pada TR dan STR, daftar distribusinya disimpan oleh Katuud/pejabat sekretariat masing-masing. m. Rujukan (Referensi). Rujukan adalah dasar yang digunakan sebagai acuan referensi) dalam pembuatan suatu Tulisan. Rujukan dapat berupa Tulisan, peta/dokumen lain. 1) Penulisan rujukan diatur sebagai berikut : a) Pada Tulisan yang berbentuk peraturan, keputusan, instruksi, dan rujukan, dinyatakan dalam konsiderans mengingat, sedangkan pada surat perintah, surat edaran, dan pengumuman, dinyatakan dalam Dasar. b) Pada bentuk surat, dan nota dinas, rujukan dicantumkan pada pasal pertama, didahului dengan kata-kata : berdasarkan, dasar, sehubungan dengan, memperhatikan. c) Khusus bentuk telegram dan surat telegram, rujukan dicantumkan pada pasal pertama dan didahului dengan kata Dasar. d) Pada bentuk laporan, karangan militer (karmil), dan sejenisnya, kata rujukan ditulis tiga kait di bawah garis penutup kop nama badan,
19 seluruhnya dengan huruf besar/ dicetak tebal, titik dua dan diikuti acuan yang digunakan. Jika acuannya banyak, maka dibuat daftar rujukan tersendiri dalam bentuk lampiran, sehingga setelah kata Rujukan ditulis terlampir. 2) Rujukan yang lebih dari satu, agar disusun berdasarkan tingkat/tataran dan kronologis Tulisan. 3) Jika suatu peta digunakan sebagai rujukan, maka harus ditulis lengkap nomor lembar peta, nama daerah, kedar, dan tahun pembuatannya. Oleat dan atau peta yang telah dilengkapi dengan tanda-tanda taktis dimasukkan ke dalam kelompok lampiran dan tidak dalam kelompok rujukan. 4) Suatu rujukan tidak harus disertakan pada Tulisan induknya. Jika dipandang perlu untuk disertakan, maka pada sudut kanan atas halaman pertama rujukan harus dicantumkan kata sebagai berikut : RUJUKAN NOMOR :... (sebutkan judul Tulisan yang bersangkutan). n. Lampiran. Lampiran adalah lembaran tambahan yang digunakan untuk memberikan keterangan uraian lanjutan atas pasal-pasal yang dinyatakan di dalam Tulisan induk. Jika diperlukan, lampiran dapat diikuti sublampiran, dan sublampiran diikuti subsublampiran dan subsubsublampiran. 1) Penulisan lampiran diatur sebagai berikut : a) Pada bentuk peraturan, perintah harian, instruksi, keputusan, surat edaran, surat perintah/surat tugas, adanya lampiran dinyatakan di dalam diktum/isi. b) Pada bentuk surat, adanya lampiran dan jumlahnya dicantumkan di dalam ruang lampiran di samping dinyatakan di dalam teks, sedangkan pada nota dinas dinyatakan di dalam teks. c) Pada bentuk telegram dan surat telegram tidak disertai lampiran. d) Pada bentuk laporan, karmil dan sejenisnya, lampiran ditulis di bawah. 2) Penulisan Tulisan yang memiliki lampiran, ditulis hanya pada setiap halaman pertama lampiran yang diberi kode dengan menyebutkan nama Tulisan, nomor, dan tanggal menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, baris paling atas sebaris dengan baris pertama kop nama badan dan di bawah baris paling bawah diberi garis penutup sepanjang yang terpanjang di atasnya. Lampiran tunggal tidak diberi nomor urut, lampiran yang lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Romawi. Contoh : a) Lampiran Keputusan Kepala Staf Angkatan Darat Nomor
20 Tanggal b) Lampiran I Keputusan Kepala Staf Angkatan Darat Nomor Tanggal 3) Jika lampiran diikuti sublampiran, sublampiran diberi nomor urut dengan huruf kapital. Sublampiran tunggal tidak diberi nomor urut. Contoh : a) Sublampiran A Lampiran I Keputusan Kepala Staf Angkatan Darat Nomor Tanggal b) Sublampiran Lampiran Keputusan Kepala Staf Angkatan Darat Nomor Tanggal [ 4) Jika sublampiran diikuti subsublampiran, subsublampiran diberi nomor urut dengan angka Arab. Subsublampiran tunggal tidak diberi nomor urut. Contoh : a) Subsublampiran 1 Sublampiran A Lampiran I Keputusan Kepala Staf Angkatan Darat Nomor. Tanggal b) Subsublampiran Sublampiran A Lampiran Keputusan Kepala Staf Angkatan Darat Nomor Tanggal 5) Jika lampiran suatu Tulisan terdiri atas berbagai tingkat klasifikasi, maka seluruh lampiran diperlakukan menurut tingkat klasifikasi tertinggi. 6) Jika sublampiran suatu Tulisan terdiri atas berbagai tingkat klasifikasi, maka seluruh subsubsublampiran diberi nomor urut dengan huruf kecil. Contoh : Subsubsublampiran a Subsublampiran 1 Sublampiran A Lampiran I Keputusan Kepala Staf Angkatan Darat Nomor Tanggal o. Daftar Distribusi. Daftar distribusi adalah daftar susunan jabatan yang dibuat oleh kepala sekretariat atau pejabat di bidang minu, digunakan sebagai
21 pedoman pendistribusian Tulisan. dengan pola umum sebagai berikut : Pengelompokan daftar distribusi dapat diatur 1) Kelompok pertama, yaitu jabatan-jabatan yang berada di lingkungan organisasi Angkatan Darat. 2) Kelompok kedua, yaitu jabatan-jabatan yang berada di luar lingkungan organisasi Angkatan Darat, diatur tersendiri oleh masing-masing badan/instansi. 3) Tiap-tiap kelompok dapat dirinci lagi menurut kebutuhan satuan/instansi masing-masing. 4) Untuk memudahkan penggunaan, susunan kelompok distribusi berikut rinciannya dapat diberi kode-kode. 5) Daftar distribusi tidak digunakan jika suatu Tulisan didistribusikan untuk pejabat-pejabat tertentu, untuk itu pada alamat Tulisan langsung dicantumkan alamat pejabat yang dituju. 6) Daftar distribusi tidak digunakan, jika kelompok alamat yang dituju hanya beberapa atau sebagian saja dari jabatan yang tercantum di dalam daftar alamat Tulisan. 7) Pendistribusian Tulisan yang ditujukan kepada pejabat tertentu yang tercantum dalam daftar distribusi A, B maupun C hanya berlaku untuk pejabat yang tercantum dalam daftar distribusi tersebut. Contoh : Tulisan yang akan didistribusikan ke : a) Pejabat Distribusi A dan B, ditulis Distribusi A dan B. b) Pejabat Distribusi C, ditulis Distribusi C. 15. Penataan Tulisan. a. Peraturan (Per). Peraturan Kepala Staf Angkatan darat adalah peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan oleh Kasad yang memuat kebijakan pokok dan kebijaksanaan pelaksanaan yang bersifat mengatur berlaku untuk seluruh atau sebagian anggota/badan dilingkungan Angkatan darat, dan merupakan dasar bagi Tulisan lainnya. Peraturan digunakan untuk menetapkan/pengesahan doktrin, organisasi dan prosedur, pokok-pokok pembinaan, program kerja dan anggaran serta pendelegasian wewenang yang bersifat tetap, petunjuk dasar, petunjuk induk,petunjuk Pelaksanaan dan petunjuk teknis. 1) Wewenang pembuatan dan penandatanganan. Pejabat yang berwenang menandatangani peraturan adalah : a) Kepala Staf Angkatan Darat, untuk kebijakan pokok yang berlaku bagi seluruh jajaran Angkatan Darat. b) Kepala Staf Angkatan Darat atau atas namanya, untuk kebijakan pelaksanaan yang bersifat mengatur dan berlaku bagi seluruh jajaran Angkatan Darat, yaitu petunjuk dasar, petunjuk pelaksaan dan petunjuk teknis.
22 2) Susunan. Susunan Peraturan adalah sebagai berikut : a) Kelompok kepala, terdiri atas: (1) Kop nama badan dengan gambar lambang Angkatan Darat. (2) Kata Peraturan, diikuti dengan nama jabatan pejabat yang menanangani seluruhnya dengan huruf kapital disusun secara simetris. (3) Nomor, yang dibuat langsung di bawahnya. (4) Kata tentang,seluruhnya ditulis dalam huruf kecil. (5) Rumusan singkat materi sebagai judul Peraturan, seluruhnya dengan huruf kapital. b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital c) Kelompok konsiderans, terdiri atas: (1) Menimbang, yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlunya dikeluarkan Peraturan. (2) Mengingat, yang memuat peraturan perundangundangan sebagai dasar dikeluarkannya peraturan, bentuk dan kedudukannya paling rendah, sama dengan peraturan yang dikeluarkan dan disusun menurut hierarkis dan kronologis Tulisan. (3) Memperhatikan, yang memuat hal-hal lain yang perlu diperhatikan (jika diperlukan) yang terkait sesuai bidang permasalahannya contoh seperti surat-surat yang terkait keputusan pokja dan lain-lain, disusun secara hierarkis dan kronologis. d) Kelompok diktum yang dimulai kata memutuskan, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, simetris di tengah diikuti dengan kata menetapkan di tepi kiri kemudian diikuti judul/topik yang disahkan. (1) Materi peraturan dicantumkan di dalam diktum secara berurutan dalam susunan pasal-pasal. (2) Jika terlalu panjang, materi peraturan dapat dibuat sebagai lampiran dan halaman terakhir lampiran harus ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan. (3) Di dalam diktum dicantumkan pula penetapan lainnya, misalnya saat berlakunya peraturan, pembatalan/pencabutan ketentuan lain, atau pengaturan lebih lanjut.
23 e) Kelompok penutup yang terdiri atas tempat (nama setingkat kabupaten/kotamadya) dan tanggal ditetapkannya peraturan serta tajuk tanda tangan. f) Autentikasi dan distribusi. 3) Penomoran. Penomoran dilakukan secara berurutan dalam satu tahun takwim, dengan urut-urutan sebagai berikut : a) Kode/Singkatan peraturan diikuti jabatan penanda tangan. b) Nomor urut ditulis dengan angka Arab. c) Angaka bulan ditulis dengan angka Romawi. d) Angka tahun ditulis dengan angka Arab Contoh : 4) Autentikasi. Perpang/1/III/2007 Perkasad/1/III/2007 a) Peraturan yang sudah ditandatangani perlu diautentikasi oleh Pejabat yang bertanggung jawab di bidang Minu AD. b) Autentikasi merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan telah dicatat dan telah diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang Minu AD. c) Kata autentikasi dicantumkan di bawah atau di sebelah kiri tajuk tanda tangan, ditulis dengan huruf kapital pada awal kata ( Title Case ) dan pada tajuk tanda tangan yang berwenang dicantumkan kata cap/ tertanda sebagai pengganti cap dan tanda tangan yang sebenarnya. d) Pejabat yang berhak memberikan autentikasi pada peraturan adalah Dirajenad. contoh (1) Untuk lembar asli. Kepala Staf Angkatan darat Djoko santoso Jenderal TNI Autentikasi Direktur Ajudan Jenderal Angkatan darat S. Aritonang Brigadir Jenderal TNI
24 (2) Untuk lembar kopi/yang akan digandakan. Kepala Staf Angkatan Darat Cap/tertanda Djoko Santoso Jenderal TNI Autentikasi Direktur Ajudan Jenderal Angkatan darat 5) Distribusi. S. Aritonang Brigadir Jenderal TNI a) Distribusi peraturan merupakan alamat distribusi b) Alamat distribusi dicantumkan di bagian kiri bawah sebaris dengan nama pejabat pada tajuk tanda tangan. c) Jika alamat distribusi tidak dicantumkan, peraturan dapat didistribusi menggunakan daftar distribusi menurut keperluan. d) Tata cara mengurutkan alamat pejabat disusun mulai pangkat jabatan,tingkat organisasi. e) Naskah asli dan lembar peraturan yang diparaf disimpan di Sekretariat Umum sebagai pertinggal. Foto kopi lembar yang diparaf disimpan dalam takahnya. Contoh bentuk peraturan dapat dilihat pada halaman 133-136. 6) Hal-hal yang perlu diperhatikan. a) Naskah hasil autentikasi menggunakan cap jabatan Kasetun (asli) sedangkan pada tajuk tanda tangan pejabat yang menandatangani cukup ditulis cap/tertanda. b) Pengesahan pembentukan ataupun pembubaran organisasi dilakukan dengan peraturan. c) Peraturan dapat dikeluarkan apabila sudah ada konsiderans dasar menimbang dan mengingat, sedangkan memperhatikan hanya merupakan konsiderans tambahan. b. Peraturan Bersama (Per Bersama). Peraturan Bersama adalah suatu bentuk Tulisan yang memuat kebijakan pokok dari dua pejabat atau lebih, yang bersifat umum, berlaku untuk instansi yang mengeluarkan dan menjadi dasar tulisan
25 dinas lainnya. Peraturan bersama memuat hal-hal yang perlu diatur bersama-sama instansi yang bersangkutan. 1) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan. Pejabat yang berwenang menandatangani peraturan bersama, adalah para menteri atau pejabat setingkat menteri dengan Panglima TNI /Kas Angkatan. 2) Susunan. Peraturan bersama disusun sebagai berikut: a) Kelompok kepala terdiri atas: 1) Lambang Negara Garuda Pancasila. 2) Kata Peraturan Bersama diikuti dengan nama jabatan pejabat yang mengeluarkan/menandatangani, ditulis simetris di bawah lambang Garuda Pancasila dengan huruf kapital. 3) Penomoran menggunakan nomor Peraturan yang berlaku/sesuai dengan ketentuan pada instansi masingmasing. 4) Kata tentang di tulis simetris di bawah nomor dengan huruf kecil. 5) Rumusan materi peraturan bersama ditulis dengan huruf kapital. 6) peraturan bersama tidak menggunakan kop surat. b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf Title Case secara simetris dibawah rumusan materi peraturan bersama. c) Ketentuan kelompok konsiderans peraturan bersama sama dengan kelompok konsiderans pada peraturan. d) Ketentuan kelompok diktum sama dengan kelompok diktum pada peraturan e) Kelompok penutup terdiri atas tempat dan tanggal ditetapkan serta tajuk tanda tangan. Tajuk tanda tangan disesuaikan dengan tingkat dan banyaknya pejabat penandatangan dengan urutan sebagai berikut pejabat yang lebih tinggi diletakkan di sebelah kanan paling atas, kemudian urutan kedua di sebelah kiri dibuat simetris dan seterusnya disesuaikan dengan tingkat jabatan penandatangan. 3) Penomoran. Untuk Angkatan Darat menggunakan nomor peraturan pada tanggal peraturan tersebut dikeluarkan, sedangkan susunan nomor disesuaikan dengan urutan pejabat penandatangan. 4) Autentikasi. Peraturan Bersama yang akan didistribusikan di lingkungan Angkatan Darat perlu diautentikasikan sesuai dengan ketentuan. 5) Daftar distribusi. Pada Peraturan Bersama didistribusikan sesuai alamat dengan alamat yang ditentukan.